Regnskabspraksis for registrering af fysiske aktiver herunder etablering af anlægskartotek. Betænkning nr. 1369 om "Det fremtidige budget- og regnskabssystem for kommuner og amter" (omkostningsreformen) indebærer, at kommunerne fremover skal foretage en registrering af fysiske aktiver i anlægskartoteket. Med baggrund i Indenrigsministeriets "Kapitel 8 Indregning og måling af materielle og eventuelle immaterielle aktiver udsendt 20. december 2002 er følgende regnskabspraksis for registrering af fysiske aktiver gældende i Søllerød Kommune: REGISTRERINGEN OMFATTER: Lovpligtig registrering: Fast ejendom, maskiner og inventar der er anskaffet til vedvarende eje eller brug til produktion, udlejning eller administrative formål, og som forventes at have en levetid på mere end ét regnskabsår. Registreringerne omfatter beholdninger af grunde og jord erhvervet med videresalg for øje. Frivillig registrering: Immaterielle anlægsaktiver. Som hovedregel registreres immaterielle anlægsaktiver ikke. Aktiver erhvervet mod vederlag, f.eks. patenter, rettigheder eller licenser til software, som forventes at have en levetid på mere end ét regnskabsår, kan efter vurdering af væsentlighed registreres. Forinden registrering forelægges dette Økonomi og Plan. Internt oparbejdede immaterielle aktiver indregnes ikke i anlægskartoteket. Infrastrukturelle aktiver. Kommunens offentlige anlæg der ikke anvendes til produktion af kommunale serviceydelser, benævnes infrastrukturelle aktiver og omfatter eks. veje mv., strande, parker, skove eller lignende. De infrastrukturelle aktiver registreres ikke. Beholdninger af varer til eget forbrug f.eks. råvarer, hjælpematerialer og biprodukter, som ikke omfatter væsentlige værdier, og hvor beholdningens størrelse ikke forskydes væsentligt, registreres ikke. Der foretages en konkret vurdering. MÅLING (værdiansættelse) Som hovedregel registreres alle anlæg med en minimumsanskaffelsesværdi på kr. 100.000. Driftsudgifter, som omfatter større anskaffelser samt forbedringsarbejder (se afsnit omkring forbedringer), der medfører en levetidsforlængelse mv., registreres ved en udgift over kr. 100.000. Registrering af aktivernes værdi skal foretages ensartet, således at værdiansættelse af aktiver, som har samme anvendelsesområde, foretages med udgangspunkt i samme vurderingsgrundlag.
Såfremt ingen af nedennævnte principper for måling kan anvendes, skal principperne for alternativ måling fremgå af note i anlægskartoteket. Der værdiansættes til anskaffelsesprisen, som består af købsprisen incl. told eller andre eventuelle afgifter i f.m. købet - dog excl. moms. Udgifter direkte knyttet til anskaffelsen samt udgifter til klargøring af aktivet medregnes også i anskaffelsesprisen. Er det ikke muligt at anvende anskaffelsesprisen, sker målingen efter genanskaffelsesprisen, som svarer til nyprisen tilbagediskonteret til niveauet i anskaffelsesåret. Som en undtagelse fra princippet om, at materielle anlægsaktiver værdisættes til anskaffelsesprisen, skal nævnes grunde og bygninger. Grunde og bygninger anskaffet før 1. januar 1999 måles til den sidst kendte offentlige vurdering. Hvor bygninger indeholder særlige tekniske installationer, og hvor de tekniske installationer ikke er en del af ejendomsvurderingen, skal disse registreres særskilt. Såfremt kostprisen ikke kendes på bygningerne, og disse er opgjort til ejendomsvurderingen, er værdien incl. almindelige installationer. Som grundlag for registrering af ejendomme mv. benyttes den hidtidige ejendomsfortegnelse. I forbindelse med etablering af åbningsbalancen er der ved opgørelse af inventar fastsat standardværdi på: 1 klasseværelse, 1 faglokale på en skole, 1 grupperum til 20 børnehavebørn, 1 grupperum til 12 vuggestuebørn, 1 plejehjemsplads samt 1 administrativ arbejdsplads. Immaterielle anlægsaktiver. Der værdiansættes til anskaffelsesprisen, som består af købsprisen incl. told eller andre eventuelle afgifter i f.m. købet - dog excl. moms. Internt oparbejdede immaterielle aktiver må ikke indregnes i anlægskartoteket. Såfremt det ikke er muligt at opgøre anskaffelsesprisen, måles aktivet ikke. Bygninger og grunde bestemt til videresalg værdiansættes til anskaffelsesprisen tillagt eventuelle forarbejdningsomkostninger (f.eks. udgifter til byggemodning). Hvis det ikke er muligt at anvende anskaffelsesprisen, anvendes den seneste offentlige vurdering. Lagerbeholdninger, som ikke forventes forbrugt i det regnskabsår, hvori de er anskaffet, måles og indregnes til anskaffelsesprisen tillagt eventuelle forarbejdningsomkostninger. Såfremt det ikke er muligt at opgøre anskaffelsesprisen, anvendes genanskaffelsesprisen. For måling af varelagrene anvendes lagerprincippet FIFO. Såfremt varebeholdningernes gennemsnitsværdi er ensartet, kan det ud fra en konkret vurdering besluttes, at der ikke skal foretages registrering af lagerværdien.
