Faxe Kommune Ressourceanalyse vedr. dagplejen 28. august 2008
Indholsfortegnelse 1. Indledning 4 2. Formål og resultater 4 3. Metodevalg og organisering 6 4. Bemanding og erfaringer 6 5. Sammenfatning og anbefalinger 8 5.1 Hovedanbefalinger 8 5.2 Andre anbefalinger og bemærkninger 12 6. Analysens resultater 15 6.1 Dagplejens organisatoriske forhold og økonomi 15 Organisation 15 Budget og økonomi 2006 2008 17 Budget 2009 18 6.2 Administrationen af pladsanvisningen for dagplejen 19 Kommunens visitationsregler 19 Vurdering af kommunens visitationsregler 20 Interne visitationsregler 21 Vurdering af de interne visitationsregler 22 6.4 Prisen på en dagplejeplads 22 6.5 Overenskomstens fleksibilitetsmuligheder 24 2
A. Overenskomst 2005 24 Ansættelsesformer 24 Dispositionsdagpleje 25 Indskrivning af et 5. barn 25 Modtagelse af et gennemsnitligt antal børn 26 B. Overenskomst 2008 26 C. Faxe Kommunes anvendelse af overenskomstens fleksibilitet 27 6.6 Effektivitetsanalyse 29 Hvad påvirker udnyttelsen? 29 Dagplejerens eget fravær 29 Fravær hos dagplejebørnene 29 Politiske og interne beslutninger, som påvirker indskrivningen 30 Effektiviteten i dagplejen / udnyttelse af pladserne 30 Pasningsbehovet og dagplejebørnenes fravær 31 Effekten af de administrative retningslinjer 32 Vurdering af den gennemsnitlige effektivitet 34 Omkostningerne ved særordningerne 35 Dispositionsdagpleje i forhold til faste stillinger 36 Ny ledelsesrapportering, Unimate dagplejesystemet 36 Analyse af sygefraværet 37 Bedre feriekoordinering 38 6.7 Tilrettelæggelse af dagplejetilsynet 39 3
Dagplejetilsynets arbejdstidsanvendelse 39 6.8 Forskellige modeller for tilrettelæggelse af tilsynet 41 Udlæggelse af tilsynet til daginstitutionerne 41 Strukturændring af hele dagtilbudsområdet 41 Decentralisering af dagplejetilsynet 41 Gæstedagplejehuse med tilsynsassistenter tilknyttet 42 7. Bilag 47 1. Faxe kommunes kommissorium for analyse af dagplejeområdet 47 2. Økonomi 2006 2008 i regneark 47 3. Arbejdstidsregistrering leder, souschef og HKér 47 4. Ny ledelsesrapportering 47 1. 4
Indledning Faxe Kommune har bedt KL, Personalejuridisk Kontor, om at medvirke til gennemførelsen af en analyse af kommunens dagpleje. Analysen skal forelægges politisk og anvendes til at træffe de nødvendige og relevante beslutninger vedr. dagplejens organisation, planlægning og ressourceanvendelse/udnyttelse. Det er KL, Personalejuridisk Kontors erfaring, at især dagplejeområdet er vanskeligt at analysere abstrakt økonomisk, idet administrationen af de underliggende visitationskriterier, administration af vedtaget pladsgaranti samt især anvendelse af de overenskomstmæssige fleksibilitetsmuligheder spiller en helt afgørende rolle for vurdering af en tidssvarende ressourceanvendelse i en kommune disse forhold har derfor nærværende analyses fokus. Det er KL, Personalejuridisk Kontors opfattelse, at dette fokus også er i overensstemmelse med Faxe Kommunes kommissorium. 2. Formål og resultater Faxe kommune har fastlagt et kommissorium for analyse af dagplejen i kommunen (bilag 1). På baggrund af dette kommissorium er det aftalt, at KL gennemfører analyse af en række forhold. Undersøgelsens overordnede fokus naturligt vil blive en konkret analyse af optimerings- og effektiviserings muligheder i Faxe Kommunes nuværende organisation og administration frem for en klassisk nøgletalsanalyse. Fokus i KL s analyse ligger med denne baggrund på følgende forhold: Dagplejens organisatoriske placering og organisatoriske sammenhæng med det øvrige daginstitutionsområde. Giver det øvrige daginstitutionsområde mulighed for en fleksibel anvendelse af dagplejen? Administrationen af pladsanvisningen for dagplejen. Er der elementer i visitationskriterierne (f.eks. afstand, søskende hensyn eller andet), som fremmer eller hæmmer udnyttelsen af ledige dagplejepladser? Oversigt over den årlige udnyttelsesgrad for den enkelte dagplejer samt fastlæggelse af, hvad der er den realistiske udnyttelsesgrad. 5
Hvad er den reelle pris på en dagplejeplads i Faxe Kommune? Analyse af i hvilket omfang dagplejeoverenskomstens forskellige fleksibilitetsmuligheder er anvendt i Faxe Kommune. Analyse af i hvilket omfang ikke-udnyttede fleksibilitetsmuligheder i overenskomsten kan bringes i anvendelse samt den økonomiske konsekvens heraf for Faxe Kommune. Kan ressourceudnyttelsen optimeres ved en ændret tilrettelæggelse af dagplejetilsynet? Konsulenterne afdækker driftsforhold, hvor konsulenterne har kendskab til, at driftsforhold og administration er unormale og til ugunst for Faxe Kommune angives dette naturligvis. (Herved fremkommer således elementer af komparativ analyse om end dette, jfr. bemærkningerne ovenfor, ikke kan gennemføres systematisk.) Vanskeligheden ved at lave en reel benchmark med andre kommuner på andet end meget overordnede nøgletal gør imidlertid, at undersøgelsens fokus bliver på den praktiske operationelle drift af dagplejen. Hvor kan ændret organisation, administration og overenskomstanvendelse optimere driften? Analysen skal indeholde anbefalinger og forslag, som gør det muligt at træffe de nødvendige ledelsesmæssige beslutninger. For så vidt angår Faxe Kommunes kommissorie punkt: At undersøge om dagplejetilsynet (og den tilhørende ressource på 9 dagplejepædagoger) kan foregå og anvendes på en mere effektiv og hensigtsmæssig måde. Herunder: Morgentelefonens nuværende funktion Opdelingen af dagplejepædagoger på dagplejegrupper Måden at styre sygemeldinger på er det på møde i KL den 6. februar 2008 aftalt, at konsulenternes afrapportering af denne del sker på grundlag af oplysninger tilvejebragt af Faxe kommune, idet det ikke indgår i nærværende undersøgelse at gennemføre en interviewbaseret arbejdsgangsanalyse af dagplejetilsynet. 6
3. Metodevalg og organisering Projektet er grebet an således, at der er nedsat en styregruppe, der skal sikre information og kontakt mellem konsulenterne og kommunen. Styregruppen blev sammensat med dagtilbudschefen, Eik Møller (projektejer), dagplejelederen Karin Andreassen og de to KL-konsulenter. Konsulenterne har refereret til dagtilbudschefen som projektejer. Efter nedsættelsen af styregruppen blev der indsamlet materiale, som blev defineret af konsulenterne. Materialet er blevet analyseret og bearbejdet indholdsmæssigt og talmæssigt af konsulenterne. Analysen er ikke gennemført som en nøgletalsanalyse, idet der kun i meget begrænset omfang findes valide nøgletal, der vedrører de delelementer, som ønskes belyst. Konsulenterne har udarbejdet denne rapport med analyse og konklusioner. I forlængelse af analysens konklusioner peger konsulenterne på handlemuligheder herunder overenskomstmæssige handlemuligheder -, såfremt der måtte være et ønske om at ændre serviceniveauet og ressourceanvendelsen i dagplejen. Konsulenterne har haft ansvaret for at gennemføre analysen og udarbejde materiale til afrapportering indenfor rammerne af det givne tilbud. Konsulenterne har haft mulighed for at trække på ekspertise i forvaltningen og i økonomiafdelingen, og har modtaget en række materialer og økonomioplysninger. 4. Bemanding og erfaringer KL s bemanding på projektet har været chefkonsulent Thorbjørn Chistensen, og chefkonsulent Erik B. Christiansen, KL s Personalejuridiske Kontor. Kontorets konsulenter har erfaring med området dels igennem tidligere virke som forhandlere på driftsområderne, men også igennem mæglings- og fællesmøder og tvistløsningsforhandlinger i det fagretlige system, hvor kontoret er blevet anmodet om at bistå en kommune, som har været i konflikt med de faglige organisationer om driftsspørgsmål og budgetbesparelser. Chefkonsulent Thorbjørn Christensen har været ansat i KL siden 2003 og er den i kontoret, som har det primære ansvar for og erfaring med driftsanalyser. 7
Chefkonsulent Erik B. Christiansen har i perioden 1975 og frem til 1993 været sekretariatschef i BUPL. Fra 1993 til 2007 har Erik B. Christiansen været ansat som personalechef i Erhvervsministeriet og administrationschef i Konkurrencestyrelsen under Økonomi- og Erhvervsministeriet. Erik B. Christiansen har fra sin tid i både BUPL og Økonomi- og Erhvervsministeriet forestået flere store analyser og driftsundersøgelser. 8
5. Sammenfatning og anbefalinger Der gives først i afsnit 5.1 en række hovedanbefalinger, der er de vigtigste konklusioner på analysen, dernæst gives i afsnit 5.2 en række yderligere anbefalinger. 5.1 Hovedanbefalinger Budget og økonomi 2006 2008 samt budget 2009 Det er ikke en del af analysen at fremkomme med en revision af dagplejens budget for 2008, men i forbindelse med analysearbejdet har det været nødvendigt at få et overblik over økonomien. Dette har givet anledning til følgende bemærkninger og anbefalinger. Faxe Kommunes budget for 2008 er ikke udarbejdet på grundlag af fremskrevne nøgletal for de forskellige udgifter og indtægter. Budgettet er angivet i nettotal, hvor fx indtægterne fra lønrefusion og indtægter fra salg af pladser til andre kommuner er modregnet direkte i udgifterne. Budgettet opstillet på denne måde er et mindre velegnet styringsinstrument, idet årsagen til en forbrugsafvigelse fra budgettet ikke umiddelbart kan identificeres. Konsulenterne har med en forudsætning om uændrede forhold i antal børn og antal dagplejere - gennemført en fremskrivning af omkostningerne fra 2007 til 2008 på baggrund af omkostningsstigningen i de nye overenskomster. Fremskrivningen af regnskabsforbruget for 2007 til 2008, giver et merforbrug på ca. 1,6 mio.kr i forhold til det reviderede budget for 2008. Det har ikke været en del af analysen at frembringe et budget for 2009, men konsulenterne skal gøre opmærksom på, at der - ud over de almindelige overenskomststigninger - ved overenskomstforhandlingerne er aftalt fire bestemmelser, der træder i kraft i 2009 og som er særdeles udgiftskrævende for dagplejen. Heraf vil alene udgifterne til gæstedagpleje skønsmæssigt stige med ca. 1,2 mio. kr. om året. Konsulenterne anbefaler, at der på grundlag af en vurdering af børnetallet i 2008, regnskaberne for 2007 og regnskab for 1. halvår 2008 gennemføres en grundig budgetanalyse med henblik på en revision af budgettet for 2008 og udarbejdelse af et budget for 2009. Budgetteringen bør gennemføres som bruttobudgettering for hver enkelt omkostning og indtægt. Nettobudgettering bør ikke anvendes. 9
