Samarbejdsaftale 2013 - om udførelse af erhvervsservice og erhvervsudviklingsaktiviteter i henhold til Lov om erhvervsfremme 12 og 13 Mellem Faxe Kommune Frederiksgade 9 4690 Haslev EAN-nr. Center for Udvikling: 5798007698386 Telefon: 56 20 30 00 E-mail: kommunen@faxekommune.dk og Business Faxe Finlandsgade 29 4690 Haslev CVR-nr.: 18 47 36 82 Telefon: 56 37 03 00 E-mail: info@faxeerhverv.dk Haslev, maj 2012. 1
Samarbejdsaftale 2013... 3 1 Aftaleparterne... 3 2 Kontraktperiode... 3 2.1 Kontraktperiode for aftale om drift af Vækstfabrik... 3 3 Formål... 3 4 Præsentation af Business Faxe... 4 5 Ydelses- og kravspecifikation... 4 5.1 Erhvervsservice til iværksættere og virksomheder... 5 5.1.1 Kontaktformidling mellem virksomheder og Faxe Kommune... 5 5.1.2 Rådgivning og informationsformidling... 5 5.1.3 Udlejning af erhvervslejemål i Erhvervshuset Grobund... 5 5.1.4 Vækstfabrik Faxe... 6 5.1.4.1 Ydelses- og kravspecifikation... 6 5.1.4.2 Medfinansiering... 6 5.1.4.3 Kontant medfinansiering... 6 5.1.4.4 Udlejning af pladser og prisstruktur... 6 5.1.4.5 Organisering... 6 5.1.4.6 Rapportering og opfølgning... 6 5.1.4.7 Økonomi... 7 5.2 Erhvervsudvikling... 7 5.2.1 Salg og formidling af erhvervsgrunde... 7 5.2.1 Salg og markedsføring af Faxe Kommune... 7 5.2.1.1 Attraktive erhvervsområder ved motorvejen... 7 5.2.1.2 Tiltrækning af investeringer og kapital... 7 5.2.2 Deltagelse i tværgående samarbejder... 7 6 Samarbejdet med andre aktører... 7 7 Rapportering og opfølgning... 8 8 Økonomi... 8 8.1 Årlig betaling... 8 8.2 Drift af Vækstfabrik... 8 8.3 Regnskab... 8 2
Samarbejdsaftale 2013 1 Aftaleparterne Denne samarbejdsaftale er indgået mellem Faxe Kommune og Business Faxe. Kontrakten fastlægger de ydelser og mål, der mellem parterne er enighed om, at Business Faxe skal levere i den gældende kontraktperiode. 2 Kontraktperiode Samarbejdsaftalen om udførelse af erhvervsservice og erhvervsudviklingsaktiviteter i henhold til lov om erhvervsfremme træder i kraft den 1. januar 2013 og forsætter frem til den 31. december 2013, hvorefter den ophører uden varsel. Business Faxe har pligt til straks at orientere Faxe Kommune, hvis Business Faxe i løbet af kontraktperioden kommer i en situation, hvor mål med særlige politiske, strategiske eller økonomiske konsekvenser, vurderes ikke at kunne nås. Orienteringen skal ske skriftligt, og omfatte en beskrivelse af årsagen til den manglende opfyldelse, samt en redegørelse for, hvilke foranstaltninger Business Faxe vil tage for at fremme opfyldelsen. Genforhandling eller justering af aftalen kan finde sted ved væsentlige ændringer af det grundlag, hvorpå aftalen er indgået, og i øvrigt når parterne er enige herom. Såfremt der ved genforhandling ikke opnås enighed, ophører aftalen. Kontraktforhandlinger og drøftelser om en ny samarbejdsaftale for 2014 påbegyndes i 2013, og aftaleforhandlingerne skal være afsluttet senest seks måneder før denne aftales udløb. 2.1 Kontraktperiode for aftale om drift af Vækstfabrik Aftalen om drift af Vækstfabrik Faxe, indgået mellem Faxe Kommune og Væksthus Sjælland, fortsætter frem til 31. december 2014, med mindre parterne er enige om andet. Ifølge aftalen om drift af vækstfabrik i Faxe mellem Faxe Kommune og Business Faxe, er Business Faxe operatør på Vækstfabrikken i Faxe, og driver vækstfabrikken indtil samarbejdsaftale om drift af vækstfabrik udløber. De særlige opsigelsesvarsler i forhold til aftalen med Business Faxe vedrørende drift af vækstfabrikken er specificeret i afsnit 5.1.4.1. 