Digitale regnskaber Nye indberetningsregler for selskaber
Krav om indberetning af digitale regnskaber Baggrund I 2011 vedtog Folketinget ved lov, at selskaber i Danmark fremadrettet skal indsende årsrapporter i digital form. Formålet hermed er bl.a. at understøtte, at Danmark over en bred front ønsker at fremme de digitale løsninger, når såvel borgere som virksomheder kommunikerer med myndighederne. Regeringen vil frem imod 2015 komme med flere tiltag, hvor indberetning fremover alene kan ske digitalt. Eksempelvis forventes det, at selvangivelser og andre indberetninger ligeledes skal overgå til digital indberetning. I forlængelse af lovvedtagelsen har Erhvervsstyrelsen udarbejdet en bekendtgørelse og en vejledning, der fastlægger de nærmere regler for den digitale indberetning af årsrapporter. Det er Beierholms målsætning, at vores kunder fortsat skal opleve indberetning og aflevering af regnskabsdata og årsrapporter på en så smidig måde som muligt. Vi redegør i denne folder om de nye regler, deres praktiske betydning for virksomhederne og vores anbefaling om den fremadrettede handling. Beierholm leverer ydelserne med den nye digitale indberetning til såvel Beierholms kunder som til ikke-kunder. De nye ydelser fordrer honorering af omstilling til de nye systemer og til indtastning af data m.v. September 2012 3
Det digitale format og taksonomi Den digitale indretning bærer også forkortelsen XBRL, der henviser til det digitale format, som Erhvervsstyrelsen har fastlagt som standard for indberetningen. XBRL er forkortelsen for extensible Business Reporting Language. Med XBRL som digitalt læsbart sprog vil årsregnskabets felter og værdier blive kodet, så årsregnskabet kan indlæses i analyseværktøjer. Dette får betydning for udviklingen af myndighedernes analyser af årsrapporter, både nationalt og på tværs af landegrænserne internationalt. Selve kodningen er fastlagt i en såkaldt taksonomi, der strukturerer data i enheder og klassificerer dem. Erhvervsstyrelsens taksonomi danner skabelonen for finansiel rapportering for selskaber i Danmark og præciserer dermed retningslinjerne for regnskabsopstillingen i et digitalt format. Hvem skal indberette digitalt? Alle selskaber, fonde, interessentskaber og andre virksomhedsformer, der hidtil har haft pligt til at indsende årsrapporten til Erhvervsstyrelsen, skal fremover indberette årsrapporten i et digitalt format. Dette gælder for stort set alle virksomheder, bortset fra to undtagelser: 1) Selskaber, der aflægger årsrapporten efter IFRS (International Financial Reporting Standards) og 2) Moderselskaber, der undlader at udarbejde koncernregnskab henset til, at de indgår i et koncernregnskab på et højere koncernniveau. Ud over de to undtagelser findes der ingen undtagelsesmuligheder, hvorfor alle virksomheder på sigt bliver omfattet af reglerne om obligatorisk indberetning. Det er muligt hvert år at søge om fritagelse for digital indberetning, men det forventes kun at blive i meget sjældne 4
tilfælde, at en sådan dispensation kan gives. Fra hvornår? Selskaber i Danmark har hidtil haft pligt til at indsende årsrapporter senest fem måneder efter regnskabsårets udløb, dog senest efter fire måneder for børsnoterede selskaber og meget store virksomheders vedkommende. Disse indsendelsesfrister er uændrede også ved digital indberetning. Tidspunkt for første digitale indberetning Virksomheder i regnskabsklasse Klasse A (personligt drevne og meget små) Klasse B (nettooms. under 72 mio DKK mv.) Klasse C (nettooms. over 72 mio DKK mv.) Klasse D (Børsnoterede mv.) Regnskabsår, der slutter: Intet krav om digital indberetning 31. januar 2012 eller senere Senere end 31. december 2012 Senere end 31. december 2013 ved indtastningen eller bliver indsendt. Det vil være pdf-udgaven af regnskabet, der bliver offentligt tilgængeligt, når der hentes regnskaber hos Erhvervsstyrelsen. Det er et krav, at virksomhederne følger den taksonomi, som Erhvervsstyrelsen har fastlagt for XBRL, med p.t. over 2.500 indtastningsfelter pr. regnskab. Ligeledes skal virksomheder selv holde sig ajour med de løbende ændringer, der vil komme i taksonomien. Særligt XBRL-taksonomien vil det for virksomheder blive en udfordring at håndtere selv. Det skønnes, at de fleste virksomheders regnskabsmodeller skal tilpasses for at leve op til de digitale indberetningskrav, bl.a. ved tilpasning af tekstlinjer i regnskabet og af regnskabsnoterne. Kan man selv? Virksomheder kan godt selv forestå indberetning af årsrapporter. Der findes forskellige muligheder for at håndtere de nye krav, men det vil være nødvendigt at overveje en række forhold, før man selv begynder med digital indberetning. Der findes en række restriktioner og retningslinjer, som virksomheder skal følge: En virksomhed vil være pålagt at indberette både et regnskab i læsbar form som pdf-format og et regnskab i digital form, med krav om at anvende én af de løsninger, som Erhvervsstyrelsen anviser. Der skal således også afleveres en årsrapport i pdf-udgave, der enten dannes 5
