KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

Transkript

1 KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

2 SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige myndigheder 6 DET DIGITALE ARKIV FOR KOMMUNALE MYNDIGHEDER Kommunale myndigheder 7 GOD KVALITET I DIT IT-SYSTEM Alle myndigheder 8 INTRODUKTION TIL ARKIVERINGSVERSION FRA IT-SYSTEMER Statslige myndigheder 9 SÅDAN BRUGER DU AFLEVEREDE SAGER OG IT-SYSTEMER Statslige myndigheder 10 KONFERENCE NUTIDENS FORVALTNING FREMTIDENS ARKIVER Alle interesserede 12 ARKIVNETVÆRKSMØDER FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige myndigheder 14 ARKIVNETVÆRKSMØDER FOR KOMMUNALE MYNDIGHEDER Kommuner og regioner 16 ANDRE TILBUD Alle myndigheder 18 OM STATENS ARKIVER 19 TILMELDING

3 INDHOLD Bliv klogere på arkivloven, arkivmæssige hensyn og god forvaltningsskik Få styr på regler og praksis for digital informationshåndtering hos statslige myndigheder Få styr på regler og praksis for digital informationshåndtering hos kommunale myndigheder Bliv klogere på, hvordan du sikrer en god kvalitet af data og dokumenter i dit it-system Generel introduktion til, hvordan en arkiveringsversion bliver til Hør, hvordan du søger og bestiller egne sager eller data fra it-systemer, som er afleveret til Statens Arkiver Årlig konference der sætter fokus på aktuelle tendenser og problemstillinger i forvaltningens informationshåndtering Uformelt forum der mødes 5 gange om året og diskuterer forskellige arkivfaglige emner Uformelle møder mellem Statens Arkiver og kommuner, regioner eller 7 arkiver Har I brug for et oplæg til en temadag eller en rundvisning på en personaledag?

4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Hvem gælder arkivloven for, og hvad omfatter loven egentlig? Bliv klogere på arkivmæssige hensyn og god forvaltningsskik generelt. Du får på kurset en indføring i arkivlovgivningens bestemmelser for den offentlige forvaltning. Vi ser også på arkivloven i sammenhæng med anden lovgivning: Offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataloven og lov om ophavsret. Hvilke krav stiller lovgivningen, hvilke krav stiller borgeren og hvad betyder det for jeres dokumentationspraksis og journalisering? Kurset vil være en blanding af oplæg og gruppearbejde. DELTAGERE Ansatte i offentlige myndigheder, der arbejder med journalisering og digital informationshåndtering. TID OG STED Varighed: 1 dag Dato: 28. april 2015 Sted: DGI-byen, København Pris: kr Tilmelding: 4

5 DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Har du styr på, hvad der skal journaliseres? Forstår du altid Statens Arkivers regler for anmeldelse af et nyt system? Kan du blive i tvivl om, hvad du og din myndighed skal gøre, når I skal aflevere til Statens Arkiver? På kurset bliver du klogere på reglerne for digital informationshåndtering. Du får kendskab til den lovgivning, der har betydning for jeres it-systemer, og du får råd om god praksis. Vi gennemgår reglerne for anmeldelse af it-systemer, og hvordan en aflevering til Statens Arkiver foregår. Vi taler om, hvad I kan gøre for, at afleveringen går godt. Hør også om, hvordan I kan bruge afleverede data og dokumenter. DELTAGERE Ansatte i statslige myndigheder, der arbejder med digitalt informationshåndtering. TID OG STED Varighed: 1 dag Dato: 9. juni 2015 Sted: Metropol, København Pris: kr Tilmelding: 5

6 DET DIGITALE ARKIV FOR KOMMUNALE MYNDIGHEDER Har du styr på, hvad der skal journaliseres? Forstår du altid Statens Arkivers regler for aflevering af et system, og ved du altid, om et it-system skal bevares eller kasseres? På kurset bliver du klogere på reglerne for digital informationshåndtering. Du får kendskab til den lovgivning, der har betydning for jeres it-systemer, og du får råd om god praksis. Vi gennemgår reglerne om bevaring og kassation af jeres it-systemer. Vi taler om, hvad I kan gøre for, at afleveringen går godt. Hør også om, hvordan I kan bruge afleverede data og dokumenter. DELTAGERE Ansatte i kommunale myndigheder, der arbejder med digitalt informationshåndtering. TID OG STED Varighed: 1 dag Dato: 6. oktober 2015 Sted: Metropol, København Pris: kr Tilmelding: 6

