ÅRSBERETNING 2012 bemærkninger til årsnøgletal Retten i Svendborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2013
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Svendborg blev i lighed med landets 23 andre byretter oprettet ved retsreformen, der trådte i kraft 1. januar 2007. Retskredsen omfatter Ærø, Langeland, Svendborg, Nyborg og Faaborg-Midtfyn kommuner med et befolkningsunderlag på ca. 163.000 personer. Retten er beliggende i Svendborg og har sæde på Tinghuset i Svendborg. Retten har desuden lejet en kontorbygning beliggende på Østre Havnevej 16B, Svendborg, hvor skifteretten og fogedretten har til huse, og hvor der også afholdes navnlig civile retsmøder. Rettens bygning på Østre Havnevej 16B I løbet af 2012 lykkedes det efter mange års arbejde at få afklaring på rettens bygningsmæssige forhold. En ny retsbygning skal opføres på en grund, som ligger centralt i Svendborg. Retsbygningen opføres som et OPP-projekt (offentligt privat partnerskab) og skal stå færdig i efteråret 2015. Udbuddet iværksættes sidst i maj 2013. Se rettens nuværende og forventede placering på kortet her: http://map.krak.dk/m/nvkhr Retten behandler straffesager, civile sager, skiftesager og fogedsager. Det samlede antal ekspederede og afsluttede sager ved retten var i 2012 på ca. 18.500 mod ca. 19.400 i 2011. Sagerne fordelte sig i 2012 med ca. 3700 straffesager, herunder ca. 500 domsmandssager, ca. 300 tilståelsessager og ca. 2250 sager uden domsmænd. Antallet af grundlovssager var 378, heraf 135 grundlovsforhør. Antallet af civile sager var i 2012 1.371, fogedsagerne udgjorde ca. 9.000 og skiftesagerne, der består af insolvenssager og dødsbosager var samlet 2.600. Rettens personale består pr. 1. maj 2013 af 1 præsident, en administrationschef, 5 dommere, 5 andre jurister, 22 kontorfunktionærer (21,5 årsværk) 4 kontorelever, 2 servicefunktionærer/vagtmedarbejder (1,6 årsværk). Desuden er der ansat 2 kontorelever.
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 3 2. Resultater i 2012 Nøgletallene for året 2012 er udgivet i en oversigt, som ligger sammen med denne årsberetning. I nøgletallene kan man se resultater for 2012, udviklingstendenser i forhold til året før og sammenligne retten med retterne samlet eller med enkelte andre byretter efter eget valg. Nøgletallene indeholder en lang række oplysninger om rettens forhold, mens bemærkningerne nedenfor kun fremdrager de mest væsentlige forhold. Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2012 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Aktivitet: Rettens samlede antal afsluttede sager faldt fra 2011 til 2012 med ca. 4,5 %. Det dækker over en stigning på 14 procent i straffesagerne og et nogenlunde tilsvarende forholdsmæssigt fald på de civile sager (17 %) og på fogedsagerne (13 %), mens skiftesagernes antal har været stort set uændret. Produktivitet: Trods faldet i sagsantallet har Retten i Svendborg i løbet af 2012 opnået en væsentligt forbedret og høj produktivitet. Målt med udgangspunkt i gennemsnittet for byretterne i 2011 er rettens produktivitetsindex steget fra 95,1 og en placering som nummer 21 blandt landets byretter til 103,6 og en placering som nummer 6 i 2012. Juristernes produktivitet er blandt de 4 bedste, men især kontorfunktionærernes produktivitet er steget - fra index 93 i 2011 til 106 i 2012.
4 Allerede ved starten af året stod det klart, at der af budgetmæssige årsager måtte ske en personalereduktion. I maj 2012 gennemførte retten afskedigelse af 4 kontorfunktionærer. Hos juristerne blev der tilpasset, så retten har en dommerfuldmægtig mindre. Afskedigelsesrunden og den efterfølgende tilpasning har naturligvis i en kortere periode lagt beslag på ressourcer, men det tilbageværende personale har ydet en indsat, som har muliggjort den store produktivitet. Det var ambitionen at nedbringe forbruget af ressourcer til generel ledelse og administration. I 2012 reducerede rettens ressourceforbrug til generel ledelse og administration med 7 % målt i forhold til 2011. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Bortset fra de særlige volds- og voldtægtssager har retten kortere sagsbehandlingstider end gennemsnittet af byretter, og der er skåret 5 % af sagsbehandlingstiden for domsmandssager og ca. 10 % af sagsbehandlingstiden for de almindelige civile sager fra 2011 til 2012. Fogedrettens sager var gennemsnitligt 3 dage længere undervejs end i 2011, men den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de almindelige fogedsagerne ved retten er stadigvæk blandt de 3 bedste i landet. Skifterettens sagsbehandlingstider er blandt landets 5 bedste på sagstyperne boudlæg, privat skifte og forenklet privat skifte og 6. bedst på uskiftede boer. På de civile sager er det lykkedes at opfylde alle målene for, hvor mange sager der skal være ekspederet inden for frister for de forskellige sagstyper. På de 2 områder (øvrige almindelige sager og alle almindelige sager), hvor vi i 2011 var få procent fra at opflyde målene, er målene nu opfyldt. Til gengæld er målopflydelsen på ægteskabssager og forældreansvarssagerne blevet lidt mindre i 2012 men er stadig betydeligt over målene. Det samme kan ses på fogedområdet. Også i fogedretten er der en fin opfyldelse af målene. Målopfyldelsen for gennemløbstiderne på voldssagerne er faldet fra 60,5 til 43,9. Det er et større fald end for byretterne generelt. I alt er sager ved retten imod 47 voldstiltalte trukket ud over 37 dages fristen. I 11 tilfælde skyldtes det rettens forhold, i 6 politiets forhold og i 20 tilfælde skyldtes overskridelsen forsvarerne. I 9 tilfælde måtte sagerne udsættes for at indhente en personundersøgelse. I 4 af de tilfælde, hvor rettens forhold har spillet ind, er der tillige sket udsættelse for at indhente yderligere bevis herunder personundersøgelse. For at minimere antallet af sager, som varer mere end de 37 dage har vi ganske særlig fokus på at sætte ind overfor de sager, hvor retten forhold kan have betydning for målopfyldelsen. Se i øvrigt nedenfor under udviklingsaktiviteter i 2013. I 2012 blev flere domsmandssager end i 2011 ekspederet inden for målene, og på nær en halv procent på 6 måneders fristen er alle mål opfyldt. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten i Svendborg har i 2012 arbejdet med kvalitetsudvikling både faglig og brugeroplevet kvalitet - bl.a. i følgende projekter, som er indgået i vores handlingsplan: I 2012 havde vi kvalitet som en af de 4 hovedhjørnesten i vores handlingsplan. Udover et almindeligt fokus og en prioritering af kvalitet i rettens arbejde, temasattes forskellige projekter i løbet af året.