Vurdering af effektiviteten i administrationen Konsulenternes overordnede vurdering er, at dagplejeadministrationen i forhold til de regler, der anvendes, foregår effektivt, og at der i tilrettelæggelsen af den daglige administration kun er et begrænset effektiviseringspotentiale. Konsulenterne har beregnet den gennemsnitlige effektivitet, hvor antallet af børnepasningsdage, som de ikke fraværende dagplejere teoretisk kan udføre sammenlignes med det antal børnepasningsdage, der rent faktisk er udført i 2007. Der var i 2007 i alt 169,7 dagplejere, der i gennemsnit var på arbejde i 192,4 dage når alt fravær er fratrukket. Dette giver at dagplejerne i 2007, hvis der ikke havde været særlige ordninger, kunne have udført 130.601 børnepasningsdage. Hertil kommer, at der i 2007 er udbetalt 7.350 dispositionsvederlag svarende til yderligere 7.350 børnepasningsdage, og der skal fratrækkes de børnepasningsdage, der ikke kommer til udførelse på grund af en række særordninger. Det samlede regnestykke giver, at der i 2007 var 134.691 børnepasningsdage til rådighed hos dagplejerne. Der var i 2007 i gennemsnit indskrevet 577 børn i dagplejen i Faxe Kommune, og hvert barn havde et pasningsbehov i 2007 på i gennemsnit i 217 dage. I alt giver dette, at der i 2007 faktisk blev gennemført 125.209 børnepasningsdage. Sammenlignes de 125.209 faktisk udførte børnepasningsdage med de teoretisk mulige 134.691 børnepasningsdage får man at effektiviteten i dagplejeadministrationen er ca. 93 %. Det skal understreges, at der er tale om en gennemsnitlig beregning, der ikke tager hensyn til flere forhold, fx at de ledige pladser en bestemt dag ikke nødvendigvis er til rådighed på den dag, hvor der er brug for dem. Det er således ikke muligt at opnå en effektivitet på 100 %. Konsulenterne anbefaler, at dagplejeadministrationen gennemfører en nærmere analyse af udnyttelsesgraden i de forskellige områder i kommunen, når den nye IT-ledelsesrapportering, der muliggør dette, er implementeret i løbet af efteråret. Efter konsulenternes skøn ligger et realistisk besparelsespotentiale på den daglige administration på højest 1 1,5 dagplejerstilling i forhold til 2007. Bedre effektivitetsberegning med nyt ledelsesrapporteringssystem Denne analyse af dagplejen i Faxe omfatter ikke udarbejdelse af et 10
ledelsesrapporteringssystem. Konsulenterne har imidlertid konstateret, at Faxe Kommune ikke råder over relevante data til en detaljeret analyse af effektiviteten i dagplejeadministrationen. Konsulenterne har derfor kontaktet Unimate-Software, der har accepteret uden udgift for Faxe Kommune - at udvikle en ledelsesrapportering til det administrative IT-system, Unimate, der anvendes af dagplejeadministrationen i Faxe Kommune. Dette nye ledelsesrapporteringssystem vil muliggøre en mere detaljeret analyse af effektiviteten i dagplejeadministrationen i kommunen som helhed, i de forskellige områder og grupper samt udnyttelsen af den enkelte dagplejer. Systemet vil således muliggøre en identifikation af, hvor i kommunens områder dagplejeadministrationen kører optimalt og hvor, der er et forbedringspotentiale. Konsulenterne anbefaler, at de forskellige besparelsespotentialer i denne rapport først gennemanalyseres ved hjælp af det nye ledelsesrapporteringssystem, inden der træffes beslutning om besparelser. Dagplejernes sygefravær Dagplejernes sygefravær i 2007 i Faxe kommune ligger relativt højt, og højere end gennemsnittet for hele landet i 2006. Der findes ikke på nuværende tidspunkt umiddelbart tilgængelig statistik om sygedagenes fordeling på områder i kommunen i 2007, men den bestilte ændring af IT-dagplejesystemet med en mere hensigtsmæssig ledelsesrapportering vil muliggøre udtræk af sådanne statistikker på områder i kommunen. Ved hjælp af den nye statistik vil dagplejeadministrationen nemmere kunne identificere de områder, der er mest belastet af sygefravær. Det samlede sygefravær er faldet lidt i 2007 men tallene for 1. kvartal 2008 synes ikke at bekræfte, at der er tale om en varig nedgang i antallet af sygedage. Det er konsulenternes opfattelse, at der ligger et stort potentiale for besparelser i en nedbringelse af sygefraværet, og Faxe Kommunes netop vedtagne sygepolitik er et godt værktøj til dette, blandt andet med gennemførelse af samtaler med de dagplejere, der har længere tids sygefravær. Besparelsen ved nedsættelse af sygefraværet er meget stor. Nedsættes sygefraværet for dagplejerne i gennemsnit med en sygedag om året pr ansat spares udgiften til 170 sygedage eller ca. 225.000 kr. Sygefraværet i Faxeområdet er imidlertid særligt højt (22,1 dage/dagplejer) og satses der på at nedbringe sygefraværet i denne del af kommunen til 11
niveauet i Haslev området (14,6 dage/ansat) vil der kunne spares ca. 400 sygedage eller godt 450.000 kr. 8 Konsulenterne anbefaler, at der sker en forstærket indsats med henblik på at nedbringe sygefraværet. Indsatsen bør dels koncentrere sig om opfølgning på længerevarende sygefravær og en samtidig analyse af, om der er områder i kommunen, hvor et større arbejdspres er medvirkende til det høje sygefravær. Gæstedagplejehuse og en evt. decentralisering af dagplejetilsynet Faxe Kommune har på anlægsbudgetterne for 2009, 2010 og 2011 afsat i alt 5,0 mio. kr. til oprettelse af gæstedagplejehuse. Konsulenterne har derfor gennemgået økonomien i gæstedagplejehuse. Økonomien i gæstedagplejehuse bliver mere fordelagtige i 2009, som følge af den nye overenskomstbestemmelse om, at der altid skal udbetales dispositionsvederlag ved gæstedagpleje hos de faste dagplejere. Hertil kommer, at sygefraværet på grund af mindre belastende arbejdsbetingelser for dagplejerne må forventes at falde, hvis der oprettes gæstedagplejehuse. Der vil inden for de nuværende budgetter - tilpasset de nye overenskomster - kunne finansieres driften af 4 gæstedagplejehuse ud over de 2 huse, der allerede eksisterer. Med i alt 6 gæstedagplejehuse vil man råde over 11.544 gæstedagplejepladser om året. Skønnes det, at antallet af gæstebørnedage falder i samme omfang som antallet af sygedage falder hos dagplejerne, giver et skøn et behov for ca. 10.000 gæstedagplejepladser. Oprettelsen af 4 nye gæstesdagplejehuse vil således, når de er kørt ind, kunne dække behovet for gæstedagplejepledser.. Konsulenterne anbefaler, at Faxe Kommune går videre med planerne om at oprette et antal gæstedagplejehuse, og at der startes med at oprette gæstedagplejehus(e) i Faxeområdet, der er det område, der er mest belastet af sygdom blandt dagplejerne, og hvor den umiddelbare gevinst for arbejdsmiljø, fald i sygedage og god økonomi i gæsteplejehuse vil være størst størst. Konsulenterne anbefaler endvidere, at kommunen gennemfører en detaljeret analyse af gæstedagplejehusenes effektivitet på baggrund af data fra det nye ledelsesinformationssystem, således at der med større sikkerhed kan fastlægges i hvilket omfang og hvor, der skal oprettes yderligere gæstedagplejehuse, samt hvor mange dagplejere, der skal tilknyttes et gæstedagplejehus. Konsulenterne anbefaler desuden, at Faxe kommune i forbindelse med en evt. udbygning af antallet af gæstedagplejehuse overvejer at decentralisere 12
dagplejetilsynet til gæstedagplejehusene, og at der i forbindelse med hermed sker en revurdering af samtlige arbejdsopgaver, tilsynsopgaver og tilsynsadministration. En ny organisering af arbejdet i gæstedagplejehuse kan imidlertid kræve en forhandling og evt. indgåelse af aftale med de faglige organisationer, da det ikke nødvendigvis falder ind under de gældende overenskomster. Bedre feriekoordinering Dagplejeadministrationen udfører et stort arbejde med at koordinere forældrenes hovedferie med dagplejernes ferie, således at behovet for gæstedagpleje nedsættes. Det er imidlertid vanskeligt for dagplejeadministrationen at koordinere små ferier og enkeltfridage/feriedage. Der er et stort besparelsespotentiale, hvis det var muligt i højere grad at få forældrene til at holde ferie sammen med deres børn. Lykkes det således at få forældre og børn til at holde ferie/fri sammen i en uge mere end i dag vil der kunne opnås en besparelse, svarende til 3,7 dagplejerstillinger eller godt 1,0 mio. kr. Dette kræver uden tvivl en politisk beslutning, således at det bliver en af betingelserne i dagplejeordningen, at børnene ikke skal passes under forældrenes ferie eller i en del af denne. Konsulenterne anbefaler, at Faxe Kommune overvejer, at gøre det til en forudsætning for dagplejeordningen, at børnene ikke skal passes sammenlagt i fx 4 ugers ferie om året svarende til 4 uger af forældrenes ferie. 5.2 Andre anbefalinger og bemærkninger Kommunens visitationsregler Konsulenterne har gennemgået de af kommunalbestyrelsen vedtagne visitationsregler. Efter drøftelse med ledelsen i dagplejekontoret er det konsulenternes opfattelse, at de kommunale visitationsregler ikke giver de store problemer i administrationen af dagplejen. Ledelsen af dagplejekontoret oplyser imidlertid, at samarbejdet mellem pladsanvisningen, der er en del af borgerservice og dagplejekontoret kan forbedres i forbindelse med børnenes tildeling af plads. Konsulenterne skal desuden gøre opmærksom på, at kommunens visitationsregler ikke virker helt konsistente i deres udformning. Flere af reglerne kolliderer med hinanden, bl.a. på grund af undtagelsesregler. Konsulenterne er ikke gået 13
