VILKÅR VEDRØRENDE ELEKTRONISK KOMMUNIKATION TIL OG FRA HARMONISERINGSKONTORET I FORBINDELSE MED USER AREA (BRUGEROMRÅDET), JF. AFGØRELSE nr. EX-13-2 (Grundlæggende afgørelse om elektronisk kommunikation) Brugere anmodes om at nærlæse følgende oplysninger og skal overholde forpligtelserne i slutningen af dokumentet. 1) Definition af "user area" og indhold "User area" er en professionel og sikker elektronisk platform, der kun er adgang til via en personlig konto (eller underkonto), og som giver de identificerede brugere personlig adgang til brugerrelaterede oplysninger og onlineværktøjer. Den unikke portal til "user area" er den officielle OHIM-hjemmeside (www.oami.europa.eu). "User area" giver brugerne adgang til at: se en liste over alle deres hidtidige og igangværende sager ved Harmoniseringskontoret modtage, se, downloade, printe og gemme alle elektronisk genererede dokumenter og meddelelser, som Harmoniseringskontoret har sendt til dem uploade, se, printe og gemme alle elektroniske dokumenter og meddelelser, som de har sendt til Harmoniseringskontoret foretage forskellige elektroniske operationer vedrørende EF-varemærker og EF-design: e-indgivelse af sager, e-dispositioner, e-fornyelser osv. administrere alle personlige oplysninger (adresse, telefon osv.) administrere et personligt advarselssystem administrere deres løbende OHIM-konti. Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 1
2) "User Area"-indhold a) Sagslister I "user area" kan brugerne finde en liste over alle deres hidtidige (afsluttede) og igangværende sager ved Harmoniseringskontoret. Listen er udstyret med søgemuligheder, der giver brugeren adgang til sagsdetaljerne. Den liste, der er adgang til i "user area", vil kun indeholde sager, hvor den identificerede bruger indgår som part i proceduren (sagspart, repræsentant osv.). Sagslister er på nuværende tidspunkt til rådighed med hensyn til: EF-varemærker EF-design indsigelser vedrørende EF-varemærker noteringer, omdannelser, aktindsigt. Denne liste kan blive udvidet fremover. b) Meddelelse af afgørelser og andre dokumenter "User area" giver OHIM mulighed for behørigt at meddele afgørelser og andre dokumenter elektronisk. "User area" giver brugeren mulighed for at vælge elektronisk kommunikation via platformen eller vælge et andet gyldigt kommunikationsmiddel. Hvis brugeren har valgt elektronisk kommunikation, giver OHIM meddelelse om samtlige afgørelser og dokumenter elektronisk via "user area", medmindre dette ikke kan lade sig gøre af tekniske årsager. Brugeren kan til enhver tid vælge mellem elektronisk kommunikation og andre kommunikationsmidler, jf. de gældende regler. En sådan statusændring vil dog først gælde, når det teknisk set er muligt. Brugerne får mulighed for at modtage en meddelelse, når der er en afgørelse eller et andet dokument, som ikke er åbnet, i "user area". Meddelelsen kan bestå i en e-mail, sms eller et af de andre tekniske midler til dette formål. En lignende meddelelse kommer op, så snart brugeren logger sig på "user area". Meddelelsen har ingen retsvirkninger. Den tjener kun til information. En afgørelse eller et andet dokument anses dog for at være blevet meddelt ved udgangen af den femte dag efter den dag, hvorpå Harmoniseringskontoret lagde afgørelsen eller dokumentet i brugerens indbakke i "user area". Brugerne rådes til at logge ind på deres "user area" mindst én gang om ugen for at kigge efter afgørelser eller andre dokumenter, som sendes til dem. Datoen for meddelelse af en afgørelse eller et andet dokument vises i "user area". Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 2
Hvis brugerne ikke kan få adgang til en afgørelse eller et andet dokument, skal de straks underrette OHIM. Brugerne har mulighed for til enhver tid at se, printe eller gemme disse meddelelser. c) Anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter sendt til Harmoniseringskontoret "User area" giver mulighed for at indsende anmodninger (f.eks. ansøgninger, fornyelser osv.), meddelelser eller dokumenter elektronisk. Når en anmodning, meddelelse eller et andet dokument er indsendt elektronisk, skal efterfølgende anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter i samme sag som hovedregel indgives på samme måde, medmindre dette ikke kan lade sig gøre af tekniske grunde; og i så fald kan brugeren benytte et andet kommunikationsmiddel. Anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter, der sendes til OHIM, kontrolleres automatisk for at sikre, at transmissionen er sikker. Hvis en sådan kontrol viser en anomali, bliver de pågældende dokumenter