5 Intern skole er en læringsform, retten har haft glæde af igennem flere år. Den retter opmærksomheden på kompetencer i huset, der kan udnyttes ofte juristerne, der holde et oplæg, men det kan også være kompetencer inden for kontorpersonalet og sikrer, at viden og gode ideer udbredes. Herudover har vi i 2012 brugt et stort antal timer ca. 1000 timer på kompetenceudvikling. Timeforbruget til kompetenceudvikling har været lavere end i 2011, men dygtiggørelsen af medarbejderne har været nødvendig for at holde samme kvalitets- og effektivitetsniveau og endda opnå forbedringer med et mindre antal personale. Et andet gennemgående tema i 2012 var Tid. Der var et projekt, som blev kaldt Hvad bruger du din tid på under fokusområdet effektivitet, men projektet havde også til formål at skaffe plads til at bruge vores tid på det rigtige. At få tid til at arbejde med det gode/vigtige produkt eller den vigtige del af et produkt (en afgørelse, en service retten yder eller andet). Et projekt med formalisering af sparringsteams er i 2012 gennemført for juristerne, og hen over årsskiftet er det udvidet til at omfatte kontormedarbejdere. Der drøftes både effektiviseringer og muligheder for kvalitetsløft. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Se også indledningen til punkt 3 ovenfor. Retten har arbejdet med kvalitet udadtil i et projekt om kvalitet i mails fra vores forskellige afdelinger. Hver afdeling udpegede en gruppe, som udvalgte mails og sendte dem til en anden afdelings gruppe, som gav feedback. Det har været en læreproces for både den feedbackmodtagen og feedbackgivende part. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal I 2011 lavede retten en særlig indsats for at nedbringe sygefraværet. I 2012 lykkede det at nedbringe det gennemsnitlige sygefravær yderligere, og det ligger fortsat væsentlig under gennemsnittet - ca. 10 % mindre en gennemsnittet for byretterne. Det hører dog med til billedet, at retten i perioden har haft flere langtidssyge medarbejdere. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Et af målene for domstolene, der blev vedtaget i 2012, var at tilstræbe tidssvarende kommunikation. Retten har holdt møder med pressen og med de faste brugere i rettens forskellige afdelinger. Desuden har retten deltaget i karrieredag på SydDansk Universitet og med den såkaldte Uddannelseskaravane på handelsskoler i området.retten har i endnu højere grad end tidligere prioriteret modtagelse af skoleklasser og praktikanter ved retten. 3. Udviklingsaktiviteter i 2013 Retten tager i sin handlingsplan for 2013 udgangspunkt i de fire overordnede mål, der er formuleret for Danmarks Domstole for perioden 2013-2018. Målene er: korte sagsbehandlingstider, mere
6 ensartethed i opgaveløsningen, tidssvarende kommunikation og fortsat at være en attraktiv offentlig arbejdsplads. Der er planlagt en række aktiviteter i forhold til hvert af disse mål. Som eksempel på indsatser for målene korte sagsbehandlingstider og mere ensartethed i opgaveløsningen kan nævnes, at der i 2013 sker koordinering med rettens brugere bl.a. i gennem møder med anklagemyndigheden og retskredsens advokatforening om sagstilrettelæggelsen. Fogedretten har holdt gå-hjem-møder med retskredsens advokater bl.a. om temaerne det gode fogedmøde og den gode rekvisition. Formålet er at skabe dialog med brugerne om, hvordan sagerne kan afvikles med høj kvalitet, effektivitet og korte gennemløbstider. Der holdes endvidere møder med skifterettens faste medhjælpere. For de civile sager er der på landsplan lavet en ny fælles vejledning for at skabe mere ensartede sagsgange. Vejledningen skal drøftes på et møde med retskredsens advokater. For at sikre målopfyldelse på voldssagerne, følges der op på hver enkelt sag, som ikke vil kunne overholde 37 dages fristen. Det skal i videst mulig omfang undgås, at rettens forhold er årsag til, at fristen ikke overholdes. Eksempler på indsatser for målene tidssvarende kommunikation og fortsat at være en attraktiv offentlig arbejdsplads er, at rettens jurister udarbejder referater af domme til offentliggørelse på hjemmesiden, at der gennemføres en brugerundersøgelse, og at kendskabet til domstolene som institution og som arbejdsplads udbredes gennem bl.a. praktikophold for skoleelever, besøgsordninger med skoleklasser og muligheden for at få en af rettens jurister ud og fortælle om arbejdet i retten.