ANSKAFFELSESÅR Vil være lig med ibrugtagningsåret. For omsætningsaktiver og igangværende arbejder anføres ikke anskaffelsesår. Af afskrivningsmæssige hensyn forudsættes ibrugtagningstidspunktet fastsat til primo regnskabsåret. LEVETID Vurderes individuelt i hvert enkelt tilfælde. Den korteste levetid af følgende vælges: teknisk forældelse (f.eks. IT som grundet større kapacitetskrav fra software ikke kan anvendes længere). økonomisk forældelse (f.eks. fortsat anvendelse af nuværende aktiv medfører en større omkostning end ved anskaffelse af et nyt aktiv). brugstid (f.eks. rensning af spildevand skal ske via nyt anlæg - levetiden af det oprindelige anlæg fastsættes til perioden indtil ibrugtagning heraf). juridiske forhold (f.eks. kontraktlige forhold, hvor brugstiden er begrænset til f.eks. 3 år). I tilfælde hvor ovenstående kriterier ikke benyttes, indregnes i forbindelse med etablering af åbningsbalancen følgende vejledende afskrivningsperioder: Bygninger vurderes individuelt, men afskrives generelt over 30 år fra 1.1.2004. Tekniske anlæg afskrives over 10 år. Maskiner, større specialudstyr og transportmidler afskrives over 5 10 år. Inventar afskrives over 7 10 år. Computere og andet IT-udstyr afskrives over 3 år. SCRAPVÆRDI Defineres som den forventede salgspris fratrukket eventuelle nedtagelses-, salgs- og retableringsomkostninger ved udløbet af aktivets brugstid. Værdien kan i enkelte tilfælde være negativ. Såfremt scrapværdien er negativ, skal denne ikke medtages i anlægskartoteket, men anføres i note. Scrapværdien vurderes individuelt i f.m. måling. AFSKRIVNINGER Afskrivningsgrundlaget er fastsat til anskaffelsesprisen reguleret for evt. scrapværdi samt op- og nedskrivninger. Der afskrives systematisk over aktivets forventede levetid efter den lineære metode. D.v.s., at afskrivningsgrundlaget fordeles ligeligt over levetiden. Grunde og jorde afskrives ikke. Der afskrives i ibrugtagningsåret, mens der ikke afskrives i salgsåret. Ved beregning af afskrivningsgrundlaget skal man være opmærksom på følgende: - Aktiver med ubegrænset levetid (f.eks. jord/grunde) afskrives ikke.
