Retningslinjer for bedømmelse og ansættelse ved opslag af docentstillinger på Metropol HR december 2015
Indholdsfortegnelse 1.0 Baggrund 3 2.0 Opslag og internt ansættelsesudvalg 3 3.0 Opslag og ansøgninger 3 3.1 Opslag 3 3.2 Modtagelse og formidling af ansøgninger 3 3.3 Krav til ansøgninger 3 4.0 Bedømmelsesudvalg (eksternt) 4 4.1 Honorering af bedømmelsesudvalgsmedlemmer 4 5.0 Bedømmelse og klagevejledning 4 5.1 Ansættelsesudvalgets udvælgelse af ansøgere til bedømmelse 4 5.2 Indsigelse vedr. bedømmelsesudvalgets sammensætning 5 5.3 Besked til ansøgere, der ikke går videre til bedømmelse 5 5.4 Ansøgningsmateriale til bedømmelsesudvalg 5 5.5 Krav til bedømmelse 5 5.6 Tidsfrist i forbindelse med bedømmelse 6 5.7 Tilbagemelding til bedømte ansøgere samt klagevejledning 6 6.0 Indstilling og beslutning om ansættelse 6 7.0 Tilbagemelding til bedømte ansøgere 6 8.0 Bilag 6 Side 2 af 6
Retningslinjer for bedømmelse og ansættelse ved opslag af docentstillinger på Metropol 1.0 Baggrund Med ikrafttrædelse 1. august 2013 blev docentstillinger indført som ny stillingskategori ved professionshøjskoler m.fl. reguleret i Bekendtgørelse om stillingsstruktur for undervisere ved erhvervsakademier, professionshøjskoler og Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (BEK nr. 249 af 18/03/2014). Bekendtgørelse om lektorkvalificering, lektorbedømmelse og docentbedømmelse af undervisere ved erhvervsakademier, professionshøjskoler og Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (BEK nr. 990 af 28/08/2015) fastsætter regler for bedømmelse af ansøgere til docentstillinger. Nærværende notat beskriver ansættelsesprocessen i Metropol. Bestemmelser i BEK nr. 990 herefter kaldet bedømmelsesbekendtgørelsen er i notatet fremhævet i tekstbokse. 2.0 Opslag og internt ansættelsesudvalg Dekanen træffer beslutning om opslag af docentstillinger. Opslaget skal indeholde information om, hvorvidt stillingen er fast eller tidsbegrænset og om evt. mulighed for tilbagegang til lektorstilling. Dekanen nedsætter et ansættelsesudvalg med min. 3 medlemmer, som normalt vil bestå af dekanen og/eller den relevante institutleder og/eller uddannelsesleder samt evt. en kollega. Ansættelsesudvalget skal som hovedregel have mindst et medlem, der er forskningskvalificeret. Dekanen udpeger samtidig en formand for udvalget. Ansættelsesudvalget har følgende opgaver: Udvælgelse af ansøgere til docentbedømmelse på baggrund af en samlet vurdering af ansøgerfeltet, bl.a. baseret på krav til kvalifikationer beskrevet i stillingsopslag og bedømmelsesbekendtgørelse Ansættelsessamtaler med ansøgere før og/eller efter bedømmelse i det eksterne faglige bedømmelsesudvalg Indstilling til dekanen om ansættelse (mundtligt eller skriftligt) Dekanen informerer HR om ansættelsesudvalgets sammensætning, således at HR kan give ansættelsesudvalget adgang til ansøgningerne. Ansættelsesudvalget formidler de udvalgte ansøgninger til det eksterne bedømmelsesudvalg til docentbedømmelse, jf. pkt. 5.3. 3.0 Opslag og ansøgninger 3.1 Opslag Docentstillinger opslås eksternt. Dekanen/institutlederen udarbejder i samarbejde med ansættelsesudvalget stillingsopslag og tager beslutning om, hvor opslaget bringes i nationale og internationale elektroniske og/eller trykte medier som supplement til de obligatoriske opslagssteder: Jobnet og Metropols hjemmeside. 3.2 Modtagelse og formidling af ansøgninger Ansøgninger til docentstillinger modtages i rekrutteringssystemet. HR, alternativt lokal superbruger, åbner for adgang til ansøgningerne i rekrutteringssystemet for det interne ansættelsesudvalg. 3.3 Krav til ansøgninger For at indgå i bedømmelsen skal ansøgeren i sin ansøgning dokumentere kvalifikationer svarende til bedømmelsesbekendtgørelsens bilag 2 (kriterier ved docentbedømmelse) og til de faglige kvalifikationskrav, der fremgår af stillingsopslaget. Ansøgningen skal være bilagt en publikationsliste. Af de anførte publikationer skal ansøgeren vælge max. tre, der ønskes inddraget i bedømmelsen. Side 3 af 6
