ÅRSBERETNING 2011 Retten i Esbjerg

ÅRSBERETNING 2011 Retten i Esbjerg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012

Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Esbjerg udøver dømmende myndighed og løser hertil knyttede opgaver, herunder skifteret, fogedret og administration. Retten i Esbjerg omfatter Varde, Fanø, Esbjerg og Vejen kommuner med et indbyggertal på ca. 210.000. Retten i Esbjerg består af 1 retspræsident, 7 dommere, 8 retsassessorer/dommerfuldmægtige, 1 administrationschef, ca. 40 kontormedarbejdere, elever, servicemedarbejdere og 1 vagt. Retten har derudover et antal stævningsmænd, der er beskikket til at forkynde indkaldelser til visse retsmøder(ikke domsmandssager). 2. Resultater i 2011 Retten i Esbjerg har som i tidligere år DOMHUS-modellen som en fælles ramme for rettens helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2011 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME 2011 har været præget af nedbringelse af sagsbunker og sagsbehandlingstider, kvalitetsprojekter, opfølgning på trivselsundersøgelsen 2010 og styrkelse af lokalområdets kendskab til domstolene. Det fremgår af følgende:

3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Samlet produktion Ret Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 RET 103,6 104,4 109,2 104,4 112,3 110,0 105,6 104,9 112,4 117,1 118,2 118,6 BYRETTERNE 100,0 101,8 100,0 99,6 100,0 104,1 100,0 94,1 100,0 106,3 100,0 106,2 Retten i Esbjerg 94,9 103,5 88,4 99,4 83,9 102,5 91,0 90,0 101,3 109,2 118,9 121,1 Rettens samlede produktivitet er steget fra 2010 til 2011 med 9,1 pct. Aktivitet ved retten målt som vægtede afsluttede sager Ret Samlet Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 BYRETTERNE 782.220 775.132 161.976 165.778 70.354 67.432 417.392 411.677 76.486 75.808 63.901 63.906 Retten i Esbjerg 25.369 25.699 5.662 6.083 1.980 1.935 12.939 12.693 2.836 2.809 1.700 1.617 Straffesager Antallet af vægtede afsluttede straffesager er steget fra 2010 til 2011 med 7,4 pct. Retten har også i 2011 været påvirket af nogle forhold i samarbejdet mellem retten og anklagemyndigheden. Retten har således bl.a. oplevet, at anklagemyndigheden ikke har haft kapacitet til at give møde i det antal af straffesager, som anklagemyndigheden har sendt til retten, og at anklagemyndigheden ikke har kunnet foretage forkyndelse i et stort antal sager. Det har bl.a. bevirket, at retten har måttet foretage omberammelse af en lang række sager (i størrelsesordnen 18 pct. af de modtagne domsmandssager), og at retten da sagerne på grund af den centrale berammelse ofte omberammes til en anden jurist unødigt har anvendt juristressourcer på forberedelse af straffesager. Civile sager Antallet af vægtede afsluttede civile sager er faldet fra 2010 til 2011 med 2,3 pct. Som nævnt ovenfor har en række forhold i 2011 ført til, at retten har måttet omberamme og bruge unødige juristressourcer på straffesagerne i 2011, hvilke sammen med anmodninger om omberammelser fra advokaterne kan have påvirket produktiviteten på civilsagsområdet. Fogedsager Antallet af vægtede fogedsager er faldet fra 2010 til 2011 med 1,9 pct. Den samlede produktivitet for fogedsager ligger over gennemsnittet for byretterne. Skiftesager Antallet af vægtede afsluttede skiftesager er faldet fra 2010 til 2011 med 1,0 pct. Den samlede produktivitet for skiftesager ligger over gennemsnittet for skifteretterne og den 5. bedste skifteret. Notarialforretninger Antallet af notarialforretninger er faldet fra 2010 til 2011 med 4,9 pct.

