ROTARY INTERNATIONAL Manual for Long Term Exchange (LTE) Manualens målgruppe...1 Rotary klubbens organisering...1 Information om udveksling...1 Ansøgning...1 Sponsorerklæring...2 Værtskabserklæring...2 Udvælgelse af kandidater...2 Certificering...3 Kontakt til outbound...3 Kommende inbounds...3 Bilag 1 Interview af studenten...5 Bilag 2 Klubcounsellors opgaver...6 Bilag 3 Årshjul for klub counsellor...7 Manualens målgruppe Denne manual er beregnet for klubcounsellor og beskriver de arbejdsopgaver, som klubbens counsellor har i arbejdet med Longterm ungdomsudvekslingen (LTE), et års udveksling af unge mellem 16 og 18 år. Formålet er at viderebringe de mange erfaringer, som andre klubcounsellorer har fået gennem årene og samtidig informere om, hvor og hvordan counsellor kan søge hjælp og information. Rotary klubbens organisering Enhver Rotary klub bør have en counsellor, der sammen med bestyrelsen lægger strategien for klubbens ungdomsarbejde. Counsellor indgår som en del af bestyrelsen, og er normalt fritaget fra rotationsprincippet, som de øvrige bestyrelsesmedlemmer er underlagt. Information om udveksling Counsellor besvarer henvendelser fra interesserede unge og oplyser om muligheder og betingelser for udveksling. Counsellor oplyser også om de krav der stilles til de unge, der påtænker at aflevere en ansøgning. Counsellor har ligeledes en PR opgave. De skal uddele informationsmaterialer, besøge skoler, opsætte plakater, sende indlæg til den lokale presse og/eller afholde informationsmøder. Ansøgning Det foreløbige ansøgningsskema kan downloades fra hjemmesiden: www.rotary-yep.dk. Efter udvælgelsen skal kandidaten udfylde den endelige ansøgning på det internationale ansøgningsskema. Før ansøger kan påbegynde arbejdet med ansøgningen skal klubbens counsellor oprette den kommende udvekslingsstudent i databasen som New Applicant. Når udvekslingsstudenten er oprettet sender systemet automatisk en mail til ansøger. Denne mail giver adgang til databasen for indtastning af studentens stamdata. Der afsluttes med en udskrift, som anvendes som basis for ansøgningen, der suppleres med lægeerklæring, tandlæge- og skoleudtalelse mv. 1
Sponsorerklæring Alle ansøgninger skal være ledsaget af én af klubben underskrevet sponsorerklæring. Denne skal indeholde klubbens garanti for, at man har gennemgået ansøgningen, undersøgt ansøgerens forhold, at man har interviewet den pågældende og fundet oplysningerne rigtige, og at man med klubbens underskrifter på ansøgningen og sponsorerklæringen anbefaler den pågældende som udvekslingsstudent. En sponsorerklæring er også en forpligtelse for klubben til at modtage en oversøisk udvekslingsstudent. Klubben kan på sponsorerklæringen udtrykke sine ønsker, hvad angår tidspunkt, land og køn for den kommende inbounds student. Ved fordeling af de indkommende studenter vil disse ønsker blive taget i betragtning i så høj grad som muligt. Værtskabserklæring Fristen for aflevering af den færdige ansøgning til klubbens counsellor må ikke sættes senere end den 1. november, da klubben senest den 15. november skal aflevere ansøgningerne til District Chair. District Chair behandler alle rettidigt indkomne ansøgninger. Ansøgninger, som er mangelfulde eller ikke rettet inden den 1. december, kan ikke forventes at blive taget i betragtning. Omkring årsskiftet, når distriktet og Multidistrikt Danmark har afsluttet behandlingen af alle ansøgninger, gives meddelelse til ansøger og counsellor om, at ansøgningen har passeret den danske