yderligere ind i denne problemstilling, da den ikke er omfattet af kommissioriet. Konsulenterne anbefaler, at det tages op til drøftelse mellem borgerservice og dagplejeadministrationen, hvorledes der kan ske en bedre koordinering af pladsanvisningen, således at dagplejekontoret får bedre mulighed for at anvise den bedst mulige placering af børnene i dagplejepladser. Interne visitationsregler Dagplejeadministrationen anvender ved visitationen af børnene en række særordninger/regler. De interne regler er medtaget fra de tre gamle kommuner, de er ikke nedskrevet og er ikke behandlet politisk. Konsulenterne vurderer, at de interne regler som helhed er fornuftige, og at de svarer til, hvad der i almindelighed anvendes af interne regler i andre kommuner. Konsulenterne lægger dog op til en revurdering og endelig fastlæggelse af seniorordningen for eksempel i forbindelse med fastlæggelse af en seniorordning for alle områder i kommunen. Konsulenterne anbefaler, at de interne visitationsregler tages op og beskrives i et notat, der godkendes politisk. Det anbefales specielt, at seniorordningen fastlægges mere præcist, herunder betingelserne for at blive omfattet af ordningen og det forventede omfang i Faxe Kommune. Prisen på en daginstitutionsplads I afsnit 6.4 er beregnet tre udtryk for, hvad en dagplejeplads kostede i 2006 og 2007, samt hvad den efter budgettet og det fremskrevne budget koster i 2008: 1. I beregning 1 er medtaget alle omkostninger uden modregning af indtægter. Beregningen giver således bruttoprisen på en plads uden hensyntagen til, hvordan den betales. 2. I beregning 2 er medtaget alle omkostninger men fratrukket de lønrefusioner, der modtages i forbindelse med sygdom mv. 3. I beregning 3 er medtaget alle omkostninger men fratrukket både lønrefusioner og forældrebetalinger. Denne beregning giver den budgetmæssige nettovirkning af en plads. Overenskomstens fleksibilitetsmuligheder I afsnit 6.5 gennemgås fleksibilitetsmulighederne i dagplejeoverenskomsten og det vurderes i hvilket omfang de benyttes af dagplejeadministrationen. Konsulenterne vurderer, at dagplejeadministrationen i den daglige fordeling af børnene udnytter overenskomstens regler hensigtsmæssigt. 14
Faxe Kommune anvender således systematisk de to vigtigste fleksibilitetsbestemmelser i overenskomsten: modtagelse af dispositionsbørn i ledige pladser inden for normeringen de gratis pladser og modtagelse af et 5. barn i dispositionsdagpleje ved de andre dagplejeres forfald Deltidsbørn Kommunen anvender ikke overenskomstbestemmelsen om ansættelse af dagplejere til deltidsbørn, hvor lønomkostningerne til en dagplejer er 19 % lavere. Konsulenterne anbefaler, at kommunen overvejer at anvende bestemmelsen om ansættelse af dagplejere til deltidsbørn, såfremt der i Kommunen er et forældrebehov for deltidspladser. Omkostningerne ved de administrative særordninger. Omkostningerne ved de forskellige særordninger er i afsnit 6.6 beregnet ud fra prisen på en dagplejeplads. Dagplejetilsynets arbejdstidsanvendelse Dagplejeadministrationen registrerer ikke, hvor meget tid der anvendes på de forskellige opgaver. Konsulenterne bad derfor alle ansatte i dagplejeadministrationen om at skønne, hvor meget tid de brugte på de forskellige opgaver, hvor stor en del af denne tid, som de anvendte på kørsel og hvor mange møder, de deltog i. Konsulenterne har efterfølgende bearbejdet oplysningerne fra tilsynsassistenterne, så den samlede arbejdstid svarer til den normerede. Endvidere er en række opgaver slået sammen i grupper med et samlet tidsforbrug. En stillingtagen til, om der er tale om en hensigtsmæssig fordeling af den samlede arbejdstid, og om normeringen er passende vil kræve en arbejdsgangsanalyse, der ikke er omfattet af denne rapport. Konsulenterne anbefaler, at de tre opgaver, der har det største tidsforbrug analyseres nærmere, fx ved en arbejdsgangsanalyse: Tilsynsopgaverne over for dagplejerne 24,8 % af arbejdstiden Morgentelefon, middagstelefon 9,9 % af arbejdstiden Ventelisteadministration, ind/udskrivning 5,7 % af arbejdstiden Organisation Dagplejeadministrationen med alle tilsynsassistenterne er centraliseret i Haslev 15
og der foregår ikke samadministration med daginstitutionsområdet. Opdelingen af dagplejen i grupper stammer fra de tidligere tre kommuner og det er ikke vurderet om denne opdeling er hensigtsmæssig i den nye Faxe Kommune Konsulenterne anbefaler, at kommunen på baggrund af en analyse af effektiviteten af områder og grupper (med data fra den nye ledelsesrapportering) tager op til overvejelse, om der bør ske ændringer af strukturen og gruppeinddelingen på tværs af de gamle kommunegrænser. Det bør endvidere overvejes, om der med fordel kan ske et samarbejde hen over kommunegrænserne med de tilstødende kommuner om dagplejen i yderområderne. Modeller for tilrettelæggelse af tilsynet Konsulenterne beskriver kort forskellige modeller for tilrettelæggelse af tilsynet i afsnit 6.8: Udlæggelse af tilsynet til daginstitutionerne Strukturændring af hele dagtilbudsområdet Decentralisering af dagplejetilsynet Gæstedagplejehuse med dagplejetilsynet tilknyttet Konsulenterne kan ikke anbefale, at Faxe Kommune lægger sit tilsyn med dagplejen ud til daginstitutionerne og en strukturændring, der omfatter hele dagtilbudsområdet kræver nærmere analyse. Konsulenterne kan heller ikke anbefale, at der isoleret set gennemføres en decentralisering af dagplejetilsynet. 6. Analysens resultater 6.1 Dagplejens organisatoriske forhold og økonomi Organisation Dagplejen i Faxe Kommune er inddelt i 3 områder svarende til de tre fusionerede kommuner. I hvert af de tre områder er dagplejerne inddelt i grupper, hvor det tilstræbes, at gæstebørn fordeles til dagplejerne, så de har et vist kendskab til hinanden. Der er følgende områder: 1. Faxe området Faxeladeplads Faxe by Karise området Faxeladeplads 1 Faxe by - bygruppen Karise Spjellerup Faxeladeplads 2 Faxe by - gruppe 4 Karise Sveskerne 16
Faxe by - gruppe 5 Faxe by - hvepsereden Faxe by - markgruppen Karise Tumlingerne 2. Haslev Haslev - Gransangerne Haslev - Græshopperne Haslev - Krudtuglerne Haslev - Krummerne Haslev - Lopperne Haslev - Skovtroldene Haslev - Spilopperne Haslev - Spirerne Haslev - Stjernerne Haslev - Tumlingerne Haslev/Terslev - Solstrålerne 3. Rønnedeområdet Dalby Dalby - Fredagsgruppen Dalby - Gæstehusdagplejere Dalby - Onsdagsgruppen Dalby - Tirsdagsgruppen Dalby - Torsdagsgruppen Rønnede Rønnede Gæstehusdagplejere Rønnede - Mandagsgruppen Rønnede - Onsdagsgruppen Rønnede - Tirsdagsgruppen Rønnede - Torsdagsgruppen Der var i 2007 omregnet til fuldtid alt ansat 169 dagplejere Dagplejeadministrationen med alle tilsynsassistenterne er centraliseret i Haslev, og den er normeret med 10,5 stillinger: 1 leder, 1 souschef, 7½ tilsynsassistenter og 1 kontorassistent. Der foregår ikke samadministration med daginstitutionsområdet. Opdelingen af dagplejen i grupper stammer fra de tidligere tre kommuner og det er ikke vurderet om denne opdeling er hensigtsmæssig i den nye Faxe Kommune. Dagplejen anvender imidlertid ledige pladser på tværs af strukturen. Således er bl.a. gæstehusene i Rønnede brugt til børn fra Faxeområdet. Ud fra de data, der er til rådighed har det ikke været muligt at analysere effektiviteten i dagplejeadministrationen af de forskellige områder inden for kommunen. Som det fremgår nedenfor har konsulenterne i samarbejde med Unimate Software igangsat udviklingen af en ledelsesrapportering, der vil kunne frembringe data til analyser af de ovennævnte områder. Konsulenterne anbefaler, at kommunen på baggrund af en analyse af 17
effektiviteten af områder og grupper (med data fra den nye ledelsesrapportering) tager op til overvejelse, om der bør ske ændringer af strukturen og gruppeinddelingen på tværs af de gamle kommunegrænser. Det bør endvidere overvejes, om der med fordel kan ske et samarbejde hen over kommunegrænserne med de tilstødende kommuner om dagplejen i yderområderne. Budget og økonomi 2006 2008 Analysen omfatter ikke en egentlig budgetanalyse af dagplejens budgetter, men med henblik på fastlæggelse af, hvad en dagplejeplads koster, har konsulenterne foretaget en gennemgang af budgetter og regnskaber for perioden 2006 2008. De detaljerede budgetter og regnskaber findes i bilag 2, der kun er medsendt som et elektronisk regneark. Faxe Kommunes budget for 2008 er ikke udarbejdet på grundlag af fremskrevne nøgletal for de forskellige udgifter og indtægter. Budgettet er angivet i nettotal, hvor fx indtægterne fra lønrefusion og indtægter fra salg af pladser til andre kommuner er modregnet direkte i udgifterne. Budgettet opstillet på denne måde er et mindre velegnet styringsinstrument, idet årsagen til en forbrugsafvigelse fra budgettet ikke umiddelbart kan identificeres. Konsulenterne har gennemført en fremskrivning af omkostningerne fra 2007 til 2008 på baggrund af omkostningsstigningen med de nye overenskomster. Der er regnet med uændrede forhold, herunder børnetal og antallet af dagplejere. Oversigt økonomi 2006 2008 - tusinde kroner Regnskab Forbrug 2007 Revideret Budget 2008 Fremskrevet Afvigelse forbrug budget 2008 -fremskriv. Lønudgift 53.231 52.790 55.689-2.899 Øvrig drift 1.931 1.821 1.873-52 Indtægter -14.915-14.256-15.600 1.344 Indtægt forældrebetaling -13.137-13.780-13.338-442 indtægt lønrefusioner -1.170-43 -1.201 1.159 indtægt kommuner betalinger -609 0-628 628 mm. Blokbesparelse /stordriftsfordele 0-434 -434 0 I alt nettoudgift 40.247 40.355 41.962-1.607 Der er anvendt følgende fremskrivning fra 2007 til 2008: Anvendt fremskrivning-pct Faxe Kommunes 18
2007-2008 fremskrivning Løn 4,62% 3,30% øvrig drift 1,50% 1,50% forældrebetaling 1,53% 1,53% Indtægter 3,20% 3,20% Som det ses giver en direkte fremskrivning af regnskabsforbruget for 2007 til 2008, et merforbrug på ca. 1,6 mio.kr i forhold til budgettet for 2008. Den største del af merforbruget (ca. 1. mio. kr.) skyldes de nye overenskomster, der giver en omkostningsstigning i lønudgifterne i 2008 på 3,53 % i forhold til 2007 oven i de lønstigninger på ca. 1,09 %, der ifølge FLD-statistikken allerede havde fundet sted fra 2007 til 1. kvartal 2008. Det skal understreges, at fremskrivningen er foretaget med en forudsætning om uændret børnetal og antal dagplejere. Antallet af dagplejere i 1 kvt.2008 ligger imidlertid lidt under gennemsnittet for 2007, og såfremt denne tendens fortsætter vil dette trække i den modsatte retning. Budget 2009 Det har ikke været en del af analysen at frembringe et budget for 2009, men konsulenterne skal gøre opmærksom på, at der - ud over de almindelige overenskomststigninger - ved overenskomstforhandlingerne er aftalt fire bestemmelser, der er udgiftskrævende for dagplejen. Især den første bestemmelse vil være meget udgiftskrævende i Faxe Kommune: 1. Der skal fra 1. april 2009 altid ydes dispositionsvederlag, når en dagplejer modtager børn i dispositionsdagpleje. Dette gælder også, selv om dispositionsbørnene modtages i ledige pladser, hvor et indskrevet barn er fraværende. Dette er på nuværende tidspunkt gratis. 2. Fra den 1. april 2009 indføres mulighed for, at dagplejere som er fyldt 58 år kan sige nej til at modtage børn i gæstedagpleje. 3. Fra den 1. april 2009 indføres 1. årlig ekstra afspadseringsdag 4. Fra den 1. januar 2009 indføres for seniorer over 57 år ret til et antal fraværsdage (fravær fra arbejdet med sædvanlig løn): 2 dage i det kalenderår, hvor dagplejeren fylder 58 år 3 dage i det kalenderår, hvor dagplejeren fylder 59 år 4 dage i det kalenderår, hvor dagplejeren fylder 60 år Bestemmelserne er endnu ikke beskrevet endeligt, men især den første bestemmelse om dispositionsvederlag vil blive meget omkostningskrævende. 19