3 Formål Samarbejdsaftalen regulerer forholdet mellem aftalens parter vedrørende den kommunale erhvervsopgave, der ydes i henhold til 12 og 13 i Lov om erhvervsfremme, lov nr. 602 af 24. juni 2005. Parterne er endvidere enige om, at grundlaget for samarbejdsaftalen er Faxe Kommunes planstrategi samt Business Faxes vedtægter. Vedtægterne er vedlagt som bilag. Formålet med samarbejdsaftalen er, gennem samarbejde og konstruktivt samspil, at styrke den erhvervsmæssige udvikling i Faxe Kommune, herunder at tilvejebringe relevante og fremadrettede servicetilbud til kommunens virksomheder og iværksættere. Med denne samarbejdsaftale er Business Faxe operatør i forhold til at udføre dele af den kommunale erhvervsservice og erhvervsudvikling i Faxe Kommune. Endvidere er Business Faxe operatør på driften af Vækstfabrik Faxe. De konkrete opgaver for Business Faxe er specificeret i 5 Ydelses- og kravspecifikation. 3
4 Præsentation af Business Faxe Business Faxe blev dannet medio 2005 ved en fusion mellem Østsjællands Erhvervsråd og Haslev Erhvervs- og Turistråd. Business Faxe er 'virksomhedens mand' og ambassadør for vores erhvervsliv og Faxe Regionen. Business Faxe arbejder for vækst i erhvervsinvesteringer, antal beskæftigede samt antal gæster, og arbejder endvidere for et bedre omdømme og øget kendskab til Faxe Regionen. Værdigrundlaget er at arbejde resultatorienteret, visionært, grænseløst og professionelt. Samarbejdet er tæt, og tonen er uformel. Hovedarbejdsopgaverne er: Erhvervsservice for alle virksomheder i Faxe Kommune, Branche- og medlemsorganisation for Faxe regionens virksomheder, udlejning af erhvervslejemål, salg og formidling af erhvervsgrunde og erhvervs- og virksomhedsudviklingsprojekter, herunder f.eks. Strategier og politikker, der omsættes til konkrete erhvervsfremmeprojekter Grobund for flere attraktive arbejdspladser Bedre infrastruktur og attraktive erhvervsområder Virksomhedsprojekter med fokus på vækst og udvikling Business Faxe er ved indgåelsen af nærværende samarbejdsaftale placeret i lokaler i erhvervshuset Grobund. Det er enighed mellem Faxe Kommune og Business Faxe, at mulighederne for at Business Faxe kan flytte til lokaler på Industrivej 2 i Rønnede undersøges. Det forventes, at Business Faxe kan flytte til lokaler på Industrivej i løbet af 2012. Udkast til lejekontrakt er vedlagt som bilag. Motivationen for at flytte til Industrivej er, at der arbejdes hen imod et samlet erhvervshus i bygningen. Med Vækstfabrikken, Business Faxe og Faxe Turistforening samlet på stedet, er der skabt et godt udgangspunkt for det videre arbejde med at etablere et erhvervshus. Ved oprettelsen af et erhvervshus på Industrivej 2, er der mulighed for at sælge erhvervslejemål til interesserede virksomheder, og fra medio 2013 er det aftalen, at Business Faxe arbejder for salg og markedsføring af huset og mulighederne herunder. De nærmere detaljer i forbindelse med oprettelsen af et erhvervshus på Indistrvej 2 i Rønnede drøftes mellem parterne primo 2013. Med udgangen af 2011 havde Business Faxe 360 medlemsvirksomheder. Business Faxe var primo 2012 5 fuldtidsmedarbejdere og kontraktansatte efter behov. Business Faxe ledes af en bestyrelse, der, udover formand og næstformand, har syv medlemmer. Seks medlemmer vælges på generalforsamlingen, og tre medlemmer udpeges af og blandt Faxe Kommunes kommunalbestyrelse, deriblandt borgmesteren, erhvervsudvalgsformanden og et menigt medlem af kommunalbestyrelsen. Ingen borgmester eller kommunalbestyrelsesmedlem kan vælges som formand. Erhvervsrådets direktør fungerer som sekretær for bestyrelsen. 5 Ydelses- og kravspecifikation Arbejdet med erhvervsservice og erhvervsudvikling i Faxe Kommune omfatter en bred palet af opgaver inden for rådgivning, kompetenceudvikling, innovation, teknologi, og offentlig service overfor kommunens virksomheder. Business Faxe bidrager herunder til at omsætte Faxe Kommunes planstrategi til handling. Faxe Kommunes planstrategi for 2012 2015 indeholder følgende målsætninger for erhvervsområdet: Vi vil gøre det let for virksomheder at få råd og vejledning i Faxe Kommune 4
