D E T T E K N I S K - N AT U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T 9 1 0 0 A A L B O R G Supplerende regler vedr. ansættelse af videnskabeligt personale ved Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet Oktober 2014
Supplerende regler vedr. ansættelsessager Nedenstående regler er fastsat i henhold til Bekendtgørelse om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter (ansættelsesbekendtgørelsen) af 13. marts 2012. (Bekendtgørelsens tekst er indrammet og i kursiv). Formålet med bekendtgørelsen fastlægges i 29, stk. 3, i lov nr. 695 af 22. juni 2011 om universiteter (universitetsloven). Dekanen er fakultetets beslutningstager i ansættelsessager. Formål 1. Formålet med bekendtgørelsen er at fastlægge overordnede rammer for ansættelse af videnskabelige medarbejdere samt at give universiteterne mulighed for at udvikle og tilpasse de administrative regler for ansættelse til behovene på de enkelte fagområder og i de enkelte ansættelsessituationer. Forhold, som følger af gældende lovgivning og ombudsmandspraksis, er ikke medtaget i bekendtgørelsen. Universitetet må selv fortolke og udfylde gældende regler, herunder forvaltningslov, ligestillingslov og andre regler, der gælder for den offentlige forvaltning, ligesom universitetet skal følge statens regler om løn- og ansættelsesvilkår. Anvendelsesområde 2. Bekendtgørelsen finder anvendelse ved ansættelse af medarbejdere i stillinger omfattet af stillingsstrukturen for videnskabeligt personale ved universiteter. Stk. 2. Ved besættelse af kliniske professorater og lektorater anvendes bekendtgørelsen med de modifikationer, der følger af særlige aftaler. Stk. 3. Universitetet fastsætter supplerende interne regler til bekendtgørelsen. Af Cirkulære om stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter af 2007 fremgår to grupper af stillingskategorier: o Hovedstillingerne (adjunkt/forsker/post doc.., lektor/seniorforsker, professor med særlige opgaver og professor) o Øvrige stillingskategorier (seniorrådgiver, ph.d.-stipendiat, videnskabelig assistent, undervisningsassistent, studieadjunkt og -lektor og ekstern lektor) De supplerende regler blev fastsat i december 2005 af Akademisk Råd for De Ingeniør-, Natur og Sundhedsvidenskabelige Falkulteter, som den 1. September 2010 blev delt op i to fakulteter henholdsvis Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. De supplerende regler gælder fortsat for begge fakultetet. I forbindelse med den nye Ansættelsesbekendtgørelse i 2012 er de supplerende regler blevet revideret i forhold hertil. Opslag 3. Stillinger på professor- og lektorniveau opslås internationalt, medmindre særlige forhold af faglig karakter gør sig gældende, jf. dog 7-9.
Stk. 2, Ved samtidig ansættelse af hele forskningsgrupper, som i forvejen samarbejder, kan ansættelse finde sted uden opslag, hvis det er dokumenteret, at de pågældende forskere som samlet gruppe vil kunne udføre den ønskede opgave. Stillinger skal slås op ved offentligt opslag. Der er dog særlige regler i 7 om ansættelse via søgekomité/kaldelse, 8 om ansættelse for eksterne midler samt 9 om ansættelse og genansættelse for en periode på op til et år. En stillings indhold og de stillede kvalifikationskrav skal beskrives i opslaget på en sådan måde, at de kan danne grundlag for en åben konkurrence. Opslaget skal ud over de generelle oplysninger, der er knyttet til den enkelte stillingskategori (grundlæggende kvalifikationskrav, løn m.v.), indeholde en beskrivelse af samtlige kvalifikationskrav (specifikke forskningsmæssige kvalifikationer, undervisningsmæssige/pædagogiske kvalifikationer, administrative