Andelsboligforeningen Frydenhøjparken

Transkript

1 R E F E R A T af bestyrelsesmøde i den 17. maj 2004 kl. 19:15 i Pavillonen, Frydenhøjparken, Hvidovre Deltagere Bestyrelsen: Henning Olsen, John Møller, Per Vilhelmsen, Annette Waldorf, Lis Hagen og Jørgen Frederiksen Administrationen: Økonomichef Jesper Loose Smith og forvaltningschef Thuri Didriksen. Fraværende: Peter Rytter Nielsen. D A G S O R D E N 1. Redegørelse for situationen 2. Debat af suppleanternes deltagelse på bestyrelsens møder 3. Konstituering af bestyrelsen 4. Indkaldelse til ordinær generalforsamling 5. Foreløbig drøftelse af bestyrelsens forretningsorden 6. Regnskab og budget 7 Eventuelt Bestyrelsessuppleanterne Flemming Carlsen og Carsten Hansen var mødt frem og ønskede at deltage i bestyrelsesmødet. Bestyrelsen besluttede under henvisning til Forretningsordenen, at suppleanter kun kunne deltage i bestyrelsesmøder ved et bestyrelsesmedlems varige forfald, og da dette ikke var tilfældet, blev de to suppleanter anmodet om at forlade mødet. 1. Redegørelse for situationen Personale Bent Kyrdals ansættelsesforhold ophører 1. august Bestyrelsen anmodede om at administrator overtog arbejdsledelsen af personalet. Det blev aftalt, at opgaverne så vidt muligt skal løses inden for en ramme af 10 timer pr. måned. Er der yderligere behov, vil det ske efter konkret aftale med formanden for bestyrelsen. Administrationens første opgave er at få fastlagt egentlige arbejdsplaner med personalet. Bestyrelsen ønskede, at der blev indført ryge- og alkoholforbud på Ejendomskontoret for såvel ansatte som beboere. Alkoholforbuddet gælder desuden for personalet i hele arbejdstiden. - bestyrelsesmøde den 17. maj 2004 Side 1 af 5

2 Økonomi Der blev udleveret økonomimateriale som omfattede: Regnskab 2003 for organisation og afdelingen incl. kommentar Revisionsprotokol Budget 2004 for organisation og afdelingen incl. kommentar Budgetkontrol for afdelingen 30/ Råbalance og kontokort for konto 115 og 115, 1/1 304/ 2004 Budget 2005 for organisation (behandlet under punkt 6) Boligorganisations (selskabet) økonomi svarer til budgettet og udviser for regnskab 2003 et overskud på kr., hvilket beløb også udgør arbejdskapitalen. En gennemgang af økonomien for afdelingen udviste et underskud i regnskab 2003 på kr., og en samlet underskudssaldo på At der ikke er opstartet afvikling af underskud i budget 2004, skyldes, at den tidligere bestyrelse forventede en bedring i økonomien, som kunne modsvare dette. Der er udarbejdet budgetkontrol pr. 30/4 2004, som udviser et forventet underskud på ca kr. Dette skyldes hovedsageligt merforbrug på almindelig vedligeholdelse (konto 115) på ca kr. Dette skal dog tages med en vis usikkerhed, da det forventede forbrug er en matematisk fremskrivning af det registrerede forbrug. Der kan være beløb, som er fejl bogført på ejendomskontoret, og som skulle være dækket af henlæggelserne (konto 116), eller beløb som kun opstår en gang. Administrationen vil undersøge forbrugene nærmere med henblik på en grundigere gennemgang på førstkommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen besluttede, at lægge op til en drøftelse på ordinær generalforsamling af behovet for dels huslejeforhøjelser, dels besparelser herunder personalemæssige. Beboerdemokrati Bestyrelsen fandt den nuværende stemning blandt beboerne meget ødelæggende for Frydenhøjparken, og ville derfor bestræbe sig på at få bilagt stridigheder og bygge bro. Bestyrelsen besluttede at udsende en skriftlig beretning forud for generalforsamlingen, idet man håbede at kunne opnå et bredt mandat til at gennemføre nødvendige forandringer. 2. Debat af suppleanternes deltagelse på bestyrelsens møder Bestyrelsen besluttede, at suppleanter indtil videre ikke deltager i bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen vil på et senere tidspunkt overveje eventuelle ændringer i den nuværende forretningsorden. - bestyrelsesmøde den 17. maj 2004 Side 2 af 5

3 3. Konstituering af bestyrelsen Bestyrelsen konstituerede sig med Annette Waldorf som formand og Henning Olsen som næstformand. På valg ved ordinær generalforsamling var Annette Waldorf og Lis Hagen. 4. Indkaldelse til ordinær generalforsamling Administrationen udsender indkaldelse sammen med bestyrelsens brev til beboerne til eksterne medlemmer, mens bestyrelsen sørger for uddeling til beboerne. 5. Foreløbig drøftelse af bestyrelsens forretningsorden Udsat til et kommende møde 6. Regnskab og budget Budget 2005 for boligorganisationen Boligorganisationens budget viser en indtægt i administrationsbidraget på kr. pr. lejemålsenhed pr. år, der fordeles med kr. til AKB en stigning på 65 kr., og 212 kr. til boligorganisation en stigning på 4 kr.. De 212 kr. dækker hovedsageligt udgifter til revision og møder, Der er budgetteret med en gennemsnitlig rentesats på 2 % i forbindelse med mellemregning med afdelingerne samt dispositionsfonden. Det forudsættes at organisationen videreføre den faktiske rente til afdelingen. Der også den mulighed at anvende diskontoen minus 2 %, og tilskud til afdelingen af nettorente gevinsten. Af yderligere bemærkninger kan nævnes: bidrag til AKB forventes forhøjet med 3,00 % revision % + 3 % begrundelsen for at renten falder, er at dels det faldende renteniveau samt mellemregningen bliver mindre i afdelingen på grund af underskud - bestyrelsesmøde den 17. maj 2004 Side 3 af 5

4 7 Eventuelt Det blev besluttet, at Annette Waldorf og Per Vilhelmsen skulle drøfte overleveringer med den afgåede formand, Kaj Stauning Det blev besluttet at Lis Hagen skulle drøfte anskaffelse af varmemålere med Ken Gregor forud for næste bestyrelsesmøde. Da ikke yderligere forelå til behandling, hævedes bestyrelsesmødet. Protokollat godkendt uden bemærkninger. Formand: - bestyrelsesmøde den 17. maj 2004 Side 4 af 5

5 7. juni 2004 Referent: Thuri Didriksen/LE - bestyrelsesmøde den 17. maj 2004 Side 5 af 5