Se nærmere neden for. Konsulenterne anbefaler, at der på grundlag af regnskabet for 1. halvår 2008 gennemføres en grundig budgetanalyse med henblik på en revision af budgettet for 2008 og udarbejdelse af et budget for 2009. Budgetteringen bør gennemføres som bruttobudgettering for hver enkelt omkostning og indtægt. Nettobudgettering bør ikke anvendes. 6.2 Administrationen af pladsanvisningen for dagplejen Kommunens visitationsregler Faxe kommune har besluttet en række regler for optagelse i dagtilbud. Følgende regler kan have betydning for effektiviteten i dagplejeadministrationen: Anvisning af plads til dagtilbud forestås af Den Centrale Pladsanvisning Der er pladsgaranti for børn i alderen 26 uger til afslutningen af 3. klasse. Pladsgarantien at barnet skal tilbydes plads senest 3 måneder efter barnets ansøgning om optagelse. Bliver barnet ikke tilbudt plads i den ønskede institution/dagpleje, kan forældrene ved accepten af tilbudt plads anmode om, at barnet bliver stående på ventelisten til den ønskede institution. Børn optages efter alder. Det ældste barn får først ledige plads. Borgerservice tilbyder en ledig plads til det barn, der står øverst på ventelisten Søskende har fortrinsret til plads i samme institution/dagpleje som ældre søskende er optaget i, såfremt der er en ledig plads. Børen med særlige behov.kan få plads før andre børn Fra den 1. i den måned hvor barnet bliver 3 år, tilbydes der plads i en børnehave Såfremt der ikke er plads i den ønskede institution, tilbydes aldersrelevant plads i en af kommunens øvrige institutioner inden for det skoledistrikt, hvor familien bor. Såfremt dette ikke kan tilbydes, tilstræbes det, at der i stedet tilbydes en aldersrelevant plads i en af kommunens øvrige institutioner beliggende max 10 km. fra hjemmet. Udmeldelse sker med mindst 1. måneds varsel til den 1. i måneden. Fristen på en måned følges så vidt muligt også ved overflytning internt mellem to institutioner. 20
Vurdering af kommunens visitationsregler Efter drøftelse med ledelsen i dagplejekontoret er det konsulenternes opfattelse, at de kommunale visitationsregler ikke giver de store problemer i administrationen af dagplejen. En regel, der typisk giver problemer, er afstandskriteriet, hvor der fastsættes for korte maksimale afstande fra hjemmet til den tilbudte plads. I Faxe kommune er denne afstand imidlertid ret stor, 10 km, og ikke absolut (det tilstræbes). Ledelsen i dagplejekontoret oplyser, at afstandsregelen ikke giver dem større problemer. En anden regel, er overgangen fra dagpleje til børnehave, når barnet fylder 3 år. Reglen kan give problemer, hvis der ikke er tilstrækkelig kapacitet i børnehaverne. I Faxe Kommune er der imidlertid ingen 3 årige børn i dagplejen, og ledelsen i dagplejekontoret oplyser, at reglen ikke har givet anledning til problemer. Ledelsen af dagplejekontoret oplyser imidlertid, at samarbejdet mellem pladsanvisningen, der er en del af borgerservice og dagplejekontoret kan forbedres i forbindelse med børnenes tildeling af plads. Det vil give mulighed for en bedre planlægning af arbejdet i dagplejekontoret med en mere hensigtsmæssig placering af børnene, såfremt dagplejekontoret tidligere modtager oplysninger om børn, der skal starte i dagplejen. Konsulenterne skal desuden gøre opmærksom på, at kommunens visitationsregler ikke virker helt konsistente i deres udformning. Flere af reglerne kolliderer med hinanden, så det ikke kan afgøres entydigt ud fra reglerne hvilket barn, der skal indskrives først, når der er en ledig plads. Efter dagplejeadministrationens erfaring, kan det i nogle tilfælde give anledning til misforståelser hos forældre. Konsulenterne er ikke gået yderligere ind i denne problemstilling, da den ikke er omfattet af kommissioriet. Konsulenterne har ikke inddraget kommunens visitationsregler i de efterfølgende effektivitetsberegninger. Anbefaling: Konsulenterne anbefaler, at det tages op til drøftelse mellem borgerservice og dagplejeadministrationen, hvorledes der kan ske en bedre koordinering af pladsanvisningen, således at dagplejekontoret får bedre mulighed for at anvise den bedst mulige placering af børnene i dagplejepladser. 21
Interne visitationsregler Det er over for konsulenterne oplyst, at dagplejeadministrationen ved visitationen af børnene yderligere anvender en række særordninger/regler: Nye dagplejere starter langsomt op Nye dagplejere modtager 2 børn fra den første dag. Efter 14 dage indskrives barn nr. 3 og efter yderligere 14 dage barn nr. 4. Nye dagplejere er således først oppe på fuldt børnetal efter 1. måned. I 2007 tiltrådte 17 nye dagplejere Fratrædende dagplejere Der indskrives ikke børn i en periode før en dagplejer fratræder, men de ledige pladser udnyttes i et vist omfang til dispositionsdagpleje. Der findes ikke opgørelser, men det anslås, at der i gennemsnit mistes 1 plads i 4 uger i forbindelse med en dagplejers fratræden. I 2007 fratrådte 24 dagplejere Regler om en hensigtsmæssig aldersfordeling 1. Langsom optrapning af antal børn under 1 år Der startes med 2 børn (under 1 år) og efter et par måneder op på 3 børn. 2. Antal børn under 1½ år Det tilstræbes kun at indskrive 3 børn under 1½ år hos en dagplejer Nogle dagplejere har valgt at stoppe, hvis de får mere end tre børn under 1½ år. Dagplejer over 55 år klager også, hvis de får for mange børn under 1½ år og truer med at stoppe. Ved langtidssyges tilbagekomst begrænses også antallet af børn under 1½ år. De to regler om aldersfordeling af børnene betyder ikke, at der indskrives færre end de normale 4 børn. Reglerne skal blot sikre, at enkelte dagplejere ikke har for mange meget små børn, der er forholdsvis mere plejekrævende. Børn med særlige behov tæller for 2 Der er mellem 3 og 5 børn, der har særlige behov og derfor tæller for 2. I 2007 regnes der med, at der var 4 børn med særlige behov. Dagplejer med egne trillinger Dagplejer kan være ansat til egne trillinger. Får måske gæstebarn ind, når egne trillinger er over 1½ år. Der var i 2007 1 dagplejer med trillinger. 22
Seniorordning fra 55 årsalderen, I et 6 tilfælde er indgået senioraftale med dagplejere, der er over 54 år og som har mindst 15 års anciennitet.. Aftale går ud på at seniordagplejeren har 3 børn men får løn for 4 børn, hvis de modtager et 4. barn er de første 90 gange/dage "gratis" for kommunen. Seniorordningen stammer fra den gamle Rønnede Kommune, og der er ikke taget stilling til i hvilket omfang ordningen skal bruges i den nye Faxe Kommune. Langsom start efter sygdom (fastholdelse) Dagplejere, der har været langtidssyge starter med 2 børn efter sygdom, derefter 3 og til sidst måske op på 4. Der vurderes individuelt og det bevirker 1 eller 2 ubesatte pladser i kortere eller længere perioder. Ledelsen af dagplejen peger på, at nogle af de langtidssyge kan fastholdes, hvis de ikke har så mange børn og ikke har børn under 1½ år Dagplejer fast kun have 3 børn Anvendes kun i særlige tilfælde, hvor der kan være personlige grunde til i en periode at skåne en dagplejer. I 2007 var der 1 dagplejer, der efter sådan vurdering kun havde 3 børn. Vurdering af de interne visitationsregler De interne regler er medtaget fra de tre gamle kommuner og anvendes ikke helt ensartet. Reglerne er ikke nedskrevet og er ikke behandlet politisk. Konsulenterne vurderer, at de interne regler som helhed er fornuftige, og at de svarer til, hvad der i almindelighed anvendes af interne regler i andre kommuner. Seniorordningen er dog meget gunstig for de ansatte ældre dagplejere, og det er ikke fastlagt, om den er et tilbud til alle eller hvilke betingelser, der skal være opfyldt (bortset fra aldersgrænsen), for at en dagplejer skal kunne bruge ordningen. Konsulenterne anbefaler, at de interne visitationsregler tages op og beskrives i et notat, der godkendes politisk. Det anbefales specielt, at seniorordningen fastlægges mere præcist, herunder betingelserne for at blive omfattet af ordningen og det forventede omfang i Faxe Kommune. 6.4 Prisen på en dagplejeplads Faxe Kommune har anmodet om, at det beregnes, hvad en dagplejeplads koster. I den nedenstående tabel er beregnet tre udtryk for, hvad en 23
dagplejeplads kostede i 2006 og 2007, samt hvad den efter budgettet og det fremskrevne budget koster i 2008: 4. I beregning 1 er medtaget alle omkostninger uden modregning af indtægter. Beregningen giver således bruttoprisen på en plads uden hensyntagen til, hvordan den betales. 5. I beregning 2 er medtaget alle omkostninger men fratrukket de lønrefusioner, der modtages i forbindelse med sygdom mv. 6. I beregning 3 er medtaget alle omkostninger men fratrukket både lønrefusioner og forældrebetalinger. Denne beregning giver den budgetmæssige nettovirkning af en plads. I de tre beregninger er kun medtaget de direkte omkostninger fra dagplejens budget og regnskab. Der er således ikke medtaget andele af kommunens generelle administration, fx udgifter til bogholderi, bygninger, rengørnig, direktion mv. De beregnede priser er således mest relevant i budgetmæssig sammenhæng. Ved beregning af en salgspris, fx ved salg af pladser til andre kommuner bør der beregnes en pris, der indeholder en andel af de generelle omkostninger, der formentlig vil ligge på 10 15 % af de direkte driftsomkostninger. Beregningen af den generelle pris kræver imidlertid kortlægning af hele kommunens udgiftsstruktur og ligger uden for denne analyse. Beregning af prisen for en Dagplejeplads (årets prisniveau) Gl. komm. 2006 Regnskab 2007 Rev. budget 2008 Fremskrev et 2008 Bruttoudgift 1, alle omkostninger 55.161.781 54.611.200 57.562.144 Bruttoudgift 2 (- lønrefusioner) 53.992.055 54.568.600 56.360.983 Nettoudgift (- forældrebetalinger) 39.376.188 40.855.349 40.788.700 43.023.453 Prisen for en dagplejeplads Antal dagplejepladser 590 577 577 577 1. Bruttoudgift 1, alle omkostninger 95.601 94.647 99.761 2. Bruttoudgift 2 (- lønrefusioner) 93.574 94.573 97.679 3. Nettoudgift (- forældrebetaling) 66.739 70.806 70.691 74.564 I beregningerne er ikke taget hensyn til, at udgifterne til en dagplejeplads ikke er uafhængig af, hvor mange pladser, der er i forvejen. Beregningen er en gennemsnitsberegning, hvor for eksempel udgiften til tilsynsfunktionen indgår med lige stor vægt i alle dagplejepladser. Den marginale udgift eller besparelse pr. plads ved et mindre udsving i antallet af dagplejepladser er noget mindre, idet antallet af tilsynsassistenter formentlig vil være uændret. En mere nøjagtig beregning af udgiften vil kræve, at der er 24
