Orientering til Erhvervs-, Vækst- og Eksportudvalget om digitale regnskaber december 2012

Transkript

1 Erhvervs-, Vækst- og Eksportudvalget ERU Alm.del Bilag 188 Offentligt Orientering til Erhvervs-, Vækst- og Eksportudvalget om digitale regnskaber december 2012 Indledning Det er regeringens mål, at al kommunikation mellem borgere, virksomheder og det offentlige skal foregå digitalt inden udgangen af Et enigt Folketing vedtog den 7. april 2011 lov om ændring af årsregnskabsloven og andre love, som omhandler obligatorisk digital kommunikation mellem virksomheder og det offentlige 1. Med loven skal danske virksomheder inden for en årrække indberette årsrapporten digitalt frem for på papir. Erhvervsstyrelsens overordnede vurdering af det forløbne halvår Overgangen til digital indberetning går som planlagt. ERHVERVSSTYRELSEN Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø Tlf Fax CVR-nr E-post ERHVERVS- OG VÆKSTMINISTERIET I forbindelse med digital indberetning af årsrapporter er der fastsat ordninger, som kan være med til at lette og smidiggøre overgangen. Eksempelvis omfattes de mindste virksomheder i regnskabsklasse B først af de nye regler. Herefter følger de større virksomheder i regnskabsklasse C og D, der er underlagt mere krævende regnskabsregler og ofte har mere komplicerede regnskabsmæssige forhold. Inden for den enkelte regnskabsklasse sker der en gradvis indfasning af virksomhederne. Dette bevirker, at den store gruppe af virksomheder, der har kalenderåret som regnskabsår, omfattes sidst. Denne fremgangsmåde er der god erfaring med. De mindste virksomheder i regnskabsklasse B er allerede omfattet af de nye regler. Disse virksomheder overgik til digital indberetning af årsrapporter med balancedato 31. januar 2012 eller senere. Det betyder, at de første årsrapporter omfattet af lovkravet blev modtaget digitalt med udgangen af juni måned Lov nr. 341 af 27. april 2011 Lov om ændring af årsregnskabsloven og forskellige andre love (Obligatorisk digital kommunikation mellem virksomheder og det offentlige, skattefritagelse af Fornyelsesfondens garantiordning m.v.)

2 2/9 Virksomhederne skal indberette årsrapport digitalt i Erhvervsstyrelsens digitale indberetningsløsning Regnskab 2.0 på virksomhedsportalen Virk.dk. Den digitale indberetningsløsning Regnskab 2.0 har gennem det forløbne halvår overordnet fungeret tilfredsstillende med en oppetid på 98,4 pct. Dog var der på tidspunkter iefteråret 2012periodevise problemer med Virk.dk grundet stor belastning, som påvirkede adgangen til Regnskab 2.0. Langt de fleste brugere oplever imidlertid ingen problemer ved indberetning af årsrapporten, og de førnævnte problemer er nu løst. Herudover har styrelsen givet fristforlængelse til indberetning af årsrapporten i de tilfælde, hvor brugere har oplevet problemer med adgang til indberetningsløsningen. I det følgende redegøres for status for overgangen til obligatorisk digital indberetning af årsrapporter, herunder rammevilkår, information og vejledning og udviklingen af de digitale indberetningsløsninger. Orienteringen omhandler status og tiltag, som er gennemført i de seneste seks måneder. Den seneste orientering blev afgivet i juni Rammevilkår Med hjemmel i årsregnskabsloven har Erhvervsstyrelsen udstedt bekendtgørelse nr. 837 af 14. august 2012 om indsendelse og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed. I denne bekendtgørelse fastsætter styrelsen nærmere regler omkring indsendelse af årsrapporter, herunder om digital indberetning. Den nye bekendtgørelse fastsætter en endelig skæringsdato for overgangen til digital indberetning af årsrapporter for de større virksomheder. I henhold til bekendtgørelsen skal de større virksomheder foretage digital indberetning af årsrapporter på følgende tidspunkter: Mellemstore og store virksomheder i regnskabsklasse C skal indberette digitalt for årsrapporter med balancedato efter den 31. december Statslige aktieselskaber og børsnoterede virksomheder i regnskabsklasse D skal indberette digitalt for årsrapporter med balancedato efter den 31. december Som nævnt opnås med de valgte datoer en gradvis indfasning af virksomhederne i regnskabsklasse C og D på samme måde som for virksomhederne i regnskabsklasse B, som allerede er omfattet af kravet om digital indberetning. Den gradvise indfasning bevirker, at virksomhederne omfattes af pligten til at indberette årsrapport digitalt i løbet af året i forhold til, hvornår den enkelte virksomhed har regnskabsår. Det medfører, at den store gruppe af virksomheder med årsrapporter, som har kalenderåret som regnskabsperiode, modtages sidst.

