KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER SEK( 2002 ) 633 ENDELIG BRUXELLES, DEN29.5.2002 DET ALMINDELIGE BUDGET - REGNSKABSÅRET 2002 SEKTION V - REVISIONSRETTEN BEVILLINGSOVERFØRSEL NR. 18/2002 IKKE-OBLIGATORISKE UDGIFTER
DET ALMINDELIGE BUDGET - REGNSKABSÅRET 2002 SEKTION V - REVISIONSRETTEN BEVILLINGSOVERFØRSEL FRA KAPITEL TIL KAPITEL V/3/C/02 (Ikke-obligatoriske udgifter) I overensstemmelse med artikel 22, stk. 2, og artikel 26, stk. 7, i finansforordningen( 1 ) og med Rettens forretningsorden( 2 ) har regnskabsføreren afgivet positiv udtalelse, og finansinspektøren har godkendt( 3 ) følgende bevillingsoverførsel. A. RETTENS KONTORER 1. Første udvidelse af Rettens bygning Retten havde planlagt at påbegynde den anden udvidelse af bygningen på Kirchberg i 2003. Denne udvidelse skulle skaffe kontorlokaler til de nye medarbejdere, der skal ansættes som følge af udvidelsen. De samlede omkostninger er anslået til 22 millioner euro i 2000-priser, og med forventet start på byggeriet i efteråret 2003 ville der være et samlet finansieringsbehov på 20 millioner euro fordelt på regnskabsårene 2002-2004. Budgetmyndigheden opførte 7 millioner euro på 2002-budgettet, og dermed skulle der opføres i alt yderligere 13 millioner euro på budgettet for 2003 og 2004. På grund af den vanskelige budgetsituation i 2003 er det blevet besluttet at udskyde dette projekt. Dermed kan en stor del af de 7 millioner euro, der blev bevilget i 2002, i stedet anvendes til forudfinansiering af den endelige 2003-tranche (på 5,091 millioner euro) til den første udvidelse af Rettens bygning. Det betyder også, at Retten i forbindelse med overslaget over indtægter og udgifter for regnskabsåret 2003, ikke behøver at bede om en del af den bevilling på 13 millioner euro, der er nævnt ovenfor, og som ville have været nødvendig til finansieringen af den anden udvidelse af Rettens bygning. Med denne beslutning yder Retten et for en mindre institution væsentligt bidrag til at få løst problemet med at holde udgifterne under det loft, der i 2003 er fastsat for udgiftsområde 5 i de finansielle overslag. Udgifterne til den første udvidelse blev anslået til 25 millioner euro i 1998-priser (indeks 501,34). Til de fire første trancher var der i budgetterne for 1999-2002 i alt afsat 23 millioner euro, og den femte og sidste tranche, som skulle have været opført på 2003-budgettet, omfatter restbeløbet på 2 millioner euro forhøjet i overensstemmelse med de prisudsving, der har været mellem 1998 og 2002, og nedsat i overensstemmelse med bevillingsoverførslerne til artikel 206 i 2000 (0,084 millioner euro) og i 2001 (0,598 millioner euro). Indekset for oktober 2002, som er baseret på en ekstrapolation af det senest tilgængelige indeks for byggeomkostninger i Luxembourg (554,26 i oktober 2001), er anslået til 577. Projektets omkostninger i oktober 2002-priser er dermed 25.000.000 x 577, 501,34 hvilket er lig med 28.772.889 euro, en stigning på 3.772.889 euro siden 1998. ( 1 ) Finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, senest ændret ved Rådets forordning nr. 762/2001 af 9. april 2001, særlig artikel 22, stk. 2, og artikel 26. ( 2 ) Forretningsorden for Revisionsretten, vedtaget af Retten på mødet den 21. og 22. marts 2001, særlig artikel 10. ( 3 ) Finansinspektørens påtegning af 26.4.2002, som attesterer, at bevillingerne er til stede, jf. finansforordningens artikel 26, stk. 7. 2
