Referat fra bestyrelsesmøde den 23. maj 2013 Til stede var - fra bestyrelsen: Susanne W. Petersen, Jørgen Mogensen, Ole Hammer, Peter Sørensen, Flemming Ørhem, Randi Bartels, Peter Madsen, John Velling og Ken Axelsen. Afbud: Eva Nørgaard og Kate Vodstrup - fra administrationen: John Møller, Robert Roll og Søren Heick Mødet indkaldes med dagsorden iht. forretningsordenen: 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen (Behandles under pkt. 4a) 3) Optagne lån. 4) Sager til behandling. a) Fremlæggelse af årsregnskab for GB for 2012 samt fremlæggelse af revisionsprotokollen (Bilag 4a) b) Fremlæggelse af budgetkontrol for selskabet (Bilag 4b) c) Fremlæggelse af budgetforslag for GB for 2014 (Bilag 4c) d) Fremlæggelse af årsregnskab for afdelingerne for 2012 (Bilag 4d) e) Fremlæggelse af forslag til bestyrelsens beretning (Bilag 4e) Revisionen deltager i mødet under pkt. 4 a-e. f) Helhedsplanen for Stadionkvarteret (Bilag 4f) g) Drøftelse af dagsordenen i.h.t. vedtægterne for det ordinære repræsentantskabsmøde. (Bilag 4g) h) Ansøgning Projekt Hvissinge (Bilag 4h) i) Evaluering af vores arbejde med målsætningsprogrammet (Bilag 4i) j) Konvertering fra opvarmning med gas til fjernvarme i 4 afdelinger (Bilag 4j) 5) Meddelelser: a) fra formanden, b) fra direktøren, c) fra andre. 6) Eventuelt 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 21. marts 2013 blev godkendt. 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen Blev behandlet under pkt. 4. 3) Optagne lån Der er ikke optaget lån siden sidste møde. 4) Sager til behandling Side 524
4a) Fremlæggelse af årsregnskab for GB for 2012 samt fremlæggelse af revisionsprotokollen (Bilag 4a) For regnskabsåret 1. januar 31. december 2012 udviser Glostrup Boligselskabs resultatopgørelse et overskud på 663.481 kr. Overskuddet overføres til selskabets balance under arbejdskapitalen, som herefter udviser en saldo på 18.127.699 kr. Med overførelsen af overskuddet til arbejdskapitalen er Glostrup Boligselskab godt rustet til fremtiden og dermed til at holde administrationsbidraget uændret for tredje år i træk. Med regnskabsresultaterne 2012 er såvel afdelingernes som selskabets likviditet blevet styrket. Der er flere årsager til det positive regnskabsresultat. Der er i 2012 blandt andet mindreudgifter til møder og på personaleudgifter. Der er en større besparelser på kontorholdsudgifterne, hvilket har været et fokusområde i vores bestræbelser på at holde administrationsudgifterne i ro. Opsigelse af forskellige abonnementer samt effekten af det nye telefonsystem og heraf nye priser, har givet de store besparelser. Den forventede stigning i renteniveauet udeblev i 2012, og kurstabet på obligationsbeholdningen blev derfor mindre i 2012 end budgetteret. Glostrup Boligselskab har løbende igennem 2012 omlagt obligationsbeholdningen, hvilket minimerede tabene i starten af året. I slutningen af 2012 kom der igen kursstigninger på obligationsbeholdningen, hvilket ligeledes har haft en positiv indvirkning på regnskabet. Regnskabet udviser en merindtægt på renteindtægterne og på kursgevinsterne på 0,5 mio. kr. Glostrup Boligselskab fik en nettoforrentning af frie midler på 2,86 pct. Afdelingerne har derfor i 2012 på indeståender i Glostrup Boligselskab fået denne nettoforrentning, hvilket er mere end de budgetterede 1 pct. Det forventes i de kommende år, at forrentningen