Referat Indsamling og Bevaring Møde: Fagligt forum for 7-arkiverne Dato og tidspunkt: 14. september 2016 kl. 10-16 Sted: Deltagere fra RA: Mette Hall-Andersen, Birgitte Vedel-Troelsen, Christian Larsen, Ann-Kristin Egeland Eksterne deltagere: 54 deltagere fra 7-arkiverne og KL Fraværende: Kirsten Villadsen Kristmar og Jan Dalsten Sørensen Dato: 10. oktober 2016 Journalnr.: 16/00400 Referent: Christian Larsen 1. Velkomst Søren Bitsch Christensen bød velkommen og præsenterede Dokk1. Mette Hall-Andersen bød velkommen til fagligt forums andet møde i 2016 og præsenterede programmet. 2. Den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi v/chefkonsulent Henriette Sørensen, KL Henriette Sørensen fortalte om den nye strategi, jf. powerpoint vedlagt referatet. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og handlingsplan kan læses her: http://www.kl.dk/okonomi-og-administration/administration-ogdigitalisering/digitaliseringsstrategier1/den-falleskommunale-digitaliseringsstrategi1/ Der blev spurgt til, hvordan arkivering tænkes ind i rammearkitektur og monopolbrud. Henriette Sørensen svarede, at der påtænkes et projekt om den professionelle indkøbsorganisation (den gode indkøber), hvor man kan få tænkt arkivering ind. Der kom flere eksempler fra deltagerne på, hvordan anskaffelse af it-systemer og arkivering kan tænkes sammen (bl.a. fra Gladsaxe, Mariagerfjord og København), og hvordan man tænker arkivering ind i datas livscyklus. Arkivering kan også være med til at skabe datasæt, der kan anvendes til forskning og dermed blive en stor ressource for samfundet, ligesom borgernes adgang til egne data også omfatter data, der findes i arkiverne.
3. Nyorganisering af KMD Arkivering og arkivering af KMD Sag v/senior Business Specialist Lars Bo Hansen, KMD Lars Bo Hansen fortalte om nyorganiseringen af KMD Arkivering og den fremadrettede arkiveringsproces, jf. powerpoint. Han viste archive extraction service control and surveillance, som er et procesværktøj, når en ansat i KMD Arkivering skal lave en arkiveringsversion. Han fremlagde også KMD s overvejelser om opbevaring af data fra KMD-systemer, der går ud af administrativ brug, men hvor arkivering ikke kan ske samtidig. På spørgsmål fra deltagerne om at kunne få et udtræk af data, der kunne bruges af en anden leverandør til udarbejdelse af arkiveringsversion, henviste Lars Bo Hansen til den aftale, der er indgået mellem KL, KOMBIT og KMD om dataudtræk. Ønsker man den aftale ændret, skal sagen rejses politisk, dvs. af KL og/eller KOMBIT over for KMD. 4. Afrapportering af det kommunale tilsyn 2015 v/ra Christian Larsen fremlagde hovedresultaterne fra den afrapportering, der blev sendt ud i juni 2016, jf. powerpoint vedlagt referatet. 5. Revision af kommunale bevarings- og kassationsbestemmelser v/ra Mette Hall-Andersen præsenterede den nedsatte projektgruppes arbejde og de principper, der ligger bag indstillinger om bevaring og kassation, ligesom et bud på ny formulering af selve bestemmelserne blev vist, jf. powerpoint vedlagt referatet. Flere deltagere mente, at man lukker op for Pandoras æske, hvis man tillader retrospektiv kassation af papirarkivalier, fordi oplysningerne findes i digital form, som det er tilfældet med indstillingen om kassation af ligningssager. Der vil kunne medføre et krav om mere retrospektiv kassation for at spare penge til arkivering af papirarkivalier. Det bør derfor tydeligt angives i afrapporteringen, at det kun er ligningssager, der retrospektivt kasseres. Mette Hall-Andersen sagde, at for det første er der tale om ganske store mængder papirarkivalier, og for det andet findes stort set alle oplysninger fra sagerne i digital form. Derfor laves der retrospektiv kassation i dette tilfælde. Hvad angik indstillingen om fortsat mulighed for kommunerne til at kassere i dokumenter i itsystemer, udspandt der sig en diskussion om det formålstjenlige heri, idet man mente, at kommunernes journaliseringspraksis kan forbedres, og om det kan betale sig at kassere. Mette Hall-Andersen gjorde opmærksom på, at den undersøgelse, som projektgruppen havde lavet hos kommunerne om muligheden for at kassere digitale dokumenter. Den har vist, at kommunerne ikke ønsker at lave kassation i dokumentmassen fra de nye kommuners første 5-6 år, hvor journaliseringspraksis har været usikker. Derimod vil kommunerne gerne benytte sig af kassationsmuligheden fremadrettet, hvor 2
