ÅRSBERETNING 2014 Bemærkninger til årsnøgletal Retten i Esbjerg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2015
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Esbjerg udøver dømmende myndighed og løser hertil knyttede opgaver, herunder strafferet, civilret, skifteret, fogedret og administration. Retten i Esbjerg omfatter Varde, Fanø, Esbjerg og Vejen kommuner med et indbyggertal på ca. 210.000. Retten i Esbjerg består af retspræsidenten, 7 dommere, 8 retsassessorer/dommerfuldmægtige, administrationschef, ca. 40 kontormedarbejdere, elever, it-arbejder og vagt. Retten har derudover et antal stævningsmænd, der er beskikket til at forkynde indkaldelser til visse retsmøder. 2. Resultater i 2014 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2014 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME
3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Samlet produktivitet Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 5. BEDSTE RET 103,0 103,1 105,6 102,6 111,8 107,1 103,2 95,9 103,5 111,4 123,8 131,2 SAMLET BYRETTERNE 99,4 98,4 98,9 97,1 103,2 101,5 90,4 87,5 97,2 96,7 109,3 113,3 Retten i Esbjerg 99,7 97,0 92,2 92,9 95,9 92,3 79,7 82,7 105,7 97,8 139,4 123,5 1) Indeks 100 svarer til gennemsnittet ved byretterne i 2011. 2) "Retssager" svarer til den samlede produktivitet for "straffesager" og "civile sager". 3) Ved beregningen af den samlede produktivitet, samlet for retten, anvendes rettens samlede vægtede årsværksforbrug - dvs. også årsværksforbruget til generel ledelse og administration mv. Ved beregning af produktiviteten på de enkelte sagsområder er årsværkforbruget til generel ledelse og administration mv. nøgletalsfordelt, således at forskelle i andele i årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. ikke vanskeliggør en sammenligning af de enkelte retter. Rettens samlede produktivitet er faldet med 2,7 pct. fra 2013 til 2014 mod 1 pct. samlet for retterne. Produktiviteten er steget for civile sager, som dog fortsat ligger under produktiviteten for retterne Aktivitet ved retten målt som vægtede afsluttede sager Samlet Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 SAMLET BYRETTERNE 716.001 693.447 170.003 168.359 57.426 54.489 332.393 316.360 74.755 71.711 64.525 72.581 Retten i Esbjerg 24.056 22.447 5.942 5.749 1.654 1.440 11.145 10.494 2.851 2.618 1.672 1.980 1) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager 2) Der foretages en tilsvarende opgørelse samlet for henholdsvis jurister og kontor. Samlet aktivitet målt ved vægtede afsluttede sager. Samlet er afsluttede vægtede sager faldet med 3 pct., mens aktiviteten for Retten i Esbjerg er faldet med 7 pct. Straffesager Antallet af vægtede afsluttede straffesager er faldet med 3 pct. fra 2013 til 2014 mod 1 pct. for retterne Civile sager Antallet af vægtede afsluttede civile sager er faldet med 13 pct. fra 2013 til 2014 mod 5 pct. for retterne
4 Den samlede produktivitet er steget på de civile sager, hvor den er faldet for byretterne Fogedsager Antallet af vægtede afsluttede fogedsager er faldet med 6 pct. fra 2013 til 2014, hvilket svarer til niveauet for faldet for retterne Selvom den samlede produktivitet for fogedsager er faldet fra 2013 til 2014, ligger den fortsat over gennemsnittet for byretterne. Skiftesager Antallet af vægtede afsluttede skiftesager er faldet med 8 pct. fra 2013 til 2014 mod 4 pct. for retterne Den samlede produktivitet for skiftesager ligger markant over gennemsnittet for skifteretterne. Notarialforretninger I 2014 fortsatte stigningen i antallet af notarialforretninger svarende til en stigning på 18 pct. mod 12 pct. for retterne Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Straffesager I 2014 er de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden opfyldt for sager uden domsmænd efter 2 måneder og tilståelsessager efter 6 måneder, mens de øvrige fastsatte mål for straffesager ikke er opfyldt. For de øvrige straffesagstyper har det i 2014 ikke været muligt at opfylde de fastsatte mål for sagsbehandlingstiden. Der har været fokus på afvikling af særlige voldssager og domsmandssager inden for de fastsatte mål for sagsbehandlingstider. Således har retten som udgangspunkt i de særlige voldssager kunne tilbyde en hovedforhandling inden for de 37 dage, men af grunde der som udgangspunkt ikke skyldtes rettens forhold, har det ikke været muligt. Civile sager I 2014 er de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiden opnået for ægteskabssager efter 4 og 6 måneder samt for forældreansvarssager efter 6 og 8 måneder, mens de øvrige fastsatte mål for civile sager ikke er opnået. I 2014 har der været særligt fokus på afvikling af civile sager, hvilket har medført, at flere civile sager, der bl.a. har afventet sagkyndige erklæringer, er blevet afviklet, og det har påvirket den gennemsnitlige sagsbehandlingstid negativt. Fogedsager Alle de centralt fastsatte mål for fogedsager er opfyldt i 2014. For alle sagstyper inden for fogedsager ligger rettens gennemsnitlige sagsbehandlingstider under retternes Skiftesager For private skiftesager er sagsbehandlingstiden på niveau med retternes samlede gennemsnitlige sagsbehandlingstider. For de øvrige sagtyper ligger sagsbehandlingstiden under retternes samlede gennemsnitlige sagsbehandlingstid.
