Ebba Ehlers/Hanne Mortensen

Transkript

1 Notat 22/ Vedrørende: Opgradering til Navision 5.1 Fordeling: Professionshøjskoler, Danmarks Medie- og journalisthøjskole og TAMU Skrevet af: Ebba Ehlers/Hanne Mortensen Version nr.: Professionshøjskoler, Danmarks Medie- og journalistskole og TAMU skal i løbet af 2010 opgradere Navision Stat til version 5.1. Formålet med dette notat er at give en kort status og information om opgradering til Navision 5.1. Status På nuværende tidspunkt er i alt 91 erhvervsskoler opgraderet til Navision 5.0. Herudover har der været gennemført et pilotforløb, hvor tre gymnasier er opgraderet til Navision Stat 5.1. De 91 erhvervsskoler skal i løbet af 2010 opgraderes til Navision Stat 5.1. I løbet af 2. og 3. kvartal 2010 opgraderes øvrige gymnasier, SOSU-skoler samt VUC er. Fælles for disse institutioner er, at de hostes hos KMD. Opgradering til Navision 5.0 Opgradering til Navision 5.0 er en stor krævende opgave, som bedre kan sammenlignes med en udskiftning af økonomisystemet, end med en service pack opgradering. Processen stiller betydelige krav til kompetence og disponibel tid hos primært det it-tekniske personale, men også hos økonomifunktionen. Fremdrift i projektet er institutionens eget ansvar og det anbefales derfor, at institutionen forankrer opgaven i en projektgruppe, der kan sikre koordineringen af opgaverne mellem de berørte afdelinger. Planlægning af opgraderingstidspunkt skal tage højde for særlige spidsbelastningssituationer i SIS, da systemet vil være delvis ude af drift i ca. 5 dage. Navision 5.1 Økonomistyrelsen har frigivet en ny version - Navision i 4. kvartal Opgradering til Navision Stat 5.1 forudsætter, at Navision først er opgraderet til 5.0. Det er ikke muligt at opgradere direkte fra Navision 3.60 til Navision 5.1. Det er imidlertid en fordel, at opgaven gennemføres i sammenhæng, da visse dele af 5.0-opgraderingen kan udelades. Det gælder specielt transportlaget, der kommer i en ny version i Navision 5.1. Aktivitetsliste/vejledninger og inspirationsdage Selve opgraderingsopgaven vil strække sig over minimum fem arbejdsdage. Forud for opgraderingen er der en del forberedende aktiviteter, som skal iværksættes i god tid. Opgaverne er beskrevet i aktivitetslisten, som du finder: Her

2 Side 2 Professionshøjskolerne kan selv vælge, hvornår i 2010 de vil opgraderer til Navision Stat 5.1. UNI-C skal orienteres om tidspunktet af hensyn til at kunne imødekomme behov for support. UNI-C supporten hjælper med alle navision faglige spørgsmål vedr. konvertering fra Navision Stat 3.6 til 5.1. UNI-C kan ikke supportere den tekniske installation. Hovedparten af vejledningsmaterialet er udarbejdet af Økonomistyrelsen, og i aktivitetslisten er der link til de forskellige vejledninger, som er relevante for de enkelte aktiviteter. UNI-C afholder 2 inspirationsdage om opgraderingsforløbet i uge 10 og 11. Inspirationsdagen henvender sig til økonomimedarbejderen. Tilmelding til inspirationsdage finder du: Her Professionshøjskoler, der ikke er hosted hos KMD eller CSC skal nøje overveje, muligheden for at købe eksternt konsulent assistance til opgraderingen (77% af erhvervsskolerne valgte at benytte ekstern assistance). Det kræver meget brede it-kompetencer at gennemfører opgraderingen. Da erhvervsskolerne skulle overgå til Navision Stat 5.0 afholdte UNI-C en inspirationsdag, der inkluderede den tekniske gennemgang af opgraderingsprocessen. Vi har valgt at udelade den tekniske del af indholdet på de to annoncerede inspirationsdagen, fordi mange af de skoler der skal opgradere i 2010 har deres Navision Stat regnskab hosted hos en hostingpartner. Kursus i overgang fra Navision Stat 3.6 til 5.0 Den store forandring for brugerne ved opgraderingen er, at brugergrænsefladen ændrer sig markant. Økonomistyrelsen afholder kurser, hvor den nye brugergrænseflade bliver gennemgået. Økonomistyrelsen afholder kurser i København, Odense og Århus og tilmelding til kurserne sker på Økonomistyrelsens kursusportal. Du skal oprette brugerkode og password før du kan tilmelde dig. Link til kursusportalen finder du: Her. Ønsker om at få oprettet egne kurser kan ske ved henvendelse til Kirsten Juul Nielsen Økonomistyrelsen på: [email protected] Integration til andre systemer Navision Stat vil være ude af drift i minimum tre dage. Som følge af afhængigheder til økonomisystemet, vil følgende systemer også være helt eller delvist ude af drift: SIS Fakturaflowsystemer Datawarehouse