3 3/9 Herudover har Erhvervsstyrelsen i september 2012 offentliggjort en vejledning til bekendtgørelsen som en yderligere hjælp for virksomhederne. Vejledningen er blevet forelagt Regnskabsrådet, hvor bl.a. erhvervsorganisationer og FSR danske revisorer har kunnet komme med bidrag. I vejledningen giver styrelsen en række kommentarer og fortolkningsbidrag til bestemmelserne i bekendtgørelsen. Modtagne regnskaber digitalt Styrelsen har i 2011 modtaget i alt årsrapporter, heraf på papir og digitalt. I 2011 er andelen af digitale regnskaber dermed på 2,6 %. I januar til december 2012 har styrelsen modtaget årsrapporter, heraf på papir og digitalt. Dermed er den foreløbige andel af digitale regnskaber for 2012 på 28,9 %. Figur 1: Modtagne regnskaber digitalt Figur 1 viser fordelingen af digitale regnskaber modtaget kvartalsvis. Små virksomheder i regnskabsklasse B overgik til digital indberetning for årsrapporter med balancedato 31. januar 2012 og senere. For disse virksomheder kan styrelsen erfare, at der for perioden januar til maj er en digitaliseringsgrad på over 90 %. Indberetningerne for årsrapporter med balancedato 30. juni er endnu ikke afsluttet. Information og vejledning For at sikre en fortsat smidig overgang til obligatorisk indberetning af årsrapporter digitalt har styrelsen løbende inddraget nøgleinteressenter på området, herunder repræsentanter fra revisorside, erhvervsorganisationer og regnskabsbrugere.

4 4/9 Herudover informerer styrelsen om de mulige indberetningsløsninger, samt hvordan man som virksomhed omstiller sig til den nye proces. Det er fortsat muligt at hente en række vejledninger, som er særligt tilpasset revisorer, virksomheder samt teknikere på styrelsens hjemmeside. Figur 2: Antal unikke hits på indgangssiden Digitale årsrapporter Side: Figur 2 viser antallet af unikke hits altså antal forskellige brugere - på styrelsens hjemmeside på indgangssiden til digitale årsrapporter. Der er således en jævn trafik over perioden med forholdsvis mange brugere, som benytter sig af styrelsens vejledninger. Foruden de initiativer, som styrelsen allerede har gennemført, har styrelsen ligeledes fortsat visningen af et OBS-spot (oplysning til borgerne om samfundet), som også blev vist i juni OBS-spottet er således blevet vist i uge i 2012 i forbindelse med et af de større indberetningstidspunkter. Videreudvikling af løsningerne Indberetning til flere myndigheder For de virksomheder, der har indberettet deres årsrapporter gennem Regnskab Basis, undersøges det i 2013, om den digitale indberetning på Virk.dk til Danmarks Statistik kan udfyldes automatisk af systemet med de relevante oplysninger fra årsrapporten. Dermed behøver virksomheder, der skal indberette regnskabsstatistik til Danmarks Statistik, kun bidrage med de oplysninger, der ikke direkte fremgår af årsrapporten. Således opnår virksomhederne en administrativ lettelse. SKAT har oplyst, at det var forventet, at selskabsselvangivelsen kunne modtages via det digitale format XBRL (extensible Business Reporting Language) fra omkring oktober 2012, men at det af tekniske årsager har været nødvendigt at udskyde åbningen af indberetningskanalen. Det forventes dog fortsatat blive muligt for en række selskaber at indberette selskabsselvangivelsen for indkomståret 2012 ved brug af digitale regnskabsdata. Hermed får selskaberne mulighed for i én samlet proces

