Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Onsdag den 2. november 2016, kl. 17.00 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 Efterretningssager...3 3 Landsbyggefondsmidler m.v.... 4 4 Renoverings-/Byggesager... 5 5 Nybyggeri...7 6 Høje Kolstrup... 8 7 Foreningsanliggender... 9 8 Bestyrelsesanliggender...10 9 Orientering fra nedsatte udvalg...12 10 Medlemsanliggender... 13 11 Love og cirkulærer...13 12 Beboeranliggender...14 13 Personaleforhold lukket punkt... 14 14 Håndværkergården...16 15 Afdelingsanliggender...16 16 Fælleskurser... 17 17 Eventuelt... 17 18 Andet...17 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Laila Bøttcher, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Else Bonde, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Ingen Side 2 af 18
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 31. august 2016 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato august 2016 (NKE) BILAG Orientering om restancelister månedligt (NKE) BILAG Restance i procent oktober 2016 (NKE) 2.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje oktober 2016 (NKE) 2.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere - oktober 2016 (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB september 2016 (AM) BILAG Oversigt venteliste AAAB oktober 2016 (AM) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål september 2016 (AM) BILAG ledige lejemål oktober 2016 (AM) BILAG tab tomgang (NKE) BILAG tab fraflytning (NKE) 2.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 3. oktober 2016. (MM) Side 3 af 18
2.8 Investeringsaftale - Sydbank BILAG Investeringsprofil udskrevet 24.10.2016 BILAG Månedsrapport udskrevet 24. oktober 2016 2.9 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. BILAG Status AAAB 021016 BILAG Status alle selskaber 021016 Under punkt 2.1. Råbalance, var der en drøftelse af fordelingsregnskaber ctr. individuelle afregninger. 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (AMS) Der henvises til punkterne 4.2. og 4.3. 3.2 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling (AMS) Side 4 af 18
4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Skema C er udarbejdet og godkendt af revisor. Status: Skema C fremsendes til Kommunen og Landsbyggefonden til viderebehandling. (AMS). (gentagelse) Fordeling af støttet og ustøttet arbejder - under udarbejdelse. (AMS). 4.2 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Godkendt på afdelingsmødet den 27.04.2016. Ansøgning egen trækningsret - til godkendelse og underskrift - se bilag. Tilskud egen trækningsret kr. 2.310.000,00. BILAG - Underskrift ansøgning Tilskud i den angivne størrelse kunne ikke imødekommes. Økonomidirektøren har udarbejdet en konsekvensberegning, hvor den på afdelingsmødet godkendte huslejekonsekvens, kan overholdes ved et tilskud fra egen trækningsret på kr. 1.000.000. Bestyrelsen bevilligede tilskud fra egen trækningsret på kr. 1.000.000. (AMS) Side 5 af 18
4.3 Afdeling 14 Sandved 9-29 og 26-64 Tagudskiftning Godkendt på afdelingsmøde den 29.04.2015 Ansøgning egen trækningsret - til godkendelse og underskrift. Tilskud egen trækningsret kr. 2.337.900,00. BILAG - Underskrift ansøgning Tilskud i den angivne størrelse kunne ikke imødekommes. Økonomidirektøren har udarbejdet en konsekvensberegning, hvor den på afdelingsmødet godkendte huslejekonsekvens, kan overholdes ved et tilskud fra egen trækningsret på kr. 1.000.000. Bestyrelsen bevilligede tilskud fra egen trækningsret på kr. 1.000.000. (AMS) 4.4 Afdeling 15 Petersborg 29-55 Nye badeværelser faldstammer. Godkendt på afdelingsmøde den 20.04.2016. Status: Der bliver i øjeblikket taget lånetilbud hjem og så skal det videre til Kommunen, når tilbuddene engang er kommet. (JPD) (Gentagelse) Status: Intet nyt. Ansøgning egen trækningsret - til underskrift. BILAG - Underskrift ansøgning Ansøgning underskrevet. 4.5 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Godkendt på afdelingsmøde 26. april 2016. Godkendt på org.best.mødet 31.08.2016. Side 6 af 18