To brugersystemer Der findes på nuværende tidspunkt to digitale brugersystemer, som virksomheder kan benytte Regnskab Basis og Regnskab Special. Regnskab Basis er et indtastningsmodul, hvor årsrapporten indtastes på en hjemmeside - virk.dk. Når regnskabstallene indtastes i Regnskab Basis dannes en pdf-version, som er den officielle årsrapport og samtidig indberettes årsrapporten digitalt. Denne metode kræver ikke, at virksomheden har XBRL-software installeret, men der skal forventes et tidsforbrug med indtastning og kontrol af årsrapporten, da metoden ikke er integreret med regnskabsmoduler og økonomisystemer. Herudover fordres det, at alle årsrapportens oplysninger er parat, når indtastning skal foretages. Der skal benyttes NemID eller digital signatur. Regnskab Special er en indsendelsesmetode, hvor virksomheden omdanner årsrapporten til et pdfformat fra dets nuværende form. I tillæg hertil skal virksomheden lave en XBRL-fil via eget software eller købe ydelsen, såfremt virksomheden ikke har software til at omdanne årsrapporten til digital form. Det er Beierholms generelle opfattelse, at det vil være meget tidskrævende for virksomheder selv at håndtere indtastning til det digitale format, og at virksomheder reelt kun kan benytte Regnskab Basis som direkte indtastningsmetode, mens Regnskab Special fordrer, at virksomheden selv har XBRLsoftware og et vist niveau af IT-kompetence i regnskabsafdelingen. Hvis du ønsker at vide mere om digital 6
indberetning, så kontakt venligst Beierholm. Vi kan rådgive dig i at vælge den rette løsning, der netop passer dit og virksomhedens behov. Beierholms løsning Beierholms kompetencecentre - Faglig Udvikling og Beierholm IT-Service - har egenudviklet system og metode til at danne, kontrollere og indberette data i årsregnskaber til Erhvervsstyrelsen og XBRL-instanser. Som den første revisionsvirksomhed i Danmark kan vi sende kundernes data direkte ind i Erhvervsstyrelsens databaser Erhvervsstyrelsen kalder denne løsning for System-til-system, og løsningen betyder, at vi kan kommunikere direkte med de offentlige myndigheder uden om web-tjenester, blanketter og andre mellemled. mange, men først og fremmest skaber vi fuld sikkerhed for, at alle data er korrekte og at indberetningen følger den til enhver tid gældende taksonomi for XBRL det digitale sprog. Her har Beierholm valgt den højeste standard for opmærkning af regnskabsdata, hvorved vi sikrer et detaljeret billede af de samlede regnskabstal og de økonomiske data. Ikke mindst vigtigt, så forløber det i en sikker proces med at sende og gemme dokumenter. Fremadrettet handling Det er vores anbefaling til alle, som er omfattet af de nye krav, at man i samarbejde med Beierholm i god tid tager stilling til de nye indberetningsregler. Det handler om at afklare praktiske problemstillinger for den enkelte virksomhed og den betydning, som de nye regler får for den enkelte virksomhed. Fordelene ved System-til-system er 7
Hjørring Læsøvej 5 A 9800 Hjørring Tlf. 98 92 18 11 Aars Jyllandsgade 21 9600 Aars Tlf. 98 62 60 44 Viborg Gl. Skivevej 73 8800 Viborg Tlf. 86 61 18 11 Haslev Bregentvedvej 22 4690 Haslev Tlf. 56 31 27 90 Frederikshavn Suensonsvej 75 9900 Frederikshavn Tlf. 98 42 22 66 Farsø Frederik IX s Plads 4 9640 Farsø Tlf. 98 63 14 44 Aarhus Dusager 16 8200 Aarhus N Tlf. 87 32 57 00 Næstved Handelsskolevej 1 4700 Næstved Tlf. 55 77 08 77 Dronninglund Slotsgade 29 9330 Dronninglund Tlf. 98 84 12 33 Hobro Smedevej 1 B 9500 Hobro Tlf. 98 52 09 99 Haderslev Gåskærgade 32 6100 Haderslev Tlf. 74 52 18 12 Slagelse Industrivej 1 4200 Slagelse Tlf. 55 77 08 77 Aalborg Voergaardvej 2 9200 Aalborg SV Tlf. 98 18 72 00 Hadsund Ringvejen 2 A 9560 Hadsund Tlf. 98 57 24 44 København Gribskovvej 2 2100 København Ø Tlf. 39 16 76 00 Nykøbing Falster Slotsgade 11 4800 Nykøbing F. Tlf. 54 88 25 00 www.beierholm.dk - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer og virksomhedsrådgivere