4.0 Bedømmelsesudvalg (eksternt) Når en docentstilling efter dekanens beslutning er slået op, skal rektor i henhold til bedømmelsesbekendtgørelsen nedsætte et bedømmelsesudvalg jf. nedenstående retningslinjer. I modsætning til ved lektorbedømmelser er der ikke etableret et nationalt netværk af bedømmelsesformænd, og alle medlemmer af docentbedømmelsesudvalget skal således udpeges af institutionen. 13. Til bedømmelse af kvalifikationerne hos ansøgere til en stilling som docent sammensætter rektor for institutionen et bedømmelsesudvalg på tre personer, der ikke er ansat eller er bestyrelsesmedlem ved den pågældende institution. Rektor fastsætter samtidig en frist for afgivelse af udvalgets bedømmelse. Samtidig med opslag af docentstillingen fremsætter dekanen til rektor forslag om sammensætning af bedømmelsesudvalg. Rektor meddeler dekanen sin beslutning om sammensætning af bedømmelsesudvalg. Dekanen kontakter herefter bedømmelsesudvalget med henblik på at indhente accept på deltagelse i bedømmelsen fra udvalgsmedlemmerne inden for en frist på 8 dage (jf.: Mail om deltagelse i bedømmelsesudvalg). Bedømmelsesudvalget består af tre medlemmer og kan sammensættes med en ansvarlig og to øvrige medlemmer. Udvalget skal have kvalifikationer svarende til bedømmelsesbekendtgørelsens bestemmelser: Stk. 2. Udvalget sammensættes således, at faglig og pædagogisk kendskab til stillingens faglige område, herunder kendskab til national og international forskning og professionel erfaring med erhvervet eller professionen, er repræsenteret i udvalget. Stk. 3. Mindst to af udvalgets medlemmer skal være sagkyndige inden for stillingens faglige område på et niveau, der mindst svarer til ph.d.-niveau. Når tilsagn om deltagelse i bedømmelsesudvalget er indhentet fra alle medlemmer, informerer ansættelsesudvalget de enkelte medlemmer af bedømmelsesudvalget og HR om sammensætningen. Det bemærkes, at der vil kunne opstå situationer, hvor bedømmelsesudvalgets sammensætning ud fra en habilitetsvurdering skal ændres, når ansøgerfeltet efter fristens udløb er kendt, jf. pkt. 5.2. 4.1 Honorering af bedømmelsesudvalgsmedlemmer Honorering af medlemmer af bedømmelsesudvalget følger de retningslinjer, der er fastlagt i brev af 10. januar 2014 fra Styrelsen for Videregående Uddannelser om Vederlag til medlemmer af lektorbedømmelsesudvalg og docentbedømmelsesudvalg ved erhvervsakademier, professionshøjskoler og Danmarks Medie- og Journalisthøjskoler Til hvert medlem af et docentbedømmelsesudvalget ydes betaling for 8 timer pr. stillingsopslag og herudover ydes 3 timer pr. ansøgning, der bedømmes. Der kan maksimalt ydes betaling for 38 timer pr. stillingsopslag. Til en evt. udpeget ansvarlig i bedømmelsesudvalget kan der ydes yderligere 3 timer pr. opslag. Betalingen sker efter sats A i Finansministeriets cirkulære om censorvederlag. Ansættelsesstedet dækker udgiften til honorering af bedømmelsesudvalg. 5.0 Bedømmelse og klagevejledning 5.1 Ansættelsesudvalgets udvælgelse af ansøgere til bedømmelse Det interne ansættelsesudvalg vælger ud fra en samlet vurdering af ansøgerfeltet og på baggrund af stillingsopslag og bedømmelsesbekendtgørelse, hvilke ansøgere der sendes videre til bedømmelse i det eksterne bedømmelsesudvalg. Vurderingen foretages på baggrund af ansøgningsmateriale og evt. jobsamtaler. Side 4 af 6
5.2 Indsigelse vedr. bedømmelsesudvalgets sammensætning Når ansøgningsfristen er udløbet, orienterer ansættelsesudvalget (jf.: Mail til ansøgere om bedømmelsesudvalg og indsigelse) ansøgerne, der ønskes bedømt, om bedømmelsesudvalgets sammensætning med en indsigelsesfrist på otte dage: Ansøgerne sender evt. indsigelser vedr. habilitetsspørgsmål direkte til HR, som behandler sagen, og informerer ansøger og evt. ansættelsesudvalg om udfaldet. Inhabilitet er en konkret vurdering af, om der er forhold, der kan give anledning til tvivl om en bedømmers upartiskhed. Nedenstående er eksempler, hvor inhabilitet bør overvejes, idet relationen evt. kan føre til inhabilitet: Faglige forhold: (Inden for de seneste år) Publiceret sammen Haft fagligt samarbejde Haft fælles projekter Været ansat ved samme faglige enhed Personlige forhold: Slægtsskab Venskab/Uvenskab 13 stk.4. Institutionen orienterer ansøgerne om bedømmelsesudvalgets sammensætning. Ansøgerne kan inden for en frist på otte kalenderdage komme med begrundet indsigelse over inhabilitet hos et eller flere af udvalgsmedlemmerne. 