og/eller ledelsesmæssige erfaringer m.v.), der vil blive lagt til grund for bedømmelsen af ansøgerne. Instituttet udfylder den af fakultetet udarbejdede skabelon (stillingsopslag) for den ønskede stillingskategori og fremsender via PeopleXS forslaget til godkendelse af dekanen. Stillingsopslag offentliggøres i fuld længde (både internt og eksternt) på universitetets hjemmeside: http://stillinger.aau.dk/. Professor- og lektoropslag vil endvidere som minimum blive offentliggjort på den internationale jobportal Workindenmark https://www.workindenmark.dk/ og Euraxcess. For at sikre at ovennævnte stillingsopslag kommer til kvalificerede ansøgeres kendskab, vil det ofte være hensigtsmæssigt at indrykke opslaget i danske og/eller udenlandske fagtidsskrifter. Dette angives i mailen til fakultetskontoret. Fakultetskontoret forestår indrykningen, og instituttet afholder udgiften hertil. Stillingsopslagene offentliggøres normalt ikke i sin fulde længde i fagtidsskrifter, idet der for så vidt angår de generelle oplysninger oplyses, at stillingsopslaget i sin fulde længde kan ses på universitetets hjemmeside. Forslag til stillingsopslag skal via PeopleXS være fakultetskontoret i hænde senest 5 hverdage før den ønskede offentliggørelsesdato og/eller fagtidsskriftets deadline. Fristen er forudsat af, at der ikke er bemærkninger til det indleverede materiale. Bedømmelse 4. Universitetet fastsætter regler for faglig bedømmelse af ansøgere ved besættelse af videnskabelige stillinger. Universitetet har fastsat regler vedrørende nedsættelse af bedømmelsesudvalg, som findes i AAUhåndbogen: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/5019 Gerne samtidig med fremsendelse af stillingsopslag og senest ved ansøgningsfristens udløb udarbejder institutlederen forslag til sagkyndigt bedømmelsesudvalg herunder forslag til formand for udvalget (formandshvervet varetages normalt af det udpegede medlem fra instituttet). Sammensætning af bedømmelsesudvalg: Professor (MSO, klinisk professor): En intern formand.
To eksterne bedømmere. Den ene af de to bedømmere tilstræbes at komme fra en udenlandsk uddannelsesinstitution. Bedømmerne skal være på professor-niveau. Bedømmelsesudvalgene godkendes af Akademisk Råd og bedømmelsesudvalg og bedømmelser sendes til høring hos ansøgere. Lektor: En intern formand. To eksterne bedømmere. Bedømmerne skal være på mindst lektor-niveau. Bedømmelsesudvalgene godkendes af Akademisk Råd og bedømmelsesudvalg og bedømmelser sendes til høring hos ansøgere. Adjunkt/forsker: Postdoc: En intern formand. En intern formand. En ekstern bedømmer. En intern bedømmer. Bedømmerne skal være på mindst lektor-niveau. Bedømmelsesudvalgene godkendes af Akademisk Råd og bedømmelsesudvalg og bedømmelser sendes til høring hos ansøgere. Videnskabelig assistent: En sagkyndig person varetager bedømmelsen. Den sagkyndige person skal være på mindst lektor-niveau. Den sagkyndige person godkendes af dekanen. Studieadjunkt, studielektor: To sagkyndige personer varetager bedømmelsen. De sagkyndige personer skal være på mindst lektorniveau. De sagkyndige personer godkendes af dekanen. DVIP: Ekstern lektor, undervisningsassistenter og studenterundervisere (klinisk lektor, klinisk lærer): En sagkyndig person varetager bedømmelsen. Den sagkyndige person skal være på mindst lektor-niveau. Den sagkyndige person godkendes af institutleder. Ph.d.: To sagkyndige personer varetager bedømmelsen. Bedømmerne skal være på mindst lektor-niveau. De sagkyndige personer godkendes af institutleder. Den programansvarlige er født medlem. Forslaget skal indeholde: Formand og