udvælgelse. Derefter meddeles, hvilket land og distrikt ansøgningen er sendt til. Hvis klubben ønsker at gøre brug af udvekslingsstudentens familie som værtsfamilie, kan man udfærdige en Værtskabserklæring. Her bekræfter værtsfamilien, at de gerne vil være vært for udvekslingsstudenter i 3-4 perioder af 3-4 måneder, svarende til et års værtskab. Udvælgelse af kandidater Efter udfyldelsen af det foreløbige ansøgningsskema er det vigtigt, at counsellor, bistået af klubmedlemmer af begge køn, inviterer ansøgeren til et interview for at konstatere, om han/hun er egnet til udsendelse. 2
Det er også vigtigt, at ansøgerens forældre deltager i en del af dette interview. Se bilag 1 for en oversigt over gode spørgsmål til dette interview. Certificering Alle Rotaryklubber over hele jorden, som deltager i ungdomsudveksling er certificerede. Det betyder, at vi har besluttet os for i fællesskab at leve op til en række kvalitetskrav og regler til gavn for de unge. Betingelserne for certificeringen fremgår af en særskilt folder: Sikkerhed og Omsorg for Udvekslingsstudenter i Danmark. Folderen kan downloades fra hjemmesiden. Det fremgår bl.a. heraf, at klubbens counsellor løbende skal informeres om betingelserne for, at klubben kan medvirke i programmet. Denne information gives ved de årlige counsellormøder, hvortil der er mødepligt for counsellor Kontakt til outbound Counsellor bør på vegne af den sponsorerende klub følge med i den udsendtes liv i det fremmede - f.eks. ved at bede studenten sende breve eller emails, mens han/hun er ude og på den måde være et bindeled mellem klub og student. Klubcounsellor har selvfølgelig også informationspligten overfor de øvrige medlemmer i klubben, så disse kan følge den unge via oplæste mails eller rejsebreve. værtsfamilie og counsellor samt med klubledelsens underskrift. Endvidere anføres, i hvilken lufthavn studenten bliver afhentet. Husk at skrive tydeligt, da navne og emailadresser skal kunne læses af personer, der ikke er vant til at læse dansk. Endvidere skal der findes studieplads på en skole i nærheden. De fleste studenter optages på et alment gymnasium, men også handelsskole eller teknisk skole er en mulighed. For helt unge studenter kan 10. klasse også komme på tale. Skolens ledelse skal underskrive og stemple på Guarantee form samt på det medsendte School Acceptance Letter. For at spare tid vil det være en god ide selv at møde op på skolen med papirerne og få underskrifterne med det samme. Vi ved, at det kan tage meget lang tid for studenten at få visum og opholdstilladelse i Danmark. Det er derfor af stor betydning, at I returnerer de færdige Guarantee Forms til District Chair så hurtigt som overhovedet muligt dvs. inden for 14 dage efter modtagelsen. Kommende inbounds Den første information om jeres kommende udvekslingsstudent får I, når I modtager ansøgningen fra District Chair. Studenten er udvalgt og godkendt i sit hjemland, og ansøgningen er gennemgået her, inden I får den. Jeres første opgave er at udfylde Guarantee Forms (GF) som fremsendes fra District Chair. GF udfyldes med navne på 1. 3 Værtsfamilier Det er counsellors opgave at træffe aftale med 3-4 familier om at være værter for studenten i det år, han/hun er her. Ofte vil familier, som udsender en søn/datter blive bedt om at være værtsfamilie, men det må ikke være en betingelse for udsendelse. Det er vigtigt, at familierne er godt forberedte på deres opgaver som værtsfamilie, og det er vigtigt, at counsellor kender forholdene i hjemmet.
