Referat. Rigsarkivet. Indsamling og Bevaring

Transkript

1 Referat Indsamling og Bevaring Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 25. august 2015 kl Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Rigsarkivet: vicedirektør Kirsten Villadsen, arkivar Christian Larsen, arkivar Birgitte Vedel-Troelsen, under pkt. 1-2 arkivar Jette H. Kjellberg, under pkt. 5-8 specialkonsulent René Mittå, specialkonsulent Tommy Balle og systemudvikler Ann-Kristin Egeland Deltagere fra 7-arkiverne: 47 personer fra 26 arkiver og KL, jf. liste over tilmeldte sidst i referatet Fraværende: områdelederne Mette Hall- Andersen og Jan Dalsten Sørensen Dato: 1. september 2015 Journalnr: Referent: Christian Larsen 1. Velkomst Kirsten Villadsen Kristmar bød velkommen og fortalte, at dagens program var opdelt i to dele, dels formiddagens tema om kvalitetssikring i it-systemer med dokumenter, dels eftermiddagen med standarddagsordenen. 2. Arkivfagligt tema: Kvalitetssikring/kvalitetskontrol i ESDH-systemer Jette H. Kjellberg indledte formiddagens tema og fortalte, hvordan en god registreringspraksis giver god kvalitet i sagsbehandlingen, sikrer borgernes retssikkerhed og giver gode arkivalier. Hun introducerede derpå de tre oplægsholdere: Projektleder Søren Lomholdt, Hørsholm Kommune Afdelingsleder Uffe Thyssen, Vejle Kommune Arkivar Lars Vangen Christensen, Københavns Kommune Deres oplæg er vedlagt referatet. 1

2 Efterfølgende blev deltagerne inddelt i grupper, der skulle finde eksempler på, hvordan man kan sikre god kvalitet i it-systemer før, under og efter systemets ibrugtagning. Gruppernes tilbagemeldinger var følgende: 1. Før systemet tages i brug Behov for forankring i ledelsen/ledelsesmæssig opbakning og placering Forankring et sted i organisationen, hvor der er interesse for driftsopgaven Behov for projektgruppe/organisationsstruktur bag ESDH Administrator/superbruger - der skal afsættes tid og penge til opgaven Arkivering tages med ind ved kravsspecifikation og kontraktindgåelse Arkivering skal indgå i business case for it-anskaffelser Pres på leverandøren for at gennemføre ændringer i systemet, hvis det viser sig nødvendigt 2. Undervejs mens systemet er i drift For lange ESDH-instrukser, som ingen læser - der er behov for nemmere systemer Pixi-vejledninger i stedet for lange ESDH-instrukser Undervisning i brug af ESDH Autogenering af sager/skabeloner/prædefinerede sager, så det er nemt at oprette sager i systemet Automatisk generede afrapporteringer om brugen af systemet Løbende opfølgning på brugen af systemet Rydde op i brugerne, så inaktive brugere lukkes Spærring for udvalgte filtyper Virker begrænsning af filformater? Lukning af fællesdrev Blød magt og teknokratisk magt Bruge erfaringer fra de 1-2 første perioder med ESDH i næste periode, så man ikke skal begynde forfra Arkivernes rolle i driftsopgaven Hvad er kvalitet? 3. Efter drift ved aflevering God dokumentation af arkiveringsversionen og den praksis, som den rummer 2

