Procedure for ansættelse af nye medarbejdere

Transkript

1 Procedure for ansættelse af nye medarbejdere Formål Denne procedure beskriver retningslinjerne for, hvordan Hotel- og Restaurantskolen håndterer: rekruttering af nye medarbejdere annoncering af ledige stillinger håndtering af ansøgninger ansættelsessamtaler udvælgelse af nye medarbejdere Overordnet er det Hotel- og Restaurantskolens ønske at tiltrække de bedst kvalificerede ansøgere til alle nyoprettede og/eller ledige stillinger, ligesom alle stillinger skal besættes af de bedst kvalificerede. Skolen arbejder for, at så stor en del af medarbejderne som muligt arbejder som fastansatte på fuld tid. Alle ansøgninger om ansættelse på skolen skal behandles ud fra objektive, saglige og faglige kriterier. Ingen ansøgere må forskelsbehandles ud fra etniske, kulturelle eller personlige forhold. Det er skolens ønske, at rekrutteringen afspejler og understøtter de gode samarbejdsrelationer i organisationen, hvorfor der ved fastansættelser deltager en tillidsrepræsentant. Afgrænsning (gyldighedsområde) Proceduren gælder for alle fastansættelser på Hotel- og Restaurantskolen. Henvisninger Hotel- og Restaurantskolens personalepolitik Procedure for overvågning og vedligeholdelse af arbejdsmiljøhåndbogen Dokument nr Dato: Side 1 af 5

2 Fremgangsmåde Punkt 1-9 gælder for fastansættelser 1. Overordnet personaleplanlægning Den overordnede personaleplanlægning skal sikre, at alle aktiviteter på skolen sigter mod opfyldelsen af de fastlagte mål. 2. Planlægning i den enkelte afdeling Personaleplanlægningen foregår i den enkelte afdeling ud fra oplysninger om: 1. stillingsbeskrivelser 2. kendte aktiviteter 3. igangsættelse af nye aktiviteter 4. økonomiske overvejelser 5. andet 3. Fastlæggelse af stillingens kvalifikationskrav og indhold Kvalifikationskrav til en ny medarbejder fastlægges gennem: 1. ny stillingsbeskrivelse eller ajourføring af en eksisterende stillingsbeskrivelse 2. beskrivelse af eventuelle nye ansættelsesområder 3. eventuel drøftelse med nærmeste kolleger om stillingens indhold 4. Stillingsbeskrivelsen skal blandt andet indeholde: 1. stillingens organisatoriske placering 2. ansvarsområder og samarbejdsforhold 3. opgaver, der er henført til stillingen 4. særlige forhold 5. kvalifikationskrav a. teoretiske b. praktiske c. personlige d. andre Dokument nr Dato: Side 2 af 5

3 5.Annonceringsform og indhold Skolens annoncer skal opfylde cirkulæret om formulering af stillingsopslag. Følgende skal fremgå: 1. stilling og arbejdsopgaver 2. løn- og arbejdsvilkår 3. stedet, hvor opgaverne skal udføres 4. kontaktperson for yderligere oplysninger Stillinger opslås såvel internt som eksternt. Stillingsopslaget udarbejdes i Medarbejderplan og lægges efter godkendelse på skolens hjemmeside. Ansøgning Samtidig med den eksterne annoncering bringes en henvisning på Facebook samt skolens Intranet. Det eksterne medie vælges af den ansvarlige chef / leder i samarbejde med markedsføringsafdelingen ud fra følgende liste: (listen er ikke udtømmende) 1. relevante fagblade og tidsskrifter 2. dagspressen, fx Søndagsavisen 3. Statstidende andre relevante jobdatabaser 6. Ansøgningen Alle ansøgninger skal være skriftlige med bilag. Ansøgninger modtages kun gennem rekrutteringssystemet i Medarbejderplan. Alle ansøgere får ved modtagelse af deres ansøgning bekræftelse på, at deres ansøgning er modtaget, samt besked om, at de tidligst kan forvente at høre nærmere 14 dage efter ansøgningsfristens udløb. 7. Udvælgelsesprocedure Der er almindelig tavshedspligt i forbindelse med arbejdet med ansøgere. Alle ansøgninger gennemgås af den/de ansvarlige ledere, der vurderer den enkelte ansøgers kvalifikationer og erfaring. Dokument nr Dato: Side 3 af 5

4 For lærere er der formelle krav til kvalifikationer, blandt andet pædagogikum. Derudover ønsker skolen, at lærere har IT-kompetence svarende til det pædagogiske IT-kørekort. Tillidsrepræsentanten kan få adgang til at skimme ansøgningerne. Et rimeligt antal ansøgere udvælges af lederen og indkaldes til samtale. 8. Personlige samtaler Personlig samtale gennemføres med deltagelse af relevante ledere samt tillidsrepræsentanten. Hvor det skønnes relevant, kan der deltage yderligere repræsentanter fra skolen, dog bør antallet af deltagere i samtalerne søges begrænset til det mindst mulige antal. Hvis det skønnes nødvendigt udvælges 2-3 ansøgere til videre bearbejdelse, der kan bestå af en yderligere samtale evt. suppleret med løsning af en case. Nødvendige referencer indhentes. Endelig beslutning om ansættelse foretages af lederen. 9. Tilbud om ansættelse Ansættelsesskema underskrives af lederen og den nye medarbejder og sendes til lonpost@hrs.dk. Efter modtagelsen af ansættelsesskemaet igangsætter løn- og personaleafdelingen workflow for nye medarbejdere, så relevante informationer kommer rundt til de berørte afdelinger på skolen. Samtidig sendes automatisk mail til den nye medarbejder med anmodning om dokumentation for uddannelse og tidligere beskæftigelse. Endeligt ansættelsesdokument med lønindplacering og bestemmelser om prøvetid udformes hurtigst muligt efter modtagelse af den nødvendige dokumentation. Nærmeste leder informerer om ansættelsen på skolens intranet. Dokument nr Dato: Side 4 af 5

5 10. Tidsbegrænsede ansættelser Punkt 1-9 gælder også for ansættelse i vikariater (tidsbegrænsede ansættelser). 11. Ansættelse på timeløn Ved ansættelse af medarbejdere på timeløn vurderer den ansvarlige leder i samarbejde med afdelingslederen i løn- og personale, hvilke dele af denne procedure, der skal gennemgås. Ved alle timelønnede ansættelser orienteres tillidsmanden for det pågældende område om ansættelsen. Opfølgning på gennemførelse og effekt Chefgruppen er ansvarlig for, at denne procedure implementeres og efterleves på Hotel- og Restaurantskolen. Afdelingslederen i løn / personale er ansvarlig for løbende, og minimum en gang om året, at følge op på, om denne procedure efterleves og lever op til retningslinjerne. Efterleves proceduren ikke, kontaktes afdelingslederen i løn / personale og chefen for den afdeling, hvor proceduren ikke efterleves. Sidstnævnte er ansvarlig for at gennemføre en undersøgelse af, hvorfor retningslinjerne ikke følges, og hvordan der kan rettes op på dette. Kommunikation Chefgruppen er ansvarlig for at informere om indholdet i denne procedure til relevante ledere. Dokumentation Referater fra samarbejdsudvalgsmøder Ansvar Afdelingslederen i løn / personale er ansvarlig for at opdatere denne procedure. Samarbejdsudvalget orienteres om ændringer til denne procedure. Dokument nr Dato: Side 5 af 5