Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 14. april 2015.

Transkript

1 Humlebæk Boligselskab Referat af Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 14. april Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat og protokol Humlebæk Boligselskab Økonomi Økonomioversigter Humlebæk Boligselskabs regnskab for 2014 urevideret Humlebæk Boligselskabs budget for 2016, udkast årig Økonomisk beslutningsoversigt Boligselskabet Boligselskabets LOGBOG Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer Samdriftens Projektleder Jan Jensen bonus ved afslutning af projektansættelse Ordinært Repræsentantskabsmøde 2015 i Humlebæk Boligselskab Workshop Vision, mission og værdier i Humlebæk Boligselskab Servicecenter proces Kommunal anvisningsret til boliger i Boligselskabets afdelinger Forsikringstilbud til lejere i Domea administrerede boliger HB-avisen Afdelingerne Afdeling 404 Plantagevej/Tjørnevej afholder 50 års jubilæum Orientering om status på helhedsplaner i Humlebæk Boligselskabs afdelinger Orientering Stejlepladsen II s helhedsplan Orientering om byggesagen i Enebærhaven Orientering om Langebjergparkens byggesag Mødedatoer Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, næstformand Afbud JK Jens Klokhøj, medlem JH Jan Hegelund, medlem Afbud BH Birgitte Hansen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem CØ -Christina Øllgaard, medlem CK Claus Kann, medlem OS -Ole Sørensen, medlem TL Tina Levisen, 1 suppl. HH-Henrik Hansen, 2 suppl. PP Pernille Petersen,3suppl. Afbud SH Svend Åge Holm, 4 suppl. BD Birgit Drost, 5 suppl. Afbud Øvrige deltagere: ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsorden, med kommentar at under punktet Vision, Mission & Værdi skal tilføjes oplæg til strategier til understøttelse af Visionen, Missionen og Værdierne som fremkom, som resultat af repræsentantskabet seminardag på Højstrupgård. 2 Godkendelse af referat og protokol Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde d. 17. februar Opdateret beslutningsprotokol medbringes til hvert møde og godkendes. Referat er vedlagt som bilag, beslutningsprotokol medbringes til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referat og protokol. Bestyrelsen godkendte referat af 17. februar 2015, uden kommentarer. 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi 3.1 Økonomioversigter Det blev på Organisationsbestyrelsesmøde 30. august 2013, vedtaget at Domea fremlægger opdateret økonomioversigt for Humlebæk Boligselskab på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Bilaget er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte økonomioversigt. Bestyrelsen kommenterede, at mødeudgifter fra Missions- og Visionsseminar og lederseminar afholdt på Højstrupgård ikke er medtaget, disse er modtaget i sidste uge og derfor ikke bogført. Herudover var renteudgifter og indtægter ikke ført, da opgørelse over investeringer ikke er modtaget i Domea. Med disse kommentarer tog bestyrelsen økonomioversigten til efterretning. 3.2 Humlebæk Boligselskabs regnskab for 2014 urevideret Boligselskabets regnskab for 2014 er vedlagt som bilag u-revideret. Regnskabet skal forelægges for Repræsentantskabet på møde 1. juni 2015 i revideret udgave. Side 2 af 11

3 Det indstilles, at bestyrelsens medlemmer gennemser regnskab inden næste møde den 20. maj 2015, hvor dette kan kommenteres. Bestyrelsens medlemmer gennemser regnskabsudkast og fremkommer med eventuelle kommentarer ved organisationsbestyrelsesmøde den 20. maj Humlebæk Boligselskabs budget for 2016, udkast Oversigt over boligselskabets dispositionsfond, egen trækningsret og arbejdskapital som er opdateret med regnskabstal for Det indstilles, at bestyrelsens medlemmer gennemser budgetudkast inden næste møde og fremkommer med eventuelle kommentarer/rettelser på næste møde 20. maj Bestyrelsens medlemmer gennemser budgetudkast og fremkommer med eventuelle kommentarer/rettelser ved organisationsbestyrelsesmøde den 20. maj årig Økonomisk beslutningsoversigt Den vedlagte 10-årige beslutningsoversigt, viser bevægelser på Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital 10 år tilbage pr. afdeling, samt status for afdelingernes henlagte midler. Organisationsbestyrelsen har på møde den 22. oktober 2013 besluttet at oversigten udgør et dynamisk værktøj i forhold til beslutninger om tilskud fra Humlebæk Boligselskab til selskabets afdelinger, oversigten opdateres én gang årligt, til første organisationsbestyrelsesmøde efter at afdelingernes årsregnskaber foreligger i maj måned. Oversigten er opdateret med regnskabstal ultimo 2013, da Humlebæk Boligselskabs regnskaber for 2014 er under revision, vil oversigten først blive opdateret med 2014 regnskabstal medio maj Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bestyrelsen ønsker, at oversigten akkumuleres med nye tilkomne år og dermed fortsætter med år 2003 som udgangsår. 4 Boligselskabet 4.1 Boligselskabets LOGBOG Oversigt fra Humlebæk Boligselskabs logbog med tilhørende status er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter status for sager i logbogen. Bestyrelsen tog status for Logbog til efterretning, uden kommentarer. 4.2 Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer Side 3 af 11