Boligorganisationens eget bidrag: Andel kapitaltilførelse 200 t.kr. Egen trækningsret på 320 t.kr. - (søges) samt fritagelse for indbetalinger til dispositionsfonden. Byggeudvalgsmøde den 1. november 2016, hvor første oplæg fra byggeherrerådgiver fremlægges. Indstilling 4.6 Renoveringsprojekt afdeling 18, Hørgård 27 327 Etageadskillelse over krybekælder m.m. Landsbyggefonden har været på besigtigelse den 13. september 2016 og supplerende undersøgelser kan sættes igang. BILAG Landsbyggefonden besigtigelse, AAAB, afdeling 18 BILAG Referat Landsbyggefondens besigtigelse afdeling 18 Indstilling 4.7 Renoveringsprojekt afdeling 20, Frueløkke 184-320 / 390A-420B Projektet sat i bero, da der ikke længere er graverende tomgang i afdelingen. Punktet udgår til næste møde. Indstilling Til orientering. 5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Den 2. august, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget og man vil vende tilbage, når der engang er "overblik" på området. Side 7 af 18
Til orientering Intet at referere. 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016-2020 Projekt organisering med underskrift - se bilag. BILAG Projekt organisering Til orientering 6.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Administrationen opfordres til at fremskynde en tilbagemelding.(jp) (gentagelse). Status: Se bilag BILAG - Skrivelse ved Compass BILAG Stisystem Høje Kolstrup BILAG Oversigt over stier vedligeholdelse Høje Kolstrup BILAG Skrivelse tilsendt Aabenraa Kommune Det skal bemærkes at lyset alene er tændt på den del der beror på Kolstup Boligforenings matrikel - ikke på s matrikel. (LCW) Side 8 af 18
7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Kort orientering vedrørende personaleforhold samt økonomi. 7.2 8. kreds I kredsregi har der været afholdt arbejdsweekend for kredsrepræsentantskabet samt kredsweekend konference med 3. kreds. Der afholdes kredsmøde medio januar 2017. 7.3 Styringsdialog Aabenraa Kommune/Aabenra Andelsboligforening Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og AAAB den 23. november 2015. Næste styringsdialogmøde forventes afholdt ultimo oktober/primo november 2016. Der afholdes fællesmøde alle boligorganisationer- til 25. august 2016. Referat se bilag. Link til referat: Mandag den 23. november 2015 https://www.aabenraa.dk/borger/flytning,-bolig-og-byggeri/flytning-og-bolig/almeneboliger/styringsdialog/ BILAG Referat fra fællesmøde 25. august 2016 Side 9 af 18
8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. Der er modtaget henvendelse fra ny friskole omkring leje af børnehaven fra august 2017. Afventer deres tilbagemelding - men proces med Kommunen fortsætter. 8.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo 2015. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Status (JPW) - Intet nyt. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse 10.06.2015) (Gentagelse 24.08.). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (gentagelse). Status: Kommunen har ikke opsagt endnu (AM). (gentagelse). Status: Se bilag, mail korrespondance. BILAG Byggetilladelse Sandved 45 BILAG Planskitse Sandved 45 BILAG - Restgæld BILAG Mailkorrespondance af 12. maj 2016 BILAG Mailkorrespondance af 3. oktober 2016 Til orientering Side 10 af 18
8.3 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Ekstraordinær generalforsamling afholdes onsdag den 26. oktober 2016. Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: http://www.aabenraa-fjernvarme.dk/ Kort orientering om tariffer samt ændring af vedtægter. 8.4 BL Almene boligdage 2017 BL, "Almene Boligdage" med tema "Vi udvikler velfærdssamfundet" den 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Aarhus - se bilag. BILAG BL, Almene Boligdage 8.5 AAAB 75 års jubilæum 2016 Overrækkelse pengegaver til "Et hjerte for alle". Takkekort er sendt ud. BILAG Takkekort BILAG Takkekort bidrag til Et hjerte for alle BILAG Kort overrækkelse til Et hjerte for alle BILAG - Gaveopgørelse bidrag til Et hjerte for alle BILAG - Gaveopgørelse AAAB, 75 år - information ved Søren Duus (planlægningsudvalg) Generel tilfredshed med arrangementet, og stor tak til deltagere. 8.6 You See YouSee TV Boks og procedure i forbindelse med til og afmeldinger ifm. lovændring. - Se bilag. (JPW) BILAG YouSee TV boks og procedure BILAG - TV-boksen BILAG - TV-boksen Side 11 af 18