medlemmers: navn, stillingsbetegnelse, akademisk grad, arbejdssted og e- mailadresse. Kort vurdering af, at personer, der ikke har titlen professor/lektor, alligevel er på niveau, der svarer til det. Tilkendegivelse af at de pågældende har erklæret sig villige til at påtage sig hvervet. Om der er kendskab til aktivt forskningssamarbejde, publikationsfællesskab eller andre omstændigheder, der kan rejse tvivl om bedømmelsesudvalgets habilitet. C.V. på eksterne medlemmer, hvor CV et som minimum skal indeholde: o Hvornår vedkommende har opnået akademisk grad o Hvor vedkommende har opnået akademisk grad
o o o o Angivelse af publikationer hvor de blandt andet vurderes på, om de har publiceret internationalt og indenfor de sidste tre år). Angivelse af om vedkommende har publiceret internationalt. Hvornår publikationerne er udgivet Hvorvidt der har været medforfattere til publikationerne. Ved sammensætningen af bedømmelsesudvalget gør det følgende sig gældende: Kønsfordeling der skal indgå mindst én kvindelig bedømmer i et bedømmelsesudvalg, medmindre der kan gives dispensation herfor efter et skøn om berettigelsen hertil. De to eksterne bedømmere må ikke komme fra samme institution. Der må være én adjungeret professor/lektor som eksternt medlem i udvalget. Professor Emeritus og eksterne lektorer tilknyttet Aalborg Universitet kan ikke være medlem i udvalget, medmindre særlige forhold gør sig gældende. Bedømmerne skal have faglige kundskaber indenfor stillingens fagområde. Fakultetskontoret tjekker for inhabilitet efter ansøgningsfristens udløb. Der kontrolleres især for publikationssammenfald samt evt. forhold mellem ph.d.-vejleder og ansøger. Det er bedømmelsesudvalgets pligt at forholde sig til egen og andre medlemmers habilitet i et udvalg. Instituttets forslag forelægges Akademisk Råd ved førstkommende møde til behandling. Dekanen nedsætter herefter udvalget. Umiddelbart herefter fremsender fakultetskontoret meddelelse til ansøgerne om bedømmelsesudvalgets sammensætning. Ansøgerne oplyses endvidere om, at en eventuel kommentar til sammensætningen af bedømmelsesudvalget skal være fakultetskontoret i hænde inden for en frist på 8 dage, og at bedømmelsesudvalget går i gang med arbejdet umiddelbart herefter, medmindre eventuelle kommentarer giver anledning til ændring i sammensætning af udvalget. Dekanen fastsætter en vejledende frist for afgivelse af udvalgets bedømmelse. Denne frist meddeles bedømmelsesudvalget og ansøgerne. Udarbejdelse af bedømmelsen Stk. 2 Den faglige bedømmelse skal tage stilling til, om ansøgerne besidder de faglige kvalifikationer inden for forskning, undervisning, formidling m.v., som er forudsat i stillingsstrukturen, og herudover opfylder de øvrige kvalifikationskrav, der er angivet i opslaget. Der afgives en ikke-prioriteret, begrundet og skriftlig bedømmelse af ansøgernes faglige kvalifikationer til rektor. Hvis der er meningsforskelle mellem de faglige bedømmere, skal dette fremgå af bedømmelsen. Bedømmelsesudvalget tager stilling til, hvilke ansøgere der anses for kvalificerede i forsknings- og undervisningsmæssig henseende samt i relation til de øvrige faglige kvalifikationskrav, der er angivet i stillingsopslaget. Bedømmelsesudvalget udarbejder en ikke-prioriteret indstilling indeholdende bedømmelse af hver enkelt ansøger. Bedømmelsesudvalget kan fremsætte forslag til dekanen om fornyet opslag, hvis udvalget efter en gennemgang af ansøgningerne og de oplysninger, der i øvrigt foreligger, antager, at der herved vil komme ansøgninger fra mere kvalificerede ansøgere. Beslutningen om eventuelt fornyet opslag træffes af dekanen.