3 Side 3 SIS Hvis institutionen vil være helt sikker på, at der ikke opstår fejl, mens Navision er lukket, anbefaler UNI-C at SIS er lukket ned, indtil der er etableret integration til det opgraderede økonomisystem - typisk fem dage. Lukning af SIS medfører bl.a., at der ikke kan kommunikeres med webservices i opgraderingsperioden. UNI-C arbejder på, at udvikle en løsning, der via en trimmeoplysning gør, det muligt at fortsætte med at bruge SIS, selvom der ikke er forbindelse til økonomisystemet. Der foreligger pt. ikke nogen tidsplan, men løsningen vil tidligst kunne være klar medio maj Tidsplan og nærmere beskrivelse af løsningen, vil blive annonceret på Nyheder om SIS medio marts Tredjepartsprodukter UNI-C har udviklet en objektmålingsrapport, som måler hvilke objekter i databasen, som er udviklet af institutionen selv eller af tredjepartsleverandør. Typiske tredjepartsprodukter er fakturastyringssystemerne Gatetrade, Signflow, Ibistic, Batch Flow og IMS fakturaflow. Mange professionshøjskoler har desuden egenudviklede eller tilrettede rapporter som forsvinder under konverteringen. Institutionen skal selv rette henvendelse til leverandøren af tredjepartsprojektet/rapporterne, hvis man også ønsker at benytte dem efter opgradering til Navision Stat 5.1

4 Side 4 Projektplan Nedenfor er oplistet de væsentligste aktiviteter, som skal være indeholdt i institutionens projektplan. Hvis institutionen har valgt en leverandør til at fortage den tekniske installation skal denne inddrages i planlægningen. Neden for er et eksempel på et typisk tidsforløb: Forberedelse Læsning af vejledninger Indkøb af hardware Test af database Opdatering af licenser Objektmåling Kontakt 3. Partsleverandører for at få opdateringsfiler Installation og konfiguration af SQL Server 2005 Installation af Navision Stat 5.0 klient Installation af API og CBIC på klienter med behov for bankdataudveksling Oprettelse af UDDI registrering Deltagelse i UNI-C inspirationsdag Tilmelding til Økonomistyrelsens en dags kursus i overgang fra Navision Stat 3.6 til 5.0 Opdatering af SKS kontoplan Første dag Klargøring af Navision Stat 3.6 regnskab til opgradering, se nærmere beskrivelse i vejledningen: Opsætning og konverteringsvejledning. Anden dag (Navision Stat er lukket) Databasetest og Studieadministration Ingen adgang til Navision Stat 3.60 og begrænset funktionalitet i SIS Tredje dag (Navision Stat er stadig lukket) Udlæsning af sikkerhedskopi (backup) af Navision 3.60 database Indlæsning af sikkerhedskopi af Navision 3.60 i Navision 5.0 Datakonvertering sker ved hjælp af objektpakkerne step1selveje og step2selveje og studieadministration Ingen adgang til Navision 3.60 og begrænset funktionalitet i SIS Fjerde dag (Navision Stat og SIS fungerer kun delvist) Installation af nyt transportlag og UDDI Reetablering af SIS integration

5 Side 5 Superbrugeren fra økonomigruppen sørger for indlæsning af datafiler og korrekte opsætninger af udvalgte tabeller i Navision 5.1. Arbejdet sker i tæt samarbejde med IT-administrator. Femte dag (Koordineret test af systemer og integrationer) Test af nyt transportlag Test af SIS integrationen Studieadministration Test af opkrævninger både P og L Test af kreditnotaer både P og L Test af om deltagerbetaling bliver registreret korrekt i SIS Afstemning af rapporter fra 3.60 og 5.0 Test om bogføring virker Test om opkrævninger fra SIS Test om deltagerbetaling til SIS bliver registreret korrekt Test om betalinger til kreditorer sker korrekt Test om efakturaer bliver sendt og modtaget korrekt Sjette dag Installation af ny ØDUP integration Etablering af integration til tredjepartsprodukter Opdatering til ØS-LDV 2.01 (hvis der ikke allerede er sket) Test integration til tredjepartsprodukter Afprøvning af den nye brugergrænseflade Test af integration til tredjepartsprodukter Studieadministration Fuld funktionalitet i SIS Syvende dag(opgraderingen afsluttes) Restopsætning Økonomi Test af tredjepartsprodukter Test indlæsning af lønposter Send mail til: [email protected], med oplysninger om: Navn, bogføringskreds og ØDUP partneraftale med overskriften: Tilslut datastrømmen SKS kontoplan. Hvis datastrømmen SKS kontoplan ikke er tilsluttet, er det ikke muligt at bogfører i systemet!