3 3. Tilsyn med kommuner og regioner status Birgitte Vedel-Troelsen sagde, at Rigsarkivet i løbet af forår og forsommer 2015 har gennemført tilsyn med kommunerne. Tilsynet har både fokuseret på papir og it. Da fristen udløb, var der kun to kommuner, der ikke havde svaret. De fik et brev fra Rigsarkivaren, og efterfølgende har den ene kommune svaret. Vi har brugt sommeren på at gennemgå de indkomne svar, og I vil snart få en tilbagemelding. På papirsiden er det især institutioner, der mangler. Vi har ikke fået indberettet arkivalier fra ret mange skoler, daginstitutioner og især ikke plejehjem. Vedr. it-delen er der tre områder, hvortil der er kommentarer: 1) manglende sletningsfrister, 2) tilfælde af overskredne slettefrister eller meget gamle systemer, hvor der ikke er beskrevet en plan for sikring/arkivering af data, og 3) systemer, som er anmeldt ved tidligere tilsyn, men ikke er taget med her. Seks kommuner er blevet indstillet til et fysisk tilsynsbesøg. Disse kommuner vil få besked snart. 4. Bevarings- og kassationsbestemmelser og vejledningsmateriale papir og it Christian Larsen fortalte, at Rigsarkivet vil drøfte med K-udvalget, hvordan revisionen af de kommunale og regionale bk-bestemmelsen i 2016 skal foregå. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at der kommer en dialog med de kommunale arkiver, men det er ikke endnu fastlagt hvordan. Christian Larsen sagde, at har man allerede nu ønsker eller forslag til ændringer i de nuværende bestemmelser, modtager Rigsarkivet dem gerne skriftligt i et særligt skema, som vil blive lagt på Rigsarkivets hjemmeside. 5. Bevaring (fysisk) og aflevering af it-arkivalier René Mittå gav en kort status for den fysiske bevaring i Rigsarkivet, herunder om overgang LTO og Blu-ray se powerpoint vedlagt referatet. En invitation til temadag 7. december 2015 om fysisk bevaring af it-arkivalier vil snart blive udsendt. 6. Afleveringsregler og erfaringsudveksling mht. bekendtgørelse 1007 Tommy Balle sagde, at en ny udgave af Kort og godt om test er under udarbejdelse, og at vejledningen vil blive sendt i høring hos 7-arkiverne, hvis det har interesse. De største fejlkilder ved aflevering er ubeskrevne koder (som skal beskrives), manglende beskrivelser af tabeller og felter og endelig uoverensstemmelser mellem afleveringsbestemmelsen og arkiveringsversionen. Rigsarkivet er i gang med at tilpasse 1007, idet forskningsdata også skal aflevere efter reglerne i bek. 1007, og derfor er der behov for ændring, bl.a. i kontekstdokumentationsindeks og arkivbeskrivelsesfilen. Desuden skal der også ske en tilpasning, hvad angår 1) gml, idet den version, 3

4 som er nævnt i bekendtgørelsen, ikke anvendes længere, 2) bit-dybder, 3) datatyper og 4) præcisering af, at nøgler med blanktegn ikke må afleveres. Der er tale om små ændringer og ikke en stor revision. Rigsarkivet hører gerne fra arkivet om ønsker til ændringer i bek René Mittå fortalte om bitdybder se powerpoint. Under dette punkt udspandt der sig en drøftelse af, hvorfor Rigsarkivet ikke vil godkende PDF-A som arkivformat. Også tiffning af regneark blev bragt op. Kirsten Villadsen Kristmar afsluttede drøftelsen med at foreslå, at valg og fravalg af bevaringsformat for dokumenter kunne være et tema på et af de kommende møder i fagligt forum. I den forbindelse kunne Rigsarkivet også præsentere den nye dokumentvejledning, der er under udarbejdelse. 7. Tilgængeliggørelse, hvad og hvordan Ann-Kristin Egeland sagde, at Rigsarkivet er meget interesse i dialog med 7-arkiverne om tilgængeliggørelse, og at man er ved at få møde i stand med København og Aalborg for at høre deres erfaringer. Bl.a. skal man se på Aalborgs SIGA2 og på Københavns Minea, som har en mere brugervenlig præsentationsflade end Rigsarkivets SOFIA. Disse erfaringer med brugervenlighed i tilgængeliggørelsesløsninger er særligt interessante i forhold til E-ark-projektet om en fælles bevaringsstandard og tilgængeliggørelsesløsning. Har 7-arkiverne forslag til nye tests ved aflevering af arkiveringsversion, hører Rigsarkivet gerne fra arkiverne. Hun fortalte, at Rigsarkivets testværksted ikke kun anvender ADA, men også nu foretager mange visuelle test. Endelig pointerede hun, at koder er vigtige. For en kode uden kodeforklaring er kun et tal uden betydning og kan ikke bruges til noget. 8. Hjælpeværktøjer (inkl. ADA) Tommy Balle fortalte, at Rigsarkivets direktion har bevilget udviklertimer til, at ADA fremover også skal kunne teste for gml. Desuden vil der ske rettelser af en række fejl. Der blev efterlyst det dokument, som beskriver, hvad ADA tester for i henhold til bek Tommy Balle sagde, at dokumentet snart var færdigt. Lars Vangen Christensen bad om, at Rigsarkivet afsætter nok ressourcer til den fortsatte ADAudvikling. Han spurgte også, hvorfor test med den eksterne udgave af ADA giver andre (og færre) fejlmeldinger end med Rigsarkivets interne udgave. Han spurgte også, hvorfor Rigsarkivet ikke inddrager de erfaringer, som 7-arkiver gør sig ved brug af ADA. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at ADA fungerer bedre end tidligere, og at en række børnesygdomme er løst, men at der er stadig ting, som kan rettes og gøres bedre. Der er forskel på den eksterne og interne udgave, hvilket skyldes, at 4