afvist. I tilfælde af en fejl under elektronisk transmission af anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter skal de fremsendes via et af de andre fastlagte kommunikationsmidler og ifølge de gældende procedureregler. Brugeren skal underrette Harmoniseringskontoret om enhver sådan fejl. Der bliver sendt en bekræftelse på modtagelse til brugeren, hvoraf bl.a. fremgår dato for modtagelse. Tidspunktet for modtagelse af anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter skal være det tidspunkt, hvor en sådan modtagelse blev godkendt og svarer til den lokale tid i Spanien. Bekræftelse på modtagelse berører ikke, om den fremsendte anmodning, meddelelse eller et andet fremsendt dokument kan antages til realitetsbehandling. Brugeren har til enhver tid mulighed for at se, printe og/eller gemme disse anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter. d) Elektroniske operationer, der kan foretages via "user area" Der kan foretages en række e-operationer (elektronisk indgivelse af sager, elektroniske dispositioner, elektroniske fornyelser osv.) via "user area. Følgende operationer er tilgængelige via "user area": Elektronisk indgivelse af sager: o EF-varemærker o EF-design o indsigelser imod et EF-varemærke o annulleringer og ugyldighedsanmodninger Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 3
o klagesager. Elektroniske fornyelser: o EF-varemærker o EF-design. Specifikke elektroniske dispositioner vedrørende EF-varemærker: o tilbagetrækning o afkald o hel eller delvis overdragelse o bemærkninger fra tredjepart o administration af frister (forlængelse, suspension) o begrænsning af lister over varer og tjenesteydelser o indsendelse af anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter (anciennitet, prioritet, oversættelser, viderebehandling, "restitutio in integrum") o anmodning om omdannelse. Specifikke elektroniske dispositioner vedrørende EF-design: o hel overdragelse o afkald o indsendelse af anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter (prioritet, udskudt design). Specifikke elektroniske dispositioner vedrørende indsigelser: o tilbagetrækning af indsigelse o administration af fælles anmodninger o administration af frister (forlængelse, suspension) o administration vedrørende antagelse til realitetsbehandling (svar angående mangler, betaling) o indsendelse af anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter (yderligere oplysninger, bevismaterialer og argumenter, bemærkninger, bevis for brugen, oversættelser, svar på begrænsninger). Specifikke elektroniske dispositioner vedrørende klagesager: o tilbagetrækning af klagesag o administration vedrørende mangler (reaktion på mangler) o administration af frister (forlængelse) o indsendelse af anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter (begrundelse, bemærkninger, oversættelser, svar). Specifikke elektroniske dispositioner vedrørende annullering/ugyldighed: o tilbagetrækning af annullering/ugyldighed o administration vedrørende antagelse til realitetsbehandling (svar på mangler, betaling) Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 4
o o administration af frister (forlængelse, suspension) indsendelse af anmodninger, meddelelser eller andre dokumenter (begrundelse, bemærkninger, oversættelser, svar). Andre tilgængelige elektroniske operationer (*): o udnævnelse/overdragelse/sletning af repræsentant o opdatering af informationer om repræsentant/ejer o opdatering af referencer for repræsentant/ejer o anmodninger om aktindsigt o anmodning om oplysninger o anmodninger om rettelse af oplysninger på OHIM's hjemmeside o anmodninger om søgninger o klager. Ved inter partes-procedurer (finder for tiden kun anvendelse i indsigelsessager i første instans) og når begge parter er registrerede brugere, giver "user area" endvidere også brugerne mulighed for at indgive fælles anmodninger, som de to parter har bekræftet (underskrevet) elektronisk. Ansvarsfraskrivelse: Listen over operationerne kan til enhver tid ændres. Den seneste gyldige version af listen kan ses online. Harmoniseringskontoret kan ikke garantere, at samtlige operationer til enhver tid er tilgængelige. Vedhæftede filer: 1. I alle ovennævnte procedurer kan brugeren, hvis det er relevant, vedlægge dokumentation i henhold til de tekniske krav, der findes her: tekniske krav vedrørende vedhæftede filer 2. FORBEHOLD: For at en elektronisk indgivelse af et EF-varemærke sker korrekt, skal alle de varer og/eller tjenesteydelser, som registreringen vedrører, anføres i det hertil hørende tekstfelt. Dette kan gøres på følgende