af selskabets formueforvaltning vil falde på grund af stigende kursfald på obligationer, og at der forsat gives en nærmest ikke eksisterende rente på kontant indskud. I regnskabet for 2012 er der mindre indtægter på byggesagshonorar for 509.600 kr., hvilket hovedsagelig skyldes mindre indtægter fra Helhedsplanen for Stadionkvarteret. Helhedsplanens stade er beskrevet tidligere, og det er på den baggrund, at der er indtægtsført mindre i byggesagshonorar. I regnskabet er overført udgifter ved de administrerede ejendomme for 495.708 kr. til Glostrup Boligselskabs sideaktivitets afdeling, som svarer til deres andel af udgifterne. Indtægterne fra administrationsbidraget for de administrerede ejendomme er tilsvarende nedsat og overført som en indtægt i sideaktivitetsafdelingen. Glostrup Boligselskabs sideaktivitets afdeling har i regnskabet for 2012 et underskud på 8.306 kr. Underskuddet skyldes store afskrivninger på aktiverne. Glostrup Boligselskabs sideaktivitets afdeling har pr. 31. december 2012 en negativ egenkapital på 89.861 kr. Merudgifter og mindreindtægter (-) Afskrivninger 55.700 Renteudgifter 239.000 Gebyrer 102.000 Byggesagshonorar 509.600 Mindreudgifter og merindtægter (+) Mødeudgifter 150.850 Personaleudgifter 175.000 Kontorholdsudgifter 284.300 Renteindtægter afdelinger 249.000 Renter/kursgevinst på obligationer 499.800 Side 525
/ Vedlagt årsregnskab 2012 og 3 stk. revisionsprotokoller. Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskabet med henblik på endelig godkendelse på repræsentantskabsmødet. 4b) Fremlæggelse af budgetkontrol for selskabet (Bilag 4b) Budgetkontrol pr. 1. maj 2013 tyder på, at selskabets regnskabsresultat for 2013 vil udvise et forventet overskud på kr. 31.169 jf. vedlagte budgetkontrol. Ved godkendelse af budgettet blev det understreget, at størrelsen af selskabets egenkapital ikke nødvendiggør, at der budgetteres med livrem og seler. Det indstilles, at bestyrelsen tager kvartalsregnskabet til efterretning. 4c) Fremlæggelse af budgetforslag for GB for 2014 (Bilag 4c) Budgettet for 2014 udviser uændret administrationsbidrag på 2.700 kr. pr. år pr. lejemål. Glostrup Boligselskab har fokus på et uændret udgiftsniveau i forhold til 2012 og 2013, og det kan ses direkte i nedsættelse af flere udgiftsposter i budget 2014. Det er vores mål, at vi i de kommende år under krisen holder igen med forbruget, således at administrationsbidraget kan holdes uændret. Byggesagshonorar fra Helhedsplan Stadionkvarteret 2015, bidrager også til det uændrede administrationsbidrag. Risikoen for kurstab på obligationsbeholdningen er forsat høj. Det betyder, at der også i budget 2014 er regnet med kurstab på obligationsbeholdningen, samt at der budgetteres meget forsigtigt med hensyn til renteindtægterne. Selskabets bruttoadministrationsudgifter er i budget 2014 nedsat med ca. 279.000 kr. Det skyldes først og fremmest, at der er holdt igen med personaleudgifterne og kontorholdsudgifterne. Der er i budget 2014 medtaget lønudgifter til projektlederen, som er ansat i forbindelse med Helhedsplanen Stadionkvarteret 2015. Lønudgiften til projektlederen dækkes helt af byggesagshonorar fra sagen. Der er regnet med øgede udgifter til afskrivninger, der blandt andet skyldes istandsættelsen af lokalerne i økonomiafdelingen. I budgettet for 2014 budgetteres med den samme forrentning af egne midler i selskabet som i afdelingerne. Der budgetteres med en nettoforretning på 1 pct. Selskabets budget for 2014 udviser et budgetteret overskud på ca. 144.400 kr., som er af en størrelse, der må betragtes som et regnskabsresultat i balance, når det samlede budget lyder på ca. 34 mio. kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetforslaget med et uændret administrationsbidrag på 2.700 kr. pr. år pr. lejemål. Side 526