5 Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har i 2014 fortsat arbejdet med at styrke videndeling på afdelings-/juristmøder, ligesom vejledninger og koncepter er blevet kvalitetsudviklet. Retten har endvidere deltaget i en videndelingsdag for Danmarks Domstole. Retten arbejder fortsat på kvalitetsudvikling af vejledninger, arbejdstilrettelæggelse, sagsgange og ensartethed i sagsbehandlingen. Siden 2014 har kompetenceudviklingen af medarbejdere været et særligt tema af hensyn til korte sagsbehandlingstider og produktivitet og trivsel grundet nedgang i personaleressourcer og forventet personaleomsætning i 2015. Arbejdet i leanprojektet mellem retterne i Sønderborg og Esbjerg samt Syd og Sønderjyllands Politi fortsætter bl.a. med afholdelse af en årlig kursusdag for jurister ved retterne, anklagemyndigheden og forsvarerne. Rettens samlede ledelse deltager i landsdækkende erfagruppemøder og erfaringsudveksling med professionelle brugere og afholder et årligt seminar om ledelsesrelevante emner. Retten har i 2014 udviklet almene og domstolsspecifikke it-kompetencer bl.a. med henblik på at opnå en mere tidssvarende kommunikation. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har i 2014 fortsat arbejdet med særlige indsatser for at styrke en tidssvarende kommunikation mellem retten og dens brugere. Retten har udvidet brugen af telefonforkyndelser også med henblik på med kort varsel at udnytte opstået ledig retstid. Det er opfattelsen, at mange brugere oplever telefonforkyndelser, hvor man taler med en medarbejder fra retten om indkaldelse til et retsmøde, positivt. Retten har i 2014 udvidet brugen af digital kommunikation og sender som udgangspunkt udskrift af domme og retsbøger, indkaldelser til møder o.lign. til brugernes e-boks eller alternativt til sikre mailadresser. Retten har i 2014 indledt et samarbejde med anklagemyndigheden om afholdelse af digitale retsmøder. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet var i 2014 på 7,5 dage mod 8,9 dage i gennemsnit for retterne Til sammenligning var det gennemsnitlige sygefravær i staten på 7,9 dage. Kompetenceudvikling inden for faglige emner har været i fokus i 2014 både mellem medarbejderne og blandt lederne, der afdelingsvis har været i kompetenceudvikling i en anden afdeling. Det er opfattelsen, at det har styrket motivationen. Der er fokus på arbejdstilrettelæggelse, og man inspireres ved at erfare, hvordan arbejdet tilrettelægges i en anden afdeling, eller man kommer selv med forslag til ændringer. Udviklingen af dialogen mellem alle personalegrupper har endvidere været medvirkende til at fremme trivslen og motivationen. Trivsel og motivation søges endvidere styrket ved blandt andet på afdelingsmøder at fortælle om de gode historier, afholdelse af sociale arrangementer, læringsmøder i forbindelse kursusdeltagelse og fællesmøder med de øvrige afdelinger og juristgrupper med henblik på erfaringsudveksling og videndeling.
6 I 2014 er it-kompetencerne blevet løftet både i almen it-emner samt i særlige domstolsspecifikke emner. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har i 2014 fortløbende opdateret hjemmesiden med domsresumeer og oplysninger til brugerne i øvrigt. For at brugerne kan have realistiske forventninger til behandling af sager offentliggøres de aktuelle ekspeditions- og berammelsestider på hjemmesiden for typiske sagskategorier. Sammen med andre retter deltog retten i Folkemødet 2014 på Bornholm. Fokus og indsats på digital kommunikation blev som nævnt øget i 2014, og retten sender nu i overvejende grad alt, hvad der er muligt at sende, pr. mail. 3. Udviklingsaktiviteter i 2015 Effektiv sagsbehandling og arbejdstilrettelæggelse er løbende et generelt udviklingsprojekt i afdelingerne. Der er nedsat en arbejdsgruppe om afvikling af retssager med repræsentanter for dommerne, øvrige jurister, sekretærer samt afdelingsledelsen. Arbejdsgruppen skal komme med forslag til at sikre en effektiv sagsbehandling med korte sagsbehandlingstider, bedre produktivitet og trivsel. På baggrund af den landsdækkende analyse af omberammelser i straffesager vil retten arbejde med indsatser for at begrænse antallet af omberammelser. Retten vil fortsætte arbejdet med videndeling i praksis og afholde en temadag for alle medarbejdere i maj måned, hvor praktiske ideer og gode råd vil blive delt. Engagerede medarbejdere deltager i arbejdet med videndeling inden for civile sager, straffesager og fogedsager og deltager i workshops med udvikling af tekster til tekstudvalgene til brug for den digitale retsproces civil. Retten vil i 2015 i videst mulig omfang fortsat gøre brug af muligheden for at foretage telefonforkyndelser, ligesom retten vil benytte muligheden for digital forkyndelse. Siden årets start har retten modtaget stævninger mv. digitalt i overensstemmelse med retningslinier for brug af e-mail og anden digital kommunikation ved Danmarks Domstole. Projektet i samarbejde med anklagemyndigheden om afholdelse af digitale retsmøder i straffesager videreudvikles i 2015. Der er i 2014 sket opgradering af AV- udstyr, og retsmøder via videolink(video3) er udbredt i hele landet. Retten arbejder fortsat med at udvikle medarbejdernes kompetencer i konflikthåndtering. April 2015 Margit Ø. Laub