4 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Straffesager Målopfyldelse for straffesager (pct) Ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 <4 MDR. <6 MDR. <3 MDR. <6 MDR. <2 MDR. <6 MDR. <2 MDR. <6 MDR. MÅL (procent) 60 60 80 80 58 65 83 90 56 65 95 95 48 62 72 90 BYRETTERNE 36,2 43,1 65,4 70,7 47,2 53,4 72,5 77,4 49,2 62,2 87,8 92,7 38,2 49,1 73,4 83,4 RET 100,0 100,0 100,0 100,0 60,7 69,4 87,0 90,5 74,4 79,4 95,4 97,6 50,8 63,7 92,1 96,3 Retten i Esbjerg 0,0 83,3 100,0 100,0 44,5 42,4 82,5 79,8 36,7 78,2 91,1 96,4 66,1 63,3 92,1 96,3 Målopfyldelse for straffesager (pct) fortsat Ret Voldssager Voldtægtssager 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 <37 DG. <2 MDR. <37 DG. <2 MDR. MÅL (procent) 50 60 70 75 45 55 64 75 BYRETTERNE 43,2 53,7 58,1 68,1 34,3 24,2 58,2 50,0 RET 57,3 70,0 67,9 82,4 50,0 37,5 100,0 75,0 Retten i Esbjerg 39,1 31,9 46,4 53,2 50,0 20,0 50,0 40,0 Sagsbehandlingstid for straffesager mål i dage Ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 RET 101 85 96 89 60 46 77 65 BYRETTERNE 154 176 156 135 99 75 141 110 Retten i Esbjerg 151 107 131 134 94 46 67 65 For nævningesager og sager uden domsmænds vedkommende oplevede retten fra 2010 til 2011 et markant fald i sagsbehandlingstiden på henholdsvis 29 pct. og 51 pct., hvorimod sagsbehandlingstiden for domsmandssager og tilståelsessagers vedkommende i 2011 var på niveau eller tæt på niveau med sagsbehandlingstiden i 2010. For nævningesager, sager uden domsmænd og tilståelsessager har retten opfyldt de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden på de pågældende områder. For domsmandssager, voldssagers og voldtægtssagers vedkommende opfylder sagsbehandlingstiden imidlertid fortsat ikke de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden på de pågældende områder. Som nævnt ovenfor har retten i 2011 været påvirket af bl.a. en svigtende anklagerkapacitet og manglende forkyndelser med deraf følgende omberammelse, hvilket sammen med forsvarernes forhold især har medvirket til den manglende målopfyldelse på områderne.