Den sidste tranche til finansieringen af den første udvidelse af Rettens bygning: Saldo i 1998-priser 2.000.000 Prisstigninger 1998-2002 + 3.772.889 Overførsler 2000 og 2001-682.000 Nødvendig overførsel til artikel 206 i 2002 i stedet for den femte tranche i 2003 5.090.889 (afrundet til 5.091.000) Af tranchen på 5.091.000 euro til finansiering af den første udvidelse er 1.000.000 euro allerede til disposition under artikel 206. Der er dermed behov for en overførsel på 4.091.000 euro. 2. Forberedelse af den anden udvidelse af Rettens bygning Selv om arbejdet på den anden udvidelse, der skal bygges for at få de ekstra kontorer, der vil blive brug for som følge af udvidelsen, ikke påbegyndes i 2003, har Retten til hensigt at fortsætte forberedelserne til dette projekt, og arbejdet vil kunne påbegyndes, så snart de nødvendige administrative og økonomiske foranstaltninger er på plads. Som led i en ekstern revision af generalsekretærens tjenestegrene blev blandt andet planlægningen af dette projekt undersøgt, og det blev anbefalet at gennemføre en detaljeret undersøgelse med henblik på at definere designparametrene og undersøge, hvordan denne anden udvidelse fuldt ud vil kunne integreres i den eksisterende bygning og i den første udvidelse, der p.t. er under opførelse, så de tre bygninger kan fungere som et samlet kompleks. Rettens generalsekretær finder, at denne undersøgelse er vigtig for at sikre, at det andet udvidelsesprojekt og andre langsigtede infrastrukturprojekter forvaltes forsvarligt. Det anslås, at undersøgelsen vil koste højst 200.000 euro, og det er derfor nødvendigt at forhøje artikel 208 - Andre udgifter forud for ejendomserhvervelse eller opførelse af bygninger - med dette beløb. 3. Styrkelse af den tekniske kontrol med bygningen af den første udvidelse Den eksterne revision har gjort opmærksom på, at de strukturer, der er etableret for at sikre, at der føres en passende intern kontrol med den første udvidelse, er mangelfulde. Derfor er Retten sammen med den rådgivende arkitekt i færd med at træffe hasteforanstaltninger, der skal styrke den tekniske kontrol. Til dækning af omkostningerne hertil i 2002 vil det derfor være nødvendigt at forhøje artikel 208 med yderligere 25.000 euro. 4. Lejede kontorbygninger Indtil den første udvidelse er færdig har Retten siden 1994 lejet kontorbygninger i centrum af Luxembourg. Ejeren har opsagt lejekontrakten med virkning fra juli 2002, men Retten har indgået en ny kontrakt indtil juli 2004 til en højere leje. Den nye leje er stadig fornuftig, når man sammenligner med de priser, der i dag er gældende for ejendomsmarkedet i Luxembourg. Til dækning af denne uforudsete og uundgåelige omkostning i 2002 skal artikel 200 - Leje - forhøjes med 64.000 euro. Finansiering af disse overførsler Budgetmyndigheden har stillet 7,0 millioner euro til rådighed på 2002-budgettet til den anden udvidelse af Rettens bygning, heraf er 6,0 millioner euro opført under kapitel 100 - Formålsbestemte reserver. Det foreslås, at 5.380.000 euro af dette beløb anvendes til de ovennævnte forhøjelser. Der er allerede opført 1.000.000 euro under artikel 206, og de resterende 4.380.000 euro vil blive overført fra kapitel 100. 3
B. HJÆLPEANSATTE Et beløb på 534.650 euro er opført under konto 1110 - Hjælpeansatte - i Revisionsrettens budget for regnskabsåret 2002. Der blev opført yderligere 94.350 euro i reserven under kapitel 100, indtil samtlige institutioners generalsekretærer den 1. juli 2002 har forelagt en rapport om eventuelle foranstaltninger til nedbringelse af sygefraværet i institutionerne udarbejdet på grundlag af ensartede parametre. Den 12. april 2002 havde Revisionsretten indgået forpligtelser for 390.750 euro, heraf 58% til ledige stillinger, som skal besættes med ansøgere, som har bestået de igangværende udvælgelsesprøver, 25% til erstatning for medarbejdere på barsels- eller sygeorlov og 17% til andre formål, særligt til ansættelse af specialister eller til styrkelse af specifikke tjenestegrene på kort sigt. Når der ses bort fra det beløb, der er opført i reserven, svarer det beløb, der indtil videre er indgået forpligtelser for under budgetkonto 1110, til 73% af den årlige bevilling. Hvis denne budgetkonto ikke forhøjes, vil Retten fra juli måned ikke kunne ansætte hjælpeansatte. I betragtning af denne budgetsituation