Bedømmelsesudvalget kan fremsætte forslag til dekanen om, at der afholdes prøveforelæsning med en eller flere ansøgere (normalt kun i forbindelse med besættelse af ordinære lektorater og professorater og i forbindelse med ansættelsessamtalen). Hvis medlemmerne af bedømmelsesudvalget er enige om, at en ansøger ikke er kvalificeret, kan det i bedømmelsen kort angives, hvilke kvalifikationskrav der ikke er opfyldt. Bedømmelsesudvalgets bedømmelse af hver enkelt ansøger skal enten være enstemmig eller være en bedømmelse fra et flertal og et mindretal. Er der meningsforskelle mellem udvalgets medlemmer, skal dette klart fremgå af udvalgets bedømmelse. Det påhviler dekanen at drage omsorg for, at bedømmelsen indeholder et sagligt og tilstrækkeligt beslutningsgrundlag, og at bedømmelsens vurderinger af de enkelte ansøgere er skrevet i en passende objektiv form. I modsat fald kan dekanen anmode bedømmelsesudvalget om en omformulering af (dele af) bedømmelsen. Alene formanden, medlemmerne og eventuelt sekretær(er) kan deltage i bedømmelsesudvalgets arbejde. Ansøgernes kvalifikationer 5. Universitetet kan fastsætte regler for dokumentation af ansøgernes kvalifikationer, herunder regler for omfanget af det materiale, som ansøgerne kan få inddraget i bedømmelsen. Ansøgeren skal fremsende en fuld publikationsliste samt maksimum 10 videnskabelige arbejder for lektorer, professorer og professorer med særlige opgaver og maksimum 5 videnskabelige arbejder for øvrige stillinger. Ansøger skal bestræbe sig på kun at indsende materiale af relevans for den opslåede stilling. Inden for enkelte fagområder er der tradition for fremsendelse af medforfattererklæringer. Såfremt dette er et krav, skal det fremgå af stillingsopslaget. For stillingskategorierne adjunkt, lektor, professor mso og professor stilles der i stillingsopslaget krav om fremsendelse af en undervisningsportfolio. Såfremt dette ikke er medsendt, skal ansøger vedlægge begrundelse herfor. Bedømmelsesudvalget har mulighed for at indstille til dekanen, at ansøgerne skal have lejlighed til at få inddraget yderligere videnskabeligt materiale i bedømmelsen. Dekanen fastsætter i forbindelse med godkendelsen af dette ønske en frist for indsendelse af yderligere videnskabeligt materiale, som alle ansøgere underrettes om. Ansættelse 6. Rektors beslutning om ansættelse træffes normalt senest seks måneder efter ansøgningsfristens udløb. Umiddelbart efter at bedømmelsesudvalget har afgivet sin bedømmelse, sender fakultetskontoret til hver ansøger den del af bedømmelsen, som angår den enkelte ansøger. Samtidig oplyses ansøgerne om, at en evt. kommentar mod bedømmelsen skal være fakultetskontoret i hænde inden for en frist på 8 dage. På professor- og lektor-niveau (dog ikke ved eksternt finansierede), fremsendes bedømmelsen samtidigt til høring hos den pågældende institutleder og den/de relevante studieleder(e). For øvrige stillinger fremsendes bedømmelsen til institutleder.
Dekanen beslutter i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt en evt. kommentar fra en ansøger skal sendes til bedømmelsesudvalget med henblik på udtalelse. Såfremt kommentaren har været forelagt bedømmelsesudvalget til udtalelse, sendes udtalelse til den pågældende ansøger. Inden dekanen træffer sin endelige beslutning om ansættelse, skal den/de udvalgte ansøgere indkaldes til ansættelsessamtale. For professor-stillinger skal der som hovedregel nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af 3 personer med institutleder som formand. Ansættelsesudvalget skal godkendes af dekanen. Ansættelsesudvalget udpeger en eller flere ansøgere, som indkaldes til samtale. Dekanen inviteres og skal deltage i samtalerne som en del af de 3 personer i ansættelsesudvalg. For lektor-niveau og derunder skal institutleder indkalde og afholde samtalerne. Det kan på lektorniveau vælges, at der nedsættes et ansættelsesudvalg efter samme regler som for professorstillinger. Efter afholdelse af samtalerne skal instituttet skriftligt meddele fakultetskontoret, hvem der har været afholdt samtaler med, og hvem der ønskes ansat i stillingen. På