4 Nedenstående oversigt over ansvarsområder, som skal varetages af medlemmer af organisationsbestyrelsen, blev godkendt på møde den 30. november På mødet den 30. november 2014, blev det besluttet at de primært ansvarlige for hvert ansvarsområde, skal udfylde den skabelon som er fremsendt i 2014, med detaljering af indhold i ansvarsområdet og rapporteringsdetaljer. På mødet den 17. februar 2015, blev punktet udsat til indeværende møde. Bilag: udfyldte ansvarsområde beskrivelser er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indhold og rapporterings detaljer i vedlagte beskrivelser af hvert ansvarsområde. De ansvarlige for hvert område fremlagde indhold i deres ansvarsområde. Udestående beskrivelser for områderne Information & kommunikation samt Journalisering & Dokumentation, vil blive gennemgået på næste møde. 4.3 Samdriftens Projektleder Jan Jensen bonus ved afslutning af projektansættelse Jan Jensen har siden 1. april 2014 besat den 1-årige stilling som projektleder med særligt ansvar for sikring af implementeringsplanen for samdriften i boligselskabet. Jan Jensen afsluttede sine opgaver med udgangen af februar måned 2015 altså 1 måned før hans officielle ansættelse udløb. Bestyrelsen besluttede på møde den 17. februar 2015, at såfremt Jan Jensen havde afsluttet alle opgaver, accepteredes det at Jan afsluttede ansættelsesforholdet med sidste dag 28. februar På organisationsbestyrelsesmøde den 30. november 2014 indstillede formandskabet, at udbetale en ekstraordinær bonus på kr fordi Jan har ydet en professionel og kompetent indsats i forhold til stillingsbeskrivelsen og har sikret at implementeringen er forløbet efter tidsplanen. På mødet den 30. november 2014, argumenterede medlemmer af bestyrelsen, at Jan Jensen har udfyldt sin stillingsbeskrivelse til den løn han accepterede ved ansættelsen. Der blev foreslået et kompromis således, at der udbetales en bonus på kr , såfremt det dokumenteres at JJ s indsats har båret økonomisk frugt Side 4 af 11

5 Indsatsen evalueres ved først kommende OB møde efter endt projektansættelse 31. marts Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer Jan Jensens indsats og beslutter udbetaling af ekstraordinær bonus. Bestyrelsen besluttede, at Jan Jensen får udbetalt en bonus på kr for den gode indsats ved implementeringen af samdriften i boligselskabet, til udbetaling med løn for maj måned Ordinært Repræsentantskabsmøde 2015 i Humlebæk Boligselskab Bestyrelsen har fastlagt, at Ordinært Repræsentantskabsmøde afholdes mandag 1. juni kl i fælleshuset i Enebærhaven, Kirkeskov Allé 80, 3050 Humlebæk. Der afholdes Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. maj kl i Fælleshuset i Enebærhaven, med dagsorden for Repræsentantskabsmødet som eneste dagsorden. Bilag: -Oplæg til dagsorden for Ordinært Repræsentantskabsmøde Referat af Ordinært Repræsentantskabsmøde Det indstilles, at bestyrelsen tager ovenstående til efterretning. TT vil lade følgende emner indgå i formandens/bestyrelsens beretning: -Samdrift -Servicecenter -Mission, vision og værdier -Lederkursus -Renoveringsprojekter -Fællesskab Bestyrelsen var enig i emnerne for formandens/bestyrelsens beretning til repræsentantskabsmøde 1. juni Det blev aftalt at Birgitte Hansen fremlægger punktet omkring Mission, Vision og Værdier under beretningen, BH fremkommer med oplæg til punktet senest 15. maj. Tina Thomsen fremlægger forslaget til vedtagelsen af Mission, Vision og Værdier. Resterende punkter fremlægges af Tina Thomsen. 4.5 Workshop Vision, mission og værdier i Humlebæk Boligselskab Boligselskabet har afholdt workshop om HB s Vision, Mission og værdier, søndag den 1. marts Formand Tina Thomsen vil på indeværende møde, fremlægge et resume fra Visions workshoppen. Bilag: Oplæg til Humlebæk Boligselskabs Mission, vision & værdier, ud fra konklusioner fra Seminardagen. Side 5 af 11