anmoder Retten budgetmyndigheden om at godkende, at de 94.350 euro, som står opført i reserven, overføres til budgetkonto 1110. Da Retten ikke kan forelægge en rapport om eventuelle foranstaltninger til nedbringelse af sygefraværet gældende for alle institutioner, vedlægger den som bilag en detaljeret beskrivelse af Rettens politik for anvendelse af hjælpeansatte samt en analyse af statistikkerne over sygefraværet i 2000 og 2001. Denne analyse er foretaget i overensstemmelse med den strategi og de parametre, som Kommissionen sidste år fastlagde med henblik på udarbejdelse af en interinstitutionel analyse. Finansiering af denne overførsel Det foreslås, at forhøjelsen finansieres med bevillingerne i reserven under kapitel 100. C. FAGLIG VIDEREUDDANNELSE OG SPROGKURSER FOR MEDLEMMER AF INSTITUTIONEN Rettens medlemmer har i højere grad end forventet deltaget i faglig videreuddannelse og især sprogkurser, og det er derfor nødvendigt at forhøje artikel 106 - Faglig videreuddannelse og sprogkurser for medlemmer af institutionen - med 7.000 euro. Finansiering af denne overførsel Et antal stillinger er endnu ikke besat, da man afventer resultaterne af udvælgelsesprøverne. Der er derfor disponible bevillinger under konto 1100 - Grundlønninger - der kan anvendes til finansiering af denne forhøjelse. 4
A KAPITEL 20 - INVESTERING I FAST EJENDOM, LEJE AF EJENDOMME OG ANDRE OMKOSTNINGER I FORBINDELSE HERMED Til konto 206 - Ejendomserhvervelser (Sidste tranche til finansieringen af den første udvidelse af Rettens bygning) Oprindelig bevilling: 7.000.000 Forhøjelse: + 4.091.000 Ny bevilling: 11.091.000 nb. Denne overførsel forudsætter, at 1,0 million euro, der allerede står opført under konto 206 og er beregnet til den anden udvidelse, i stedet anvendes til den sidste tranche til den første udvidelse. Til konto 208 - Andre udgifter forud for ejendomserhvervelse eller opførelse af bygninger Oprindelig bevilling: 50.000 Forhøjelse: - undersøgelse i.f.m. den anden udvidelse + 200.000 - teknisk kontrol af den første udvidelse + 25.000 Ny bevilling: 275.000 Til konto 200 - Leje (Ny kontrakt for leje af Rettens kontorer) Oprindelig bevilling: 1.438.000 Forhøjelse: + 64.000 Ny bevilling: 1.502.000 B KAPITEL 11 - TJENSTGØRENDE PERSONALE Til konto 1110 - Hjælpeansatte Oprindelig bevilling: 534.650 Forhøjelse: + 94.350 Ny bevilling: 629.000 FINANSIERING AF A OG B KAPITEL 100 - FORMÅLSBESTEMTE RESERVER Fra kapitel 100 - Formålsbestemte reserver Oprindelig bevilling: 6.390.350 Andre allerede godkendte overførsler - 296.000 Disponibelt beløb: A - Kontorer - 4.380.000 B - Hjælpeansatte - 94.350 Ny bevilling: 1.620.000 5
C KAPITEL 10 - MEDLEMMER AF INSTITUTIONEN Til artikel 106 - Faglig videreuddannelse og sprogkurser for medlemmer af institutionen Oprindelig bevilling : 19.000 Forhøjelse: + 7.000 Ny bevilling: 26.000 KAPITEL 11 - TJENSTGØRENDE PERSONALE Fra konto 1100 - Grundlønninger Oprindelig bevilling: 37.405.935 Disponibelt beløb: - 7.000 Ny bevilling: 37.398.935 6
BILAG REVISIONSRETTENS ANVENDELSE AF HJÆLPEANSATTE OG FORANSTALTNINGER TIL NEDBRINGELSE AF SYGEFRAVÆRET 1. Anvendelse af hjælpeansatte 1.1. Som omtalt i den rapport om Rettens langsigtede personalepolitik, som Revisionsrettens generalsekretær forelagde for budgetmyndigheden i oktober 2000, ansætter Retten hjælpeansatte i følgende tre tilfælde: - Der ansættes vikarer for langtidssygemeldte medarbejdere eller for medarbejdere på barselsorlov. - Når der er afholdt fælles udvælgelsesprøver, og resultaterne endnu ikke foreligger, ansættes der midlertidigt personale, indtil nye stillinger eller stillinger, der er blevet ledige, fordi ansatte har forladt institutionen (overflytning, fratræden, pensionering), kan besættes med ansøgere, der har bestået udvælgelsesprøverne. - Der ansættes specialister til særlige opgaver i forbindelse med revisionen eller andre områder, hvor Retten ikke kan stille den nødvendige ekspertise til rådighed. 