Magistratens 1. Afdeling Århus Kommune N O T A T Bemærkninger til beretning nr. 1.04 fra Kommunernes Revision om regnskabet for Indledning Kommunernes Revision (KR) har i deres sagsrevision for fundet at fejlniveauet på arbejdsmarkedsområdet er stigende. En række af de fejl der er fundet, beror på de skærpede krav til den administrative sagsbehandling som blev indført med den nye lovgivning omkring Flere i Arbejde. De nye regler for nedsættelse af kontanthjælp er alle særdeles komplicerede. Dette sammenholdt med at nye vejledninger sendes ud til kommunerne lige umiddelbart før lovikraftrædelsen betyder, at der i eftersommeren har været problemer med at nå den relevante undervisning, der skal til for at omsætte reglerne. Samtidig er opfølgningsog kontrolforpligtigelsen skærpet. En række tiltag er indført i med henblik på at styrke den administrative sagsbehandling. Dato: 10. maj 2004 Sagsbehandler: ABW Telefon: 8940 2670 Telefax: 8940 5979 E-post: abw@ama.aarhus.dk Journal nummer: Dokument: bemærkninger til beretning nr. 1.04 den 6.5 Undervisningsforløb for medarbejdere både i forbindelse med lovændringer og løbende. (Der udbydes i forvejen en række kurser/oplæg i forbindelse med lovændringer). På integrationsområdet er der i 2004 igangsat en handlingsplan, der bl.a. omfatter kompetenceudvikling for medarbejdere og løbende faglig revision på området. Det forventes, at dette forløb skærper elementerne i myndighedsopgaverne. Kontrolprocedurerne og ledelseskontrollen styrkes. Desuden indføres via Lær af De Bedste projektet løbende statistikker, der viser hvorledes udviklingen går på de enkelte arbejdsmarkedscentre. Centerledelsen har i virksomhedsplanerne ligeledes iværksat forskellige initiativer, der sætter særlig fokus på nogle konkrete områder i de nye beskæftigelseslove. KR er bedt om at foretage en fornyet sagsrevision i foråret 2004, idet har en formodning om at organisationsændringen i kombineret med ny lovgivning og nyt IT har medført flere fejl i sagerne end normalt. Denne sagsrevision vil blive forelagt Byrådet sammen med de øvrige revisionsberetninger i september 2004. Notat Side 1 af 5
I det følgende gives bemærkninger til dels KR s analyse af udgiftsudviklingen dels til de konkrete problemfelter konstateret i sagsrevisionen. Det drejer sig om tre områder: manglende opfølgning, fejludbetalinger og manglende dokumentation/kontrol. Udgiftsudviklingen KR indleder revisionsberetningen med nogle generelle betragtninger om udgiftsudviklingen i Århus Kommune. Det er korrekt at udgifterne til aktivering/revalidering er faldet fra til. Den samlede forsørgelsesudgift på kontanthjælpsområdet er i Århus Kommune faldet med 3,7 pct. På sygedagpengeområdet skal det bemærkes, at udgiftsudviklingen til dels kan begrundes i en række refusionsomlægninger. Offentlige arbejdsgivere blev fra og med 2001 berettiget til sygedagpengerefusion og som følge deraf steg udgiftsniveauet. Pr. 1. januar 2001 blev grænsen for hvornår kommunen er medfinansierende på sygedagpenge fremrykket fra 9 til 5 sygeuge. Disse ændringer forklarer en stor del af stigningstakten fra 2001 og fremefter. Samtidig er der generelt flere personer på sygedagpenge end vi tidligere har kendt. F.eks. kan nævnes at antal sygemeldte over 4 uger er steget med 3,6 pct. fra til i Århus Kommune. Udgiftsudviklingen i Århus Kommune sammenlignet med andre kommuner er i perioden 2000- fremgår af nedenstående tabel. Det er endnu ikke muligt at indsamle regnskabstal for. Tabel 1. 6-by sammenligning af udgiftsudviklingen i Sygedagpenge 2000 = indeks År 2000 År 2001 Kommunal udgift Over 52 uger Hele landet Odense Esbjerg Randers Århus AAlborg 105 109 78 86 118 107 År 105 109 68 82 135 Under 52 uger Hele landet Odense Esbjerg Randers Århus AAlborg Kilde: Danmarks Statistik, Statistikbanken 146 146 128 151 157 142 165 170 164 171 178 166 Århus Kommune ligger markant under de øvrige storbyer (bortset fra Randers), når der sammenlignes med antal sager med varighed over 52 Notat Side 2 af 5