den baggrund tager dekanen den endelige beslutning om, hvem der skal indstilles til ansættelse i stillingen. Der skal desuden skriftligt redegøres for hvilke kvalifikationer, ledelsen har lagt vægt på, så at de ansøgere, der ikke indstilles til stillingen, kan få et begrundet afslag. Umiddelbart efter at beslutningen er truffet, orienteres samtlige ansøgere herom. Hver enkelt ansøger, der ikke indstilles til ansættelse, orienteres om, at stillingen er besat til anden side. Dekanen kan i samråd med den pågældende institutleder og den/de relevante studieleder(e) beslutte, at stillingen ikke ønskes besat på det foreliggende grundlag. Samtidig besluttes det, om stillingen skal opslås på ny eller ikke for tiden søges besat. Hvis en stilling bliver ledig inden for tolv måneder efter besættelsen, kan dekanen beslutte at ansætte en anden af de ansøgere, som enten hele eller et flertal af bedømmelsesudvalget tidligere har fundet kvalificeret til ansættelse. I sådanne tilfælde skal der ikke foretages fornyet opslag og sagkyndig bedømmelse. Søgekomité/kaldelse 7. Rektor kan beslutte at tilbyde en kandidat til en stilling på professor- eller lektorniveau ansættelse uden opslag, hvis der er en særligt kvalificeret kandidat til stillingen, som ved en faglig bedømmelse vurderes klart bedre kvalificeret end andre, der kunne komme i betragtning ved et normalt opslag. Der kan nedsættes en komité, som har til opgave at afsøge markedet for kandidater til en stilling på professor- eller lektorniveau. Dekanen kan i ganske særlige tilfælde beslutte, at et professorat eller lektorat besættes uden opslag. Bedømmelsen skal finde sted efter samme principper som ved ansættelse af professorer og lektorer efter opslag, dvs. ved nedsættelse af et sagkyndigt bedømmelsesudvalg med eksternt flertal samt afholdelse af ansættelsessamtale. Vedkommende skal have tilstrækkeligt godtgjorte kvalifikationer og skal af udvalget anses for klart bedre kvalificeret end andre, der kunne komme i betragtning.
Ansættelse for eksterne midler 8. Hvis fonde eller råd eller ikke-statslige bevillingsgivere har stillet mindst halvdelen af midlerne til rådighed for ansættelse af en person, som bevillingsgiverne har udpeget, kan rektor ansætte denne uden opslag, men efter en positiv faglig bedømmelse, jf. 4. Det pågældende institut udarbejder forslag til sagkyndig person til bedømmelse af den konkrete person, som bevillingsgiveren har udpeget. Den sagkyndige person skal være på niveau med det, der forudsættes for stillingen, dog mindst lektor-niveau. Den sagkyndige person skal normalt være en person, der er ansat ved universitetet. Såfremt bedømmelsen er positiv, ansætter dekanen herefter den pågældende person i en tidsbegrænset stilling. Ansættelse og genansættelse for mindre end et år 9. Tidsbegrænset ansættelse for en periode på op til et år for udenlandske professorer og lektorer dog op til to år og fornyelse i op til et år kan finde sted uden opslag, forudsat at den pågældende bedømmes fagligt kvalificeret til stillingen, jf. 4. Overstiger den samlede ansættelsesperiode inklusive fornyelse 2 år - for udenlandske ansatte på professorer- eller lektorniveau dog tre år skal stillingen slås op, og der skal foretages en faglig bedømmelse, jf. 4. Der gælder samme regler som nævnt under 8 for ansættelser i en periode på op til et år for udenlandske professorer og lektorer op til to år og genansættelse i op til 1 år, dvs. ved hhv. 2 eller 3 års ansættelse. Overstiger den samlede ansættelsesperiode hhv. de 2 eller 3 år sker ansættelsen efter reglerne i 4. ved nedsættelse af sagkyndigt bedømmelsesudvalg med eksternt flertal og afholdelse af ansættelsessamtale. Ikrafttræden og overgangsbestemmelser 11. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. april 2012 og har virkning for stillinger, der opslås og besættes efter dette tidspunkt. Igangværende ansættelser færdigbehandles efter de hidtil gældende regler. Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 284 af 25. april 2008 om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter (ansættelsesbekendtgørelsen) ophæves.