Vi vil skabe én indgang til Faxe Kommune for erhverv og turisme Vi vil synliggøre og udvikle vores fortrin og markedsføre dem bedre Vi vil styrke samarbejdet på tværs i Faxe og med nabokommunerne Vi vil fremme innovation og iværksætteri Faxe Kommune lægger i planstrategien endvidere vægt på, at kommunens virksomheder oplever en professionel service og rådgivning. Samarbejdsaftalen med Business Faxe omfatter på den baggrund nedenstående hovedområder og ydelser, leveret af Business Faxe. 5.1 Erhvervsservice til iværksættere og virksomheder Business Faxe understøtter Faxe Kommunes mål om, at kommunens virksomheder oplever en professionel service og rådgivning. Business Faxe skal derfor være bindeled mellem virksomhederne og Faxe Kommune bl.a. gennem deltagelse i møder, høringer, seminarer og udarbejdelse af eventuelle oplæg og notater. Business Faxe advokerer for Faxe Kommunes interesser i forhold til eksterne parter, og medvirker til at den gode historie i forhold til dialogen mellem erhvervslivet og Faxe Kommune opleves og bliver fortalt. 5.1.1 Kontaktformidling mellem virksomheder og Faxe Kommune Business Faxe understøtter, at virksomheder henvises til den korrekte medarbejder i Faxe Kommune i forhold til henvendelser fra nuværende og potentielle virksomheder i kommunen. Endvidere deltager Business Faxe i det eventuelt efterfølgende arbejde med at afklare og håndtere virksomhedernes ønsker og behov. 5.1.2 Rådgivning og informationsformidling Rådgivning og informationsformidling omfatter iværksætter- og virksomhedsrådgivning, afholdelse af arrangementer, netværksaktiviteter og udsendelse af informationsmateriale mm. Der er enighed mellem parterne om, at Business Faxe har pligt til at sikre, at alle områdets iværksættere og virksomheder altid får den bedst mulige gratis vejleding inden for erhvervsfremmelovens rammer. Det kan betyde, at Business Faxe kan henvise potentielle vækstiværksættere og vækstvirksomheder til Vækstfabrik Faxe, Væksthus Sjælland eller private rådgivere. Alle iværksættere og virksomheder kan henvises til private rådgivere. 5.1.3 Udlejning af erhvervslejemål i Erhvervshuset Grobund Erhvervshuset Grobund er et hus til iværksættere og nystartede virksomheder. Business Faxe udlejer erhvervslejemål, servicerer lejerne og yder vejledning og rådgivning til lejerne. Udlejningen af erhvervslejemål i erhvervshuset Grobund er en aktivitet, der økonomisk hviler i sig selv or Business Faxe. Faxe Kommune er indforstået med, at denne opgave kan falde bort, hvis Business Faxe flytter til Industrivej 2 i Rønnede. I forlængelse heraf vil der skulle opstilles målkrav vedrørende udlejning af erhvervslejemål på Industrivej 2. Målkrav og specifikke detaljer vedrørende udlejning af erhvervslejemål på Industrivej 2 aftales nærmere mellem parterner i januar 2013. 5
5.1.4 Vækstfabrik Faxe I starten af 2012 åbnede Vækstfabrik Faxe på Industrivej 2 i Rønnede. Vækstfabrikken er et hus, hvor iværksættere og nye virksomheder kan bo til leje og benytte en omfattende vækst- og servicepakke, mens de udvikler sig. Business Faxe er operatør på Vækstfabrikken i Faxe. Der er ansat en projektleder, der varetager den daglige drift og løsning af opgaver på Vækstfabrikken i Faxe. Samarbejdet om Vækstfabrik Faxe er yderligere specificeret i Aftale omkring etablering og drift af en Vækstfabrik i Faxe, der er vedlagt som bilag. 5.1.4.1 Ydelses- og kravspecifikation Faxe Kommune stiller følgende til rådighed ifm. Vækstfabrikken i Faxe: Kontant medfinansiering Medfinansiering af timer Via Business Faxe, som varetager den lokale projektledelse af Vækstfabrikken og leverer den dertil knyttede timefinansiering Kontorfaciliteter, herunder åbne og lukkede kontorarealer, køkkenfaciliteter og mødelokaler Adgang til internet, kopi og farveprint Drift og vedligehold af bygninger 5.1.4.2 Medfinansiering Væksthus Sjælland og Faxe Kommune har sammen udarbejdet et projektoplæg og totalbudget for Vækstfabrikken i Faxe. Medfinansieringen fra Faxe Kommune fordeles på: Kontant medfinansiering, i alt DKK 750.000. Medfinansiering af timer via Business Faxe i projektperioden. 