5 5/9 at foretage indberetning af både selskabsselvangivelsen og årsrapporten, hvilket vil give en lettelse i forhold til i dag. SKAT har gennemført de nødvendige tests af indberetningskanalen og været i dialog med foreningen XBRL Danmark om indberetningsløsningen. I løbet af februar og marts 2013 deltager eksterne interessenter i den endelige afprøvning af indberetningsløsningen i forhold til selskabsselvangivelsen. Andre myndigheder, der indberetter digitalt via XBRL Der foretages endvidere yderligere tiltag i forbindelse med indberetning i det digitale format XBRL. Eksempelvis er Finanstilsynet i gang med XBRL-tiltag på to områder, som begge udspringer af EU-direktiver: På bank/kreditområdet har EBA (European Banking Authority) i medfør af kapitalkravsdirektiverne indført XBRL som indberetningsstandard for de såkaldte COREP-indberetninger (Common Reporting). På forsikringsområdet har EIOPA (European Insurance and Occupational Pensions Authority) i medfør af Solvens II-direktivet indført XBRL som indberetningsstandard for solvens IIindberetninger. På begge områder skal de nationale tilsyn levere oplysninger til de europæiske tilsynsorganer (EBA og EIOPA) i XBRL-format, ligesom virksomhederne skal indberette til de nationale tilsynsmyndigheder i XBRLformat. Anvendelsen af XBRL-standarden går altså fra virksomhed over national tilsynsmyndighed til europæisk tilsynsorgan. De europæiske tilsynsorganer vil levere de XBRL-taksonomier (tekniske specifikationer for indberetningerne), som er en forudsætning for at kunne indberette. For COREP-området forventes første indberetning ultimo For Solvens II-området forventes indberetningerne at starte primo Finanstilsynet og Nationalbanken er gået sammen om at udvikle en fælles indberetningsplatform, som kan håndtere XBRL. Fra 2013/2014 vil indberettende virksomheder til Nationalbanken og Finanstilsynet således skulle anvende den samme platform til indberetninger. Platformen baseres på Nationalbankens eksisterende indberetningsplatform, som udbygges med yderligere funktionalitet. Foranstaltninger mod nedbrud Erhvervsstyrelsen har en tæt overvågning af de digitale indberetningsløsninger, som dækker alle timer i døgnet i forbindelse med Regnskab 2.0.

6 6/9 Regnskab 2.0 har en samlet oppetid på 98,4 %, jf. statistik i tidsrummet juni 2012 til november 2012, se figur 3. Figur 3: Regnskab 2.0 oppetid Udsvinget i september 2012 skyldtes generelle netværksproblemer hos en af styrelsens leverandører. Langt de fleste brugere oplever ingen problemer ved indberetning af årsrapporten. Nogle brugere har dog oplevet, at den digitale indberetningsløsning har været ustabil.erhvervsstyrelsen foretager løbende fejlrettelser på baggrund af sådanne brugerhenvendelser. Herudover har styrelsen givet fristforlængelse til indberetning af årsrapporten i de tilfælde, hvor brugere har oplevet problemer med adgang til indberetningsløsningen. Eventuelle nedbrud på Virk.dk vil påvirke brugerens opfattelse af systemerne, da man ved at logge på Virk.dk får adgang til Regnskab 2.0. Oppetiden for Virk.dk er bl.a. påvirket af to faktorer: selve virk-portalen og log-on funktionaliteten, jf. figur 4. Heri medregnes også planlagte nedlukninger med henblik på opdatering. Planlagte nedlukninger annonceres forinden på virksomhedsportalens hjemmeside. Som det fremgår af figur 4 oplevede brugere periodevise problemer med virksomhedsportalen i efteråret Det skyldes stor belastning og ustabilitet i denne periode. Det har resulteret i 30 til 60 sekunders ophold, hvor en fejlside oplyser om, at Virk.dk ikke kan nås. Disse korte stop giver 5 minutters nedetid i målingen, selvom nedetiden reelt kun er mellem 30 og 60 sekunder. Problemerne generede alene brugere, der startede Virk.dk op. Når man først var logget ind og havde valgt den løsning, man ville indrapportere, oplevede brugeren ingen problemer. Denne type af fejl opleves ikke længere.