7 GOD KVALITET I DIT IT-SYSTEM Har du styr på kvaliteten af data og dokumenter i jeres it-system? Er du sikker på, at du og din myndighed altid kan finde oplysningerne, når I har brug for det? På kurset får du gode råd til kvalitetssikring af data og dokumenter i jeres it-system. Du lærer at identificere risici for tab af kvalitet samt at finde løsninger på problemer som manglende retningslinjer for brug af systemet, ressortændringer, omlægning af systemer mm. Du får kendskab til den relevante lovgivning på området og vil sammen med fagfæller fra andre myndigheder diskutere, hvad god arkivpraksis er i den digitale forvaltning. Kurset vil være en blanding af oplæg og gruppearbejde. DELTAGERE Ansatte i statslige myndigheder, der arbejder med digitalt informationshåndtering. TID OG STED Varighed: 1 dag Dato: 3. marts 2015 Sted: DGI-byen, København Pris: kr Tilmelding: 7

8 INTRODUKTION TIL ARKIVERINGS- VERSION FRA IT-SYSTEMER Skal du aflevere data til Statens Arkiver og vil gerne forstå, hvad en arkiveringsversion består af? Ønsker du viden om struktur og test af arkiveringsversioner? Du får på kurset en generel introduktion til arkiveringsversioner. Vi gennemgår arkiveringsversionens delelementer, så du lærer at gennemskue de tekniske krav, der stilles til den. Vi præsenterer Statens Arkivers testprogram ADA og fortæller om de mest almindelige fejl, og hvordan de kan undgås. Du får gode råd til fejlretning og styring af processen. Det kan virke overvældende at migrere data til vores formater. Med et grundlæggende kendskab kan du spare mange ressourcer i forbindelse med afleveringen og måske lave noget af den selv. Bemærk, at der ikke er tale om et ekspert- eller værktøjskursus. DELTAGERE Ansatte i statslige myndigheder, der selv skal lave en arkiveringsversion eller forhandler med en it-leverandør om opgaven. Du skal have en grundlæggende it-forståelse, men behøver ikke yderligere teknisk viden. TID OG STED Varighed: ½ dag Dato: 10. november Sted: Rigsarkivet, København Pris: Gratis Tilmelding: Dato: 7. oktober 2014 Sted: DGI-byen, København Pris: kr 8

9 SÅDAN BRUGER DU AFLEVEREDE SAGER OG IT-SYSTEMER Har du brug for at låne en sag eller data fra et it-system, som er afleveret til Statens Arkiver? Ved du, hvordan du søger og bestiller i Statens Arkivers arkivdatabase Daisy? Du præsenteres for arkivdatabasen Daisy og lærer, hvordan du kan bestille din myndigheds gamle sager og it-systemer. Vi fortæller, hvor I skal hente papirsagerne og hvor lang tid I kan låne dem. Vi fortæller også om, hvordan jeres digitale data kan bruges, hvilke ydelser der er gratis, og hvilke der koster penge. DELTAGERE Ansatte i statslige myndigheder, der arbejder med journal, arkiv og digital informationshåndtering. TID OG STED Varighed: ½ dag Dato: 1. september 2015 Sted: Rigsarkivet, København Pris: Gratis Tilmelding: 9

10 KONFERENCE NUTIDENS FORVALTNING FREMTIDENS ARKIVER Den offentlige forvaltning dokumenterer hver dag sine aktiviteter, men betingelserne for dokumentation ændres hele tiden. Af nye opgaver, ny teknik, ny lovgivning, nye initiativer til effektivisering. Hvordan påvirker det de arkivalier, som i fremtiden skal fortælle om vores samfund i dag? Statens Arkivers holder hvert år en konference om informationshåndtering hos offentlige myndigheder. Kom og hør oplæg fra eksperter med viden fra forskning og praksis. Konferencerne skal inspirere de offentlige myndigheder i spørgsmål om sikker og effektiv håndtering af data, sager, dokumenter og lagring. Samtidig skal de give arkiverne indblik i myndighedernes praksis. Tema og program for Nutidens forvaltning fremtidens arkiver 2015 kan ses på fra august DELTAGERE Konferencen er for alle med interesse for offentlig forvaltning og arkiver. Det er blandt andet: beslutningstagere og praktikere i forvaltningens informationshåndtering f.eks. ESDH-ansvarlige, it-chefer og systemejere leverandører af it-systemer og it-ydelser til offentlige myndigheder arkivansatte i kommunale og statslige arkiver, virksomhedsarkiver m.fl. TID OG STED Varighed: 1 dag Dato: 4. november 2015 Sted: DGI-byen, København Pris: kr 10