5 ADA først og fremmest er beregnet til intern brug, men at Rigsarkivet også stiller en ekstern version til rådighed for myndigheder og leverandører. Hun sagde endvidere, at der sker en prioritering af de udviklerressourcer, som Rigsarkivet har til rådighed. Hun vil viderebringe arkivernes ønske om mere ADA-udvikling til Rigsarkivets direktion. Hvad angår brugerinddragelse, bør man lave en ADAbrugergruppe. 9. Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager Christian orienterede om status på igangværende paradigmesager i Rigsarkivet: KMD KMD Sag: Status på pilotafleveringerne af KMD Sag Basis og Journal (Viborg) og KMD Sag EDH (Kalundborg) er, at Viborg er genafleveret maj 2015, mens Kalundborg ifølge KMD vil blive genafleveret i oktober KMD EKJ: Der er sket ikke noget siden efteråret Seneste nye er, at KMD vil udfase EKJ og Care til fordel for et nyt system. KMD Elev: Rigsarkivet har i maj 2015 sendt opdateret udkast til afleveringsbestemmelse efter møde med fagsystemet om SQL er. Rigsarkivet afventer den sidste kontekstdokumentation KMD Opus Økonomi: Udkast til afleveringsbestemmelse har været drøftet med KMD i løbet af foråret og sommeren, og vi er ved at være i mål. KMD Valgopgørelse: KL har fået kommunernes accept af, at KL indgår aftale med KMD om aflevering af de kommunale valgdata 2005, 2009 og Der vil blive afholdt startmøde med KL og KMD i løbet af efteråret. KMD ØS: Afleveringsbestemmelse er udstedt. Aveleo (nu KMD) Uniq Liv: En paradigmesag vil blive opstartet i løbet af efteråret Geokon GeoEnviron: I samarbejde med NEA og KOMDA arbejdes der på en paradigmesag, hvor der stadig er få udeståender, inden afleveringsbestemmelsen er helt på plads. Der er dog afholdt startmøder med et par kommuner. Dansk Scanning WebLager: Guldborgsund Kommune og NEA har med Rigsarkivet på sidelinjen udarbejdet forslag til afleveringsbestemmelse, og der udestår få ting nu, bl.a. komprimering af filerne. 5

