Referat fra bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Donna (medarbejderrep.), Bolette (under pkt. 1 og 2), Kim (under pkt. 3) og Iben (referent). Tid Ordinært bestyrelsesmøde søndag d. 2. oktober kl. 13.00-18.00. Herefter afgang til Kastrup lufthavn (flyafgang kl. 20). Sted Loftet på Vartov (indgang H), Farvergade 27, 1463 København K Indkaldere Mødetype Forplejning Louise, Jeef og Erik Ordinært møde Kaffe, te, kage (Louise bager) og frugt under mødet. Aftensmad i Kastrup. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af møde 2.-3. september Bestyrelsen godkendte dagsorden for dagens møde og referatet fra mødet og seminaret d. 2. og 3. september uden kommentarer. Det blev præciseret, at Runa ikke er en del af kommunikations-undergruppen (i forhold til dagsordenens pkt. 3). 2. Budget Bilag 2.1. Budgetindstilling Bilag 2.2. Budget og regnskab for foreningen CISU Bilag 2.3. Budget og regnskab for Civilsamfundspuljen Bilag 2.4. Budget og regnskab for Puljen for Klima og Miljø Bilag 2.5. Budget og regnskab for Naboskabspuljen Bilag 2.6. Oversigt over ansøgninger og bevillinger for Civilsamfundspuljen og Puljen for Klima og Miljø de seneste tre runder Ansvarlig: Runa Kasserer og CISUs controller fremlagde halvårsregnskab for første halvår af 2016, budgetrevisionen for andet halvår af 2016 samt udkastet til budget for 2017 for foreningen CISU samt CISUs tre puljer. Alle blev godkendt. Bemærkninger vedr. de enkelte budgetter 1
Foreningen CISU: Der er stadig midler til kampagne- og aktiviteter i 2016. Hvis disse midler ikke bruges, føres de tilbage til egenkapitalen. Civilsamfundspuljen: Et bestyrelsesmedlem spurgte, om der ikke skal budgetteres mere til faglige ydelser i en tid, hvor medlemmer skal tilpasse sig den nye situation (færre puljemidler, ny puljestruktur etc.). Puljen for Klima og Miljø: Puljen har sidste runde i 2016, og der er budgetteret med forvaltning af de sidste bevillinger til og med 2018. CISU har overfor ministeriet tydeliggjort vores interesse i, at puljen skal fortsætte. Naboskabspuljen: Puljen slutter i 2017, så der er budgetteret til og med 2019. Den del af puljen, der ikke blev uddelt i 2016, er fordelt mellem puljens to næste runder. Der blev efterspurgt en oversigt over fordeling af bevillinger under 400.000 kr. Denne information vil blive inkluderet i den næste oversigt, der deles med bestyrelsen. 3. Principper, retning og rammer - om CISUs eksterne kommunikation Bilag 3.1. Indstilling om kommunikationspapir Bilag 3.2. Principper, retning og rammer - om CISUs eksterne kommunikation Kim fremlagde papiret Principper, retning og rammer om CISUs eksterne kommunikation for bestyrelsen. Formålet med papiret er, at have en konsensus i ledelse og bestyrelse om CISUs eksterne kommunikation og at gøre kommunikation i praksis lettere for de udøvende. Udgangspunktet for papiret er det, CISU allerede har nedskrevet om kommunikation samt praksis. Den ide, der skinner igennem papiret, er, at medlemsorganisationerne kan fortælle historierne bedre end CISU kan. Men papiret skal også vise, at CISU vil understøtte medlemmernes kommunikation og stiller platforme til rådighed. Bestyrelsen drøftede papiret og den rollefordeling i kommunikation, der er mellem CISU og medlemmer. Der var enighed om, at CISUs rolle er at lave strategisk kommunikation, hvor vi trækker på aggregeret information fra medlemmerne. CISU har adgang til andre kommunikationsfora end medlemmerne, hvilket vi skal udnytte. Medlemmernes rolle er at kommunikere deres egne historier. CISU skal give medlemmerne redskaber til dette arbejde. CISUs verdenskort blev også nævnt som et muligt kommunikationsredskab men det skal gøres mere kendt. Med input fra drøftelsen uarbejder sekretariatet nyt udkast til kommunikationspapir, som herefter skal godkendes i bestyrelsen. 4. Udspil til rulleplan for 2017-2020 Bilag 4.1. Udkast til rulleplan 2