journalisering er blevet bedre. Hun tilføjede, at måske skal vi stramme kravene til kassation af digitale dokumenter, men at det også handler om at sætte kvalitetssikring på dagsordenen som en forudsætning for en sikker udvælgelse af dokumenterne. Mette Hall-Andersen sagde, at projektgruppen har set på arbejdsmarkedssystemer og i den forbindelse bevaring af flygtningesager. Spørgsmålet var også, om vi skal bevare flygtningesager, og hvordan vi gør vi, når de findes i arbejdsmarkedssystemer, der nu kasseres. Er flygtninge mere interessante end andre borgere, eller er det kommunens overordnede indsats, som skal bevares. Der er gruppens indtryk efter besøg hos kommuner, at arbejdsmarkedssystemet rummer beskæftigelsesindsatsen vedr. flygtninge og indvandrere, men at den undervisningsmæssige, boligsociale, omsorgsmæssige indsats findes i andre systemer. Der er således ikke én samlet integrationssag mere. Aalborg og Guldborgsund stadsarkiver sagde, at i deres kommuner findes alt det væsentlige vedr. flygtninge i arbejdsmarkedssystemer; i de andre systemer findes boligplacering og andre mindre væsentlige oplysninger. Mette Hall-Andersen bad de to stadsarkiver redegøre for dette i en e-post til. Næstved spurgte, om man har tænkt det etiske spørgsmål om kassation ind, fordi vi bevarer/ophober oplysninger om borgerne, og som måske er uinteressante oplysninger i et større perspektiv. Vi skal ikke bare bevare, fordi vi kan, eller fordi det er billigt. Mette Hall-Andersen sagde, at netop det etiske spørgsmål er genstand for s årlige konference i november 2016. Mette Hall-Andesen præsenterede de nordiske bevarings- og kassationsbestemmelser for grundskoleområdet og viste, hvordan de nordiske lande udformer bestemmelser på forskellige måder og i forskellig detaljeringsgrad. Hun viste derpå et foreløbigt udkast til, hvordan man kunne udforme nye bestemmelser, der satte data og ikke systemer til bevaring. Forslaget vil kunne medføre, at man skal gå på datafangst i forskellige systemer eller sammensætte en arkiveringsversion af data fra forskellige systemer. Hun spurgte, om det er en farbar vej at træde på nuværende tidspunkt vil bestemmelserne kunne implementeres forholdsvist let i kommunerne? Visse deltagere kunne godt tænke sig lidt mere detaljerede bestemmelser, så man nemmere kan identificere bevaringsværdigt materiale. Andre spurgte ind til, om det vil åbne op for udprinting af digitale data, hvortil Mette Hall-Andersen svarede nej, for digitalt skabte data bevares som udgangspunkt altid digitalt. Der blev spurgt til s nuværende definitioner i bekendtgørelsen, hvor der opereres med fagsystemer, it-systemer og ESDH-systemer, og hvor en klarere definition er ønskelig. Andre mente, at data-begrebet måske kan være med til at opfange data, skabt ved siden af systemerne, men også, at det åbner for bevaring af informationer i systemer sat til kassation. En mente, at man skal tale om bevaringsværdige informationer og ikke systemer, også selvom informationerne så findes i tre forskellige systemer og dermed vil resultere i tre arkiveringsversioner. Flere sagde, at databegrebet vil åbne for udtræk, som kunne få myndighederne til at tænke arkivering ind, dvs. at kunne få 3
data ud af systemet igen, få en anden leverandør til at lave arkiveringsversionen og dermed få billigere arkivering. Mette Hall-Andersen afrundede drøftelse med at sige, at gerne tager imod yderligere kommentarer, men at det skal se inden manden 17. oktober 2016. 6. Bevaring (fysisk), aflevering og af tilgængeliggørelse af it-arkivalier Ann-Kristin Egeland orienterede om nyt format til statistikbaseret forskningsdata, om videreudvikling af testværktøjet ADA, om nyt format for aflevering af geodata og om nyt open sourcetilgængeliggørelsesprogram jf. powerpoint vedlagt referatet. opfordrede 7-arkiver med erfaring i brug af lignende tilgængeliggørelsesværktøjer (f.eks. Minea og Asta) til at teste det nye open source tilgængeliggørelsesværktøj. Testversionen af værktøjet findes her: http://demo.database-preservation.com. Stadsarkiverne er nogle af de eneste brugere af digitale arkivalier, og deres input til, hvordan open source-tilgængeliggørelsesværktøjet Database Visualization Toolkit kan forbedres, vil