uger, mens sagstallet for de mellemlange forløb ligger på niveau med de øvrige storbyer. (se tabel 1) Nedenfor i tabel 2 ses den gennemsnitlige sagslængde i byerne - opgjort kvartalsvis i og. Tabel 2. Sammenligning af gennemsnitlig sagslængde i dagpengesager uge 13 - uge 26 - uge 39 - uge 51 - uge 13 - uge 26 - uge 39 - Ålborg 33,0 35,0 35,6 34,4 34,6 37,1 38 Esbjerg 34,1 36,2 38,1 37,9 38,8 42,3 39,9 Århus 36,2 36,4 37,3 34,2 35 35,1 36,3 Randers 28,6 30,4 30,3 27,3 28,0 29,5 30,0 35,6 37,3 38,1 36,3 36,0 37,5 37,7 Kilde: Materiale fra Sygedagpengeområdets Bench-markinggruppe (NB Odense Kommune har ikke oplyst tallene) Udviklingen i sagslængden, viser at Århus Kommune stadig har længere sagsvarighed end Randers, men i modsætning til de øvrige byer undgået en stigning i sagslængden. Århus Kommune ligger dermed i under de øvrige storbyer. Der vil dog fortsat blive arbejdet intensivt med at få nedbragt den gennemsnitlige sagslængde i Århus Kommune. Sagsrevision Der er en stigning i antallet af fejl i forhold til sagsrevisonen for. Revisionen har udtaget i alt 270 sager på det sociale område i. Der er konstateret fejl i 114 af disse sager. I blev 297 sager gennemgået med i alt 66 fejl. Der er en stigning fejlniveauet fra ca. 22 pct. af sagerne i til ca. 42 pct. af sagerne i. Denne stigning kan til dels forklares af et særligt arbejdspres i forbindelse med organisationsændring ved etablering af. Denne omlægning foregik samtidig med ikrafttrædelse af ny integrationslov, førtidspensionsreform og lovkomplekset omkring "Flere i Arbejde". Desuden har afdelingen indført nye IT-systemer herunder et nye udbetalingssystem - KMDAktiv, hvortil alle sager har skullet omlægges. De nye beskæftigelseslove strammer kraftigt op omkring de administrative myndighedsopgaver. Det er sket økonomiske opstramninger i form af reduceret kontanthjælp for ægtefæller og unge. Beregningerne af dette er meget kompleks. Opfølgningsforpligtigelserne på arbejdsmarkedsområdet strammet, således der skal ske personlig opfølgning på alle sager hver 3. måned. Ligeledes er rådighedsvurderingerne strammet. Samlet set er de administrative opgaver i tilknytning til sagsbehandlingen af ledige er øget markant de senere år. Det viser sig, at det særligt er på disse administrative felter, der er konstateret flere fejl. Flest fejl vedrører manglende opfølgning og noget færre fejl vedrører udbetalinger og manglende dokumentation/kontrol. Notat Side 3 af 5
Manglende opfølgning Lang størstedelen af de påpegede fejl vedrører manglende opfølgning. Det gælder både kontanthjælpsområdet, integrationsområdet og sygedagpengeområdet. Den manglende opfølgning hænger bl.a. sammen med de skærpede krav til opfølgning. Problemstillingen tages til efterretning og der vil ske en skærpet ledelseskontrol af netop dette. Fra starten af 2004 er opfølgningssystemet på dagpengeområdet igangsat. Der er i det nye system indlagt en automatisk advis, når dagpengesager er over 7 uger og derefter hver 8. uge. Dette hjælperedskab forventes at skærpe opfølgningsforpligtigelsen på sygedagpengeområdet. Det kan bemærkes, at der er en række sager på sygedagpengeområdet, hvor personlig kontakt er irrelevant eller ikke muligt. Det kan f.eks. være personer der lider af dødelige sygdomme, hvor det vurderes, at opfølgning ikke er relevant. I sådanne tilfælde holdes der kontakt til pågældendes læge. Desuden har en række sygedagpengemodtagere svært psykisk sygdomme, f.eks. forskellige psykiatriske diagnoser, der kan indebære, at det ikke er muligt at skabe kontakt til den sygemeldte. Der er i de fleste af den type sager mange forsøg på kontakt af forskellig karakter, men der foretages således ikke en personlig opfølgning. Udbetalingsfejl Af fejl med udbetalingsmæssig eller refusionsmæssig betydning er der en stigning fra 6,4 pct. (19 stk.) i til 10 pct. i (27 stk.) Stigningen i antallet af fejl er altså primært på områder hvor det ikke har udbetalingsmæssig eller refusionsmæssig konsekvenser. Der er f. eks. ikke konstateret fejl af udbetalingsmæssig betydning på sygedagpengeområdet eller på fleksjobområdet. Med overgangen til et nyt udbetalingssystem (KMD-aktiv), som nu er fuldt implementeret i, har det været målet at minimere en række fejlmuligheder i systemet ved hjælp af forskellige låse i systemet. Kommunernes Revision har påpeget fejl af udbetalingsmæssig betydning i 27 sager. Samlet set er der i de 27 sager udbetalt knap 40.000 kr. for meget. Hvis dette regnes op til samtlige udbetalinger udgør fejludbetalinger ca. 0,14 pct. af udbetalte beløb på de relevante områder i. Manglende kontrol/dokumentation Det påpeges i en række sager, at der ikke er foretaget kontrol af formue, kontrol af CV m.m. Dette tages til efterretning. Det kan nævnes, at der i en række sager er foretaget den fornødne kontrol, men at dette blot ikke fremgår af journalnotaterne. Der er, som allerede nævnt, udarbejdet en Notat Side 4 af 5
kontrolinstruks, der netop skærper forpligtigelsen til at foretage kontrol, at lave journalføring og lignende. Opsynet med dette vil desuden indgå i ledelsestilsynet på centrene. Konklusion tager revisionsberetningen til efterretning, og der er indført en række tiltag for at minimere fejlniveauet, herunder et skærpet ledelsestilsyn. Notat Side 5 af 5