6 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter det fremlagte resume og beslutter det videre forløb i Vision, mission og værdi processen. Indput fra bestyrelsen om seminardagen: CK - Stort engagement, med gode indput og diskussioner. OS - Repræsentantskabet er godt informeret om boligselskabets drift og planner, dermed kan alle deltage med kompetente indput. CØ - Supergode diskussioner i grupperne. TT - Der var god kemi og en kultur hvor man ville hinanden. BH - Åben dialog og tryghed. TT fremlagde og uddybede det oplæg, som er fremkommet på seminaret til Humlebæk Boligselskabs Mission, vision & værdier. Dette skal danne grundlag for udarbejdelse af understøttende strategier. 4.6 Servicecenter proces Domea 2015 projektet, indbefatter at boligselskaber i videst muligt omfang slår sig driftsmæssigt sammen i servicecentre. Humlebæk Boligselskab skal gennemgå en kvalificeret beslutningsproces, som sikrer, at de demokratiske processer tilgodeses og at en beslutning er velfunderet i en afdækning af de økonomiske, driftsmæssige og politiske konsekvenser. Formand Tina Thomsen fremlagde på Organisationsbestyrelsesmøde 17. februar 2015, tanker om mulige servicecenter konstellationer samt et oplæg til den proces, som skal gå forud for en endelig beslutning i Humlebæk Boligselskab. På mødet den 17. februar 2015, besluttede organisationsbestyrelsen at der skal nedsættes et arbejdende udvalg, som skal afdække de økonomiske, organisatoriske og politiske konsekvenser af oprettelse af et kundecenter, med henblik på at kunne forelægge et oplæg til videre proces for Repræsentantskabet i sommeren Bilag: Forslag til sammensætning af kundecenter arbejdsgruppe og primær opgaver for arbejdsgruppen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender sammensætningen af kundecenterudvalget og de fremlagte fokusområder for gruppen. TT forslog til følgende arbejdsgruppe: Person Fokus/ansvarsområde Ejvind Drift/Personale (Økonomi) Ole Blåt fokus Peter Grønt fokus Per Markedsføring Christina Ny generation Tina Strategisk/Politisk (Økonomi) Jens efter behov Jura Bestyrelsen godkendte ovenstående arbejdsgruppe. TT koordinerer første møde. Punktet tages med som fast punkt på organisationsbestyrelsens møder, sålænge processen pågår. 4.7 Kommunal anvisningsret til boliger i Boligselskabets afdelinger Side 6 af 11

7 På Organisationsbestyrelsesmøde den 28. august 2014, besluttede bestyrelsen at boligselskabet skulle ansøge kommunen, om ændring af den kommunale anvisningsret for afdeling 401 Torpenvangen og 409 Stejlepladsen II, som begge har særlig anvisningsaftale med kommunen, og som ønskede at ændre denne til standard aftale. Kommunen har lovgivningsmæssigt standard anvisningsret til 25% af boligerne i alle afdelinger undtaget 3 afdelinger med særaftaler som beskrevet herunder. Torpenvangen, har indgået sær aftale at alle 2-rums boliger anvises fra kommunen. Stejlepladsen II, har indgået aftale at alle 2-rums boliger på 54,3 m2 og 8 af de øvrige 2 værelses anvises af kommunen. Båstrupvej, har indgået særaftale at 1- og 2-rums boliger anvises fra kommunen. Båstrupvej ønsker at bibeholde nuværende aftale. Humlebæk Boligselskab har i november 2014 fremsendt ansøgning om ændring af anvisningsretten. Administrationen i kommunen har svaret boligselskabet, at man vil anbefale socidekommunen står overfor at skulle huse et større antal flygtninge indenfor nær fremtid. Boligselskabet besluttede med baggrund i ovenstående at trække ansøgningen tilbage, for at fremkomme med et alternativt forslag. Kommunen har anvisningsret til i alt 51 stk. 1- og 2-værelses lejligheder udover den almindelige 25% anvisningsret. Formandskabet foreslår, at ændre ansøgningen til kommunen således, at der ansøges at den særlige kommunale anvisningsret spredes til alle afdelinger i Humlebæk Boligselskab, som råder over lejligheder af ønsket størrelse (1- og 2- værelses). Herudover at kommunen klarlægger om det ønskede antal (51 lejemål) herudover kan spredes over alle størrelser boliger. Bilag: -Ansøgning om ændring af kommunal anvisningsret dateret 25. november Oversigt over boligstørrelser i Humlebæk Boligselskab. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter at kommunen ansøges om at den udvidede kommunale anvisningsret, spredes til at omfatte boliger i alle selskabets afdelinger. Bestyrelsen besluttede, at kommunen ansøges at den udvidede anvisningsret søges spredt over alle afdelinger med relevante boligtyper og at kommunen tilspørges, om der er et ønske om at inddrage andre boligstørrelser. Til årets styringsdialogmøde med kommunen medtages, at boligselskabet gerne ser flygtninge i HB s boliger, men kommunen bør sikre bedre rådgivning til flygtninge om bo-forhold i almene boliger (hvordan fås tv kanaler, hvordan virker vaskerimaskiner, affaldssortering osv.), således at boligselskabet/bestyrelser ikke belastes unødigt. 4.8 Forsikringstilbud til lejere i Domea administrerede boliger Domea har forhandlet en særrabat på forsikringer hos Gjensidige Forsikring ASA. Side 7 af 11

