Notat Den 13. december 2011 Udbud vedr. etablering af en decentral persondata database spørgsmål og svar Introduktion I forbindelse med udbuddet vedr. etablering af en decentral persondata database er følgende spørgsmål modtaget. Spørgsmålene er samlet og gengivet i anonymiseret form, efterfulgt af Aarhus Kommunes svar. Spørgsmål/svar Af det udsendte udbudsmateriale, kan vi ikke se at der stilles krav om en brugerflade til løsningen. Spørgsmålet er derfor, om det er korrekt forstået at der overhovedet ikke er krav om en brugerflade? Ja, det er korrekt forstået, at der ikke er stillet krav til en brugerflade. Er der tale om en allerede eksisterende MS-SQL Server? Dette er på nuværende tidspunkt stadig ikke endeligt afklaret, men databasen forventes installeret på en af kommunens eksisterende SQL-servere. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer AK/2010/00559 Sagsbehandler Edward M. Lippe Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 2970 Telefax 8940 2121 E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte eml@aarhus.dk Hvilken version af MS-SQL Server forventes løsningen idriftsat på? Hvilken version af MS SQL Server kører Aarhus kommune? På hvilken version af MS SQL påtænker Aarhus Kommune, at løsningen skal driftes? Og påtænkes der løbende opdatering til nyeste version? Løsningen forventes idriftsat på MS-SQL server version 2008 R2 eller version 2012. Om der påtænkes løbende opdatering til nyeste version kan der ikke svares endeligt på på nuværende tidspunkt, men kommunen vil løbende vurdere nytteværdien af en senere opdatering. Vil det være muligt at installere/aktivere moduler på MS-SQL Serveren til brug for integration med CPRkontoret? Nej, der vil ikke være mulighed for integration direkte til CPRkontorets løsning, men dataleverancer fra CPR-kontoret for-
ventes automatisk at kunne hjemtages eksempelvis via FTPadgang. Vil Aarhus Kommune stille et testudtræk til rådighed fra hhv. CPR og CPR Vejregistret til brug for udarbejdelsen af tilbuddet? Nej. Kommunen henviser i stedet til CPR-kontorets beskrivelser, som der er henvisninger til i udbudsmaterialet. Er der etableret separate test og produktionsmiljøer af MS SQL Server til den decentrale persondata database? Ja. Vil der være en fjernadgang til kommunens it-miljø, specifikt MS SQL Server, til brug for projektet og senere vedligehold? I forbindelse med opfølgning, drift og vedligeholdelse vil der være mulighed for fjernadgang. Herudover vil fjernadgang kunne tilbydes efter aftale til udvikling, implementering og installation af løsningen. Det antages, at der med "teknisk bistand og support" refereres til sparring og bistand i forhold til kommunens efterfølgende egen videreudvikling af borgerdatavarehuset. Er dette korrekt antaget? Nej, dette er ikke korrekt antaget. Der er alene tale om teknisk bistand og support i forbindelse med bl.a. dataforståelse, teknisk opsætning, m.v. i den decentrale persondata database. Ønsker Aarhus Kommune, at udvidelser i dataleverancen fra CPR med nye dataelementer og en deraf følgende opdatering af databasens datamodel skal være omfattet af tilbuddet vedr. den løbende opdatering af data? Nej. Kommunen kan ikke på nuværende tidspunkt kende omfanget af kommende udvidelser til og ændringer af CPRkontorets udtræk, og ønsker derfor ikke at disse endnu ikke kendte udvidelser/ændringer er omfattet af tilbuddet. Det antages, at populationen af sagsrelevante personer (bruttoliste for CPRs udtræk) vedligeholdes uden for løsningen. Er dette korrekt antaget? Ja, Kommunen aftaler løbende med CPR-kontoret populationen af sagsrelevante personer. Udvalgskriterierne for hvilke personer, der er omfattet afgøres i et samarbejde mellem Aarhus Kommune og CPR-kontoret. Der vil eksempelvis være tale om aftale mellem kommunen og CPR-kontoret om udtræk af per- Side 2 af 5