5 Civile sager Målopfyldelse for civilesager (pct) Ret "Tunge" almindelige sager Øvrige almindelige sager Alle almindelige civile sager Ægteskabssager Forældreansvarssager 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 <15 MDR. <18 MDR. <12 MDR. <15 MDR. <6 MDR. <12 MDR. <4 MDR. <6 MDR. <6 MDR. <8 MDR. MÅL (procent) 40 45 60 60 45 60 60 72 55 70 70 85 40 56 75 83 55 60 73 75 BYRETTERNE 42,5 37,8 59,2 51,7 30,9 30,1 48,6 45,9 68,0 67,4 83,8 83,6 46,0 52,7 71,5 75,9 48,9 52,6 67,5 70,8 RET 55,6 50,0 67,7 64,5 50,0 47,5 60,0 63,4 72,9 72,3 87,9 86,9 63,3 68,8 83,3 89,3 65,8 65,6 78,1 80,6 Retten i Esbjerg 27,3 14,3 27,3 42,9 29,5 33,7 47,2 50,0 68,7 65,6 82,5 82,2 66,0 51,9 84,9 81,8 51,3 58,5 65,0 73,4 1) Målene for de enkelte sagstyper er opstillet i samarbejde med byretterne. Generelt er målene opstillet i forhold til hovedforhandlede sager. 2) Ved "tunge" almindelige sager forstås sager, der er behandlet kollegialt, med en værdi på mere end 1 mio. kr. eller rubriceret som forvaltningssag (det offentlige er part eller der er tale om en advokatnævnssag). Ved "Øvrige almindelige sager" forstås almindelige sager, der ikke er "tunge". Boligretssager og småsager inkluderes ikke. 3) Ved alle almindelige civile sager forstås både sager med og uden hovedforhandling, herunder udeblivelsesdomme, forligte sager, henviste sager og afviste sager, ligesom alle sager med forhandlingsmaksime (almindelige sager, boligretssager og småsager) er inkluderede. 4) Forældreansvarssager inkluderer hovedforhandlede sager, sager sluttet efter forlig og sager sluttet efter retsmægling. Sagsbehandlingstiden for civilesager målt i dage Ret Hovedforhandlede almindelige sager Hovedforhandlede boligretssager Hovedforhandlede småsager Alle civile sager m. forhandlingsmaksime Alle ægteskabssager Alle forældreansvarssager 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 RET 480 493 349 406 257 251 163 180 113 100 155 144 BYRETTERNE 552 581 532 537 328 315 195 202 150 136 183 171 Retten i Esbjerg 561 628 324 300 259 258 192 222 126 121 190 164 1) Alle civile sager med forhandlingsmaksime inkluderer sagstyperne almindelige sager, boligretssager og småsager. For de almindelige civile sagers vedkommende ligger retten tæt på niveau med landsgennemsnittet for alle retter og tæt på målet for sagsbehandlingstiden. Retten har 2011 haft fokus på at gennemføre gamle civile sager, hvorfor sagsbehandlingstiden steg fra 2010 til 2011 med 11,9 pct., ligesom retten for at effektivisere småsagsområdet har udskilt behandlingen af disse sager, således at koordineringen og behandlingen af disse sager i hovedsagen varetages af én jurist og retssekretærer. Fogedsager Målopfyldelse for foged sager (pct) 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 <2 MDR. <4 MDR. <2 MDR. <4 MDR. <2 MDR. <4 MDR. MÅL (procent) 60 72 85 93 70 80 93 97 45 55 78 85 BYRETTERNE 45,8 57,1 75,6 85,1 66,0 71,4 89,1 93,4 46,4 57,8 76,6 85,4 RET 72,2 77,4 91,8 94,6 87,3 89,3 97,2 98,2 70,3 76,4 93,7 94,1 Retten i Esbjerg 76,8 67,7 92,1 92,0 91,9 89,6 97,2 97,3 79,0 72,8 93,9 93,1

6 Sagsbehandlingstiden for fogedsager målt i dage Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 RET 57 49 38 36 57 52 81 76 BYRETTERNE 90 75 59 53 98 80 114 98 Retten i Esbjerg 51 57 35 36 54 58 90 90 For særlige fogedsagers og betalingskravs vedkommende ligger retten over målet for sagsbehandlingstiden. For alm. fogedsagers vedkommende ligger retten over niveauet for landsgennemsnittet for alle retter og under niveauet for de centrale mål for sagsbehandlingstiden. For tvangsauktioners vedkommende ligger rettens sagsbehandlingstid på niveau med 2010 og over niveauet for landsgennemsnittet for alle retter. Skiftesager Sagsbehandlingstiden for skiftesager målt i dage Ret Boudlæg Uskiftet bo Privat skifte Forenklet privat skifte 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 RET 29 29 64 59 344 346 50 53 BYRETTERNE 44 38 78 76 372 362 64 62 Retten i Esbjerg 29 29 69 72 332 336 52 48 For boudlægs, privat skiftes og forenklet privat skiftes vedkommende ligger retten over niveauet for de centrale mål for sagsbehandlingstiden. For uskiftet bos vedkommende ligger retten på niveau for de centrale mål for sagsbehandlingstiden. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten afviklede i 2011 et kvalitetsprojekt med konstruktiv feedback mellem dommerne, der forinden havde overværet hinandens retsmøder, ligesom retten har arbejdet på at forbedre domsskrivningen i både civile retssager og straffesager. Samtidig har retten arbejdet på at styrke videndelingen i de enkelte afdelinger og få mere udbytterige og effektive afdelingsmøder/juristmøder. Rettens samlede ledelse deltager i landsdækkende erfagruppemøder og erfaringsudveksling med professionelle brugere. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten arbejdede i 2011 på at sikre en styrkelse af den brugeroplevede kvalitet ved at have fokus på de ønsker, der var fremkommet fra rettens brugere i forbindelse med brugerundersøgelsen i 2009, herunder bl.a. med øget anvendelse af e-mail m.v. Retten foretager notarialforretninger i retsbygningen uden forudgående tidsbestilling. Der har ikke været foretaget en brugerundersøgelse ved Danmarks Domstole i 2011.

