Anbefalinger til arbejdsgang i forbindelse med forandringer i Pleje.net Indledning I forbindelse med det nationale telemedicinske sårvurderings udbredelses projektet, har det vist sig, at der er behov for at fortage løbende ændringer i systemet Pleje.net. I dette dokument beskrives roller og ansvarsfordelingen, fra ide til gennemført ændring i pleje.net. Både administrator del som indeholder en brugeradministration og lognings del, samt det kliniske program kaldet sårjournalen. Tre veje til input til forandringer Der er tre måder man, i projektets varighed, kan komme med ideer til forandringer og forbedringer i projektets version af pleje.net. Indgangsvejene er: 1. Kliniker/udviklingsgruppen 2. Mindre forandringer 3. Kritiske fejl 1. Forandringer via Kliniker/udviklingsgruppen Ved kliniker og udviklingsgruppemøderne er der fokus på udfordringer og forbedringer af den kliniske dokumentation i pleje.net. Kliniker- og Udviklingsgrupperne består af meget erfarne Pleje.net brugere, både klinikere og administratorer, med repræsentanter fra mange kommuner og samtlige regioner. Udviklingsgruppen har eksisteret i regi af Dansk telemedicin fra før udbredelsesprojektets start. Efter projektets start er denne gruppe blevet større, således at hele landet og fagligheden er bredt repræsenteret. Klinikergruppen består af sårfaglige repræsentanter udpeget af projektledergruppen. Medlemmerne fra kliniker og udviklingsgrupperne, biddrager med ideer og medvirker med udarbejdelse af udkast til forbedringstiltag som kan lette/kvalificere dokumentationen i pleje.net. Dansk Telemedicin deltager så vidt muligt ved udviklingsgruppemøderne. MedCom udarbejder referat i forbindelse med møderne og sender referatet til projektleder, kliniker og udviklingsgruppemedlemmerne. I de fremtidige referater vil forandringsideerne blive prioriteret, således at forandringens størrelse og påvirkningsgraden af systemet har betydning for prioriteten og dermed formidlingsvejen. Se nærmere i afsnittet: Formidling af forandringer og nyheder. 1
2. Forandringsforslag via MedCom Ideer og forslag fra projektlederne og brugere lokalt i kommuner og regioner, er velkomne via projektlederne til MedCom. De indkomne forslag vil blive vurderet af MedCom. Herefter vil forslagene blive vurderet og prioriteret ud fra størrelse og påvirkning af arbejdsgange. Prioriteringen og formidlingen formidles som beskrevet i afsnittet Formidling af forandringer og nyheder. 3. Forandringsforslag via Dansk Telemedicin Dansk Telemedicin modtager løbende forslag til forandringer i projektversionen af pleje.net. Både ved direkte henvendelser fra brugere samt i forbindelse med undervisningsopgaver/møder. Dansk Telemedicin præsenterer forslagene med MedCom i forbindelse med arbejdsmøder. MedCom undersøger om der er tale om generelle ønsker samt foretager en prioritering af forandringsstørrelsen. Forandringsforslag fremsendes til MedCom, konsulent Merete Hartun Jensen mhj@medcom.dk Formidling af forandringer og nyheder Måden forandringer og nyheder formidles på, afhænger af forandringens størrelse og forandringens påvirkning af arbejdsgangene i pleje.net. I afsnittene nedenfor beskrives proceduren. Der arbejdes med 3 niveauer for forandring: Forandringsniveauerne er: 1. Større forandringer 2. Henvendelser til MedCom / Merete 3. Henvendelser til Dansk Telemedicin a. Større forandringer De forandringer som kategoriseres som Større forandringer berører mere end 2 punkter på en side i pleje.net og medfører omfattende ændringer på tværs af systemet. I disse tilfælde vil de regionale projektledere blive orienteret pr mail og en lokal høringsfase påbegyndes. MedCom informerer samtidig kliniker og udviklingsgruppen om at ændringsforslagene er i høring og kommentarer kan indsendes via lokal projektleder. Høringsfase Høringsfasens varighed er 4 uger fra afsendelsesdatoen fra MedCom. Projektlederne har i denne periode mulighed for at sikre, at de lokale tværsektorielle parter bliver orienteret og har mulighed for at komme med kommentarer til forandringsforslagene via projektlederen. Projektlederne inviteres i slutningen af denne fase til, at indsende de samlede kommentarer til forandringsforslagene i pleje.net, til MedCom. 2