4d) Fremlæggelse af årsregnskab for afdelingerne for 2012 (Bilag 4d) Den samlede omsætning i selskabets egne afdelinger var i 2012 på ca. 180,7 mio. kr. og udviste et samlet overskud på ca. 2,3 mio. kr. eller 1,28 pct. 2012 har været et år uden de store overraskelser i afdelingerne. Det samlede resultat var således tilfredsstillende. Der er i år 2 afdelinger med underskud, og det er afdeling 20, Rødkælkevej og afdeling 49, Ældreboligerne Stenager 6. Sidstnævnte afdeling er sårbar p.g.a. sin størrelse. De største afvigelser i forhold til budgettet er generelt på vand, forsikring, el, almindelig vedligeholdelse samt flere renteindtægter. Det er afvigelser, som er vanskelige at forudse ved budgetlægningen. Afdelingernes resultat for 2012 Udgifter Indtægter Resultat Afvigelse kr. kr. kr. % 1 Ndr. Ringvej / Vestervej 7.901.174 8.167.720 266.546 3,26% 6 Brøndbyvestervej / Gyvelvej 5.245.462 5.389.658 144.196 2,68% 8 Hovedvejen 4.318.597 4.517.624 199.027 4,41% 9 Stadionkvarteret 65.621.974 65.875.784 253.810 0,39% 20 Rødkælkevej 16.251.924 16.185.283-66.641-0,41% 29 Stenager 15.147.767 15.193.676 45.909 0,30% 30 Granskoven 10.522.606 10.787.287 264.681 2,45% 31 Gadager 13.095.412 13.517.078 421.666 3,12% 32 Lindeskoven 14.887.065 15.016.354 129.289 0,86% 33 Birke- / Bøgeskoven 18.040.044 18.594.647 554.603 2,98% 37 Egeskoven 3.239.365 3.404.707 165.342 4,86% 38 Sydvestvej 343.083 353.318 10.235 2,90% 49 Stenager 6 2.629.784 2.552.267-77.517-3,04% 50 Bryggergårdsvej 1.151.129 1.159.558 8.429 0,73% I alt 178.395.386 180.714.961 2.319.575 1,28% Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingsregnskaberne for 2012. Ledelsen understregede, at det opsamlede underskud over flere år i afdeling 49, Ældreboligerne Stenager 6 har nået en bekymrende størrelse, hvorfor bestyrelsen på et senere møde må drøfte et eventuelt tilskud fra dispositionsfonden til denne afdeling. Ledelsen appellerer til Glostrup Forsyning om at kunne modtage en indikation på forbrugsposternes prismæssige udvikling på et tidspunkt, hvor afdelingernes budgetter lægges. Med disse bemærkninger tiltrådte bestyrelsen indstillingen. 4e) Fremlæggelse af bestyrelsens beretning (Bilag 4e)./. Vedlagte udkast fremlægges som forslag til bestyrelsens beretning. Der skal imidlertid rettes i afsnittet om helhedsplanen, idet støtten til sagen er udvidet. Mere herom på mødet. Det indstilles, at forslaget udsendes til repræsentanterne som bestyrelsens forslag. Et nyt afsnit om Helhedsplanen for Stadionkvarteret blev fremlagt. Herefter tiltrådte bestyrelsen indstillingen. 4f) Helhedsplanen for Stadionkvarteret (Bilag 4f) I udkastet til bestyrelsens beretning for repræsentantskabsperioden er der redegjort for sagens status (i skrivende stund), og hvilke planer vi har for at løse genhusningsproblemerne. Side 527