7 På årlige møder med retskredsens advokater og disses sekretærer og anklagemyndigheden har der været en gensidig erfaringsudveksling inden for de forskellige fagområder, ligesom der er en løbende dialog med de professionelle brugere. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet er reduceret med 0,2 dag fra 2010 til 2011, men er med 9,8 dag i gennemsnit fortsat højt. Der er udarbejdet en sygefraværspolitik og handlingsplan for, hvordan sygefraværet kan mindskes. Sygefraværet bliver i tale sat i rettens afdelinger. Fokus er rettet mod, hvordan sygemeldingen sker og opfølgning under sygeforløbet, så der er god kontakt mellem arbejdspladsen og den sygemeldte. For at udveksle inspiration med andre institutioner, som også arbejder med nedbringelse af sygefraværet, deltager retten i sygefraværsnetværk, hvor Moderniseringsstyrelsen er tovholder. Øverste ledelse og afdelingsledelserne arbejder bl.a. gennem en inddragende ledelsesform, herunder med medinddragelse på daglige ståmøder på at sikre, at medarbejderne har så stor som mulig indflydelse på deres daglige arbejde. På afdelingsmøder arbejdes med trivsel og motivation samlet for afdelingen og under medarbejdeudviklingssamtaler drøftes trivsel og motivation med den enkelte medarbejder. Der afvikles løbende sociale arrangementer for alle medarbejdere, og retten holdt temadag i 2011 om samarbejde på tværs. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) For at styrke rettens omdømme i befolkningen holdt retten i 2011 et møde med pressen, der på mødet fik lejlighed til at komme med synspunkter om deres syn på retten, ligesom retten holdt åbent under kulturnatten med afholdelse af fiktive retsmøder og iværksatte nogle forbedringsaktiviteter i forhold til rettens hjemmeside. 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 Der henvises til rettens handlingsplan 2012 her. Særligt skal fremhæves: Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Straffesager For at sikre en så høj produktivitet som muligt har retten sammen med Retten i Sønderborg og anklagemyndigheden udarbejdet en fælles handlingsplan for afviklingen af straffesagerne og iværksat et leanprojekt for hurtigere og bedre domsmandssager. Handlingsplanen indebærer bl.a., at anklagemyndigheden stiller en fast anklagerkapacitet til rådighed for afviklingen af straffesagerne ved retterne, og at retterne i maj, juni og november (Retten i Sønderborg) samt i september og oktober (Retten i Esbjerg) iværksætter en særlig bunkebekæmpelsesindsats mod ophobede straffesager. For leanprojektet, der forventes afsluttet primo 2012, er der fastsat de overordnede mål, at projektet skal føre til kortere sagsbehandlingstid, at de enkelte retsdage udnyttes bedre, at flere sager skal gennemføres på den første berammede hovedforhandlingsdato, og at kommunikationen mellem myndighederne forbedres. Retten har endvidere nedsat en intern arbejdsgruppe, der efter en brainstorming blandt rettens medarbejdere netop er ved at afslutte sit arbejde med at komme med forslag til, hvordan afviklingen af retssager både straffesager og civile sager kan ske mere effektivt.