11 11

12 ARKIVNETVÆRK FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Et tilbud til dig, der er ansat i en statslig myndighed og beskæftiger dig med journalsystemer, ESDHsystemer eller digital informationsstyring. Du har nu mulighed for at mødes med fagfæller og danne netværk på tværs af myndigheder. Uanset om du er ansat i en lille institution eller i en stor styrelse er der her mulighed for at udveksle erfaring og få nye input. Møderne i Arkivnetværket er åbne og uformelle Der er ingen medlemspligt og deltagelsen er gratis. Møderne afholdes 5 gange årligt. Faglige oplæg om konkrete problemstillinger. Erfaringsudveksling på tværs af myndighedsområder. Få ny inspiration til arbejdet med digital informationshåndtering og arkivdannelse. DELTAGERE Ansatte i statslige myndigheder, der arbejder med digital informationshåndtering, arkiv og journalisering. Tilmelding er nødvendig. STED Statens Arkiver Kalvebod Brygge København V. Fordi der er mange myndigheder, der står overfor at skulle aflevere papirarkivalier for første gang, har vi i 2015 lavet ét netværksmøde der er målrettet denne gruppe. NETVÆRKSMØDER I 2015 STATSLIGE MYNDIGHEDER AFLEVERING AF PAPIRARKIVALIER Mødet henvender sig specifik til myndigheder der står overfor at skulle aflevere papirarkivalier. Med udgangspunkt i konkrete erfaringer vil vi tale om, hvordan en aflevering i praksis foregår. Vi gennemgår processen, de enkelte arbejdsopgaver og hvilke krav Statens Arkiver stiller. Der vil være mulighed for at stille spørgsmål og udveksle erfaringer med konkrete afleveringer. Tid: Torsdag d.12. februar 2015 kl

13 FAGSYSTEMER I dag er der mange andre it-systemer end ESDH i myndigheders systemlandskab. Det rejser en række spørgsmål om placering af data og dokumentation. Vi taler om erfaringer med planlægning og praksis. Er det eksempelvis hensigtsmæssigt at lave integration mellem ESDH og fagsystemer? Hvor foregår journalisering og hvor findes dokumentationen? Tid: Torsdag d.9. april 2015 kl ER JOURNALISERING MIT ANSVAR? Hvordan understøttes god journaliseringspraksis? Vi har ikke tid, vi skal omorganisere, vi har fået ny chef Undskyldningernes er mange, men hvad sker der hvis vi ikke journaliserer? Med udgangspunkt i et oplæg med erfaringer fra den kommunale verden diskuteres hvordan en god journaliseringspraksis kan understøttes. Tid: Torsdag d. 11. juni 2015 kl JOURNALPLAN OG EMNEORD Når der vælges journalplan eller emneord, er der mange muligheder, men også hensyn at tage: Ledelses afrapportering, fremsøgning af sager og brugervenlighed for den enkelte sagsbehandler. Skal der tages udgangspunkt i organisationen eller opgaver? Hvordan skal brugerne inddrages i processen? På baggrund af stor interesse i 2013 tager vi emnet op igen. Tid: Torsdag d. 10. september 2015 kl ANMELDELSE OG GODKENDELSE Efter en kort præsentation af anmeldelsesprocessen, gennemgår vi hvilken dokumentation som er nødvendig i forbindelse med at et system godkendes. Hvad er en instruks, og hvordan skal den udformes? Hvorfor skal der fremsendes teknisk dokumentation ved anmeldelse og igen ved afleveringen? Hvad er meningen med at anmelde og godkende? Tid: Torsdag d. 3. december 2015 kl

14 ARKIVNETVÆRK FOR KOMMUNALE MYNDIGHEDER Et tilbud til dig, der er ansat i en kommunal myndighed og beskæftiger dig med journalsystemer, ESDH-system eller digital informationsstyring. Du har nu mulighed for at mødes med fagfæller, danne netværk på tværs af kommunegrænser og udveksle erfaring og få nye input. Møderne i arkivnetværkene er åbne og uformelle Der er ingen medlemspligt. Møderne i de enkelte arkivnetværk afholdes 1-2 gange årligt. Faglige oplæg om konkrete problemstillinger. Erfaringsudveksling på tværs af myndighedsområder. Få ny inspiration til arbejdet med journalsystemer samt it-systemer med særligt fokus på arkivdannelsen. DELTAGERE Ansatte i kommunale myndigheder, der arbejder med journalisering, digital informationsstyring eller lignende. Deltagerantallet er begrænset. Tilmelding er derfor nødvendig. TID OG PRIS De kommunale netværksmøder varer typisk 1 dag. Den præcise dato og pris for møderne kan ses på kommunale myndigheder fra december