Derfor skal counsellor sammen med en anden rotarianer aflægge et besøg i hjemmet, hvis familien ikke tidligere har været værtsfamilie. Besøget skal tjene til en gensidig information om værtskabet, herunder hvilke forventninger og krav man kan stille til en udvekslingsstudent og om forholdene for indkvartering, f.eks. om studenten får sit eget værelse m.m. Studenten skal inden ankomst vide, hvorledes han/hun skal bo. Det er en god ide, at 1. værtsfamilie har hjemmeboende børn på alder med udvekslingsstudenten. Herved får denne lettere et netværk af danske kammerater, som han/hun kan trække på, når han/hun flytter til de næste familier. Se i øvrigt Guide til værtsfamilier, som kan downloades fra hjemmesiden. Counsellor som 1. værtsfamilie Det er ofte en god start på et ophold, hvis studenten bor hos counsellor de første par uger. Det giver begge parter en god mulighed for at lære hinanden at kende, og counsellor en god mulighed for at kunne støtte studenten senere under opholdet. Det er vigtigt, at der skabes en uformel, god og fortrolig omgangsform. Mange småproblemer eller misforståelser opstår let, hvis god kommunikation mangler, og problemerne ryddes lettere af vejen, hvis de håndteres i tide. Det anbefales at være lidt kontant i starten. Sig hvordan du vil have tingene til at fungere. Det er meget nemmere at fire lidt på reglerne senere. Counsellors opgaver De opgaver counsellor skal tage sig af i forbindelse med klubbens værtskab ses i oversigtsform i bilag 2. Problemløsning Det mest almindelige problem er forsømmelse fra skolen. Det kan være svært at vænne sig til en fri undervisningsform, hvor ingen tilsyneladende lægger mærke til, om man er i skole eller ej. Counsellor bør derfor regelmæssigt have kontakt med skolen og kontrollere, at udvekslingsstudenten ikke forsømmer skolen uden lovlig grund. Også her tilråder vi, at counsellor holder regelmæssig kontakt med den unge og værtsfamilien. En tidlig korrektion af forholdet er langt lettere, end hvis parterne har slidt på hinanden Opstår der problemer, tilråder vi i første omgang, at der tales med de involverede. Fortsætter problemerne, bør man ikke vige tilbage for direkte at give en påtale og minde om, at reglerne skal overholdes. Brug den Guide som netop omhandler early returns, som kan downloades fra hjemmesiden. 4
Bilag 1 Interview af studenten Spørgsmål til brug ved interview af en kandidat, der vil være udvekslingsstudent i udlandet: 1. Hvad ved du om Rotary? 2. Hvordan har du hørt om vores udvekslingsprogram? 3. Hvorfor vil du gerne være udvekslingsstudent? Hvornår fik du lyst til det? Hvilke lande har du som 1.2.og 3. Ønske? Hvorfor netop disse? Hvad nu, hvis dine ønsker ikke kan imødekommes. 4. Hvad tror du at formålet er med Rotarys udvekslingsprogram? 5. Hvilke forventninger har du til din kommende værtsklub og de kommende værtsfamilier? Hvad mener du at de kan forvente af dig? Og hvad kan du bidrage med til klubben og til værtsfamilierne. 6. Hvordan tror du, at du vil reagere som udvekslingsstudent på en anden kultur end den du er vokset op i? Er du konfirmeret? Går du i kirke? Hvordan vil du reagere i et religiøst hjem? - og på fremmed mad? 7. Hvad siger din familie til at du vil være udvekslingsstudent? Hvilke pligter har du i dag i dit hjem? Hvor mange lommepenge får du af dine forældre? Har du et fritidsjob? Hvis ja, hvor meget tjener du? Hvad bruger du pengene til? 8. Hvordan er dit forhold til dine søskende? Og til dine kammerater? Hvordan er dit forhold til dine forældre og til dine forældres venner? 