8 Civile sager For at styrke produktiviteten vil retten også i 2012 have fokus på at sikre, at de almindelige civile sager berammes til hovedforhandlingen inden for de centrale mål for sagsbehandlingstiden. Retten vil i 2012 endvidere tage initiativ til at gennemføre et leanprojekt om sagsgangene i sagsforberedelsen, ligesom retten allerede har iværksat en evaluering af sagsgangen i forbindelse med behandlingen af småsager. Retten forventer, at resultatet af disse arbejder og arbejdet i arbejdsgruppen om afvikling af retssager vil komme til at påvirke produktiviteten i positiv retning og at afvikle en mindre sagsophobning. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Straffesager Navnlig gennem handlingsplanen for afvikling af straffesager og leanprojektet for hurtigere og bedre domsmandssager, der begge er beskrevet ovenfor, vil retten i 2012 have fokus på yderligere at styrke målopfyldelsen på hele straffesagsområdet. Civile sager Som nævnt ovenfor har retten iværksat og vil iværksætte en række aktiviteter, herunder bl.a. leanprojektet i forberedelsen og en evaluering af småsagsbehandlingen, og retten forventer, at resultatet af disse aktiviteter vil komme til at påvirke sagsbehandlingstiden i positiv retning. Skiftesager Som nævnt i handlingsplanen vil der i 2012 blive arbejdet på at afvikle en mindre sagsophobning i insolvensskifter. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten vil i 2012 fortsætte indsatsen med at styrke den faglige kvalitet i bl.a. retsledelsen ved at lade dommerne overvære og give feedback om hinandens retsmøder, arbejde med sproget og styrke publikumsbetjeningen m.v. Samtidig vil retten i 2012 fastholde og udvikle det fokus på videndeling, som retten allerede har iværksat og som indebærer, at medarbejderne på medarbejdermøder orienterer hinanden om interessante problemstillinger fra arbejdet og orienterer fra kurser. Samtidig forventer retten, at bl.a. resultat af arbejdet i arbejdsgruppen om afvikling af retssager og leanprojektet om hurtigere og bedre domsmandssager vil komme til at påvirke den faglige kvalitet i positiv retning. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten deltager i projektet om Danmarks Domstole mål og værdier og holdt i marts 2012 en temadag, hvor der var input fra rettens væsentligste interessenter, herunder bl.a. advokaterne, anklagemyndigheden og Kriminalforsorgen. Retten vil i 2012 have fokus på de inputs om bl.a. øget anvendelse af mail, aflysninger af retssager m.v., som interessenterne pegede på. Samtidig forventer retten, at resultaterne af leanprojektet om hurtigere og bedre domsmandssager vil få positiv betydning for anklagemyndighedens, advokaternes og kriminalforsorgens oplevelse af retten som en samarbejdspartner.

9 Endvidere vil retten fortsat have fokus på de ønsker, der fremkom fra rettens brugere i forbindelse med gennemførelsen af brugerundersøgelsen i 2009. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Retten har som nævnt udarbejdet en sygefraværspolik og en handlingsplan til nedbringelse af sygefraværet, og retten vil i 2012 fortsat arbejde på nedbringelse af sygefraværet. Øverste ledelse og afdelingsledelserne vil gennem fortsat anvendelse af en inddragende ledelsesform, herunder med medinddragelse på daglige ståmøder arbejde på at sikre, at medarbejderne har så stor som mulig indflydelse på deres daglige arbejde, og at medarbejderne på den baggrund har en høj grad af trivsel i deres arbejde. Resultat 6: Omdømme m.v. (kommunikation og PR-indsats) Retten vil i 2012 fortsætte og styrke de aktiviteter, som retten i 2011 iværksatte for at styrke rettens omdømme i befolkningen, og retten vil således bl.a. i 2012 arbejde på at udvikle hjemmesiden, så den fremstår som opdateret og levende. Retten deltager som nævnt i projektet om Danmarks Domstole mål og værdier og vil medvirke til i 2012 at gøre mål og værdidebatten til handling. April 2012 Margit Ø. Laub