måder: Ansøgeren kan enten fra den harmoniserede plukkeliste vælge enhver forhåndsudvalgt betegnelse, som Harmoniseringskontoret allerede har anført til dette formål, eller direkte i feltet manuelt anføre de varer og tjenesteydelser, som vedkommende er interesseret i, eller kombinere de to muligheder. Hvis varerne og/eller tjenesteydelserne imidlertid ikke anføres på den ovenfor beskrevne måde, men vedføjes i et særskilt dokument som et bilag eller indgives senere, betragtes ansøgningen ikke som en elektronisk indgivelse med den konsekvens, at det almindelige grundgebyr for ansøgningen opkræves i stedet for det reducerede gebyr, der gælder for elektronisk indgivelse af sager. Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 5
e) Administration af et personligt meddelelsessystem (EF-varemærker og EF-design) Når brugerne er logget på, kan de oprette regler om onlinemeddelelser. Der er tre slags meddelelser: - kalendermeddelelser - overvågningsmeddelelser - observationsmeddelelser. Der gives meddelelse i "user area", og de kan bestå af e-mails, sms eller et andet fastlagt teknisk middel. Meddelelserne er blot af informativ karakter og skal ikke betragtes som meddelelser. Hvis der af en eller anden grund ikke bliver sendt en meddelelse, eller den indeholder en fejl, påvirker det hverken meddelelsen eller i påkommende tilfælde de relevante frister. f) Adgang til oplysninger om løbende OHIM-konto I "user area" kan de registrerede kontohavere også finde alle oplysninger vedrørende deres konto: saldo, bevægelser og tilgodehavender. g) Elektronisk betaling med kreditkort Visse gebyrer, der skal indbetales til Harmoniseringskontoret, kan betales med kreditkort, forudsat at betalingen sker i forbindelse med en transaktion via "user area". Alle betalinger skal ske i euro. Betaling med kreditkort anses for at være sket på den dato, hvor den pågældende elektroniske indgivelse af en sag eller anmodning er gennemført tilfredsstillende. Hvis transaktionen af en eller anden grund mislykkes, når Harmoniseringskontoret forsøger at debitere kreditkortet, anses betalingen for ikke at være blevet gennemført. Dette gælder også, selv når betaleren ikke har ansvaret for, at transaktionen mislykkedes. Der kan anvendes følgende kreditkort: (a) (b) (c) Visa Mastercard Eurocard. Indtil videre kan der kun betales med kreditkort for ansøgninger vedrørende varemærker (bl.a. for klassegebyrer) eller design og for fornyelser. Under alle omstændigheder vil man via det pågældende onlineredskab (f.eks. elektronisk indgivelse af sager) kunne se, om man kan betale med kreditkort. 3) Ansøgning om en brugerkonto og vilkårene for brug deraf Ansøgningen om at åbne en konto skal ske online. Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 6
Når ansøgningen er godkendt af OHIM, kan brugeren vælge, via hvilket kommunikationsmiddel vedkommende ønsker at modtage sin brugeridentifikation og sit personlige kodeord. Brugeren skal ændre kodeordet, første gang vedkommende logger på "user area" og derefter mindst hvert halve år. Brugerne kan åbne en underkonto, som er underordnet i forhold til hovedkontoen. Brugerne er ansvarlige for passende anvendelse og opretholdelse af fortrolighed i forbindelse med deres konto, kodeord og eventuelle tilhørende underkonti, uanset hvem der bruger kontoen eller underkontiene. En brugerkonto, der ikke bliver brugt i en periode på tre år, bliver automatisk deaktiveret. I så fald skal der indsendes en ny ansøgning for at åbne en konto. I "user area" findes der forskellige standarddispositioner, som kan vælges i forbindelse med sagsbehandlingen i Harmoniseringskontoret. Hvis en bruger vælger en af disse standarddispositioner, har dette valg forrang frem for alle andre erklæringer eller bemærkninger fra brugerens side. F.eks.: Hvis en bruger trækker et EF-varemærke tilbage i systemet ved at sætte kryds i det tilsvarende felt, har dette valg forrang frem for modstridende eller yderligere tillægsbemærkninger, som brugeren indsender, og brugeren vil blive anset for kun at have indleveret en anmodning om tilbagetrækning af det angivne EFvaremærke. 4) Brugers samtykke til, at OHIM sender oplysninger via brugerens e- mailadresse Når en bruger åbner en brugerkonto og angiver sin e-mailadresse, bliver brugeren bedt om at godkende, at Harmoniseringskontoret sender IP-relateret information såsom nyheder om varemærker eller design, invitationer til seminarer, workshopper osv. til brugeren via e-mailadressen. Harmoniseringskontoret forpligter sig til at holde den til disse formål angivne e- mailadresse fortrolig og hverken at offentliggøre den på nogen måde eller gøre den tilgængelig på andre steder. Formålet med ovenstående oplysninger er udelukkende at informere og orientere brugerne om IP-relaterede emner og nyheder, herunder generelle eller specifikke undersøgelser. 5) Anmodning om deaktivering af brugerkontoen Brugerne kan til enhver tid anmode om at få deres brugerkonto deaktiveret. Deaktiveringen bliver gennemført, så snart det teknisk set er muligt. Indtil den endelige deaktivering af brugerkontoen er alle bestemmelser vedrørende "user area" gældende og finder fuld anvendelse. Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 7