9. Hvordan vil dine venner beskrive dig? Hvordan vil dine lærere beskrive dig? 10. Hvornår bliver du genert 11. Hvad kan gøre dig ked af det? Hvad kan gøre dig sur? Hvad kan gøre dig vred? 12. Hvad er dine fritidsinteresser? Hvor meget tid bruger du på dem? 13. Hvor meget og hvad læser du? bøger? blade? aviser? Hvis ja hvilke? Hvad hedder den sidste bog du har læst? 14. Hvor ofte ser du TV? Hvad ser du? 15. Hvor tit går du i byen? Til hvad? Hvad er titlen på den sidste film du så i biografen? 16. Har du en kæreste? Hvis ja, hvor længe har I været sammen? hvor ofte ses I? 17. Hvad siger din kæreste ti, at du skal være væk et år? 18. Hvor tit drikker du alkohol? Hvad er din holdning til, at du ikke må drikke eller være i besiddelse af alkohol, mens du er udvekslingsstudent? 19. Ryger du? Hvis ja, hvordan vil du ha det med at skulle være i et hjem, hvor du ikke må ryge? 20. Hvad synes du om din nuværende skole? Hvor meget tid brugen du på hjemmearbejde? 21. Hvordan fungerer du i gruppearbejde? 22. Hvornår går du ind og tager ansvar? 23. Hvordan vil du ha det med at skulle leve med strengere regler og disciplin, end du er vant til fx i skolen eller hjemme? Hvordan vil du fx reagere, hvis du får nej til at gøre noget, som du plejer at få lov til hjemme i Danmark? 24. Hvad vil du synes om at skulle gå i skoleuniform? 25. Hvilke sprog taler/skriver/forstår du? Har du prøvet dine færdigheder på indfødte? Hvis du ikke taler værtslandets sprog, hvad vil du så gøre for at lære det? 26. Hvornår har du sidst præsenteret noget eller holdt foredrag for flere/mange mennesker? Hvordan var det? 27. Er der noget mad/drikke, som du ikke kan tåle? Hvem kalder dig kræsen? 28. Ved du/dine forældre, hvad omkostningerne er til dette udvekslingsprogram? Hvor meget skal du selv bidrage med til udgifterne? 29. Du og dine forældre skal allerede nu vide, at du skal deltage i en familiebriefing og en afrejsebriefing, hvortil der er mødepligt? Disse briefinger finder sted i foråret (hvor dine forældre skal deltage) og afrejsebriefingen først i juli måned. Kan og vil du deltage i disse briefinger? 30. Kan dine forældre være værtsfamilie for en student til Danmark 31. Kender du nogle i din omgangskreds der kunne anbefales om værtsfamilie 32. Hvor godt kender du vores website? 5
Bilag 2 Klubcounsellors opgaver Tag kontakt med den unge og dennes forældre før ankomsten for at få information om eventuelle personlige fornødenheder. Sørg for at studenten bliver afhentet i lufthavnen. Introducer studenten til skolen og hold regelmæssig kontakt med skolen for at sikre, at skolen passes Informer studenten om de regler, der gælder for opholdet i Danmark Læg en fast tidsplan for skift af værtsfamilier. Denne plan bør overholdes, og den bør meddeles studenten så snart som muligt. Det er counsellors opgave at sikre, at studentens adresse hele tiden bliver opdateret i databasen. Straks efter ankomsten skal studenten tilmeldes folkeregistret, hvor pas med visum/opholdstilladelse skal forevises. Studenten får et dansk cpr-nummer og bliver optaget i sygesikringens gruppe 1. Tilmeldingen skal ske så hurtigt som overhovedet muligt, da der går 6 uger fra registreringsdatoen til sygesikringen træder i kraft. o Studenten skal også vælge læge. o Der skal også meldes flytning, når studenten rejser hjem, og det gule kort destrueres. o Det har desværre vist sig, at kortet er gået i arv til nye studenter, der ikke er fyldt 18 år og blevet brugt som dokumentation ved diskoteksbesøg. Indtil sygesikringen træder i kraft, skal studenten være dækket af en forsikring hjemmefra eller af én, der er tegnet her. Hvis dette ikke er i orden, rettes henvendelse til ungdomsudvekslingens ledelse. Vær opmærksom på, om forsikringen indeholder en ansvarsforsikring. Gør studenten opmærksom på, at selv om læge og hospital er gratis under sygesikringen, så er medicin og tandlægebesøg ikke. Det anbefales, at counsellor