fastlagt en normering for antallet af tilsynsassistenter på grundlag af antallet af dagplejere. Da tilsynsassistenternes lønsum udgør 5 6 % af de samlede lønomkostninger, er der tale om et marginalt udgiftsudsving 6.5 Overenskomstens fleksibilitetsmuligheder For at vurdere ressourceudnyttelsen af dagplejen i Faxe Kommune, skal der foretages en vurdering af, om Kommunen anvender de bestemmelser i overenskomsten, der påvirker effektiviteten i dagplejeadministrationen. A. Overenskomst 2005 Følgende overenskomstbestemmelser i Dagplejeoverenskomsten 2005 påvirker effektiviteten i dagplejeadministrationen: Ansættelsesformer Ansættelse i faste stillinger og normeringstilpasning. Efter overenskomstens 2 og bemærkningerne hertil er udgangspunktet for ansættelse af dagplejere, at ansættelsen finder sted i faste stillinger på almindelige opsigelsesvilkår. Antallet af dagplejere skal svare til det normale pasningsbehov af børn indskrevet i dagplejen, herunder behovet for dispositionsdagpleje. Der vil således kunne opstå en situation, hvor en undernormering af fast ansatte dagplejere kan være i strid med overenskomstens forudsætninger. Arbejdstid og børn Dagplejere (i eget hjem) kan kun ansættes på to måder: 1. Med en ugentlig arbejdstid på 48 timer og med indtil 4 fuldtidsbørn eller 2. Med en ugentlig arbejdstid på 36 timer og med indtil 4 deltidsbørn Faxe Kommune anvender ikke dagplejere med deltidsbørn Vikaransættelser Overenskomsten peger dog på, at der kan være ekstraordinært pres på dispositionsdagplejen på grund af fx længerevarende sygdom, barselsorlov eller kursusfravær mv., hvor det kan være nødvendigt at ansætte vikarer for fastansatte dagplejere med henblik på at undgå forstyrrelser i den almindelige arbejdsplanlægning. Faxe Kommune anvender kun undtagelsesvis vikaransættelser Tidsbegrænset ansættelse Der kan etableres tidsbegrænset ansættelse af dagplerere, når der er en 25
konkret, driftsmæssig begrundelse herfor. Faxe Kommune anvender ikke tidsbegrænset ansættelse Gæstedagplejere i gæstedagplejehuse Der kan ansættes gæstedagplejere i gæstedagplejehuse (uden for eget hjem) til at modtage børn i dispositionsdagpleje. Der kan ikke indskrives faste børn i gæstedagplejehuse. Hver gæstedagplejer, der har en arbejdstid på 37 timer/uge, kan modtage op til 5 børn i gæstedagpleje. Faxe Kommune har to gæstedagplejehuse i Rønnede og Dalby og det overvejes at udvide med et antal gæstedagplejehuse(budgetlagt i budgetoverslag for 2009, 2010 og 2011). Dispositionsdagpleje Faxe kommune anvender alle reglerne om dispositionsdagpleje: Dispositionsdagpleje Dagplejeren er i forbindelse med andre dagplejeres forfald forpligtet til at modtage børn i dispositionsdagpleje. Dispositionsbørnene skal, som udgangspunkt, anvises til de øvrige faste dagplejere Dvs. hos de andre faste dagplejere i eget hjem eller hos gæstedagplejerne i gæstehuse. Dispositionsbørn i ledige pladser (inden for normeringen, 4 børn) I forbindelse fravær af de fast indskrevne børn hos en dagplejer, eller såfremt dagplejeren har indskrevet færre børn end dagplejeren modtager løn for, kan dispositionsbørn anvende de ledige pladser uden at det udløser funktionstillæg for dispositionsbørn. Udnyttelsen af disse ledige pladser er således gratis, idet der er betalt for dem via grundlønnen. Pasning af et 5. barn i dispositionsdagpleje Når dagplejeren modtager børn i dispositionsdagpleje, således at det samlede antal børn overstiger det antal, som dagplejeren modtager løn for (normalt 4 børn) udløses et funktionstillæg pr. dag Indskrivning af et 5. barn Overenskomstens forudsætning om 5 børn. Det er ikke i overenskomsten forudsat, at dagplejerne fast skal have indskrevet et 5. barn. Forudsætningen vedrører ikke, at der kan indskrives et 5. barn midlertidigt. 26
Indskrivning af et 5. barn ved udmeldelse af andet barn Når der udmeldes et barn hos en dagplejer, er den pågældende forpligtet til at modtage et 5. barn i en overgangsperiode. Modtagelse af et 5. barn, der ikke er anbragt i dagpleje Dagplejere er forpligtet til ud over de 4 faste børn i en nærmere afgrænset periode at modtage et barn, der ikke i øvrigt er anbragt i dagpleje. Aftale om modtagelse af et 5. barn Der kan indgås aftale om pasning af et 5. barn. Vilkårene aftales mellem kommunen og dagplejeren. Faxe Kommune anvender kun reglen om indskrivning af et 5. barn ved udmeldelse af et andet barn. De øvrige regler om et 5. barn anvendes ikke. Modtagelse af et gennemsnitligt antal børn Modtagelse af et gennemsnitligt antal børn ved aftale Efter overenskomstens 2 stk. 5 kan der indgås aftale med FOA om en forsøgsordning, hvor dagplejere bla. kan ansættes til at modtage gennemsnitligt 4 børn på årsbasis med periodevise variationer i børnetallet. Faxe Kommune har ikke indgået aftale om modtagelse af et gennemsnitligt antal børn. B. Overenskomst 2008 I forbindelse med overenskomstforliget i 2008 er der aftalt nogle nyebestemmelser, der har indflydelse på effektiviteten i dagplejeadministrationen. Forliget er endnu ikke udmøntet i en færdig overenskomst, så den endelige udformning af bestemmelserne og deres baggrund kendes ikke endnu. Ydelse af tillæg ved dispositionsdagpleje Der skal fra 1. april 2009 altid ydes dispositionsvederlag, når en dagplejer modtager børn i dispositionsdagpleje. Dette gælder også, selv om dispositionsbørnene modtages i ledige pladser, hvor det tidligere har været gratis. Det er mellem overenskomstens parter ikke afklaret, om der udløses et tillæg for hvert dispositionsbarn, eller om der kun i alt udløses et tillæg selv om der modtages mere end et dispositionsbarn ad gangen. I det efterfølgende lægges KL s fortolkning til grund, hvorefter at der altid kun udbetales ét tillæg. Dagplejere over 58 år nej til gæstebørn Fra den 1. april 2009 indføres mulighed for, at dagplejere som er fyldt 58 år 27
kan sige nej til at modtage børn i gæstedagpleje Seniordage til dagplejere over 57 år Fra den 1. januar 2009 indføres for seniorer over 57 år ret til et antal fraværsdage (fravær fra arbejdet med sædvanlig løn): 2 dage i det kalenderår, hvor dagplejeren fylder 58 år 3 dage i det kalenderår, hvor dagplejeren fylder 59 år 4 dage i det kalenderår, hvor dagplejeren fylder 60 år 1. årlig ekstra afspadseringsdag Fra den 1. april 2009 ydes 1 årlig ekstra afspadseringsdag for dagplejere Der vil endvidere ske en række ekstraordinære stigninger (omklassificeringer) i lønniveauet for dagplejerne fra den 1. april 2009. C. Faxe Kommunes anvendelse af overenskomstens fleksibilitet Konsulenterne vurderer, at dagplejeadministrationen i den daglige fordeling af børnene udnytter overenskomstens regler hensigtsmæssigt. Faxe Kommune anvender således systematisk de to vigtigste fleksibilitetsbestemmelser i overenskomsten: modtagelse af dispositionsbørn i ledige pladser inden for normeringen de gratis pladser og modtagelse af et 5. barn i dispositionsdagpleje ved de andre dagplejeres forfald Kommunen anvender ikke de øvrige lidt mere specielle bestemmelser om fast modtagelse af et 5. barn, formentlig fordi dette ikke er helt uden problemer. Aftale om modtagelse af et gennemsnitligt antal børn Kommunen anvender heller ikke bestemmelsen i overenskomstens 2, stk. 5 om, at der kan indgås aftale om at en dagplejer modtager 4 børn på årsbasis men med periodevise variationer i børnetallet. Bestemmelsen vil især være gunstig for kommunen, hvis der periodevis er et meget svingende behov for dagplejepladser. Konsulenterne har derfor på baggrund af oplysninger fra lønbogholderiet opstillet følgende oversigt over de udbetalte vederlag for dispositionsbørnene fordelt på måneder. meget store antal vederlag i februar skyldes formentlig indkøringsproblemer i 28
forbindelse med kommunesammenlægningen, hvor en del vederlag vedr. januar først er kommet til udbetaling i februar. (I de to hvide søjler er februar jævnet ud over januar og februar). Tages dette i betragtning er tillæggene således nogenlunde jævnt fordelt over året, dog med en top i april. Der er således ikke noget der umiddelbart tyder på, at der vil være meget store fordele forbundet med at indgå aftaler om modtagelse af et gennemsnitligt antal børn. De behandlede tal er imidlertid gennemsnitlige, og et mere detaljeret billede kunne vise, at der var dele af kommunen, hvor det kunne være relevant at indgå sådanne aftaler. En mere detaljeret analyse vil kommunen kunne foretage, når de igangsatte ændringer af IT-dagplejesystemet er gennemført. Deltidsbørn Kommunen anvender ikke overenskomstbestemmelsen om ansættelse af dagplejere til deltidsbørn. Lønomkostningerne til en dagplejer med 4 deltidsbørn er 81% af lønnen til en dagplejer med 4 fuldtidsbørn. Afhængig af lønpolitik mv. vil lønbesparelsen pr. dagplejer udgøre ca. 50.000 kr/år. Nedsættes forældrebetalingen for en deltidsplads forholdsvis med ca. 4.400 kr/år vil nettobesparelsen udgøre ca. 45.600 kr. pr. dagplejer om året. Konsulenterne anbefaler, at kommunen overvejer at anvende bestemmelsen om ansættelse af dagplejere til deltidsbørn, såfremt der i Kommunen er et forældrebehov for deltidspladser. Det anbefales videre, at kommunen, når ændringerne af IT-dagplejesystemet er gennemført, nærmere overvejer, om der er dele af kommunen, hvor det er relevant at indgå aftaler om medtagelse af et gennemsnitligt antal børn. 6.6 Effektivitetsanalyse Hvad påvirker udnyttelsen? Effektiviteten i administrationen af dagplejen kan ikke være 100 % forstået således, at alle pladser hele tiden er besat med fremmødte børn. En række forhold vil påvirke udnyttelsen af pladserne i nedadgående retning: Dagplejernes eget fravær de indskrevne dagplejebørns fravær de politiske beslutninger, der er truffet i Faxe Kommune om visitation dagplejeadministrationens interne visitations- og fordelingsregler 29
