Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager"

Torben Holmberg
8 år siden
Visninger:

1 Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet

2 Formål med revisionen At revidere følgende bestemmelser, for så vidt angår data i it-systemer: Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (perioden 2007ff) Cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes itsystemer (perioden 2007ff) For så vidt angår børnesager og ligningssager på papir desuden: Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne samt tilsvarende bekendtgørelser for København og Frederiksberg Kommuner (perioden ). 2

3 Baggrund De nuværende bk-bestemmelser for kommunerne 2007ff blev udarbejdet i 2010 efter kommunal- og strukturreformen i Behovet for opdatering/revision skyldes, at den offentlig sektor er i konstant bevægelse, og at der efter udstedelsen af bestemmelserne er sket forskydninger i ressortområder for henholdsvis staten, regioner og kommuner: Udbetaling Danmark, nye socialtilsyn, monopolbrud og KOMBIT. 3

Organisering Projektet er forankret i Rigsarkivet med Rigsarkivets direktion som styregruppe. K-udvalget fungerer som referencegruppe for projektet.

4 Organisering Projektet er forankret i Rigsarkivet med Rigsarkivets direktion som styregruppe. K-udvalget fungerer som referencegruppe for projektet. Projektgruppen består af Anette Eriksen, Bornholms Ø-arkiv, Flemming Nielsen, KL, Claus Gammelgaard, SilkeborgArkiv, samt Christian Larsen, Birgitte Vedel-Troelsen og Mette Hall- Andersen, Rigsarkivet (projektleder). 4

5 Proces og tid 10. februar-24. marts 2017 offentlig høring sendt ud til alle kommuner, 7-arkiver og kontaktpersoner. Bearbejdning af de indkomne kommentarer. Primo 2017 udstedelse af ny bekendtgørelse. Herefter gennemgang af KLE, vejledningsmateriale m.v. 5

6 Ændringsforslag (1) Udformning af bk-bestemmelser Vi fastholder de nuværende formuleringer med bevaring af data/dokumenter fra konkrete arkivsystemer og arkivserier. Børnesager på papir Indstillinger om mere bevaring af børnesager: Også børnesager uden anbringelse bevares, jf. beslutning i Folketinget. Ligningssager (selvangivelser) på papir Årgangene 1979, 1989 og 1999 indstilles til kassation for personer. For selskaber kasseres årgangene 1989 og

7 Ændringsforslag (2) Ny dataflowsanalyse Der er lavet en ny analyse, der afdækker relationerne mellem kommunale og statslige it-systemer for at kortlægge, om de samme typer af oplysninger findes både hos kommunerne og hos statslige myndigheder. Spørgeskemaundersøgelse om kassation i ESDH-systemer I hvor stort et omfang gør kommunerne brug af muligheden for at udskille dokumenter i ESDH-systemer før aflevering til offentligt arkiv? Beslutning om kassation i ESDH skal fremover træffes af kommunens ledelse efter drøftelse med det modtagende arkiv. SkoleIntra kasseres fortsat og ny bevaring af dele af AULA SkoleIntra skal ikke afleveres i digital form, men det bevaringspligtige indhold skal bevares. Dele af afløsersystemet AULA skal bevares, når det er taget i brug. 7

8 Ændringsforslag (3) Ny bevaring af socialtilsynenes arkivalier Fagsystemet Tilsyn.dk og socialtilsynenes ESDH-systemer bevares. Fortsat kassation af arbejdsmarkedssystemer/jobcentersystemer Arbejdsmarkedssystemer hos jobcentrene kasseres, også selvom det må betyde kassation af sager om flygtninge og indvandrere og af klagesager. Fortsat bevaring af klagesager Klage- og ankesager over væsentlige afgørelser skal fortsat bevares. 8

9 Ændringsforslag (4) Ny bevaring af trafiktællinger Data fra kommunale trafiktællinger skal nu bevares. Ny bevaring af forskningsdata og kliniske kvalitetsbaser Bevaringsværdige kommunale forskningsdata bør sikres for sam- og eftertiden. Den samme bevaring bør også gælde for kommunale kliniske kvalitetsdatabaser. 9

10 Ændringsforslag (5) Bevaringsvurdering af KOMBIT s systemer De enkelte systemer/løsninger er vurderet ud fra bevarings- og kassationsprincipperne, der findes i den nuværende bekendtgørelse. Oversigt over Udbetaling Danmarks it-systemer Projektgruppen har fået en oversigt over Udbetaling Danmarks it-løsninger med bevarings- og kassationsangivelse. 10

11 Spørgsmål? 11

Relaterede dokumenter

Revision af kommunale og regionale bevaringsbestemmelser, herunder børnesager

Revision af kommunale og regionale bevaringsbestemmelser, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 12.3.2018 1 Bevaring: Terminologi Skal bevares til tid og evighed