Kommentarer bedes fremsendt til konsulent Merete Hartun Jensen, mhj@medcom.dk Herefter vil MedCom vurdere de samlede høringssvar med henblik på udarbejdelse af det endelige udkast. Med udgangspunkt i det endelige udkast vil MedCom bede Dansk Telemedicin om at udarbejde en test version, som kan gøres synlig på test brugeren Max i pleje.net. Når testversionen er klar til afprøvning, vil MedCom informere projektledergruppen pr mail, om at forandringsforslaget er synligt på testbrugeren max i pleje.net. Høringsfase Herefter indledes en ny 4 ugers høringsfase. Brugerne har i denne periode mulighed for at afprøve testversionen på max. Efter endt høringsfase kan projektlederne fremsende de samlede kommentarer til MedCom. Kommentarer bedes fremsendt til konsulent Merete Hartun Jensen, mhj@medcom.dk De samlede høringssvar vurderes af MedCom, inden der tages stilling til om forandringen kan tages i drift eller skal ud i ny forandringsproces. Hvis ændringen tages i drift vil informationen sendes pr mail til projektlederne. b. Mindre forandringer Ved mindre forandringer er der tale om tilpasninger og rettelser som kun påvirker arbejdsgangen i pleje.net minemalt. Som eksempel kan nævnes, at der tilføjes max to punkter på f.eks. vurderingsfanen. Et andet eksempel kan være opdatering af diagnoselisten, denne tilrettes ud fra statistik, således at de synlige koder er de hyppigst anvendte sks-koder i Pleje.net. Det vil sige at mindre forandringer højst må være ændring af to linjer på en side, altså ændringer som kun påvirker systemet og arbejdsgangen i meget begrænset omfang, men vil medvirke til at systemet er opdateret. Ved generelle forslag om forandringer som prioriteres Mindre forandringer vil MedCom fremlægge ændringsforslagene ved arbejdsmøder i Dansk Telemedicin. Dansk Telemedicin vil udarbejde ændringerne i Pleje.net. MedCom vil herefter informere projektlederne pr mail, med information om at ændringen er taget i drift. Eventuelle kommentarer og tilbagemeldinger kan sendes pr mail til MedCom. c. Kritisk fejl Forandringer på baggrund af opståede kritiske fejl i pleje.net eller sikkerhedsrisiko, udbedres hurtigst muligt efter modtaget fejlmelding. Det kan f.eks være fejlangivelse i statistikken, fejl i brugergrupper, logning eller fejl i bruger grænsefladen i klinikersystemet som medfører 3
fejlregistreringer. I tilfælde af at der konstateres kritiske mangler skal disse ligeledes udbredes hurtigst muligt. Dansk telemedicin registrerer antallet af fejlmeddelelser. Forandringsmail / Nyhedsbreve Efter projektledermødet august 2014 vil MedCom opdatere status på planlagte forandringer i pleje.net. Dansk Telemedicin vil i fremtiden regelmæssigt udsende nyhedsbreve, som vil være tilgængelige på siden Pleje.net. MedCom vil formidle nyhedsbrevene til projektlederne pr mail samt lægge nyhedsbrevene på MedComs hjemmeside. 4
Idefase ved i Pleje.net Høringsfase 1 Arbejdsfase Høringsfase 2 Drift eller fornyet arbejdsfase Ideer til forandringer som prioriteres som større forandring. Forandringens størrelse Mere end to linjer i Pleje.net. er involveret. Mail om forandringsforslag sendes fra MedCom til projektlederne Hermed opstartes 1. høringsfase Projektlederne: Forandringsforslag formidles lokalt til tværsektorielle brugere Lokale brugere: Gennemser forandringsforslag og sender feedback retur til projektlederne Projektlederne: Sender en sammenfatning af feedback til MedCom mhj@medcom.dk 1. Høringsfase, 4 uger Hørings svarene vurderes Der formuleres et enedligt udkast Dansk Telemedicin og Arbejdsmøder afholdes - Dansk telemedicin udarbejdes en testversion - som gøres synlig på testbrugeren "Max" Mail til projektlederne med info om at forandringerne er synlige på testbrugeren "Max" Projektlederne: Forandringsforslag på testbrugeren formidles lokalt til tværsektorielle brugere. Lokale brugere: Gennemser forandringsforslag og sender feedback retur til projektlederne. Projektlederene: Samler de indkomne kommentarer i en mail til MedCom. 2. Høringsfase, 4 uger Vurdering af de samlede høringssvar Tager stilling til om forandringen kan tages i drift eller om ny arbejdsfase skal påbegynde 5
Idefase ved mindre forandringer MedCom Ideer til forandringer som prioriteres som mindre forandringer Forandringensstørrelse: Mindre end to linjer/punkter ændres. Informations og implementationsfase MedCom Informationsmail til projektlederne mhp information af lokale brugere Tilbagemeldinger Projektlederene Eventuelle tilbagemeldinger kan sendes til MedCom 6
Kritiske fejl Dansk Telemedicin Udbedres hurtigst muligt efter indberetning.. 7