5.1.4.3 Kontant medfinansiering Den kontante medfinansiering forfalder i 2 rater: 1. rate forfalder til betaling med i alt DKK 375.000 ved opstart af Vækstfabrikken. 2. rate forfalder til betaling med i alt DKK 375.000 pr. 1/1 2013. Alle udgifter, der forventes betalt af projektet, skal stiles til, og godkendes af, projektet på forhånd, så regler om udbud og markedsperspektivering overholdes. 5.1.4.4 Udlejning af pladser og prisstruktur Væksthus Sjælland opkræver leje fra brugerne af Vækstfabrikken efter følgende model: Plads i åbent kontor DKK 2.500 per kontorplads, plads i lukket kontor DKK 2.800 per kontorplads. Derudover er der mulighed for at udleje flyverpladser for DKK 1.250 per måned. I forhold til flyverpladser, kan hver plads udlejes 2-3 gange. Faxe Kommune fakturerer Væksthus Sjælland for lejen kvartalsvis, der afregnes kun for udlejede pladser, og Væksthus Sjælland garanterer ikke for udeblevne lejeindtægter, men er ansvarlig for igangsættelse og opfølgning på rykkerprocedure. 5.1.4.5 Organisering Der er nedsat en styregruppe bestående af Faxe Kommune, Faxe Erhvervsråd og Væksthus Sjælland, der mødes kvartalsvist. 5.1.4.6 Rapportering og opfølgning 6
Væksthus Sjælland rapporterer kvartalsvis til styregruppen. Der laves opfølgning på udlejningsprocent, vækstforløb, typer af virksomheder og udviklingen i virksomhederne. 5.1.4.7 Økonomi Faxe Kommune betaler 400.000 kr. årligt til Business Faxe for udførelse af operatørrollen på Vækstfabrikken i Faxe. 5.2 Erhvervsudvikling Foruden arbejdet for virksomhederne i kommunen, samarbejder Business Faxe med Faxe Kommune om større projekter, planstrategi, erhvervspolitik, infrastruktur, regional markedsføring, byudvikling, oplevelsesøkonomi og bosætning. Business Faxe varetager i den forbindelse følgende konkrete opgaver: 5.2.1 Salg og formidling af erhvervsgrunde Business Faxe samarbejder med Faxe Kommune om salg og formidling af erhvervsgrunde. Samarbejdet er reguleret i Samarbejdsaftale mellem Faxe Kommune og Faxe Erhvervsråd om salg af erhvervsgrunde. Aftalen er vedlagt som bilag. 5.2.1 Salg og markedsføring af Faxe Kommune Business Faxe skal bidrage til at synliggøre Faxe Kommune med det formål, at tiltrække virksomheder og arbejdskraft. Business Faxe skal i den forbindelse både være opsøgende over for nye virksomheder, og gennemføre relevante markedsføringskampagner, branding, pressemeddelelser, læserbreve mm. 5.2.1.1 Attraktive erhvervsområder ved motorvejen Business Faxe sikrer en fortsat opfølgning på de igangværende markedsføringsprojekter, herunder deltagelse i en aktiv profilering og tiltrækning af en eller flere investorer til etablering af Eco Park Rønnede. Endvidere deltager Business Faxe aktivt i profilering af ECO Park overfor nye virksomheder. I forhold til sidstnævnte er det vigtigt, at der sker en løbende forventningsafstemning i forhold til hvornår, og på hvilket niveau, drøftelserne med interesserede skal forløbe. 5.2.1.2 Tiltrækning af investeringer og kapital Business Faxe skal aktivt medvirke til, at de gode historier i forhold til dialogen mellem erhvervslivet og Faxe Kommune opleves, og bliver formidlet. Det er vigtigt at Business Faxe ser sig selv som en aktiv del af dette, og som ambassadør for kommunens politiske og administrative målsætninger. 