8 Såfremt beboere i Domea administrerede ejendomme vælger at samle 3 forsikringer hos Gjensidige, gives 15% rabat i forhold til Gjensidiges standard priser. Forsikringstilbuddet er detaljeret i en brochure, som omdeles til alle beboere i Humlebæk Boligselskab og udleveres ved nyindflytninger. Bilag: Brochure fra Gjensidige Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.9 HB-avisen Bestyrelsen har på møde 22. oktober 2013, besluttet at udgive en Humlebæk Boligselskab avis hvert kvartal. Der er nedsat et udvalg bestående af PH og CØ til at forestå den praktiske udarbejdelse af avisen. Det blev besluttet at have avisen på OB som fast dagsordenspunkt hvor bestyrelsen har mulighed for at fremkomme med forslag til artikler og andet indhold til avisen. Det indstilles, at indhold til næste avisudgave drøftes og der aftales udgivelsestidspunkt. Punktet udsættes til næste møde. 5 Afdelingerne 5.1 Afdeling 404 Plantagevej/Tjørnevej afholder 50 års jubilæum Afdeling Plantagevej/tjørnevej afholder 50 års jubilæum, fredag den 22. maj 2015, kl Der opslås telt på afdelingens fællesvej og serveres en let anretning. Bestyrelsesmedlemmer fra Humlebæk boligselskabs afdelinger er velkomne. Boligselskabet har som ifølge gældende gavepolitik givet afdelingen et tilskud på kr samt en gave på dagen. Bilag: indbydelse til 50 års jubilæum i 404. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.2 Orientering om status på helhedsplaner i Humlebæk Boligselskabs afdelinger. Domeas byggechef har fremsendt følgende opdatering af status på helhedsplaner i selskabet: Side 8 af 11

9 Afd. 406 Landsbyggefonden har stillet besigtigelse i udsigt i august Afd. 407 Landsbyggefonden har stillet besigtigelse i udsigt i forår BYG rykker for endelig fastlæggelse af mødetidspunkt. Afd. 405 BYG har indsendt det sidste supplerende materiale til Landsbyggefonden i slutningen af januar 2015 (indretningsskitser af tilgængelige boliger). Det forventes herefter, at Landsbyggefonden kan godkende anlægsbudgettet og derefter udarbejde forslag til støttetilsagn. Sagen er fastsat til støtte i 2021, men vil kunne få tilsagn tidligere, når sagen formentlig er sagsbehandlet færdig inden sommerferien. Afd. 409 Anlægsbudget er nu godkendt af Landsbyggefondens tekniker og overgives nu til Landsbyggefondens økonomiske afdeling for driftsstøtte. Forventet udkast til støttefastsættelse indenfor få uger. Derefter vil planen være, at 1 - Sikre sig at organisations bestyrelsen har godkendt den forudsatte støtte fra boligselskabet. 2 - Drøfte med afdelingsbestyrelsen, hvordan projektet skal forelægges på et afdelingsmøde. 3 - Afholde afdelingsmødet og hvis det er positivt 4 - Udarbejde og indsende skema A ansøgning. Afd. 401 Forundersøgelser, herunder termofotografering m.v. er under udarbejdelse forventet samlet rapportering i maj Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 5.3 Orientering Stejlepladsen II s helhedsplan Bestyrelsen godkendte på møde den 30. november 2014 finansieringsmodel for Stejlepladsen II s helhedsplan. Afdelingen forventes at have modtaget endelig godkendelse af den fremlagte finansieringsmodel fra Landsbyggefonden, til indeværende møde. I så fald vil finansieringsmodel blive fremlagt på mødet til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Landsbyggefonden havde ikke fremsendt endelig godkendelse af finansieringsplan for Stejlepladsen II s helhedsplan. 5.4 Orientering om byggesagen i Enebærhaven Alle boliger er hjemflyttet og pavilloner er fjernet. Der udestår mangelafhjælpning i de sidst færdiggjorte boliger, færdiggørelse af nogle udvendige bygningsarbejder og landskabsarbejder med stier og kørearealer. Der forventes afleveringsdato 15. maj 2015, som er som ifølge den vedtagne tidsplan. Tidsplan: Afsluttende bygningsarbejder forventes færdige indenfor kort tid. Landskabsarbejder forventes færdige midt maj måned. Side 9 af 11