1.2. Bilagets del 2 omfatter en analyse af dataene vedrørende langtidssygemeldte medarbejdere eller medarbejdere på barselsorlov og anvendelsen af hjælpeansatte til erstatning herfor. 1.3. Hvad enten der er tale om sekretærer eller revisorer, er betingelsen for, at der kan ansættes midlertidigt personale, indtil resultaterne af de fælles udvælgelsesprøver foreligger, naturligvis, at der findes lister over egnede ansøgere, der kan besætte de ledige stillinger. Den nuværende situation giver anledning til følgende kommentarer: - Retten har kontaktet de ansøgere i kategori C, som endnu stod opført på listerne over egnede ansøgere fra de elleve almindelige udvælgelsesprøver, der er blevet afholdt af de forskellige institutioner. Dette førte kun til ét positivt svar. Der afholdes i øjeblikket nye almindelige udvælgelsesprøver, hvoraf resultaterne skulle foreligge ved udgangen af 2002. - Hvad angår revisorer, vil Retten i henholdsvis juli og november 2002 få listerne fra de almindelige udvælgelsesprøver CC/A/3/01 (revisormedarbejdere i lønklasse A8) og EUR/A/166 (revisorer i lønklasse A7). Retten anvender i stort omfang hjælpeansatte for at kunne gennemføre sit arbejdsprogram og muliggøre, at de administrative tjenestegrene fungerer effektivt. I de tilfælde, hvor Retten har faste stillinger, der skal besættes midlertidigt, har man valgt fortrinsvis at ansætte hjælpeansatte frem for midlertidigt ansatte, da der er færre omkostninger forbundet hermed, og da listerne fra udvælgelsesprøverne snart vil foreligge. Pr. 12. april 2002 var 58% af de indgåede forpligtelser til hjælpeansatte i 2002 anvendt til besættelse af ledige faste stillinger. 1.4. I 2002 er bevillingerne til hjælpeansatte i to tilfælde blevet udnyttet til at ansætte specialister eller til midlertidigt at styrke en tjenestegren: - Der er blevet ansat to specialister til at gennemføre audit automation-projektet og især til at bistå Retten med overgangen til Lotus Notes og med arkiveringsaspekter i forbindelse med projektet. 7
- Der er blevet ansat hjælpeansatte til at bistå kontoret for screeninger og udvælgelsesprøver med at gennemføre ovennævnte almindelige A8 udvælgelsesprøve. 2. Sygefravær 2.1. Retten har for næsten to år siden indført foranstaltninger til nedbringelse af sygefraværet. Disse er forklaret nærmere i et brev af 29. august 2001 til formanden for Budgetudvalget og til ordføreren. En kopi af dette brev vedlægges som appendiks 1 til dette bilag. 2.2. Tabel 1 viser sygeorlov i 2000 og 2001. Disse data er udarbejdet i overensstemmelse med den strategi og de parametre, som Kommissionen sidste år fastlagde for at muliggøre en sammenligning på interinstitutionelt niveau. Når tallene for 2000 sammenlignes med tallene for 2001, tegner der sig et lovende fald i sygefraværet, særligt inden for kategori B og C. I kategori LA skyldes 177 ud af 581 fraværsdage én langtidssygemeldt medarbejder, som siden har genoptaget sit arbejde. Hvis man ser bort fra dette tilfælde, kan man konstatere et fald i sygefraværet i denne karrieregruppe. Det samme gør sig gældende i kategori A, hvor én medarbejder sammenlagt havde en fraværsperiode på 77 dage. Ser man bort fra virkningerne af disse to særlige tilfælde, mistede Retten 5.190 mandedage i 2001 sammenlignet med 6.443 dage i 2000, hvilket er et gennemsnit på 9,56 dage pr. ansat i 2001 mod 12,30 i 2000. Eller sagt på en anden måde mistede Retten 14,23 mandeår i 2001 på grund af sygefravær sammenlignet med 17,65 i 2000. 2.3. Da der ikke er andre indlysende grunde til faldet i sygefravær, kan det konkluderes, at forbedringen i det mindste delvis skyldes Rettens foranstaltninger, som gennemgås i appendiks 1. 2.4. Retten vil naturligvis fortsat forsøge at nedbringe sygefraværet og sideløbende hermed anvendelsen af hjælpeansatte i forbindelse med uundgåeligt fravær. Inden Retten ansætter hjælpeansatte forsøger den f.eks. så vidt muligt at kompensere for fravær på andre måder, for eksempel ved overarbejde. Endvidere overvejer man for øjeblikket, om det er muligt at foretage en intern reorganisering af den måde, hvorpå sekretærerne fordeles på de forskellige afdelinger. Dette skulle føre til en mere fleksibel struktur, som vil gøre det muligt at klare lejlighedsvise fraværsperioder uden systematisk at være nødt til at anvende hjælpeansatte. 8