Dagplejerens eget fravær I forbindelse med udnyttelserne af ressourcerne i dagplejen er det en overenskomstmæssig forudsætning, at antallet af faste dagplejere er fastsat således at der er dækning for fravær blandt de ansatte dagplejere i følgende tilfælde: 5 ugers ferie 5 feriefridage (dagplejeren kan vælge i stedet at få timerne udbetalt, hvilket sker i et vist omfang) 6 fridage om året, jfr. overenskomstens Protokollat nr. 1 dagplejerens frafald på grund af sygdom, herunder eget barns sygdom, barselsorlov og børnepasningsorlov. Fravær hos dagplejebørnene Det indgår endvidere i vurderingen af effektiviteten i dagplejen, hvorledes de enkelte indskrevne børn faktisk benytter dagplejepladsen. I den forbindelse har det betydning: hvor mange dage har dagplejebarnet krav på at blive passet. hvor mange dage er barnet fraværende på grund af egen sygdom. hvor mange dage er barnet selv på ferie. Det to sidste forhold har Faxe Kommune ikke umiddelbart nogle registrerede tal for, hvorfor der nedenfor indlægges et skøn over dette fravær. I forbindelse med gennemførelse af analysen har konsulenterne indledt et samarbejde med leverandøren af Faxe kommunes dagpleje-administrationssystem, Unimate om en udbygning af statistikmodulerne i systemet, så der fremover vil kunne udtrækkes de nævnte oplysninger om børnenes fravær. De pågældende oplysninger vil så kunne danne grundlag for en normeringsfastsættelse i dagplejens budget for 2009, så dette sker på grundlag af det dokumenterede fravær i år 2008. Herved optimeres grundlaget for en vurdering af behovet for dagplejere (normeringsfastsættelse) og samtidig hermed fås et bedre grundlaget for budgetlægningen. På grundlag af nogle foreløbige kørsler har det været muligt manuelt at optælle, hvor mange dage børnene er fraværende på grund af sygdom. 30
Politiske og interne beslutninger, som påvirker indskrivningen Faxe Kommunes visitationsregler og de interne regler om visitation indenfor dagplejeområdet er nævnt under afsnit 6.2. Hertil kan være tomme pladser på grund af problemer i forbindelse mad pladsanvisningen fx afslag fra forældre, herunder at få kontakt til forældre og få aftalt formidlingsbesøg m.v. De vedtagne politikker begrænser og interne retningslinjer begrænser en effektiv udnyttelse af pladserne hos den enkelte dagplejer. Der er i de efterfølgende beregninger foretaget konsekvensberegninger på disse forholds betydning for tomme pladser i dagplejen. Effektiviteten i dagplejen / udnyttelse af pladserne Dagplejernes arbejdsdage og korrektion for fravær Det fravær, der er for dagplejerne i løbet af året ud fra såvel kendt frihed som dokumenterede forhold, medfører følgende vurdering af, hvor mange dage en dagplejer maksimalt kan passe børn. Som udgangspunkt er en dagplejer ansat til at udføre tjeneste i i alt 365 dage årligt. I dette sker en række fradrag: Opgørelse af gennemsnitligt antal arbejdsdage for dagplejer dage Antal dage i året 365 52 lørdag/søndage -104 9 søgne-/helligdage, som svarer til en gennemsnitlig placering af søgne-helligdagene -9 Sygefravær eget -15,19 Barns sygdom -6,75 Barselsorlov -1,41 Ferie (5 uger) -26,61 6. ferieuge (resten udbetales) -3,25 OK-fridage -6 Andet fravær -0,4 Resterende antal arbejdsdage pr år 192,4 Faxe Kommune har oplyst, at der i 2007 var et særligt stort sygefravær i dele af kommunen, og at dette forventes nedbragt på grund en række afskedigelser blandt dagplejere med særligt højt sygefravær. Det er således sandsynligt at dagplejens eget fravær fremover vil falde til under 15,19 dage dage. Pasningsbehovet og dagplejebørnenes fravær Børn, der indmeldes i dagplejen som fuldtidsbørn, har krav på pasning i alt 365 31
dage med fradrag af 104 lørdag/søndage og i gennemsnit ca. 9 søgne-/helligdage svarende til i alt 252 dage. På baggrund af ovenstående, hvor dagplejerens antal arbejdsdage er opgjort til 192,4 kan det således udledes, at dagplejebørnene som udgangspunkt skal i dispositionspleje i alt 59,6 dage om året, med mindre børnenes egen ferie, sygdom mm. falder sammen med de dage, hvor dagplejeren er fraværende. Der skal således tages højde for, at dagplejebørnene holder ferie sammen med deres forældre og derfor ikke er i dagplejen i en del af forældrenes ferie. Forældrene kan have op til 25 dages ferie og kan endvidere også have ret til de ekstra feriefridage, der er aftalt på såvel det offentlige som det private arbejdsmarked. Kommunen har oplyst, at man ikke har en oversigt over, hvordan børnene holder ferie sammen med deres forældre. Dagplejeadministrationen forsøger dog at planlægge børnenes ferie og dagplejerens ferie samtidig i det omfang, at dette kan lade sig gøre. Der regnes i det efterfølgende med, at denne koordinering lykkes i 15 dage i gennemsnit svarende til hovedferien. Endvidere skal der tages hensyn til, at dagplejebørnene er fraværende på grund af sygdom eller fordi forældrene holder dem hjemme af andre årsager. Forvaltningen har ikke umiddelbrat tilgængelige oplysninger om dagplejebørnenes gennemsnitlige fravær ud over ferie. I forbindelse med samarbejdet med Unimate Software om skabelse af en hensigtsmæssig ledelsesrapportering fra IT-dagplejesystemet er det fra nogle foreløbige udskrifter manuelt optalt at børnenes fravær i januar og februar 2008 i gennemsnit var 8 %, svarende til 20 dage om året. Dette lægges til grund i den videre analyse. Det enkelte barn vil derfor have et pasningsbehov på: Opgørelse af det gennemsnitlige antal pasningsdage/år Dage Antal mulige dage 252 Egen ferie (3 uger sammen med forældre) -15 Andet fravær (sygdom, restferiedage mv.) -20 I alt antal pasningsdage/år 217 Efter denne beregning skal hvert dagplejebarn således i gæstedagpleje i 217 192,4 = 24,5 dage om året. Da der i 2007 i gennemsnit var indskrevet 577 børn i dagpleje blev der i alt passet 14.194 børnedage i gæstedagpleje. 32
Ud af disse gæstebørnedage blev der betalt vederlag for gæsteplejen i 7350 tilfælde. I 6.844 tilfælde blev gæstebørnene således passet i ledige pladser uden betaling, svarende til ca. halvdelen af gæstedagplejen. Denne opgørelse svarer til den oplysning som konsulenterne har modtaget fra dagplejeadministrationen, om at ca. halvdelen af gæstebørnene løbende passes i ledige pladser. Effekten af de administrative retningslinjer Bortset fra reglen om hensigtsmæssig aldersfordeling af børnene betyder de interne visitationsregler en økonomisk udgift, idet de dagplejere, der er omfattet af reglerne passer færre børn end de 4, der er forudsat som det normale. I det efterfølgende beregnes, hvor mange pladser, det drejer sig om. Nye dagplejere starter langsomt op I 2007 tiltrådte 17 nye dagplejere. Indkøringen betyder, at der i 14 dage er 2 uudnyttede pladser og i 14 dage 1 plads. Der er således 30 uudnyttede børnepasningsdage pr. startende dagplejer. I 2007 var der således i alt 17x30=510 uudnyttede børnepasningsdage. Fratrædende dagplejere Der indskrives ikke børn i en periode før en dagplejer fratræder, men de ledige pladser udnyttes i et vist omfang til dispositionsdagpleje. Der findes ikke opgørelser, men det anslås, at der i gennemsnit mistes 1 plads i 4 uger i forbindelse med en dagplejers fratræden. I 2007 fratrådte 24 dagplejere. Afviklingen betyder, at der i gennemsnit i 2007 var 24x20=480 uudnyttede børnepasningsdage. Regler om en hensigtsmæssig aldersfordeling 1. Langsom optrapning af antal børn under 1 år Der startes med 2 børn (under 1 år) og efter et par måneder op på 3 børn. 2. Antal børn under 1½ år Det tilstræbes kun at indskrive 3 børn under 1½ år hos en dagplejer Nogle dagplejer har valgt at stoppe hvis de får mere end tre børn under 1½ år. Dagplejer over 55 år klager også, hvis de får for mange børn under 1½ år og truer med at stoppe. Ved langtidssyges tilbagekomst begrænses også antallet af børn under 1½ år. De to regler om aldersfordeling af børnene betyder ikke, at der indskrives færre end de normale 4 børn. Reglerne skal blot sikre, at enkelte dagplejere ikke har for mange meget små børn, der er mere plejekrævende. 33
Regelen betyder således ikke tab af børnepasningsdage. Børn med særlige behov tæller for 2 Der er løbende mellem 3 og 5 børn, der har særlige behov og derfor tæller for 2. I 2007 regnes der med, at der var 4 børn med særlige behov og at disse optog ekstra 4 pladser svarende til 4x217=868 børnepasningsdage Dagplejer med egne trillinger Dagplejer kan være ansat til egne trillinger. Får måske gæstebarn ind, når egne trillinger er over 1½ år. Der var i 2007 1 dagplejer med trillinger, der optog en ekstra plads svarende til 217 børnepasningsdage. Seniorordning I et antal tilfælde er indgået senioraftale med dagplejer. Seniorer har 3 faste børn + evt. 1 gæstebarn i op til 90 dage. Der var i 2007 i alt 6 seniorer., men da de ind imellem modtager gæstebørn regnes der med i gennemsnit 5 mistede pladser, svarende til 5x217=1085 børnepasningsdage. Langsom start efter sygdom (fastholdelse) Dagplejere, der har været langtidssyge starter med 2 børn efter sygdom så 3 og til sidst måske op på 4. Der vurderes individuelt og det bevirker 1 eller 2 ubesatte pladser i kortere eller længere perioder. Nogle af de langtidssyge kan fastholdes, hvis de ikke har så mange børn og slet ikke under 1½ år. Der var i 2007 9 langtidssyge. Der regnes med at 5 langtidssyge startede op i 2007 med i gennemsnit et barn mindre i en måned, svarende til 5x20=100 børnepasningsdage. Dagplejer fast kun have 3 børn Anvendes kun i særlige tilfælde, hvor der kan være personlige grunde til i en periode at skåne en dagplejer. I 2007 var der 1 dagplejer, der efter sådan vurdering kun havde 3 børn, svarende til en plads mindre eller 217 børnepasningsdage. Vurdering af den gennemsnitlige effektivitet Ved en vurdering af effektiviteten sammenlignes antallet af børnepasningsdage, som de ikke fraværende dagplejere teoretisk kan udføre med det antal børnepasningsdage, der rent faktisk er udført i 2007. Der var i 2007 i alt 169,7 dagplejere, der som det fremgår oven for i 34