derfor være til stor gavn for E-ARK-projektet, som har udviklet værktøjet. Fejl og forslag til forbedringer af værktøjet kan sendes til Ann-Kristin Egeland (ake@sa.dk) eller registreres direkte online i GitHub (på engelsk) her: https://github.com/keeps/dbvisualization-toolkit/issues. Birgitte Vedel-Troelsen fortalte om nye afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager: Der er udstedt afleveringsbestemmelser på økonomisystemerne Prisme og ØS Indsigt, og flere afleveringer er undervejs. Der arbejdes med afleveringsbestemmelser for klientsystemerne BB Journal, PCD Klient og Bostedsystem. Der blev spurgt, om har lavet paradigme for Caseflow, hvortil Birgitte Vedel-Troelsen svarede nej. 7. Orientering fra K-udvalget Mette Hall-Andersen sagde, at udvalget på dets møde i maj havde drøftet de samme punkter, som er på dagsordenen i dag. I er man ved at forhandle rammeaftale på plads, ligesom man lægger sidste hånd på den handlingsplan for effektivisering af digitale afleveringer, der indgår som et rammekontraktmål nu. Der vil blive lavet en afrapportering, der kommer på s hjemmeside. 4
Hvad angår Kulturministeriets arkivlovsudvalg, afventer man offentliggørelse af kommissoriet og udpegning af udvalgets medlemmer. Søren Bitsch Christensen spurgte til forlydender om lukning af fjernlån mellem s forskellige lokationer. Mette Hall-Andersen sagde, at der endnu ikke er meldt noget ud om dette. ODA Charlotte Voss sagde, at ODA er blevet bedt om at indstille to medlemmer til arkivlovsudvalget; man håber i den forbindelse at kunne etablere en backinggruppe til medlemmet/medlemmerne. Man nærmer sig en underskrift på Copy-Dan-aftalen, hvori Det Kongelige Bibliotek også vil indgå. Der afholdes årsmøde i Hjørring 10.-11. november 2016. SLA Intet. 8. Næste møde forslag til dagsordenspunkter Esbjerg sagde, at kommunen har fået lavet en indholdsrevision af kommunens ESDH-system (hvad findes der, og hvad findes ikke i systemet) og opfølgende handlingsplaner, som man gerne vil præsentere. 9. Eventuelt Mette Hall-Andersen sagde tak for et godt møde og tak til for at lægge lokaler til. 5
Tilmeldte til Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere 14.9.2016 Navn Anne-Kristine Sindvald Larsen Katrine Becker Andreas Bille Brahe Anette Eriksen Michael Boel Winther Jørgen Dieckmann Rasmussen Finn Boilesen Guldbæk Lise Schifter Mia C. B. B. Nielsen Jesper Handberg Ann-Sofie Will Vanessa Venn Charlotte Voss Camilla Müller Berg Christensen Pernille Sonne Christian Frederiksen Anders Orris Trine Skovlund Jørgensen Filippa Damm Fledelius Jesper Helbo Michael Johansen Peter Blumensaadt Laila Mortensen Vibeke Lindy Nielsen Anders Hell Hansen Janne Bisgaard Jakobsen Simon Stidsing Hansen Lars Vangen Christensen Malene Bjørnskov Schmidt Anders Juel Sørensen Kristian Buhl Thomsen Trine Grejsen Emilie Larsen Mie Andersen Claus Thøgersen Mathilde Storvang Arbejdsplads Ballerup Stadsarkiv Ballerup Stadsarkiv Bornholms Ø-arkiv Bornholms Ø-arkiv Egedal Kommune Esbjerg Byhistoriske Arkiv Fredensborg Arkiverne Fredensborg Arkiverne Frederikshavn Stadsarkiv Frederikssund Kommune, Stadsarkivet for Frederikssund Stadsarkiv Gentofte E-Arkiv Gladsaxe Byarkiv Greve Kommunearkiv Gribskov Arkiv Guldborgsund Stadsarkiv Haderslev Kommune, Historisk Arkiv for Haderslev Kommune, Historisk Arkiv for Helsingør Stadsarkiv Hjørring Kommunearkiv Hjørring Kommunearkiv Holbæk Stadsarkiv Horsens Kommune Horsens Kommune Kolding Stadsarkiv KOMDA KOMDA Københavns Stadsarkiv Mariagerfjord Kommunearkiv Middelfart Kommune Middelfart Stadsarkiv Norddjurs Kommune NæstvedArkiverne NæstvedArkiverne Odense Stadsarkiv Randers Stadsarkiv 6
Tina Knudsen Jensen Martha Haarløv Mathilde B. Christensen Peter Mouritsen Heidi Lynnerup Birgitte H. Berg Camilla Buur Andreasen Vibeke Kahl Peter Damgaard Frank Bache Andersen Tore Teglbjærg Mie Rise Jönsson Rasmus Falk Claus Juhl Knudsen Søren Bitsch Christensen Thomas Norskov Flemming Nielsen Henriette Sørensen Lars Bo Hansen Ann-Kristin Egeland Birgitte Vedel-Troelsen Christian Larsen Mette Hall-Andersen Randers Stadsarkiv Roskilde Arkiverne Roskilde Arkiverne Silkeborg Arkiv Skive Kommune Struer kommune Struer kommune Syddjurs Kommune Tårnby Stads- og Lokalarkiv Vejle Stadsarkiv Vejle Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv KL KL KMD 7