ÅRSBERETNING 2014 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Glostrup - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2015
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Glostrup er Danmarks næststørste byret. Retskredsen har nogenlunde samme antal indbyggere som Københavns Byret. I retskredsen bor 7,16 % af landets befolkning. Retten behandler godt 7,5 % af de sager, der behandles ved landets 24 byretter. Retten i Glostrup gennemførte i begyndelsen af 2014 en større personalereduktion. Baggrunden var, at de ekstra bevillinger, retten havde modtaget til bunkebekæmpelse, ophørte, fordi bunkerne, der opstod i forbindelse med domstolsreformen, var fjernet. Personalereduktionen blev gennemført ved, at der blev indgået aftaler om frivillig fratræden med seks kontormedarbejdere, samtidig med at yderligere et par medarbejdere forlod retten af andre grunde. Antallet af ansatte kontormedarbejdere blev således i løbet fra november 2013 til maj 2014 reduceret med i alt godt 8 årsværk eller ca. 12 %. Desuden har Retten i Glostrup i 2014 i forbindelse med personalereduktionen måttet give afkald på at have studenter ansat. 2. Resultater i 2014 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2014 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer
3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Glostrup har i 2014 øget den samlede produktivitet fra index 99 til index 104,7. Retten er derefter landets næstmest produktive byret efter Retten i Sønderborg. Produktivitetsforøgelsen gælder alle sagsområder, undtagen fogedsagerne. Retten er dog stadig landets 7. mest produktive fogedret. I 2013 var retten på delt 6.-plads som den mest produktive fogedret. Retten i Glostrup har i 2014 modtaget 1.000 straffesager mere end i 2013. Retten har afsluttet næsten lige så mange straffesager, som retten har modtaget. I slutningen af året 2014 måtte retten imidlertid konstatere, at der var store problemer med at få gennemført domsmandssager, fordi tiltalte og vidner ikke blev indkaldt til retsmøderne. Dette skyldes problemer hos anklagemyndigheden, der af hensyn til målopfyldelsen valgte at prioritere indberetning af afsagte domme på bekostning af arbejdet med at udsende indkaldelser. Det har derfor været nødvendigt at aflyse et antal domsmandssager. Disse problemer er fortsat ind i 2015 og er endnu ikke løst i midten af april 2015. Konsekvensen er, at et større antal domsmandssager end sædvanligt har måttet omberammes. Det betyder øgede sagsbehandlingstider og dobbeltarbejde. Retten er i dialog med anklagemyndigheden om at få disse problemer løst. Retten har sammenlagt afsluttet 7,9 % af landets vægtede afsluttede straffesager. Retten i Glostrup har i 2014 modtaget færre civile sager end året før. Til gengæld har retten afsluttet 16,3 % flere civile sager, end retten har modtaget, og retten har nedbragt den gennemsnitlige behandlingstid for civile sager med forhandlingsmaksime, som er afsluttet efter hovedforhandling, med ca. 3 måneder fra 2013 til 2014, således at sager, der afsluttes efter hovedforhandling gennemsnitligt afsluttes mindre end 16 måneder, efter de er anlagt. Retten har sammenlagt afsluttet 8,2 % af landets vægtede afsluttede civile sager Retten i Glostrup har i 2014 modtaget færre fogedsager end året før. Retten har alligevel ikke helt kunnet følge med, og produktiviteten er som anført ovenfor faldet. Det skyldes, at den personalereduktion, der er omtalt i indledningen, i særlig grad ramte fogedretten. Et antal meget erfarne medarbejdere, er således blevet erstattet af nye medarbejdere, der skulle læres op fra bunden. Der er tale om specialiseret, kvalificeret arbejde, som blandt andet består i at holde møder og foretage udkørende fogedforretninger, og det er derfor naturligt, at der går mange måneder, før de nye medarbejdere kan arbejde lige så effektivt som de fratrådte. Desuden har nogle af de tilbageblevne erfarne medarbejdere anvendt tid på oplæring af de nye kolleger. Retten har sammenlagt afsluttet 8,4 % af landets vægtede afsluttede fogedsager. Antallet af tvangsauktioner er fortsat faldet også i 2014. Skifteretten behandler kun dødsboer og ægtefælleskifter ikke som de fleste andre skifteretter insolvensskifter. Antallet af dødsboer ligger meget stabilt fra år til år med små udsving, og det samme gælder antallet af afsluttede boer. Retten har sammenlagt afsluttet 5,8 % af landets vægtede afsluttede skiftesager. Det dækker over 7,3 % af landets afsluttede dødsboskiftesager.