gennemsnit var på arbejde i 192,4 dage når alt fravær er fratrukket. Alle dagplejere er ansat på 4 børnskontrakter. Dette giver at dagplejerne i 2007, hvis der ikke var særordninger, kunne udføre 130.601 børnepasningsdage. Hertil kommer, at der i 2007 er udbetalt 7.350 dispositionsvederlag svarende til yderligere 7.350 børnepasnngsdage. Herfra skal imidlertid fratrækkes de børnepasningsdage, der ikke kommer til udførelse på grund af særordningerne. Det samlede regnestykke kommer herefter til at se således ud: Børnepasningsdage til rådighed i 2007 Børnepasningsdage Dagplejere i 2007 130.601 Dispositionsvederlag 7.350 Nye dagplejere, nedsat børnetal -510 Fratrædende fradrag -480 Børn med særlige behov -868 Trillinger -217 Seniorer -1.085 Opstart sygdom, nedsat børnetal -100 I alt børnepasningsdage i 2007 134.691 Der var i 2007 i gennemsnit indskrevet 577 børn i dagplejen i Faxe Kommune. Som det fremgår af det foranstående fremmødte hvert barn i 2007 i gennemsnit i 217 dage. I alt giver dette, at der i 2007 faktisk blev gennemført 125.209 børnepasningsdage. Sammenlignes de 125.209 faktisk udførte børnepasningsdage med de teoretisk mulige 134.691 børnepasningsdage får man at effektiviteten i dagplejeadministrationen er ca. 125.209/134.691 = 93 %. De gennemsnitligt regnet 9.482 børnepasningsdage, der teoretisk ikke blev udnyttet i 2007 svarede til 12,6 dagplejerstillinger De gennemsnitlige beregninger synes at vise, at der kan være et vist men ikke stort effektiviseringspotentiale i dagplejeadministrationen. Det skal understreges, at der er tale om en gennemsnitlig beregning, der ikke kan tage hensyn til flere forhold. Ledige pladser kan kun udnyttes, hvis der er børn, der skal passes netop på den samme dag, så effektiviteten kan nødvendigvis ikke være 100 %. Der er også et vist hensyn at tage til borgerne i anvisningen af gæstepladser. Hvis der er meget langt til en gratis plads kan det være hensigtsmæssigt at anvise en nærmere plads som det 5. barn med udløsning af betaling til dagplejeren 35
På den anden side vil der være en række tilfælde, hvor en dagplejer og de indskrevne børn hos den pågældende samtidig er fraværende. Faxe Kommune har imidlertid ikke på nuværende tidspunkt oplysninger, der kan belyse disse forhold. Med den udviklede ledelsesrapportering til IT- dagplejeststemet (som beskrevet nedenfor) vil det blive muligt at gennemføre en sådan detaljeret analyse. Efter konsulenternes skøn ligger et realistisk besparelsespotentiale på 1 1½ stillinger. Konsulenterne indstiller, at dagplejeadministrationen gennemfører en nærmere analyse af udnyttelsesgraden i de forskellige områder i kommunen, når den nye ledelsesrapportering er på plads. Omkostningerne ved særordningerne Omkostningerne ved de forskellige særordninger kan beregnes ud fra prisen på en dagplejeplads: Omkostningsberegning særordninger Børnepasn ingsdage Omkostning I 2007 niveau Udgift pr plads 217 70.806 Udgift pr børnedag 1 326 Nye dagplejere, nedsat børnetal -510-166.410 Fratrædende dagplejere -480-156.622 Børn med særlige behov -868-283.224 Trillinger -217-70.806 Seniorer (6) -1.085-354.030 Opstart sygdom, nedsat børnetal -100-32.629 Som det ses, er det først fremmest seniorordningen, der er omkostningstung. Der er imidlertid nogle forhold, der bør tages med i vurderingen af ordningen. Dels er dagplejerne skatteborgere i kommunen, og kommunen kan have en interesse i at de har et vist indtægtsgrundlag, der kommer til beskatning. Endvidere medvirker seniorordningen til at dagplejerne har et beskæftigelsesgrundlag, der er medvirkende til at gøre dem efterlønsberettigede (statslig udgift) med deraf følgende skatteindtægter og evt. mindre sociale udgifter for kommunen på et senere tidspunkt. Dispositionsdagpleje i forhold til faste stillinger Udgiften til dispositionsdagpleje var i 2007 kr.: 1.805.955 svarende til 7350 tillæg. Med 4 børn pr dagplejer, der arbejder effektivt i 192,4 dage om året 36
svarer dette antal tillæg til 9,5 stillinger. Den gennemsnitlige løn eksklusiv dispositionsvederlag var for en dagplejer i 2007 kr.: 277.356. For de samlede udgifter til dispositionsvederlag, kr.: 1.805.955 ville der således kun kunne oprettes ca. 6 dagplejestillinger. Ved den udstrakte anvendelse af dispositionsdagpleje i stedet for faste stillinger var mindreudgiften i 2007 således direkte beregnet 3,5 stillinger svarende til ca. 970.000 kr. Det hører dog med til denne beregning, at den udstrakte anvendelse af dispositionsdagpleje lægger et større pres på dagplejerne og derfor formentlig vil bevirke et lidt større fravær, der udhuler besparelsen. Omvendt er anvendelsen af dispositionsdagpleje meget smidig og medvirker til en effektivisering af administrationen. Ny ledelsesrapportering, Unimate dagplejesystemet Analysen af dagplejen i Faxe omfatter ikke udarbejdelse af et ledelsesrapporteringssystem. Konsulenterne har imidlertid konstateret, at Faxe Kommune ikke råder over relevante data til en detaljeret analyse af effektiviteten i dagplejeadministrationen. Konsulenterne har derfor kontaktet Unimate-Software, der har accepteret uden udgift for Faxe Kommune - at udvikle en ledelsesrapportering til det administrative IT-system Unimate, der anvendes af dagplejeadministrationen i Faxe Kommune. Konsulenterne har herefter udarbejdet en kravsspecifikation til ledelsesrapporteringen, der findes som bilag 5. Unimate-Software har endnu ikke afsluttet udviklingen af programmerne, men konsulenterne har udarbejdet en fejlrapport til den første kørsel med systemet. Der var desværre så mange fejl i det udarbejdede, at det ikke har været muligt at basere denne rapport på disse data. Dette nye ledelsesrapporteringssystem vil muliggøre en mere detaljeret analyse af effektiviteten i dagplejeadministrationen i kommunen som helhed, i de forskellige områder og grupper samt udnyttelsen af den enkelte dagplejer. Systemet vil således muliggøre en identifikation af, hvor i kommunens områder dagplejeadministrationen kører optimalt og hvor, der er et forbedringspotentiale. Analyse af sygefraværet Dagplejernes sygefravær i Faxe kommune ligger relativt højt, og højere end 37
gennemsnittet for hele landet i 2006. sygedage Sygefravær Antal sygedage sygedage Dagplejere ansatte pr. ansat i pct. i alt Faxe 2006 55,9 22,1 9,7 1235 Haslev 2006 83,5 14,6 6,4 1219 Rønnede 2006 25,7 7,2 3,2 184 De tre kommuner 2006 165,0 16,0 7,0 2638 Faxe kommune 2007 169,7 15,2 5,8 2577 Faxe kommune 1. Kvt 2008 166,7 5,7 9,4 957 Dagplejere i alle kommuner 2006 19.384 15,1 - Kommunalt personale i alt 2006 512.061 13,3 - Antallet af sygedage i 2006 i Faxe området ligger særligt højt medens det er særligt lavt i Rønnede området. Dette hænger formentlig sammen med, at der i Rønnedeområdet er gæstedagplejehuse, således at der kun i begrænset omfang anvendes gæstedagpleje hos de faste dagplejere. Der findes ikke på nuværende tidspunkt umiddelbart tilgængelig statistik om sygedagenes fordeling på områder i kommunen i 2007, men den bestilte ændring af Unimate dagplejesystemet med en mere hensigtsmæssig ledelsesrapportering vil muliggøre udtræk af sådanne statistikker på områder i kommunen. Ved hjælp af den nye statistik vil dagplejeadministrationen kunne identificere de områder, der er mest belastet af sygefravær. Det samlede sygefravær er faldet lidt i 2007 men tallene for 1. kvartal 2008, der er helt oppe på 9,4 %, synes ikke at bekræfte, at der er tale om en varig nedgang i antallet af sygedage. Det er konsulenternes opfattelse, at der ligger et stort potentiale for besparelser i en nedbringelse af sygefraværet, og Faxe Kommunes netop vedtagne sygepolitik er et godt værktøj til dette, blandt andet med gennemførelse af samtaler med dagplejere, der har længere tids sygefravær. Konsulenterne vil endvidere pege på, at det som det allerede sker i et vist omfang er vigtigt, at bestemte dagplejere ikke belastes med 5. gæstebørn i meget stort omfang. Besparelsen ved nedsættelse af sygefraværet er meget stor. Nedsættes sygefraværet i gennemsnit med en sygedag pr ansat spares i alt udgiften til 170 sygedage svarende til 0,88 stilling eller kr. 245.000. Herfra skal imidlertid trækkes den del af sygedagpengene, der dækkes af staten, ca. 20.000 kr. I runde 38
tal vil besparelsen for kommunen således være ca. 225.000 kr., hvoraf ca. 20.000 kr. vil blive udløst i kommunens dagpengeafdeling. Satses på, at nedbringe sygefraværet i den del af kommunen, hvor det er størst, i Faxeområdet (22,1 dage/ansat) til niveauet i Haslev området (14,6 dage/ansat) vil kunne spares ca. 400 sygedage svarende til godt 2 dagplejestillinger eller godt 450.000 kr. Konsulenterne anbefaler, at der sker en forstærket indsats med henblik på at nedbringe sygefraværet. Indsatsen bør dels koncentrere sig om opfølgning på længerevarende sygefravær og en samtidig analyse af, om der er områder i kommunen, hvor et større arbejdspres er medvirkende til det høje sygefravær. Bedre feriekoordinering Det er en generel erfaring inden for børnepasningsområdet, at forældrene i et vist omfang holder ferie uden at deres børn hjemtages fra pasningsordningen. Der er ikke statistikker, der belyser dette forhold. Dagplejeadministrationen udfører et stort arbejde med at koordinere forældrenes hovedferie med dagplejernes ferie, således at behovet for gæstedagpleje nedsættes. Det er imidlertid vanskeligt for dagplejeadministrationen at koordinere små ferier og enkeltfridage/feriedage. Der er et stort besparelsespotentiale, hvis det er muligt i højere grad at få forældrene til at holde ferie sammen med deres børn. Lykkes det således at få forældre og børn til at holde ferie sammen i en uge mere end i dag vil der blive frigjort 577 x 5 = 2.885 børnepasningsdage, svarende til 3,7 dagplejerstillinger eller ca. 1,0 mio. kr. Dette kræver formentlig en politisk beslutning, således at det bliver en af betingelserne i dagplejeordningen, at det forudsættes, at børnene ikke skal passes under forældrenes ferie. En beslutning kunne fx gå på, at forældrene ved indmeldelsen fik at vide, at det var en forudsætning, at børnene ikke skulle passes under forældrenes ferie i et minimum antal uger, der fx kunne være 4 uger. Konsulenterne anbefaler, at Faxe Kommune overvejer, at gøre det til en forudsætning for dagplejeordningen, at børnene ikke skal passes sammenlagt i fx 4 ugers ferie om året svarende til 4 uger af forældrenes ferie. 39