- Ved en eventuel scrapværdi skal denne fratrækkes anskaffelsesprisen, før afskrivning pr. år beregnes. - Hvis aktivet nedskrives, skal afskrivningsgrundlaget reduceres med nedskrivningen. - Forbedringer skal tillægges afskrivningsgrundlaget og skal dermed også afskrives. Immaterielle anlægsaktiver. Afskrivningsgrundlaget er fastsat til anskaffelsesprisen, og der afskrives systematisk over aktivets forventede brugstid efter den lineære metode. D.v.s., at anskaffelsesprisen fordeles ligeligt over brugstiden. Der afskrives i ibrugtagningsåret, mens der ikke afskrives i salgsåret. Der afskrives ud fra levetiden, dog maksimalt over 10 år. Ved beregning af afskrivningsgrundlaget skal man være opmærksom på følgende: - Hvis aktivet nedskrives, skal afskrivningsgrundlaget reduceres med nedskrivningen Der afskrives ikke på omsætningsaktiver, da de ikke er bestemt til brug i kommunen, men til bortsalg eller løbende forbrug i driften. NEDSKRIVNINGER Nedskrivninger skal kun ske, hvis aktivets værdi forringes betydeligt som følge af en faktisk hændelse, og det skønnes, at denne ændring vil være vedvarende. Skulle det blive aktuelt at foretage nedskrivninger, kontaktes Økonomi og Plan. OPSKRIVNINGER Opskrivninger bør kun gennemføres hvis det vurderes, at der er tale om en varig værdiændring, og der er forekommet en faktisk hændelse der kan begrunde en opskrivning. Skulle det blive aktuelt at foretage opskrivninger, kontaktes Økonomi og Plan. FORBEDRINGER En forbedring er udtryk for en gennemgribende renovering som forøger aktivets levetid, kapacitet eller kvalitet ud over det oprindeligt antagne. Forbedringer vil kunne forekomme på materielle, og i sjældne tilfælde på immaterielle, aktiver. En forbedring skal kun registreres, såfremt den overstiger en beløbsgrænse på kr. 100.000. Beløbet vil blive reguleret i overensstemmelse med de af Indenrigsministeriet udmeldte beløbsgrænser. Efterfølgende udgifter, der relaterer sig til et givent aktiv, skal tillægges aktivets
værdi, hvis de medfører en forbedring af aktivet. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis udgifterne bevirker en forøgelse af: - aktivets levetid. - aktivets kapacitet. - kvaliteten af output. Såfremt en renovering ikke forøger aktivets levetid, kapacitet eller kvalitet ud over det oprindeligt antagne, er der tale om reparations- eller vedligeholdelsesarbejder der, uanset beløbets størrelse, skal straksafskrives, dvs. bogføres som udgift i driftsregnskabet. Immaterielle aktiver. Det er ofte svært at vurdere, om efterfølgende udgifter vedr. immaterielle aktiver resulterer i en forbedring af aktivet. Derfor vil efterfølgende udgifter til immaterielle aktiver som hovedregel blive betragtet som en udgift, der ikke skal påvirke værdiansættelsen, og udgifterne skal derfor afholdes i det regnskabsår, de relaterer sig til (straksafskrivning). FORRENTNING Der foretages ikke beregning af intern forrentning. ANLÆGSKARTOTEK Der skal etableres anlægskartotek for aktiver tilhørende: Forsyningsvirksomheder, anskaffet pr. 1.1.2001. Kommunens øvrige områder anskaffet pr. 01.01.2004. Til- og afgange af aktiver anskaffet efter disse datoer måles og indregnes fortløbende. Fysiske aktiver registreres i anlægskartoteket med følgende oplysninger om det enkelte aktiv: Obligatoriske oplysninger: Anlægskartotekets cifferstreng: Kategori/type af aktivet Yderligere frivillig opdeling Hovedkonto Funktion Ejerforhold Omkostningssted 2 cifre. 2 cifre. 1 ciffer. 2 cifre. 1 ciffer. 4 cifre. Oplysninger til anlægskartoteket: Kostpris (anskaffelsespris). Årets afskrivninger. Akkumulerede afskrivninger. Årets nedskrivninger. Akkumulerede nedskrivninger. Årets opskrivninger. Akkumulerede opskrivninger.
Den bogførte værdi. Den forventede brugstid. Ekstraordinære afskrivninger. Sidst kendte ejendomsværdi (grund + bygning) Frivillige oplysninger: Eventuel scrapværdi. Afskrivningsgrundlaget. Levetid. Anskaffelsesår. AJOURFØRING AF REGNSKABSPRAKSIS Ajourføring af ovennævnte regelsæt, herunder indarbejdelse af evt. nye tiltag udmeldt fra Indenrigsministeriet, foretages af Økonomi og Plan.