10 Overfladebelægninger på stier og vejarealer kræver gode vejrforhold og kan trække til juni/juli måned. Økonomien: Projektets økonomi er meget stram, budget til uforudsete udgifter er opbrugt. Driftsstøttepulje: Landsbyggefonden indbetaler besluttede driftsstøttemidler til afdelingen fra byggeprocessens start, dette indebærer at Enebærhaven ved udgangen af 2014 har godt 15 mill. kr. deponeret i en driftsstøttepulje. Landsbyggefonden kan ansøges om anvendelse af puljemidler til dækning af økonomiske overskridelser i byggesagen og til dækning af byggesags relevante ekstraarbejder. Såfremt puljen ikke anvendes, tilbageføres midlerne til landsbyggefonden. Enebærhaven har intension om at ansøge puljen til følgende formål: Dækning af udgifter til en række ekstraarbejder vedr. kloaker, rygelejligheder, istandsættelse af pavilloner mm. Renovering af trappeløb i opgangene. Udgifter til udskiftning af blade til hoveddøre som ikke indgik i byggesagen. Udgifter til indretning af det nye fælleshus. Asfaltering af køre/p-arealer. Opsætning af dørtelefonanlæg. Flere legeredskaber på de 3 legepladser. Multibane. Renovering af materielgården Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Enebærhaven afholder indvielsesfest 16. maj 2015 kl Domea BYG er i gang med, at sammenstykke en ansøgning til driftstøttepuljens midler til ovenstående arbejder. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.5 Orientering om Langebjergparkens byggesag Byggeproces: Projektet er ca. 65% færdigt. Den overordnede tidsplans slutdato 15. september 2015 forventes at holde. Arbejder med forbedring af adgangsforholdt til afdelingens fælleshus er påbegyndt, hvorfor udlejning af fælleshuset er midlertidigt sat i bero. Renovering af afdelingens skure var sat i bero, indtil der var sikkerhed for at økonomien i hovedprojektet var uden huslejekonsekvens, det er besluttet på sidste styregruppemøde at igangsætte skurrenoveringen. Økonomi: Der er til dato opgjort meromkostninger i projektet for max. 2,3 mill. kr. landsbyggefonden har tilkendegivet at LBF dækker meromkostningerne. Side 10 af 11

11 Ekstra arbejder omfatter nedtagning og genopsætning af afdelingens permanente gasskabe, Tilpasninger og ekstra forankring af de nye formure, reetablering af cykelskure og terrasseoverdækninger og ekstra el-arbejder. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Mødedatoer Næste møde i Organisationsbestyrelsen er onsdag 20. maj 2015, kl i Enebærhavens fælleshus, Kirkeskov allé 80, 3050 Humlebæk. Ordinært Repræsentantskabsmøde afholdes mandag 1. juni 2015, kl i Enebærhavens fælleshus, Kirkeskov allé 80, 3050 Humlebæk. Der afholdes bestyrelses sommerudflugt med frokost i Sletten bådklub. Søndag 28. juni 2015, kl Eventuelt Regionsmøde afholdes 21. april 2015 kl til i Søhuset, Venlighedsvej 21 Hørsholm, på mødet indstilles kandidater til formand for Domeas bestyrelse til endeligt valg på Domeas landskonference. Side 11 af 11