6.7 Tilrettelæggelse af dagplejetilsynet Dagplejetilsynets arbejdstidsanvendelse Dagplejeadministrationen anvender ikke tidsregistrering, hvor det løbende registreres, hvor meget tid der anvendes på de forskellige opgaver. Konsulenterne udarbejdede derfor et skema med en oplistning af 38 arbejdsopgaver og bad alle ansatte i dagplejeadministrationen om at angive ved et skøn, hvor meget tid de brugte på de forskellige opgaver, hvor stor en del af denne tid, som de anvendte på kørsel og hvor mange møder, de deltog i. Skønnet skulle gå på, hvad de ud fra deres erfaringer fra 2007 forventede at bruge af tid på opgaverne i 2008. I vurderingen ville således ligge et element af, hvad man skønnede, der burde være tid til. Arbejdstiden i de udfyldte skemaer summede imidlertid op til en samlet arbejdstid, der lå ca. 10 % over den normerede arbejdstid. Konsulenterne har så efterfølgende bearbejdet registreringerne for tilsynsassistenterne, så den samlede arbejdstid svarer til den normerede. Endvidere er en række opgaver slået sammen i grupper med et samlet tidsforbrug. Specielt hvad angår kørslen er denne i forhold til det udfyldte reduceret med ca. 1/3. Dette er beregnet ud fra lønningsbogholderiets oplysninger over kørte kilometer i 2007, hvor det angivne tidsforbrug ville betyde, at der var kørt med ca. 40 km/t i gennemsnit. Der er i stedet regnet med, at der køres med 60 km/t i gennemsnit. Resultatet for tilsynsassistenterne ses i skemaet neden for. maerne for leder, souschef og Hkér er ikke bearbejdet. De vedhæftes som bilag 3. Som det ses skal der også i disse tilfælde ske en reduktion af det samlede timetal. En stillingtagen til, om der er tale om en hensigtsmæssig fordeling af den samlede arbejdstid, og om normeringen er passende vil kræve en arbejdsgangsanalyse, der ikke er omfattet af denne rapport. Konsulenterne anbefaler, at de tre opgaver, der har et stort tidsforbrug analyseres nærmere, fx ved en arbejdsgangsanalyse: Tilsynsopgaverne over for dagplejerne 24,8 % af tiden Morgentelefon, middagstelefon 9,9 % af arbejdstiden Ventelisteadministration, ind/udskrivning 5,7 % af arbejdstiden 40
6.8 Forskellige modeller for tilrettelæggelse af tilsynet Udlæggelse af tilsynet til daginstitutionerne Nogle få komuner har udlagt deres tilsyn med dagplejen til daginstitutionerne, hvor den varetages af instutionens leder og pædagogiske personale. Der er begrænsede erfaringer med denne organisering af tilsynet, men det overordnede indtryk er, at der dels er tale om en mere udgiftskrævende løsning, og at der sker et tab af faglig kompetence i tilsynet som følge af spredningen. Konsulenterne kan derfor ikke anbefale, at Faxe Kommune lægger sit tilsyn med dagplejen ud til daginstitutionerne. Strukturændring af hele dagtilbudsområdet Nogle, fortrinsvis store kommuner har decentraliseret hele deres dagtilbudsområde til områder i kommunen med en samlet ledelse i hvert område. En sådan løsning, der involverer hele dagtilbudsområdet vil kræve en nærmere analyse, hvor hele daginstitutionsområdet mv. inddrages. Udviklingen af en sådan model er ikke omfattet af denne analyse, men KL har erfaringer fra arbejde med sådanne modeller Decentralisering af dagplejetilsynet Det har i Faxe kommune været drøftet, om der burde ske en decentralisering af dagplejetilsynet til et antal områder i kommunen, dels for at spare en del kørsel og dels for at opnå en tættere samarbejdsflade mellem dagplejere og tilsyn. I forbindelse med opgørelsen af dagplejetilsynets arbejdstid er det også opgjort, hvor meget tid, der anvendes på kørsel. Det er konsulenternes vurdering, at tilsynet (leder, souschef og tilsynsassistenter) anvender lidt under 400 timers arbejdstid på kørsel om året. Der blev i 2007 i alt kørt 23.600 km og udbetalt ca.65.000 kr. i km godtgørelse. Denne kørsel vil naturligvis blive reduceret såfremt dagplejetilsynet bliver decentraliseret til et antal områder i kommunen. Til gengæld vil der komme kørsel til centrale koordinerende møder i stedet for (der holdes i dag ugentlige koordineringsmøder). Så den samlede tid og omkostninger til kørsel vil formentlig ikke blive væsentlig reduceret. 41
Samtidig vil en decentralisering uden sammenhæng med andre forhold formentlig give en række koordineringsproblemer og tab af det tætte samarbejde, der i dag er mellem ledelse, tilsynsassistenter og tilsynsassistenter indbyrdes. Konsulenterne vil derfor ikke anbefale, at der isoleret set gennemføres en decentralisering af dagplejetilsynet Gæstedagplejehuse med tilsynsassistenter tilknyttet Faxe Kommune har i budgetoverslagene for 2009, 2010 og 2011 afsat i alt 5,0 mio. kr. til oprettelse af gæstedagplejehuse. I det efterfølgende afsnit gennemgås derfor økonomien i gæstedagplejehuse. Afsnittet viser, at der fra 2009 vil være god økonomi i driften af gæstedagplejehusene. I forbindelse med oprettelse af gæstedagplejehuse, der vil give dagplejerne en stærkere tilknytning til hinanden og gæstedagplejerne i gæstehuset kan det overvejes, at decentralisere hele eller dele af tilsynet til gæstedagplejehusene. Kommunen bør imidlertid denne sammenhæng overveje alle tilsynsopgaverne og tilsynsadministrationen sammen med gæstedagplejehusets funktion og arbejdsopgaver. Består et gæstedagplejehus for eksempel af to gæstedagplejere og en eller to tilsynsassistenter kan det overvejes at se på faggrænserne mellem grupperne. Er der fx visse af tilsynsopgaverne eller tilsynsadministrationen, der kan udføres af gæstedagplejerne i de perioder, hvor der ikke er så mange børn i gæstehuset. Tilsvarende kunne det overvejes, om tilsynsassistenterne i de perioder, hvor der var mange gæstebørn i gæstehuset kunne deltage i pasningen af børnene. En sådan organisering af arbejdet i gæstedagplejehuse vil imidlertid kræve en forhandling og evt. indgåelse af aftale med de faglige organisationer, da det ikke umiddelbart falder ind under de gældende overenskomster. Ved oprettelse af gæstedagplejehusene må det bl.a. på grund af et faldende sygefravær blandt dagplejerne - forventes, at administrationen af gæstedagplejen vil blive væsentligt lettet. Konsulenterne anbefaler, at Faxe kommune i forbindelse med en evt. udbygning af antallet af gæstedagplejehuse overvejer at decentralisere dagplejetilsynet til gæstedagplejehusene, og at der i forbindelse med hermed sker en revurdering af samtlige arbejdsopgaver, tilsynsopgaver og 42
tilsynsadministration. Gæstedagplejehuse økonomi Faxe Kommune har selv erfaringer med gæstedagplejshuse, idet der i Rønnedeområdet er to gæstedagplejehuse. Kommunen har desuden i budgetoverslagene for 2009, 2010 og 2011 afsat rammebeløb til oprettelse af flere gæstedagplejehuse. Ifølge dagplejeoverenskomstens protokollat 3 om gæstedagplejehuse kan der ikke indskrives faste børn i gæstedagplejehuse. Gæstedagplejerne er ansat med en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på 37 timer, i det store hele samme løn og øvrige forhold som de almindelige dagplejere. Gæstedagplejerne er (hver) forpligtet til at modtage op til 5 børn i gæstedagpleje. I Faxe kommune er der i hver af de to gæstedagplejehuse ansat 2 gæstedagplejere. Faxe Kommune har ikke data, der kan danne baggrund for en detaljeret effektivitetsanalyse af de to områder, hvor der er gæstedagplejehuse, men den igangsatte ændring af ledelsesrapporteringen vil give data, der vil muliggøre en sådan analyse. Dagplejeadministrationen har imidlertid opgjort, hvor mange dispositionsvederlag, der er blevet udbetalt i de 3 områder i kommunen: Som det ses af oversigten udbetales der næsten ikke tillæg i Rønnede-området, hvor der er gæstedagplejehuse. Omregner man de 4 gæstedagplejere til 5 tillæg for hver gæstedagplejer, er der stadig tale om betydelig færre tillæg i dette område. Dette kan skyldes det meget lavere sygefravær i området, men det kan ikke sluttes med sikker hed, at der er tale om lavere samlede omkostninger, idet effektiviteten af de faste dagplejere ikke indgår. En sammenligning af lønomkostningerne pr indskrevet barn i de tre gamle kommuner viser således, at Rønnede Kommune havde den største lønudgift pr barn af de tre gamle kommuner. 43
Den høje lønudgift pr barn i Gl. Rønnede kommune kan imidlertid også delvist skyldes, at der var færre børn i dagpleje end i de to andre kommuner, idet lønudgifterne for 2006 indeholder løn til dagplejetilsynet, der vejer forholdsvis tungere i en lille kommune. Gæstedagplejehuse bliver imidlertid mere fordelagtige i 2009, som følge af den nye overenskomstbestemmelse om, at der skal udbetales dispositionsvederlag ved gæstedagpleje hos de faste dagplejere, selv om barnet er gæst i en ledig plads (fx hvor det faste barn er fraværende). Som det fremgår af effektivitetsanalyseafsnittet anbringes der børn i gæstedagpleje i ledige pladser i lige så stort omfang som der anvendes 5. børns pladser, der udløser tillæg efter de nugældende regler. Regnes der med, at der fra 2009 skal betales i 2/3 af tilfældene, hvor der er tale om ledige pladser vil den samlede udgift til gæstedagpleje stige med 2/3 af 1,8 mio. kr. = 1,2 mio. kr. (2007 niveau) Den samlede årlige udgift til gæstedagplejevederlag vil derfor fra 2009 blive ca. 3,0 mio. kr., hvis der fortsættes med den samme struktur for gæstedagplejen som i dag. Hertil kommer, at sygefraværet på grund af mindre belastende arbejdsbetingelser må forventes at falde, jfr. det foran stående afsnit om sygefravær. Det er imidlertid ikke reelt at lægge hele faldet i sygelighed til grund. Det store sygefravær i Faxeområdet vil med en målrettet indsats under alle omstændigheder kunne nedbringes til gennemsnittet. Derimod må det særligt lave sygefravær I Rønnedeområdet i høj grad tilskrives de mindre belastende arbejdsforhold, som gæstedagplejehusene giver. Ser man bort fra den del af sygefraværet i Faxeområdet, der ligger over Haslevområdets niveau, og regnes der derefter med, at den resterende del af sygefraværet bliver halveret får man et fald i antallet af sygedage som følge af 44