15 NETVÆRKSMØDER I 2015 KOMMUNALE MYNDIGHEDER FAGLIGT FORUM FOR 7-ARKIVERNES MEDARBEJDERE MØDE 1/2015 Det er et forum for kommuner med 7-arkiv ( stadsarkiv ), hvor vi fortolker og drøfter bestemmelserne om bevaring, kassation og aflevering på en ensartet måde. Tid: Februar 2015 Sted: Rigsarkivet, Tøjhusgade 1, København NETVÆRK FOR KOMMUNER OG REGIONER, DER AFLEVERER TIL STATENS ARKIVER Det er et netværk for kommuner uden 7-arkiv ( stadsarkiv ) og regioner. Der bliver orienteret om nyheder og tiltag vedrørende bevaring, kassation og aflevering, og deltagerne lærer at anvende Statens Arkivers bestemmelser og vejledninger. Tid: Marts 2015 Sted: Rigsarkivet, Tøjhusgade 1, København STATENS ARKIVERS ARKIVNETVÆRK Arkivnetværket er et fælles forum for ansatte i kommuner og i 7-arkiver ( stadsarkiver ), som har ansvaret for eller arbejder med journal-, arkiv- og dataområdet. Deltagerne bliver orienteret om nyheder og tiltag om bevaring, kassation og aflevering. Tid: Juni 2015 Sted: Rigsarkivet, Tøjhusgade 1, København FAGLIGT FORUM FOR 7-ARKIVERNES MEDARBEJDERE MØDE 2/2015 Det er et forum for kommuner med 7-arkiv ( stadsarkiv ), hvor vi fortolker og drøfter de kommunale bestemmelser om bevaring, kassation og afleveringer på en ensartet måde. Tid: August 2015 Sted: Rigsarkivet, Tøjhusgade 1, København 15

16 ANDRE TILBUD Har I brug for et fagligt indspark på en temadag for superbrugere? Eller en rundvisning på en personaledag? Hør f.eks. om god registreringspraksis, og hvad der skal journaliseres. Eller få 100 % styr på den lovgivning, der har betydning for jeres it-system. Hvis I ved at tage et nyt system i brug, kan det være en god idé med en temadag for brugere eller superbrugere af systemet. Vi kan bidrage med forskellige oplæg hentet fra de øvrige kursustilbud - alt efter, hvad I har brug for. En rundvisning i Rigsarkivets magasiner forener et fagligt indhold med en spændende oplevelse. I kan se, hvor jeres gamle papirsager er endt efter aflevering til Statens Arkiver, og I kan få en tur i trucken i højmagasinet. Vi kan også vise jer unikke eksempler fra vores samlinger, gamle dokumenter med segl i gulddåser og meget mere. Rundvisningens indhold aftales med jer. DELTAGERE Ansatte i statslige, kommunale eller regionale myndigheder. PRIS Efter aftale. KONTAKT E-post: mailbox@ra.sa.dk 16

17 17

18 OM STATENS ARKIVER Statens Arkiver er en institution under Kulturministeriet. Vi indsamler og bevarer historiske kilder samt stiller dem til rådighed for offentligheden. Læs mere på Statens Arkiver afholder kurser, netværksmøder og en årlig konference om journalisering, arkiv og digital informationshåndtering. Få gode råd om f.eks.: Journalisering hvordan og hvornår? Hvad siger arkivloven? Hvad skal anmeldes til Statens Arkiver? Aflevering til Statens Arkiver Hvordan bruger jeg materiale, der er afleveret til Statens Arkiver? Oplægsholdere på kurserne er alle medarbejdere fra Statens Arkiver med flere års erfaring inden for lige præcis det område, som de taler om. FORMÅL At formidle viden, der styrker god arkivdannelse og digital informationshåndtering. At myndigheder mødes og udveksler viden og erfaringer om digital informationshåndtering, journalisering, aflevering til Statens Arkiver mm. VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID 18

19 TILMELDING Du kan finde yderligere oplysninger om tilmelding på vores hjemmeside: eller På kan du også tilmelde dig vores nyhedsbrev. Så får du direkte besked, når det er muligt at tilmelde sig et arrangement, eller hvis der sker ændringer. KONTAKT Har du spørgsmål eller kommentarer, er du velkommen til at kontakte os: E-post: Telefon: (telefontid 9-15) Statens Arkiver Bevarings- og Kassationsafdelingen Rigsdagsgården København K 19

20 TILMELDING PÅ ELLER Statens Arkiver. Design: heddabank.dk. Foto: Torben Eskerod og Thomas Andersen. Tryk: lasertryk.dk