Specifikation af ydelser fra RKKP til kliniske kvalitetsdatabaser, databasernes styregrupper og regioner Version juni 2014

Transkript

1 Specifikation af ydelser fra RKKP til kliniske kvalitetsdatabaser, databasernes styregrupper og regioner Version juni 2014 Specifikationen er udarbejdet af Databasernes Fællessekretariat med input fra de fem kompetencecentre og erfaringer fra de første tre år med RKKP. Specifikationen er godkendt af RKKP-styregruppen (med forbehold for endelig behandling af dokumentet på RKKP-styregruppemøde i juni 2014) som grundlag for kompetencecentrenes og databasernes fastlæggelse af konkrete aftaler om drift og udvikling af databasen. Specifikationen indeholder en beskrivelse af kompetencecenterydelser. Ydelserne skal konkretiseres i en treårig aftale mellem database og kompetencecenter. I aftalen skal angives ansvarligt kompetencecenter og relevante medarbejdere i kompetencecentret for de enkelte opgaver. Den treårige aftale skal derudover indeholde konkret tidsplan for vedligehold af databasen herunder fastsættelse af termin for opdateringer af indikatorsæt. Databasen og kompetencecentrene er forpligtede til gensidigt at holde hinanden orienteret om al væsentlig information vedrørende den kliniske kvalitetsdatabase og forhold, der har betydning for levering af ydelserne. Alle aftaler indgås i forventningen om, at alle parter vil arbejde for at sikre databasens bedst mulige drift herunder opfyldelse af krav fastsat af RKKP-styregrupen. Ved varig uenighed mellem kompetencecenter og database enten ved indgåelse af konkret aftale eller i det senere forløb inddrages Databasernes Fællessekretariat v/den faglige leder. Begge parter har mulighed for at bede om Fællessekretariats inddragelse. Kompetencecentrene skal levere ydelser til databaserne inden for de følgende områder: 1. Sikring af rammer for databasens funktion 2. IT-drift og support 3. Løbende vedligehold og opdatering af databasen 4. Afrapportering 5. Kvalitetsudvikling 6. Offentliggørelse/formidling 7. Forskningsunderstøttelse Faktisk levering af flere af ydelserne forudsætter bidrag fra databasernes styregruppe, her tænkes f.eks. på fagligt bidrag til godkendelsesansøgninger/dokumentation; faglige kommentarer i årsrapport, beskrivelse af rationale for databasen og gennemførelse af relevant mødeaktivitet. For flere opgaver er kompetencecentrene således alene initiativtagere/tovholder, hvor den praktiske udførelse vil være placeret ved de kliniske medlemmer af databasens styregruppe. Ad 1) Sikring af rammer for databasens funktion A. Formalia 1. Sikre godkendelse af databasen hos Statens Serum Institut 2. Sikre godkendelse fra Datatilsynet, dvs. paraplyanmeldelse i regionen 3. Sikre nødvendig opdatering af oplysninger om databasen i prioriteringskonceptet Side 1 af 5

2 B. Drift 1. Fastlægge tidsplan for driftsaktiviteter i databasen 2. Forberede og deltage i formøde med formand/formænd i styregruppen, årligt styregruppemøde samt evt. yderligere mødeaktivitet, som er nødvendigt for at sikre, at databasens drift opfylder de faglige mål i databasen samt krav fra RKKPstyregruppen 3. Udfylde og vedligeholde dokumentationsskabelon for databasen (skal udfyldes for samtlige databaser inden udgang af 2014). Det indebærer: Specifikation af population, indikatorer, standarder, variabler og prognostiske faktorer sv.t databasens valg af indikatorsæt Beskrivelse af hvordan populationen teknisk afgrænses Opsætning af datadefinitioner og beregningsregler 4. Informere om og implementere krav fra RKKP-styregruppen 5. Sikre iværksættelse af relevante projektaktiviteter, der kan støttes fra RKKP s projektpulje 6. Løbende praktisk og fagligt supportere deltagende afdelinger, regioner og klinikere herunder formidle kontakt mellem klinikere og styregruppen således at korrekt inddatering; korrekt forståelse af løbende afrapportering; korrekt forståelse af indikatorspecifikationer, -algoritmer, -resultater osv. er mulig for de forskellige aktører i sundhedsvæsenet 7. Kompetencecentrene skal via kontaktpersonen eller vikar være kontaktbar for databasens styregruppeformand via mail med max. 2 hverdages forsinkelse (her kan f.eks. i ferieperioder konkret aftales længere svartid) 1 Ad 2) IT-drift og support 1. Drifte og vedligeholde databaseapplikationerne (f.eks. KMS, Topica) Oprettelse af lokaladministratorer og superbrugere Hotline til håndtering af brugerhenvendelser i tidsrummet 9-15 på hverdage Backup i overensstemmelse med gældende standarder Systemer vil normalt være tilgængelige alle dage inkl. weekender og helligdage, men der er kun driftssupport på systemet i tidsrummet 9-15 på hverdage. Det medfører at såfremt der er nedbrud udenfor normal dagarbejdstid, så vil fejlretningen senest påbegyndes næste hverdag. 2. Vedligeholde og opdatere data fra klassifikationer og registre og andre datakilder, som LPR, cancerregistret, Patobank mv. 3. Levere relevante data fra centrale registre til brug i kvalitetsarbejdet Ad 3) Løbende vedligehold og opdatering af databasen 1. Varetage epidemiologiske og biostatistiske opgaver i relation til vurdering og justering af databasen herunder opdatering af datagrundlag, datadefinitioner, variabler og/eller indikatorer 2. Epidemiologisk metodeudvikling af analyser og afrapportering 3. Sikre dokumentation af indikatorernes rationale, evidens og standarder 4. Operationalisere vedtagne ændringer i inklusionskriterier, datadefinitioner og indikatorspecifikationer 5. Planlægge og implementere ændringer i databasen som vurderes nødvendige for korrekt varetagelse af databasens funktion 6. Umiddelbart indføre gennemførte ændringer i løbende afrapportering (generisk model) og årsafrapportering 7. Sikre metoder til vurdering af datakvaliteten, herunder vurdere behov for validering af data 1 Heri er alene krav om respons på henvendelse, oplagt vil der være henvendelser, hvor konkret sagsbehandling vil være længere. Side 2 af 5