soner med bopæl i udvalgte kommuner, men derudover om supplerende personer, eksempelvis personer behandlet i kommunens fagsystemer. I udbudsmaterialet er beskrevet, at der ved etableringen af databasen benyttes et statusudtræk (totaludtræk) fra CPR og der efterfølgende modtages daglige ændringer. Skal der kunne håndteres statusudtræk (totaludtræk) fra CPR ud over ved etableringen af registeret? I givet fald, er der så krav omkring bevarelse af eventuel historik-data? Ved etablering af databasen vil der opstilles udvælgelseskriterier for udpegning af personer eksempelvis personer med bopæl i udvalgte kommuner. Men denne personkreds vil løbende udvides eksempelvis via senere valg af flere personer fra flere kommuner (eksempelvis nabokommuner) eller via valg af personer, som senere får tilknytning til et eller flere af kommunens fagsystemer. I denne situation vil der være tale om både et oprindeligt etableringsudtræk dannet for databasens første population, og flere senere etableringsudtræk for disse senere udvalgte personer. Der vil dog ikke være tale om et totalt nyt udtræk for hele den udvalgte population siden etablering af den oprindelige database. Der forventes alene at være behov for at gennemføre et totaludtræk af hele populationen i eventuelle fejlsituationer, hvor persondata databasen (inklusiv historik) helt undtagelsesvis vil skulle genloades. Hvorledes forestiller Aarhus Kommune sig, at tekstning på koder skal finde sted (i de tilfælde tekstningen ikke leveres som en del af data fra CPR), herunder den løbende opdatering af og historikopsamling på disse tekster? I disse tilfælde forventer kommunen ikke tekstning af koder. I udbudsmaterialet henvises der til detailbeskrivelser af vejregisteret. Men der henvises ikke til detailbeskrivelser af CPR-registeret. Kan det bekræftes, at detailoplysningerne, der skal benyttes, findes i disse to links: http://www.cpr.dk/cpr_artikler/files/fil2/4270.pdf http://www.cpr.dk/cpr_artikler/files/fil3/4270.pdf Ja, det er korrekt forstået. Side 3 af 5
I beskrivelserne for CPR-registeret omtales en fejlcord (Recordtype 910). Ønskes denne medtaget som en del af løsningen? Er der i givet fald ønsker om særlig behandling af denne eller ønskes blot, at den overføres til databasen ligesom de øvrige data? Ja, fejlrecords ønskes umiddelbart medtaget som en del af løsningen, hvor der både skal markeres at der er tale om en fejlrecord, og hvilken fejl, der er tale om. Har Aarhus kommune interne standarder for dokumentation, processer eller teknik, der skal overholdes? Nej, der er ingen tværgående standards, som er relevante for denne opgave. Men det forventes, at der leveres relevant dokumentation af databasen og tilknyttede processer. Hvornår forventer Aarhus Kommune, at have en afgørelse på vurdering af de indkomne tilbud? Ultimo januar 2012. Hvilke elementer af driftsopgaven (Overvågning af hardware og software, Back up- og restore procedurer, alerts i forbindelse med fejl i dataleverance) forventes håndteret af Aarhus Kommune, og hvilke skal leverandøren håndtere? Er på nuværende tidspunkt uafklaret. Aarhus Kommune forventer dog, at kommunen selv varetager hovedparten af overvågningsopgaven, men den endelige opgavefordeling aftales med leverandøren i forbindelse med implementeringen. Hvorledes forventes berigelsen med herkomst og oprindelsesland gennemført i de tilfælde, hvor det nødvendige datagrundlag ikke er til stede? Data vedr. forældrenes baggrund (dvs. forældre til personer i den udvalgte population) er en forudsætning for at kunne beregne herkomst og oprindelsesland for den udvalgte population, og kommunen vil efterstræbe at medtage forældre til den ønskede population i udtrækkene fra CPR-kontoret, således at herkomst og oprindelsesland kan beregnes med udgangspunkt i personerne i CPR-udtrækkene, og derved med udgangspunkt i personer i den decentrale persondata database. Der vil dog være et antal personer, som er forældre til relevante personer, men som ellers ingen relevans har for Aarhus Kommune i sagsmæssige sammenhænge, og deres eneste relevans vil være baggrundsinformationer relaterede til herkomst og lignende. I betragtning af at der er omkostninger forbundet med hver eneste bestilt person fra CPR-kontoret, ønsker Aarhus Kommune at minimere antallet af personer i udtrækkene fra CPR-kontoret. Derfor efterlyser kommunen andre forslag til hvordan herkomst og oprindelseslands attributer kan opstilles for personer i den udvalgte population, hvor nogle af den ud- Side 4 af 5
valgte populations forældre eventuelt ikke er medtaget i udtrækkene bestilt af kommunen fra CPR-kontoret. Ønsker Aarhus Kommune løbende opsamling af historik på alle dataleverancens variable således, at det muliggøres at genskabe status på en given historisk dato? Ja, og kommunen ønsker om muligt en overholdelse af princippet for standardisering af sag og dokument, hvor samtlige registreringer er navngivet ved tidspunktet, hvor registrering er foretaget samt virkningstiden. Side 5 af 5