Bestyrelsen kommenterede udkastet til rulleplan. Sekretariatet indarbejder forslag til rettelser, og rulleplanen bliver sendt til mailgodkendelse hos bestyrelsen d. 11. oktober med svarfrist d. 13. oktober. CISU sender rulleplanen til ministeriet d. 14. oktober. Bestyrelsen får ligeledes mulighed for at kommentere på CISUs resultatrapportering for 2015, der bliver udsendt d. 6. oktober med svarfrist d. 10. oktober. CISU senderafrapporteringen til ministeriet d. 14. oktober. 5. Udspil til puljereform Bilag 5.1. Indstilling om rammer for puljereform Bilag 5.2. Rammer for puljereform Bilag 5.3. Procesplan for puljereform Ansvarlig: Vibeke og Claus Bestyrelsen drøftede og kommenterede udspillet til rammer for puljereform herunder også kommentarerne fra Faglig Dag, hvor sekretariat, bevillingssystem og bestyrelse deltog. Sekretariatet indarbejder kommentarerne i udspillet. Den nye puljestruktur skal rumme en modalitet, der kan favne de rammeorganisationer, der ikke indgår strategisk partnerskab med Udenrigsministeriet (såfremt det bliver besluttet, at rammerne fra og med 2018 skal kunne søge midler fra CISU til deres aktiviteter). Ministeriet har retningslinjer for de kommende strategiske partnerskaber klar d. 1. januar 2017, og over sommeren besluttes det med hvilke organisationer og med hvilke beløb, der bliver indgået aftaler til start d. 1. januar 2018. Sekretariatet understregede, at modaliteten vil være for alle CSOer, der måtte finde den relevant. Der vil blive afholdt medlemsmøder om puljereformen i Aarhus d. 24. oktober og i København d. 25. oktober. Yderligere vil reformen blive drøftet på Status og Dialog mødet i København d. 24. november, hvorefter der vil være en skriftlig høring af forslaget. Bestyrelsen opfordres til at deltage i processerne. Det endelige forslag vil blive behandlet på bestyrelsesmødet d. 14. december. Første ansøgningsrunde med nye retningslinjer for Civilsamfundspuljen er d. 15. marts 2017. 6. Tender omkring Danish Emergency Relief Fund (DERF) Bilag 6.1. Indstilling om CISUs administration af ny pulje (DERF) Bilag 6.2. Link til tender-dokumenter: Contract Notice xx-xxxx: Open Procedure: Fund Manager for the Danish Emergency Relief Fund Bestyrelsen drøftede indstillingen om CISUs administration af Danish Emergency Relief Fund (DERF), der er en ny pulje. Bestyrelsen gav grønt lys i forhold til at søge 3
DERF på baggrund af relevansen for CISU og for CISUs medlemmer: der er 39 af CI- SUs medlemmer, der arbejder indenfor Aid and Relief, og der har desuden været udvist stor interesse blandt CISUs medlemmer på det informationsmøde om puljen, der blev afholdt i august. Afgørende for beslutningen var også, at det er civilsamfundet, der er puljens fokus, og puljen derfor passer ind i CISUs familie af puljer. Slutteligt er puljen også fin i tråd med Danidas nye udviklingspolitiske og humanitære strategi. DERF kan søges af de organisationer, der ikke i forvejen har en humanitær aftale med Danida. DERF skal både kunne søges af de organisationer, der i forvejen arbejder indenfor det humanitære felt samt af de organisationer, der arbejder i områder, hvor der pludseligt opstår en humanitær situation (fx ebola, jordskælv). CISU søger puljen som ledende organisation sammen med et netværk og en CSO, der har en humanitær kontrakt. Der er ansøgningsfrist d. 17. oktober. 7. Den politiske indsats status med fokus på FFL17 Bilag: 7.1. Høringssvar fra GF om forslag til ændring af lov om internationalt udviklingssamarbejde Bilag 7.2. Supplerende høringssvar fra CISU om forslag til ændring af lov om internationalt udviklingssamarbejde Punktet blev ikke gennemgået pga. manglende tid. Politisk indsats siden sidst: CISU har afholdt møde med Claus Kvist Hansen (DF) i Aarhus. Derudover har CISU og GF indsendt høringssvar vedrørende forslag til ændring af lov om internationalt udviklingssamarbejde. 8. Opvarmning til årets studietur Bilag 8.1.: TOR for studietur Bruxelles Bilag 8.2. Program for studietur 2016 Bilag 8.3. CONCORD newsletter July-August 2016 Interesserede kan derudover orientere sig i disse to udgivelser fra CONCORD: - Guide to EuropeAid funding instruments rapport om EU s udviklingsinstrumenter (link) - EU funding delivery mechanisms rapport om de forskellige fundingmodaliteter EU bruger i sit udviklingsarbejde med særligt fokus på CSOer (link) Ansvarlig: Louise og Katja Mathias Ljørring fra Globalt Fokus fortalte kort om EU s opbygning på det udviklingspolitiske område og om, hvordan CSOer kan opnå funding i EU. Mathias fortalte, at man arbejder rigtig meget med, hvordan man kan støtte små civilsamfundsorganisationer, og mente at sub-granting muligheden vil blive mere benyttet fremadrettet. For de mellemstore og større organisationer er calls for proposals stadig vigtige. 4
Bestyrelsen valgte referenter til de enkelte møder på studieturen. Rapporten fra turen vil indeholde fem bullets fra hvert møde og en refleksion over, hvad CISUs medlemmer kan bruge. 9. Generel orientering EU-ansøgning indsendt d. 30. september. CISU får svar i marts/april 2017. 10. Eventuelt Ingen punkter 5