Implementering af Prophix budgetsystem

Transkript

1 Implementering af Prophix budgetsystem 1

2 Indhold Introduktion... 3 Aktiviteter... 3 IT-miljø... 5 Forudsætninger

3 Introduktion NaturErhvervstyrelsen skal have implementeret Prophix budgetsystem. NaturErhvervstyrelsen udbyder konsulentbistand i form af teknologispecifikke it-kompetencer på timebasis, til teknisk installation og forretningsmæssig opsætning af Prophix modul til finansiel budgetting. Opgaven indebærer bl.a. foranalyse af behov for finansiel budgettering, herunder formulering af forretningsmæssige behov og gennemgang af datakvalitet. Opgaven indebærer også, teknisk installation og opsætning af Prophix i NaturErhvervstyrelsens driftsmiljø på baggrund af gældende licenser. Herunder systemintegration ift. resultat af foranalysen, datakonvertering fra Civitas Budgetsystem til Prophix, tilrettelæggelse af workflow, udformning af dataviews og diverse skabeloner. Tilbudsgiver skal forestå uddannelse af brugere og foretage test, herunder sikre overdragelse og dokumentation af Prophix-installationen til NaturErhvervstyrelsens godkendelse. Dette skal ske da efterfølgende support ikke er en del af opgaven Endelig skal tilbudsgiver sørge for den nødvendige tilpasning af kuber til brug for analyser og rapporter ift. Prophix budgetløsning samt redigere eksisterende TARGIT-rapporter og analyser ift. nye kuber. Opgaven skal udføres på NaturErhvervstyrelsens adresse; NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V NaturErhvervstyrelsen ser gerne at kontrakten indgås medio februar, med færdiggørelse og idriftsættelse ca. medio april. Aktiviteter Implementering af Prophix kræver udførsel af følgende hoved- og delaktiviteter: 1. Gennemførsel af foranalyse af behov for finansiel budgettering, herunder a. Formulering og afstemning af forretningsmæssige behov og kortlægning af vitale processer b. Teknisk analyse og gennemgang af datakvalitet Foranalysen forventes gennemført via 1-2 workshops 3

4 2. Udarbejdelse af designdokument (evt. estimering af videre forløb), med afsæt i foranalyse 3. Teknisk installation af Prophix i driftsmiljø 4. Systemintegration i forhold til resultatet af foranalyse og designdokument a. Opsætning og databerigelse af finanskube og timekube med dimensioner og data fra Navision Stat. b. Øvrig tilpasning af kuber til brug for analyse og rapporter ift. budgetløsning c. Tilpasning af TARGIT-rapporter og analyser ift. nye kuber d. Datakonvertering fra Civitas Budgetsystem til Prophix (overførsel af eksisterende data) 5. Tilrettelæggelse af workflow a. Opsætning af workflows i Prophix vedr. budgetlægning og -opfølgning 6. Udformning af dataviews og diverse skabeloner a. Understøttelse af informationsindsamling, analyse og rapportering 7. Uddannelse af brugere 8. Test og godkendelse af Prophix-installation 9. Overdragelse og dokumentation Aktiviteterne omfatter alene implementering af finansiel budgettering, og ikke opsætning af øvrige separate standardmoduler i Prophix, f.eks. lønbudgettering, investering/anlæg og omkostningsfordeling. Dog skal implementeringen af finansiel budgettering inddrage relevante hensyn i forhold til en senere tilføjelse af tillægsmoduler, og en option på implementering heraf vil indgå i tilbudsevalueringen. Aktiviteterne forventes gennemført ud fra tidslinjen i Tabel 1. Tabel 1: Vejledende tidslinje for gennemførelse af implementering af Prophix Aktivitet Periode Kontraktindgåelse Medio februar Foranalyse Ultimo februar medio marts Installation og opsætning Medio marts ultimo april Idriftsættelse Ultimo april Afslutning Primo maj 4

5 IT-miljø NaturErhvervstyrelsen benytter en række tilpassede standard offentlige systemer til understøttelse af økonomistyringen, herunder bl.a. - Navision Stat (dimensioner og data) - Navision Stat (anlæg) - Mtid (tidsregistreringsdata) - ØSLDV (statens datawarehouseløsning med udvalgt data fra Navision, REJSUD samt SLS) - SLS (statens lønsystem) - SOL (lønprognosedata) - ISOLA (tværministeriel personale datawarehouse) - INDFAK (statens e-faktura flowsystem) - REJSUD (statens elektroniske rejsebestillings- og afregningssystem) Prophix skal have integrations/datasammenhæng med ovenstående systemer, således at bl.a.: Al regnskabs- og dimensionsdata skal hentes fra ØSLDV eller Navision udtræk Der kan eksporteres til regnskabs- og budgetkuber som indgår i ledelsesinformationssystemet TARGIT Øvrige integrationer afhænger af installation af tillægsmoduler, således at mtid s data evt. skal kunne indlæses, såfremt der vælges omkostningsfordeling i Prophix. De eksisterende kuber som TARGIT-løsningen bygger på, skal som en del af løsningen tilpasses overgangen til Prophix. Eventuelle behov for opgradering af hardware forud for en installation af Prophix i NaturErhvervstyrelsens afdækkes som del af foranalysen. Forudsætninger NaturErhvervstyrelsen sikrer adgang til driftsmiljø, herunder relevant servermiljø under implementeringsforløbets varighed. Leverandør fungerer som drivende projektleder igennem forløbet. NaturErhvervstyrelsen bidrager med generelle øvrige ressourcer og bidrag i forhold til mål og samarbejde. 5