5.3 Besked til ansøgere, der ikke går videre til bedømmelse Ansættelsesudvalget orienterer HR og bedømmelsesudvalget om, hvilke(n) ansøger(e), der skal docentbedømmes. Via rekrutteringssystemet giver instituttet, alternativt HR, besked til de evt. ansøgere, der efter ansættelsesudvalgets beslutning ikke går videre til bedømmelse i det eksterne docentbedømmelsesudvalg. 5.4 Ansøgningsmateriale til bedømmelsesudvalg HR åbner for adgang for bedømmelsesudvalget til ansøgningerne i rekrutteringssystemet. For at sikre, at bedømmelsesudvalget ikke kan se andre ansøgninger, skal disse først afsluttes, jf. punkt 5.3. 5.5 Krav til bedømmelse Bedømmelsesudvalget afgiver en ikke prioriteret, begrundet og skriftlig bedømmelse af de udvalgte ansøgere på baggrund af bekendtgørelsens og stillingsopslagets krav, jf. nedenstående uddrag. Bedømmelsen skal indeholde evt. forskelle i udvalgsmedlemmernes vurdering. 14. Bedømmelsesudvalget vurderer ansøgernes kvalifikationer i forhold til de i bilag 2 nævnte kvalifikationskrav og de faglige kvalifikationskrav, der er angivet i stillingsopslaget, og afgiver på baggrund heraf en ikke prioriteret begrundet og skriftlig bedømmelse af den enkelte ansøger til rektor. Eventuelle forskelle i vurdering mellem udvalgets medlemmer skal fremgå af bedømmelsen. 15. Ved tilbagegang for en docent til en lektorstilling skal der ikke ske lektorbedømmelse. Side 5 af 6
5.6 Tidsfrist i forbindelse med bedømmelse Fristen for bedømmelsesudvalgets afgivelse af bedømmelser fastsættes af ansættelsesudvalget til maksimalt 3 måneder afhængig af antallet af ansøgere. Bedømmelsen fremsendes til formanden for det interne ansættelsesudvalg og til HR (phm_hr@phmetropol.dk). 5.7 Tilbagemelding til bedømte ansøgere samt klagevejledning HR fremsender bedømmelsen til de bedømte docentansøgere. Ved positiv bedømmelse informerer instituttet om den videre udvælgelses- og ansættelsesproces. Ved negativ bedømmelse informerer HR om klagemulighed jf. 14, stk. 2 (faktuelle uoverensstemmelser mellem bedømmelsesgrundlaget og bedømmelsen behandles af institutionen) og 16 (retlige spørgsmål behandles af Styrelsen for Videregående Uddannelser). I forhold til klager vedrørende faktuelle uoverensstemmelser er udgangspunktet, at der efter ansøgningsfristens udløb ikke kan indsendes nyt materiale til grundlag for bedømmelsen. Det er således kun materiale, der direkte adresserer en påstået faktuel uoverensstemmelse mellem bedømmelsesgrundlage og bedømmelsen, som bedømmelsesudvalget kan inddrage i en behandling af indsigelsen. I forhold til klager over retlige spørgsmål har ministeriet udtalt, at dette dækker over formalitetsindsigelser og indsigelser vedrørende overholdelse af forvaltningsretlige regler og principper, herunder eksempelvis om der under bedømmelsen er inddraget ulovlige / usaglige kriterier. Det følger af ovenstående klagemuligheder, at selve skønsudøvelsen ikke kan påklages. Klager har i øvrigt ikke opsættende virkning, hvilket vil sige, at ansættelsesprocessen fortsætter. 14. Stk. 2. Institutionen sender udvalgets bedømmelse af ansøgningen til ansøgeren. Ansøgeren kan inden for en frist på otte kalenderdage fra modtagelsen af bedømmelsen afgive en udtalelse til institutionen vedrørende faktuelle uoverensstemmelser mellem bedømmelsesgrundlaget og bedømmelsen. 16. Klager over afgørelser truffet i henhold til denne bekendtgørelse kan indbringes for Styrelsen for Videregående Uddannelser, når klagen vedrører retlige spørgsmål. Stk. 2. Fristen for indgivelse af klage er to uger fra den dag, afgørelsen er meddelt adjunkten eller ansøgeren. 6.0 Indstilling og beslutning om ansættelse Når det interne ansættelsesudvalg har modtaget bedømmelserne af de udvalgte ansøgere fra det eksterne bedømmelsesudvalg, kan ansættelsesudvalget afholde samtaler med en eller flere kandidater, evt. som 2. samtale, hvis der allerede har været afholdt samtaler inden fremsendelse af ansøgningsmateriale til bedømmelse. På grundlag af ansættelsesudvalgets indstilling (mundtligt eller skriftligt) træffer dekanen beslutning om ansættelse. Når dekanen har truffet beslutning om ansættelse, meddeler ansættelsesudvalget via institutchefen dette til HR som ved andre ansættelser. 7.0 Tilbagemelding til bedømte ansøgere Instituttet orienterer ansøgerne om udfaldet af ansættelsesprocessen via rekrutteringssystemet og evt. telefonisk. 8.0 Bilag Bilag 1: Procesdiagram for docentansættelse Bilag 2: Tidslinje for docentansættelse Side 6 af 6