6) Tekniske krav og sikkerhedsrådgivning Yderligere oplysninger findes på linket nedenfor: Link: www.oami.europa.eu/ohimportal/help Brugerne får her oplysninger om nogle sikkerhedsforanstaltninger, der bør foretages ved brug af deres computer ikke for at sikre kommunikationen med Harmoniseringskontoret, men for at beskytte deres computer og de oplysninger, den indeholder. 1. Beskyt adgangen til din computer ved hjælp af kodeord. Opbevar dit kodeord på et hemmeligt sted; udlever det ikke til andre og skriv det ikke ned på et sted i nærheden af din computer. 2. Deaktivér den funktion i din browser, der kan huske dine kodeord. Lås din computer, når du ikke bruger den. 3. Installer et antivirusprogram, og hold det konstant opdateret. 4. Tag hyppigt backup af filerne på din computer. 5. Deaktivér permanente cookies i din browserkonfiguration. 6. I din browserkonfiguration sættes anvendelsen af "Active X" til "Prompt". Når du kun kører "Active X" på hjemmesider, du har tillid til, kan du undgå, at ondsindet software som f.eks. "spyware" eller "adware" bliver installeret på din computer. Brugerne rådes til at nærlæse og følge samtlige tekniske krav og sikkerhedsråd i dette afsnit. Det kan være nødvendigt at overholde disse krav, for at "user area" fungerer korrekt. 7) Ansvarsfraskrivelse OHIM er ikke ansvarligt for noget tab eller nogen skade som følge af forstyrrelser, udeladelser, afbrydelser, computervirus, telefonfejl eller afbrydelser i forbindelse med drift af dette elektroniske system, som skyldes forhold, der ligger uden for OHIM's kontrol. Disse forhold omfatter eventuelle forsinkelser eller blokeringer ved anvendelse af systemet som følge af fejl i eller overbelastning af OHIM's kommunikationslinjer eller servere, internettet eller andre elektroniske systemer eller enhver skade forvoldt af tredjepart som følge af ulovlig indtrængen, der ligger ud over OHIM's kontrol. Alle dispositioner, der foretages via "user area", skal overholde gældende regler. Hvis man på grund af teknisk svigt eller andre tilsvarende grunde via "user area" får mulighed for at foretage dispositioner, der ikke overholder gældende regler, kan Harmoniseringskontoret erklære sådanne dispositioner for ugyldige. I så fald får brugeren underretning derom. Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 8
8) Kryptering og ikke-afvisning OHIM har avancerede og sikre systemer, der skal garantere kundernes identitet, når de er forbundet online, og som skal bekræfte indholdet i de sendte meddelelser. Det garanterer også for autenticiteten af den server, kunderne er forbundet med, hvormed man undgår, at serveren bliver erstattet af en tredjeparts server. Alle oplysninger, der sendes via internettet, krypteres ved hjælp af SSL-protokollen. Certificerende myndighed: OHIM's server er blevet certificeret af en international certificerende myndighed (Verisign Inc.), hvilket garanterer, at brugerne faktisk er forbundet med OHIM. FORPLIGTELSER, SOM BRUGEREN SKAL OVERHOLDE Brugeren skal overholde følgende forpligtelser, og overtrædelse heraf kan medføre deaktivering af brugerkontoen. Jeg må ikke informere tredjepart om min brugeridentifikation og mit kodeord; enhver transaktion, der foretages ved hjælp af denne brugeridentifikation og dette kodeord, anses for at være foretaget af mig selv. Jeg skal øjeblikkeligt give meddelelse om eventuelle ændringer af min e- mailadresse. Jeg skal logge på mit "user area" regelmæssigt og læse de meddelelser, jeg er den påtænkte modtager af, og som ikke er åbnet. Jeg accepterer, at det, hvis jeg undlader at læse et sådant dokument, vil blive vurderet, at jeg er blevet underrettet ved udgangen af den femte dag efter den dag, hvorpå Harmoniseringskontoret lagde dokumentet i min indbakke i "user area". Jeg skal vælge et passende kommunikationsmiddel til meddelelser fra Harmoniseringskontoret. Vilkår vedrørende elektronisk kommunikation til og fra Harmoniseringskontoret Side 9