4 Antallet af notarforretninger steg fra 2012 til 2013. Antallet er igen steget. Stigningen er på 9 % fra 2013 til 2014. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Sagsbehandlingstiden for straffesager er ikke blevet forbedret i 2014. Retten har forsøgt at opprioritere straffesagerne ved at dedikere mere retstid til straffesager i forhold til de civile sager. Det har imidlertid ikke haft den ønskede effekt. En årsag hertil er de problemer, der som nævnt foran har været, fordi anklagemyndigheden ikke har sendt indkaldelserne ud. Som anført foran er sagsbehandlingstiden for civile sager med forhandlingsmaksime, der sluttes efter hovedforhandling fra 2013 til 2014 faldet med 3 måneder til gennemsnitligt knap 16 måneder. Retten har fokus på at sikre en effektiv forberedelse af de civile sager i overensstemmelse med Vejledningen om behandling af civile sager, således at sagsbehandlingstiden kan nedbringes. Der er dog også grænser for, hvor langt sagsbehandlingstiden kan nedbringes. Blandt andet behandler retten et stort antal sager om personskade, og i disse sager skal der ofte ske forelæggelse for Retslægerådet og/eller Arbejdsskadestyrelsen. Retten kan imidlertid konstatere, at berammelsestiden for civile hovedforhandlinger nu er nede på et sådant niveau, at advokaterne ofte ikke er interesseret i berammelse på de første tider, retten kan tilbyde. Sagsbehandlingstiden for fogedsager har gennem 2014 ligget på nogenlunde samme niveau som for 2013 på trods af de udfordringer med oplæring, som er omtalt ovenfor. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten i Glostrup har gennem de seneste år arbejdet med Attraktive dommerarbejdspladser set med dommerøjne. Det har ført til et tilsvarende arbejde for dommerfuldmægtige. Arbejdet har ført til en ændring i rettens ledelsesstruktur, således at der er dommerrepræsentation i rettens ledelsesgruppe strategirådet, hvilket er med til at sikre dommerfaglige synspunkter i ledelsen. Arbejdet har desuden ført til, at retten har indledt et arbejde med et projekt Kvalitet i retsledelsen. Projektet er under udvikling med bistand dels fra Domstolsstyrelsen, dels fra en ekstern konsulent. Retten har i oktober 2014 gennemført et gå-hjem-møde for jurister og andre medarbejdere, anklagemyndighed, forsvarere, politi og kriminalforsorg og retsledelse med særligt fokus på ro, orden og sikkerhed under afvikling af større straffesager. Retten har i 2014 implementeret brug af tablets til alle udkørende fogedforretninger. Retten er så småt begyndt at anvende tablets til retsmøder, og retten lægger vægt på at bruge tablets i forbindelse med alle interne møder for derved at øge fortroligheden med brugen af tablets. Retten har i 2014 haft udlånt en dommer til Retten på Bornholm i ca. en måned, og retten har haft udlånt en dommer og en dommerfuldmægtig til Retten i Grønland i tilsammen to og en halv måned. Retten har udlånt en dommer til Domstolsstyrelsen i forbindelse med Den Digitale Retsproces.
5 Retten har dommerrepræsentanter i videndelingsprojektets arbejdsgrupper for straffesager og for civile sager. Retten har også i 2014 fortsat den ordning, der blev iværksat i efteråret 2012, som indebærer, at kontormedarbejdere efter en begrundet ansøgning kan komme på et ophold på to dage i en anden afdeling. Formålet med ordningen er dels at give medarbejderne almindelig viden om, hvad der foregår andre steder i huset, dels at skabe større forståelse afdelingerne imellem, dels at skabe interesse for eventuelt senere at blive lært op i en anden afdeling. Der er fortsat meget stor interesse for ordningen. Besøgsopholdene bliver gennemført for 2 3 medarbejdere mindst en gang om foråret og en gang om efteråret. Indtil videre har der været fremsat flere ønsker om at deltage, end der har været mulighed for at imødekomme. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har ikke foretaget brugerundersøgelse i 2014. Men generelt oplever retten positive tilbagemeldinger fra både professionelle og ikke-professionelle brugere. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet er faldet fra 2013 til 2014. Antallet af langtidssyge medarbejdere har også været lavere. Personaleomsætningsprocenten er ifølge nøgletallene 17,3. Det er lidt lavere end i 2013. Der er nogle medarbejdere, der er gået på alderspension. Der er andre medarbejdere, der er gået videre i karrieren. Og der er dommerfuldmægtige, som har afsluttet grunduddannelsen, og som naturligt skal videre til en anden ret eller konstitueres i landsretten. Alt i alt er der tale om en personaleomsætning, der sikrer en god dynamik ved retten. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten er ofte omtalt i pressen, fordi retten behandler store spektakulære straffesager. Retten lægger stor vægt på at være imødekommende over for pressehenvendelser og at sikre ordentlige arbejdsvilkår også for pressens repræsentanter. 3. Udviklingsaktiviteter i 2015 Retten foretager i 2015 en evaluering og justering af ordningen med uddannelsesdommere for uddannelsesfuldmægtige og den tilsvarende ordning med mentordommere for ældre fuldmægtige og nyudnævnte dommere uden dommererfaring. Praksis for, hvordan retten holder jurist- og dommermøder drøftes og ændres i 2015, med henblik på at opnå størst mulig faglig videndeling og med henblik på, at Retten i Glostrup fortsat har og udvikler attraktive arbejdspladser for dommere og øvrige jurister. Retten gennemfører i 2015 en evaluering af erfaringerne med afvikling af nævningesager med henblik på eventuelle justeringer i arbejdsgangene.
6 Retten etablerer en gruppe, der skal evaluere på, om retten har sekretær med i retten i de rigtige straffesager, eller om praksis bør ændres, for at få størst muligt udbytte af ordningen. Retten etablerer i 2015 en gruppe, der skal sikre større videndeling og større ensartethed i forbindelse med forberedelsen af de civile sager. I andet halvår 2015 vil retten arbejde med et mindre projekt, der sigter på at føre til større ensartethed ved behandlingen af familieretlige sager. Som anført i afsnittet ovenfor om Faglig Kvalitet, arbejder retten i samarbejde en ekstern konsulent med et projekt Kvalitet i retsledelsen. Retten har i 2015 i særlig grad fokus på sikkerheden. Retten har ved årsskiftet 2014/2015 fået installeret videoovervågning af alle offentligt tilgængelige gang- og ventearealer. Retten er en ud af 5 byretter, der fra sommeren 2015 indfører adgangskontrol.