6 Data Scanning FilArkiv: Der har været afholdt møder med pilotkommunen (Allerød) og leverandør, og der foreligger en opdateret afleveringsbestemmelse, som skal drøftes på et møde 11. september Lars Vangen Christensen fortalte: Team Online Bostedsystemet: København er i gang med den første aflevering af systemet, hvor man har samlet de enkelte institutioners baser i én arkiveringsversion Simon Stidsing Hansen fortalte: PP-data Aalborg har hjulpet firmaet med at med at normalisere data 10. Orientering fra K-udvalget Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at udvalget som opfølgning på spørgeskemaundersøgelsen har drøftet, hvilke kompetenceudviklingstiltag der er brug for. Man er enedes om 1) temadag 16. november 2015 om bevaring og sikring af papirarkivalier, 2) temadag om bevaring af digitalt skabte arkivalier, hvor program er ved at være klart, og 3) temadag om test af arkiveringsversioner, hvor udspillet ligger hos ODA. Endvidere har man drøftet vilkårene for tilbageførelse af kommunale arkivalier til 7-arkiverne. KMD-gruppen (behandlet under pkt. 9) I forlængelse af status på paradigmesager for KMD-systemer og en drøftelse af status på aflevering af KMD-systemer sagde Kirsten Villadsen Kristmar, at Rigsarkivet har ønsket en anden repræsentation i KMD-gruppen for at sikre, at det er Rigsarkivet, som bestemmer, hvornår afleveringer og genafleveringer til Rigsarkivet sker. Derfor vil områdelederne Mette Hall-Andersen og Jan Dalsten Sørensen samt Flemming Nielsen fra KL deltage i den del af møderne, som omhandler afleveringsplanerne. Dette er meddelt KMD. Der udspandt sig derpå en drøftelse af, hvordan og med hvilke midler arkiverne kan sikre, at der sker afleveringer, og at de sker til det oprindeligt aftalte tidspunkt. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at for de enkeltkommunale afleveringer har vi en aftale med kommune, som vi følger op på. Flere mente, at KL som repræsentant for kommunerne, som betaler for afleveringerne, bør følge mere op på de fælleskommunale systemer. 6

7 Fælleskommunale Arkiveringsservice KL oplyste på sidste møde i K-udvalget, at den arbejdsgruppe, som skulle se på en business case for den fremadrettede arkivering af it-systemer, ikke er kommet i gang, og at der sandsynligvis ikke sker mere i den sag, idet kommunerne har mange opgaver i forbindelse med monopolbruddet. 11. Næste møde forslag til dagsordenspunkter Christian Larsen henstillede til deltagerne, at man husker at tilmelde sig. Det letter Rigsarkivets arbejde med madbestilling m.v. betydeligt. 12. Eventuelt Christian Frederiksen spurgte til status på børnesagerne. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at Rigsarkivet stadig afventer tilbagemelding fra Kulturministeriet. 13. Tak for i dag Christian Larsen takkede for et godt møde. 7

8 Liste over tilmeldte deltagere Navn Andreas Bille Brahe Anette Eriksen Maria Løvenstrøm Toke Jensen Marianne Rimmen Raasted Caspar Christiansen Karen M. Olesen Ann-Sofie Wiil Jesper Handberg Martin Christensen Vanessa Venn Camilla Müller Berg Christensen Christian Frederiksen Anders Orris Trine Skovlund Jørgensen Jesper Helbo Lone Venderby Michael Johansen Rikke Byrdal Nielsen Flemming Nielsen Anders Hell Hansen Lars Vangen Christensen Lise Qwist Nielsen Heidi Pfeffer Lise Skjøt-Pedersen Emilie Eskelund Larsen Martha Haarløv Morten Richardt Lis Thavlov Peter Mouritsen Anne Lei Frank Bache Andersen Uffe Barsballe Thyssen Mie Rise Jönsson Rasmus Falk Malene Bjørnskov Schmidt Arbejdsplads Bornholms Ø-arkiv Bornholms Ø-arkiv Bornholms Ø-arkiv Esbjerg Byhistoriske Arkiv Faxe Kommune Frederiksberg Kommune Frederikshavn Stadsarkiv Frederikssund Kommune Frederikssund Kommune Lokalhistorisk Arkiv & Gentofte E-Arkiv Lokalhistorisk Arkiv & Gentofte E-Arkiv Greve Kommune Guldborgsund Stadsarkiv Historisk Arkiv for Haderslev Kommune Historisk Arkiv for Haderslev Kommune Hjørring Kommunearkiv Hjørring Kommunearkiv Hjørring Kommunearkiv Hjørring Kommunearkiv KL Kolding Kommune Københavns Stadsarkiv Københavns Stadsarkiv Lolland Stadsarkiv Lyngby-Taarbæk Kommune Næstved Arkiverne Roskilde Bibliotekerne Rudersdal Kommune Silkeborg Arkiv Silkeborg Arkiv Thisted Kommune Vejle Stadsarkiv Vejle Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv KOMDA / Aalborg Stadsarkiv 8

9 Simon Stidsing Hansen Claus Juhl Knudsen KOMDA / Aalborg Stadsarkiv Aarhus Stadsarkiv 9