Der indstilles til at ved genoprettelse af signal til nuværende lejer pålægges gebyret lejeren og ved ny tilflytter indstilles til at afdelingen bærer udgiften. Endvidere indstilles der til at udvide aftalen til at omfatte Tv boksen, hvilket forlænger nuværende aftale med 1 år frem til 31.12.2018 under forudsætning af at aftalen godkendes så den kan træde i kraft pr. 01.01.2017. Godkendt som indstillet.(jpw) 9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2016: 09.2016 - elektronisk udgave 10.2016 - elektronisk udgave 12.2016 - elektronisk udgave 2017: Udgivelsesplan 2017 - se bilag. BILAG Udgivelsesplan 2017 Til orientering Side 12 af 18
10 Medlemsanliggender 10.1 Medlemsanliggender 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4216 Nyttig viden om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp henvendt til ansatte i almene boligorganisationer 4316 Ny lov om e-cigaretter 4416 Støtte til husstandsvindmøller og 1 MW-pulje 4516 Regulering af maksimumhuslejen 2017 4616 Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager? Link BL informerer: https://bl.dk/bl-informerer/ 11.2 Landsbyggefonden orienterer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 716 Selvbetjeningsløsningen Stamdata i forbedret version 717 Markedsføring af boligportalen, danmarkbolig.dk nye initiativer 718 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag 2017 719 Byggeriets begreber gør definitioner af IKT nemt tilgængelige 720 Udearealer i de almene boligafdelinger 2016 721 - Statens Administration visse opgaver overgår til Udbetaling Danmark 1. oktober 2016 722 Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet Link Landsbyggefonden Vi orienterer: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/?sender=search Side 13 af 18
12 Beboeranliggender Intet at referere. 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling 13.3 Ejendomsfunktionærer Side 14 af 18
13.4 Arbejdsmiljøgruppe Der er afholdt møde i arbejdsmiljøgruppemøde den 13. oktober 2016. 13.5 Samarbejdsudvalg Der er afholdt møde i samarbejdsudvalget den 13. oktober 2016. 13.6 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB HSU udvalget: Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: Torsdag den 2. marts 2017. Side 15 af 18
14 Håndværkergården 14.1 Administration Indstilling 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde afholdt i FU-udvalget den 3. oktober 2016. Næste møde i FU-udvalget den 12. december 2016 15 Afdelingsanliggender 15.1 Ordinære afdelingsmøder 2017 Mødeplan for afdelingsmøder 2017. BILAG Mødeplan afdelingsmøder 2017 BILAG Foreløbig dagsorden 2017 Til godkendelse. Godkendt som indstillet. Side 16 af 18
16 Fælleskurser Budget Torsdag den 2. marts 2017, kl. 19.00, Scandic, Sønderborg Vedligholdelse og fraflytning - Afvikles hvert 2. år Torsdag den 14. september 2017, kl. 19.00 Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag den xx.xx.2018 17 Eventuelt Drøftelse om Hjertestarter og økonomi, Else følger op. Drøftelse om sponsorat på Høje Kolstrup. 18 Andet Anne Grethe fraflytter boligforeningen 1. april 2017. 18.1 Kalender Ejendomsfunktionær Bent Hagensen, 60 år den 19. november 2016. 18.2 Næste møde(r) Møderække 2. halvår 2016 Onsdag 2 november kl. 16.30 kl. 17.00 Lørdag 3 december kl. 13.00 Fælles juleafslutning KB og AAAB Arrangør: KB Onsdag 14 december kl. 16.30 kl. 17.00Fælles best.møde AAAB og KB Forslag til møderække 1. halvår 2017 Torsdag 2 Februar kl.17.00 Onsdag Torsdag 5 6 April April kl.16.30 kl.17.00 Onsdag Torsdag 26 27 April April kl.17.00 Fælles best.møde AAAB og KB Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 24. maj 2017 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal Side 17 af 18
Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. 2016 Mandag den 12. december 2016, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den 9. marts 2017 kl. 17.00, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 7. juni 2017 kl. 16.00 Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (program og referat udarbejdes af inspektør) Sikkerheds rundgang i afdelinger Sikkerhedsrundgang er gennemført den 10.12.2015 Sikkerhedsrundgang er gennemført den xx.xx.2016 BL, Almene Boligdage 2017 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Århus Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 20. maj 2017 Aabenraa, den 2. november 2016 Søren Duus formand Laila Bøttcher næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Else Bonde Harry Asmussen medarbejderrepræsentant http://webzone2.salus-bolig.dk/ Side 18 af 18