LinkGRC. Dokumenter. Brugermanual

Transkript

1 Brugermanual 1

2 INDHOLD 1. Navigation 2. Dashboard Support 2

3 NAVIGATION 1 På forsiden finder du dine installerede moduler i LinkGRC løsningen og du kan her vælge hvilket modul du ønsker at arbejde med. 3

4 DASHBOARD 2 Når du har valgt det modul du vil arbejde med, vises dashboardet. Dashboardet for dokumenter viser nøgletal. Hvis man har adgang til flere eller alle sektioner, kan disse vælges, men som standard ses kun nøgletal for den sektion, som man har adgang til. Dette ses under Sektion ved knapperne i topmenuen 4

5 DOKUMENTER 3 DOKUMENTLISTEN Det er kun muligt at se de dokumenter, som man har rettigheder til. På dokumentlisten kan man: Sortere en til flere kolonner ved at klikke på shift Filtrere ved at klikke på tragt ved kolonne feltnavnet. UPLOAD AF ET DOKUMENT For at uploade et dokument vælges modulet på forsiden, og der klikkes på Upload dokument på dashboardet. Når der klikkes på knappen Upload dokument vises dialogboksen find filer. der er oprettet/ændret vælges. Herefter vises dokumentets metadata (information omkring dokumentet). Felter på Generelt fanen udfyldes og der klikkes Gem. Nu er dokumentet synligt i version 0.1 for dem der har adgang til at se dokumenter i udkast, og dokumentet tildeles et Id. Hvis dokumentet vedrører en opdatering af et eksisterende dokument vises de tidligere registreret metadata for dokumentet. 5

6 For at relatere et dokument til fx en kontrol eller et andet dokument vælges fanen Relationer. Her kan oprettes en relation til et andet element. Når relationen oprettes, oprettes den automatisk også den anden vej. For at gemme dokumentets metadata klikkes på Gem, og der kan returneres til listen over dokumenter. Ved at markere en opfølgning på opfølgningslisten og klikke på knappen Historik, kan historikken ses for, hvad der er tastet ind i hvilke felter på hvilke versioner. 6

7 REDIGERE ET DOKUMENT Et dokument kan redigeres ved at dobbeltklikke på det som åbner dokumentet i Word. Efter ønskede ændringer er foretaget klikkes på Gem. Herefter skal samme proces følges som beskrevet under 3.2 Upload af dokument. Dokumentets metadata kan redigeres ved at markere dokumentet og klikke på knappen Rediger. Efter metadata er redigeret klikkes på knappen Gem. Ved at markere et dokument på dokumentlisten og klikke på knappen Historik, kan historikken ses for, hvad der er opdateret på hvilke felter. 7

8 SENDE ET DOKUMENT TIL GODKENDELSE Når et dokument er klar til godkendelse, markeres dokumentet i listen over dokumenter og der klikkes på knappen Send til godkendelse eller der klikkes på knappen rediger og i skærmbilledet for redigering af metadata klikkes på knappen Send til godkendelse. Herefter ændres dokument status fra Udkast til Afventer godkendelse. Mail fremsendes til person der skal godkende med link til dokumentet. Når der klikkes på knappen Godkend ændres status på dokument til Godkendt og major version tælles op med Der sendes en mail til forfatteren af dokumentet omkring dokumentet nu er godkendt. Hvis der klikkes på knappen Afvis skal der angives en årsag til afvisningen, og status sættes til Afvist. Der sendes en mail til forfatteren af dokumentet med årsagen til afvisningen. 8

9 SLETNING AF ET DOKUMENT Et dokument kan slettes, hvis man har adgangen hertil. Når der klikkes på Slet element, skal der angives en årsag til sletningen. Herefter er dokumentet fjernet. Det slettede dokument optræder nu på slettelisten. Hvis man har adgang til slettelisten, kan man genetablere det slettede dokument. Herefter er den tilbage på dokumentlisten. 9

10 SUPPORT 4 Hvis LinkGRC løsningen ikke fungerer, som forventet, kontaktes en superbruger. 10