./. Desuden er vedlagt præsentationsmateriale fra arkitekterne. Materialet vil på mødet blive præsenteret af projektleder Lisa Christiansen fra Glostrup Boligselskab. Det indstilles, at Glostrup Boligselskab arbejder videre på sagen ud fra de rammer, der er udstukket af Landsbyggefonden, og at Glostrup Boligselskab suspenderer ventelisterne i alle boligselskabets afdelinger, når beboerne i 1. etape vedtager at gennemføre helhedsplanen. Efter Lisa Christiansen havde gennemgået projektet og svaret på spørgsmål herom tiltrådte bestyrelsen indstillingen. 4g) Drøftelse af dagsorden iht. vedtægterne for det ordinære repræsentantskabsmøde (Bilag 4g) 1. 1) Konstituering af mødet a) Godkendelse af forretningsorden for mødet b) Valg af dirigent c) Valg af stemmeudvalg 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2012 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for 2014. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag Herunder vedtagelse af nyt målsætningsprogram 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 6. Valg af revisor 1a) Sidste års forslag til forretningsorden genfremsættes. 1b) Bestyrelsen indstiller seniorkonsulent Leif Ingersholm til posten som dirigent. 2) Mundtligt supplement til den skriftlige beretning forelægges af formand Susanne W. Petersen. 3) Økonomichef Robert Roll fremlægger regnskab og budget for repræsentantskabet. 4) Indkomne forslag: Der er indkommet et forslag fra Allan Larsen, Afd. 20, Rødkælkevej om at alle afdelingers regnskaber er tilgængelige på Ekstranettet og ikke kun afdelingens eget regnskab. Et sådant spørgsmål er et anliggende for bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at åbne for denne mulighed, hvilket er blevet meddelt Allan Larsen. Forslaget vil således ikke komme til afstemning på repræsentantskabsmødet. 5) Valg til bestyrelsen a) Bestyrelsen indstiller formand Susanne W. Petersen til genvalg. b) på valg til bestyrelsen er Ole Hammer, som modtager genvalg. John Velling, som ikke modtager genvalg. 6) Bestyrelsen indstiller Revisionsaktieselskabet PKF Munkebo Jensen Vindelev A/S til genvalg. 4h) Ansøgning Projekt Hvissinge Bestyrelsen for Projekt Hvissinge har efter Landsbyggefondens afslag på fremtidig støtte til Projekt Hvissinge noteret, at afdelingerne i Hvissinge og Glostrup Kommune positivt har meddelt, at Projekt Hvissinge har gjort en forskel og fremover bør bestå i en eller anden form. Både Glostrup Kommune og afdelingsbestyrelserne i Hvissinge har meldt ud, at de hver især vil fortsætte deres hidtidige årlige tilskud på 100.000 kr. til Projekt Hvissinge. Side 528
Bestyrelsen for Projekt Hvissinge har drøftet Projekt Hvissinges fremtid og muligheder. Med henblik på en styrkelse af Projekt Hvissinges fremtid, særligt uden beboerrådgiver, ansøges Glostrup Boligselskab om et årligt tilskud på 100.000 kr. fra selskabets dispositionsfond. Det indstilles, at Glostrup Boligselskabs dispositionsfond yder et årligt tilskud på 100.000 kr. til Projekt Hvissinge. 5) Meddelelser: 5a) fra formanden, Formanden havde ingen meddelelser. 5b) fra direktøren, John Møller oplyste, at der vil være hovedforhandling i tøbrudssagen i vinteren 2010 og 2011 mod AlKa Forsikring i Frederiksberg Ret den 31. maj samt den 6. juni. John Møller oplyste desuden, at han har henvendt sig til direktionen i Alka Forsikring for endnu engang at undersøge forligsmuligheder. 6) Evt. Der var ingen emner til drøftelse. Referent: John Møller/ Søren Heick Referatet godkendt den Underskrift Side 529