5.2.2 Deltagelse i tværgående samarbejder Business Faxe skal være aktivt deltagende i skabelsen af et tæt knyttet netværkssamarbejde mellem erhvervsserviceaktørerne i Region Sjælland om skabelsen af et samlet erhvervsservicesystem. Herunder skal Business Faxe arbejde for gennemførelsen af strategi- og handlingsplanen Fremtidens Erhvervsservice i Region Sjælland. Endvidere er der mulighed for, at Business Faxe i fornødent omfang skal bidrage med ekspertise i forhold til arbejdet med Væksthus Sjælland, eksempelvis i forhold til høringer af nye erhvervsudviklingsstrategier, handlingsplaner o.l. 6 Samarbejdet med andre aktører Parterne er enige om, at en vellykket lokal erhvervsfremmeindsats afhænger af et tæt samspil mellem erhvervsliv, udvalgte brancher, uddannelses- og videninstitutioner og kommunalpolitikere. Det er ligeledes vigtigt at tænke samspillet med private rådgivere ind i løsningen af 7
erhvervsfremmeindsatsen lokalt. Business Faxes aktiviteter må ikke virke konkurrenceforvridende i forhold til den rådgivning, der tilbydes af private rådgivere. Business Faxe forpligter sig derfor til at samarbejde med alle relevante aktører for erhvervsudviklingen i Faxe Kommune. Business Faxe deltager endvidere i en række delregionale, regionale og nationale netværk for at fremme og synliggøre erhvervsfremmeindsatsen i Faxe Kommune. 7 Rapportering og opfølgning Business Faxe udarbejder efter regnskabsårets afslutning og senest hvert år i marts, i kontraktperioden, en redegørelse for den erhvervsmæssige udvikling i Faxe regionen det forgangne år. Redegørelsen gør samtidig status for, i hvilket omfang samarbejdsaftalens aktiviteter er gennemført. Redegørelsen forelægges Faxe Kommunes Erhvervs- og Kulturudvalg samt kommunalbestyrelsen. I forlængelse heraf kan der eventuelt årligt afvikles et møde mellem Business Faxes bestyrelse og Erhvervs- og Kulturudvalget med fokus på kommunes erhvervsmæssige udvikling og vækst. Der afvikles løbende dialogmøder på administrativt niveau mellem Business Faxe og Faxe Kommunes Center for Udvikling. Parterne er desuden enige om, at der skal være en opfølgning på samarbejdsaftalen medio april, hvor Business Faxes beretning, samt status for erhvervsrådets målopfyldelse ift. samarbejdsaftalen, drøftes. 8 Økonomi Kommunalbestyrelsen fastlægger den økonomiske ramme for samarbejdet mellem Faxe Kommune og Business Faxe om udførelse af erhvervsservice og erhvervsudviklingsaktiviteter. Såfremt Business Faxe ønsker at gennemføre ekstraordinære initiativer og projekter, hvor kommunal medfinansiering kan være hensigtsmæssig, skal Faxe Kommune ansøges herom i hvert enkelt tilfælde. 8.1 Årlig betaling Faxe Kommunes midler til Business Faxe beregnes ud fra en demografisk fremskrivningsmodel, hvor udgangspunktet er 63,94 kr. pr. borger pr. 1. januar 2012, fratrukket 250.000 kr. som følge af den politiske beslutning af at reducere beløbet. Business Faxe modtager i 2012 2,0 mio. kr. fra Faxe Kommune i forbindelse med udførelse af erhvervsservice og erhvervsudviklingsaktiviteter i henhold til lov om erhvervsfremme. Det svarer til 57,00 kr. pr. borger i Faxe Kommune. Det kommunale bidrag til Business Faxe pris- og lønfremskrives årligt, på grundlag af KL s prisstigningsfaktor (PL-regulering). Det årlige kommunale bidrag til Business Faxe udbetales kvartalsvis. Raterne forfalder den 10. januar, 10. april, 10. juli og den 10.oktober. 8.2 Drift af Vækstfabrik Faxe Kommune betaler i kontraktperioden årligt 400.000 kr. til Business Faxe som operatør på Væksfabrikken i Faxe. 8.3 Regnskab Faxe Erhvervsråd udarbejder et revideret regnskab efter reglerne for kommunale regnskaber, alternativt årsregnskabsloven. Regnskabet skal forelægges Faxe Kommune inden udgangen af april måned hvert år i kontraktperioden. Årsregnskabet skal være revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor. 8
Underskrifter Haslev den Haslev den [Underskrift for Faxe Kommune] [Underskrift for Business Faxe] 9