hjælper med at få oprettet en konto i en bank. Counsellor bør være den, der udbetaler lommepenge hver måned. Hvis counsellor har en fast aftale med studenten om at komme og hente lommepenge hver måned, får de i hvert fald muligheden for at ses ved denne lejlighed. Sørg for at pas og flybillet opbevares på en betryggende måde. Hjemrejsetidspunktet fastsættes ved en aftale mellem counsellor, værtsfamilie og studenten. I god tid før hjemrejsen (3-4 måneder) skal der reserveres plads i flyet. Mange har en åben billet, der skal sættes i kraft andre har en hjemrejsedag fastlagt hjemmefra, som skal bekræftes. Henvendelse sker altid til det luftfartsselskab, der har bragt studenten til Danmark. Hjælp studenten til at få danskundervisning. I de fleste kommuner findes kurser for udlændinge, og i de større byer findes egentlige sprogskoler. I begyndelsen af opholdet er motivationen for at lære dansk størst. Udnyt den ved at give dem en mulighed for at lære vort sprog. Hjælp studenten med at komme i gang med nogle fritidsaktiviteter. Vær ikke bange for at holde dem travlt beskæftiget specielt i starten så bliver der ikke så megen tid til at længes hjem. 6
Bilag 3 Årshjul for klub counsellor Opgaver hver måned: Korrespondance med studenten i udlandet Udbetale lommepenge til inboundsstudenten Sikre at studenten deltager i Rotarymøder Opfordre rotarianerne til at tage aktiv del i studentens ophold i Danmark Markedsføring af alle udvekslingsprogrammer i klubben, på skoler, ungdomsskoler mm. Måned Opgaver Juli Afsluttende præsentation af dette års udrejsende, udlevering af bannere - evt. sammen med netop hjemvendt udvekslingsstudent. Dette års udvalgte rejser Indkalde ansøgere, evt. ved opslag på skoler og lignende til udsendelse det følgende år Sende informationer til 1. Værtsfamilie om ankomst, generelle regler herunder rejseregler m.m. Inbounds hjemrejse Summer-Team, afmelde folkeregister, inddrage og destruere syge- August Dette års udvalgte rejser Læs de foreløbige ansøgninger igennem Indkalde ansøgere, evt. ved opslag på skoler og lignende til udsendelse det følgende år Ankomst Summer-Team med efterfølgende velkomstmøde og IntroCamp Inbound: Kontrollere forsikring, tilmelde folkeregister, evt. buskort, wildcard. Indtaste adresse / Værtsfamilier i database Inbound Introduktion på skolen Behandle ansøgningsskema fra potentielle ansøgere samt holde interview med potentielle ansøgere og deres familie September Læs de foreløbige ansøgninger igennem Behandle foreløbigt ansøgningsskema fra potentielle ansøgere Interview med ansøgere og deres familier Fremsende det elektroniske udgave af det internationale ansøgningsskema til udvalgte ansøgere Ansøgningsskema retur til kontrol og bevidnet underskrift Inbounds Winterteam: Aftale og reservere hjemrejse Tilmelding til Get-together Oktober Ansøgningssættet sendes til distriktet (DC / ADC-outbound) Behandling af Inbound ansøgninger Januar Ankomst Winter-Team med efterfølgende velkomstmøde og IntroCamp Sende informationer til 1. Værtsfamilie om ankomst, generelle regler herunder rejseregler m.m. Inbound: Kontrollere forsikring, tilmelde folkeregister, evt. buskort, wildcard. Indtaste adresse / VF i databasen Hjemrejse Winter-Team afmelde folkeregister, inddrage og destruere sygesikringsbevis, afmelde bank Inbound: Introduktion på skolen Februar Tilmelding til Familiebriefing Tilmelding til Get-together Tilmelding til EURO-BUS-TOUR Invitere studenten til en række Rotarymøder inden afrejsen Marts Deltage sammen med student og familie i Familiebriefings Inbounds sommerteam: Aftale og reservere hjemrejse Ansøger til Short term interviewes April Invitere studenten til en række Rotarymøder inden afrejsen Behandling af Inbound ansøgninger 7