7 7/9 Figur 4: Oppetid Virk.dk I forbindelse med Virk.dk er der lavet et konkret tiltag, så det bliver muligt at foretage indberetning i Regnskab 2.0, selvom Virk.dk er nede. De problemer, som nogle brugere har oplevet i efteråret 2012, skulle dermed ikke kunne gentage sig. I forbindelse med eventuelle nedbrud arbejder styrelsen på at sikre god kommunikation og vejledning til brugeren. Blandt andet er der i førnævnte bekendtgørelse indarbejdet procedurer for fristforlængelse, såfremt der opstår et IT-nedbrud. Disse procedurer trådte i kraft den 1. juli Erhvervsstyrelsen har registreret følgende nedbrud i de digitale indberetningsløsninger, som har ført til konkrete fristforlængelser for virksomhederne. Nedbruddene har eksempelvis været forårsaget af tekniske udfordringer med at nå de bagvedliggende systemer samt databaseproblemer. Figur 5: Antal virksomheder, som automatisk har fået fristforlængelse 2012 juli 7 august 16 september 1 oktober 2 november 39

8 8/9 Salg af digitale regnskabsdata I forbindelse med overgangen til digital indberetning af årsrapporter har Erhvervsstyrelsen igangsat et arbejde, der skal give offentligheden adgang til digitale regnskabsdata. Der er således netop iværksat test med eksterne datadistributører af årsrapporter. Forventeligt vil der blive adgang til digitale regnskabsdata inden udgangen af maj Kontrol af digitale regnskabsdata I juni 2013 vil Erhvervsstyrelsen have modtaget hele populationen af digitale regnskabsdata for små virksomheder i regnskabsklasse B for regnskabsåret I den forbindelse arbejder styrelsen i øjeblikket på at indbygge flere kontroltiltag, som skal medvirke til en højere kvalitet af regnskabsdata. Styrelsen arbejder bl.a. på at foretage en kontrol i forbindelse med selve modtagelsen af den digitale årsrapport, som bevirker, at mangelfulde årsrapporter med det samme afvises ud fra de kontroller, der er indlagt i kontrolmodulet. Kontrolmodulet vil dog ikke fange alle fejl i årsrapporterne. Et eksempel på en kontrol kan være, at aktiver skal være lig med passiver i balancen. Dette kontrolmodul forventes færdig i 1. halvår Det er hensigten, at kontroltiltaget sammensættes således, at kun virksomheder med de pågældende fejl i årsrapporten bemærker dette. Virksomheder med fejl i årsrapporten vil eksempelvis få vist en fejlmeddelelse på skærmen ved indberetning, mens øvrige virksomheder kan fortsætte uden problemer. Herudover arbejder styrelsen med en løsning, så dele af den digitale årsrapport eller informationer om det digitale regnskab kan offentliggøres. Der kan være tale om offentliggørelse af oplysninger om både lovlige og ulovlige forhold i ikke-anonymiseret form. Eksempler herpå kan være forhold, hvor revisor har taget et forbehold, i forbindelse med CSR-oplysninger eller oplysninger om kønsrepræsentationen i virksomheden. Modellen vil stille regnskabsbrugere bedre end i dag, da de dermed lettere får adgang til centrale oplysninger. Dette kontrolmodul forventes færdig inden udgangen af 1. halvår Styrelsen overvejer herudover yderligere kontrolfunktioner. Taksonomi Regnskabslovgivningen i Danmark giver virksomhederne mulighed for at tilpasse deres årsrapport i forhold til deres egne specielle behov, så der opnås et retvisende billede. Virksomhederne har eksempelvis pligt til at fravige årsregnskabslovens regler, hvis reglerne strider imod kravet om det retvisende billede. Dette medfører, at danske virksomheder udarbejder mange forskellige typer af regnskaber. Der er derfor behov for en løbende udvikling af de digitale løsninger.

9 9/9 I forbindelse med forberedelsen af indsendelsen af årsrapporter digitalt til Erhvervsstyrelsen er der brug for en såkaldt taksonomi. En taksonomi er en indholdsfortegnelse, som beskriver de elementer, der kan være med i en digital årsrapport. Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en taksonomi for små, mellemstore og store virksomheder, som løbende opdateres for at imødekomme brugernes ønsker. I oktober 2012 blev der som resultat heraf udsendt en ny version af taksonomien. Herudover har styrelsen udarbejdet en taksonomi for de største virksomheder, som aflægger årsrapport efter de internationale regnskabsstandarder. Denne taksonomi blev offentliggjort ultimo 2011.