3 Ad 4) Afrapportering 8. Holde styregruppen ajour omkring udvikling inden for epidemiologiske/biostatistiske metoder relevant for databasen A. Årsrapporter/øvrige analyser 1. Sikre at der foreligger en plan for analyser, som databasens styregruppe er enige i, før arbejdet med årsrapport påbegyndes 2. Udarbejde kommenteret årsrapport efter definerede standardanalyser/formater/skabeloner 2 3. Præsentere resultater for databasens styregruppe 4. Sikre færdig årsrapport klar til offentliggørelse 5. Opbevare datagrundlag for årsrapporten i et analyseklart datasæt 3. Dette datasæt bruges som grundlag for udlevering af data til personer med relevant formål/relevante tilladelser f.eks. til forskningsanvendelse og supplerende analyser. Det opbevares desuden af kompetencecentrene som dokumentation af databasens resultater 6. Bistå ift. supplerende analyser i forlængelse af årsrapport efter konkret aftale Der er mulighed for at få relevante (for kvalitetsudvikling) supplerende analyser, men analysernes omfang og art skal aftales mellem det implicerende kompetencecenter og databasen over en 3 årige periode jf. plan for analyser ovenfor. 7. Kommunikere med regionerne om årsrapporterne på vegne af databaserne 8. Udsende 1) rapporter i regional høring 2) endelige rapporter 9. Modtage og formidle regioners kommentarer til årsrapporter/løbende B. Løbende afrapportering 1. Til regionerne/afdelingerne Levere data i generisk model (der kan aftales undtagelse fra denne afrapportering, hvis den ikke vurderes relevant enten pga. lav patientvolumen eller særlige forhold omkring indberetning) Udarbejde supplerende lister og support vedr. potentielt manglende patientindberetninger for de databaser, hvor dette måtte være relevant og som ikke er dækket af afrapportering i generisk model Sikre klinikere adgang til egne data til kvalitetsformål (for systemer uden online adgang til rådata skal udlevering kunne ske med højst 14 dages varsel) 2. Til andre parter Levere resultater til centrale sundhedsmyndigheder Levere data til andre godkendte formål (f.eks. til andre databaser; internationale databaser) Ad 5) Kvalitetsudvikling 1. Bidrage med spredning af metoder til kvalitetsudvikling f.eks. auditmetodologi, vejledende materiale (håndbog for kvalitetsudvikling), analysemetoder (vidensdeling på tværs af databaser). 2. Identificere mulige udviklingsprojekter på tværs af databaser 3. Sikre databasens nødvendige koordination og informationsudveksling med øvrige nationale kvalitetsinitiativer (f.eks. Patientsikkert sygehus) 2 Relevante dele af skabelon, relevante analyser og formater skal klart angives for databasen af kompetencecenter ifm. formøde. 3 Analyseklart datasæt udgøres af individdata svarende til alle godkendte variabler i databasen og afledte variable, der bruges i analyserne (f.eks. indikatoroplysninger, samlet charlson score) i databasen. Konkret fastsættelse af dette datasæt skal ske i dialog mellem databasen og kompetencecentrene. Side 3 af 5

4 Ad 6) Offentliggørelse/formidling 1. Kompetencecentret er ansvarlig for at orientere Fællessekretariatet på vegne af databasen, hvis en årsrapport afdækker kvalitetsbrist eller store kvalitetsforskelle mellem enheder. (Fællessekretariatet har ansvaret for at orientere Danske Regioner og sundhedsmyndigheder) 2. Offentliggøre årsrapport (ved fremsendelse af rapporten til fællessekretariatet) 3. Sikre relevant formidling af resultater til klinikere, ledelsessystem og borgere Ad 7) Forskningsunderstøttelse 1. Sikre at RKKP s forskningsretningslinjer bliver fulgt ved udlevering af data fra databasen 2. Sikre at databasens styregruppe/formand/underudvalg (afhænger af konkret aftale) høres ift. konkrete forskningsudtræk 3. Udlevere forskningsdataudtræk svarende til forskningsretningslinjerne, hvor data der indgår i Analyseklart datasæt jf. fodnote 2, fra 2015 skal udleveres til forskere uden opkrævning af penge 4. Bistå styregruppen i identifikation af forskningspotentiale i databasen. Dette indebærer ikke automatisk forpligtelse til forskningsstøtte til konkrete projekter Indgåelse af konkret aftale mellem kompetencecentre og database består bl.a. i en udfyldelse af datoer/terminer for gennemførelse af aktiviteter beskrevet ovenfor. Side 4 af 5

5 Side 5 af 5