Tabel 1 Sygeorlov 2000 Kategori Antal fraværsdage (a) Antal ansatte (b) Gennemsnitligt antal fraværsdage i året (a/b) Gennemsnitligt antal ansatte fraværende på årsbasis (a/365 dage) A 1.340,5 235 5,70 3,673 LA 517,0 64 8,08 1,416 B 894,0 64 13,97 2,449 C 3.157,5 131 24,10 8,651 D 534,0 30 17,80 1,463 I ALT 6.443,0 524 12,30 17,652 Sygeorlov 2001 Kategori Antal fraværsdage (a) Antal ansatte (b) Gennemsnitligt antal fraværsdage i året (a/b) Gennemsnitligt antal ansatte fraværende på årsbasis (a/365 dage) A 1.704 236 7,22 4,668 LA 581 63 9,22 1,592 B 628 71 8,85 1,721 C 1.994 144 13,85 5,463 D 537 29 18,52 1,471 I ALT 5.444 543 10,03 14,915 9
Tabel 2 Barselsorlov A LA B C D I ALT 2000 3 3 2 3 0 11 2001 3 5 1 5 1 15 Ammeorlov A LA B C D I ALT 2000 3 1 2 1 0 7 2001 3 3 0 3 1 10 10
DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET Luxembourg, den 29.8.2001 GENERALSEKRETÆREN PER100196DA01-01PP.doc Appendiks 1 Terry Wynn, Formand, og Markus Ferber, Ordfører Budgetudvalget Europa-Parlamentet Luxembourg Vedr.: Beslutning om forslag til 2001-budgettet Rapport om fravær Re: Deres brev nr. 307453 af 12. juli 2001 Jeg takker for ovennævnte brev, hvori De beder mig oplyse Dem om de foranstaltninger, Revisionsretten har til hensigt at træffe for at nedbringe de ansattes sygefravær på baggrund af de forskelle institutionerne imellem, De, for så vidt angår bestemte kategorier af ansatte, har kunnet konstatere i de statistikker, institutionerne har indsendt. For det første vil jeg gerne påpege, at vor institution modsat andre institutioner har udarbejdet separate statistikker for kategori A og for LA. Var disse to grupper blevet samlet under ét, ville fraværsprocenten for kategori A have ligget på 3,12% i stedet for 3,59%. Det statistiske resultat beregnet på grundlag af antal fraværsdage bør endvidere relativiseres på grund af Revisionsrettens forholdsvis begrænsede størrelse, som betyder, at hver enkelt længerevarende fraværsperiode får væsentlig større effekt. Langvarig sygdom hos tre kategori A-ansatte og ni kategori C-ansatte har således indvirket meget kraftigt på de statistiske resultater for netop disse kategorier. Jeg vil gerne understrege, at Rettens administration i samarbejde med den rådgivende læge har lagt stor vægt på at følge de pågældende personer så positivt som muligt gennem en vanskelig periode, og det har således kun i to tilfælde været nødvendigt at inddrage Invaliditetsudvalget. Vi ønsker naturligvis at fortsætte på denne måde, og vi har derfor indført, at den rådgivende læge, hver gang en ansat er sygemeldt i mere end tre uger, systematisk inddrages, ikke kun af kontrolmæssige årsager, men især for at støtte og hjælpe den pågældende medarbejder. 11
Endelig er vi i samarbejde med personalerepræsentanterne for nogen tid siden igen gået i gang med at undersøge vor politik for personalets mobilitet. Det er nemlig vor overbevisning, at visse sygefraværsperioder kan tilskrives den følelse af udmattelse, der kan opstå, når arbejdet bliver ren rutine, og som kan føre til reelle psykosomatisk betingede sygdomme. Disse foranstaltninger er naturligvis ikke udtømmende, og vi vil fortsat drøfte denne sag med de berørte personer, herunder især vor rådgivende læge. De er naturligvis velkommen til at kontakte mig, såfremt De måtte ønske yderligere oplysninger. Med venlig hilsen (sign.) Michel Hervé 12