Referat fra ordinær generalforsamling i Boligforeningen Give afholdt tirsdag den 21. juni 2016, kl. 18.00 på Diagonalkroen i Give: Med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent Udpegning af stemmeudvalg. 2. Valg af referent. 3. Formand Jens Bork aflægger hovedbestyrelsens årsberetning for år 2015 4. Endelig godkendelse af årsregnskab 2015 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget 2017. 5. Bemyndigelse til hovedbestyrelsen om køb og salg af ejendomme, væsentlige forandringer af organisationens ejendomme, grundkøb, Iværksættelse af nyt byggeri. 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag. Forslag skal være kontoret i hænde senest 14 dag før Generalforsamlingen. 7. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer. På valg er: Jens Bork Vestervænget 39, 7323 Give - modtager genvalg Else Bøndergaard Granbakken 9, 7323 Give - modtager genvalg Hans Peter Kristensen Amager 77, 7323 Give - modtager genvalg 8. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. På valg er: Ulla Iversen, Vibevej 21 Ingrid Bek-Jensen, Amager 40 9. Valg af revisor. 10. Eventuelt. Deltagere: 42 husstande var repræsenteret på generalforsamlingen. Pensioneret Statsautoriseret revisor Karsten Sørensen Forretningsførerorganisation Domea s.m.b.a Driftsleder Jens Krabbe Kundechef Lars Todbjerg-Hansen 1.) Revisor Karsten Sørensen blev foreslået og valgt som dirigent og kunne samtidig konstatere generalforsamlingen for lovligt indkaldt med 4 ugers varsel og dermed beslutningsdygtig. Stemmeudvalg, valgt blev Lotte Rasmussen Jens Krabbe Lars Todbjerg-Hansen 2.) Kundechef Lars Todbjerg-Hansen blev foreslået og valgt som referent.
3.) Boligorganisationsformanden Jens Bork aflagde mundtligt bestyrelsens årsberetning. Beretning 2015 for Boligforeningen Give - Generalforsamlingen den 21. juni 2016 2015 har igen været et meget travlt år for boligforeningen, med fuld fart på. Samarbejdet med Domea har fungeret godt igen i 2015, fra bestyrelsens side har vi været meget tilfredse. Strategi 2015 - hvor Domea skal effektivisere, med besparelser på op til 20 % på driften er lykkedes. Vi kan se i forhold til Boligforeningen Give har målet så rigelig lykkedes og besparelsen holder. På grund af det flotte resultat har vi fra bestyrelsen besluttet, at forlænge forretningsføreraftalen med Domea fem år frem gældende fra 1. januar 2016. I processen har vi holdt fast på servicecenteret her i Give, der var ellers snak om at det skulle flytte til Vejle, en enig bestyrelse stod fast på at servicecentret skulle blive i Give. Servicecenteret er kommet til at fungere rigtig godt. Vi kan konstatere, at der kommer mange beboere og nye lejere, der er interesserede i at leje bolig eller få hjælp på kontoret. Mosevænget Arbejdet med at renovere skurene er påbegyndt og de første er renoveret, men der er mangler stadig nogle. Der er kommet nyt murværk ved redskabsskurene, der er kommet nyt tag på 2 af skurene, så det skrider frem ad, men der et stykke endnu før vi er færdige. Der er etableret ny legeplads på Mosevænget, den er blevet rigtig fin og det var tiltrængt, den nye legeplads opfylder alle sikkerhedskrav. Der er blevet ryddet op i buske og de store træer er blevet stynet. Der er blevet arbejdet på hvordan man forer faldstammerne til toiletterne, da der har været problemer med at de stopper. Der er blevet brugt tid på at bekæmpe skadedyr (rotter), der sat fælder op og de ser ud til at være effektive. Granbakken De sidste karnapper er blevet lavet. Der er blevet skiftet vinduer og døre hvilket var tiltrængt, og det er blevet rigtigt godt. Her er der også blevet ryddet op i buske og træer. Der sat en proces i gang med at få skurene renoveret. Enggade Altaner er blevet renoveret med ny side beklædning og bund. Set udefra er det kommet til at se rigtigt godt ud og beboerne er også rigtig glade for det. Det er lykkedes at udleje lejligheden på Vestergade. Det en meget populær afdeling, der er bare det minus, at der ikke er elevator ved alle opgangene. Der er store udfordringer med oversvømmelse kælderen når det regner meget ved nr. 12-14, en udfordring der skal findes en løsning på. Thyregod Der er ryddet op i træer og buske. Der er blevet etableret en affaldsø, der fungerer rigtig godt og kan også fungere med det nye affaldssystem, Vi har længe forsøgt at få gang i renovering i Thyregod, det er lykkedes at komme i gang i 2015 hvor vinduer og døre er blevet udskiftet samt tagene er blevet malet. Afdelingen har fået en tiltrængt opgradering. Sammenlægning I 2014 ved afdelingsmøderne var der enighed om at Enggade, Mosevænget, ældreboliger Mosevænget, Granbakken og Thyregod, skal lægges sammen til en afdeling. Sammenlægningen trådte i kraft pr. 1. januar 2015, i april 2015 var beboerne i den nye afdeling kaldt sammen til stiftende afdelingsmøde, hvor der blev valgt en bestyrelse på fem personer plus to suppleanter, den ny bestyrelse har været ramt af sygdom, men er i fuld gang med at få den sammenlagte afdeling til at fungere. Vestervænget Der er ved at falde ro over køkkenudskiftningen, der udskiftet ca. 56 køkkener og i skivende stund er der kommet interesse for nye køkkener igen, hvilket betyder at der er ved at blive udskiftet ti køkkener på både Vestervænget og Amager. I 2015 er der blevet skiftet en del udvendige fordøre og køkkendøre på Vestervænget, en proces der fortsættes, der er indkøbt en støre parti døre der vil blive udskiftet, hvor det trænger mest.
Amager Ungdomsboligerne er udlejet, en periode så det lidt sort ud men det er lykkedes. På Amager er der fældet træer og ryddet op. De store poppeltræer mod vest er blevet fældet, de var blevet alt for store og tog en masse lys. For at dæmpe farten på de fartglade, er der blevet etableret bump på stamvejen - det har sænket farten og det lyder til, at beboerne er glade for ordningen. På Amager er der kommet en rigtig fin legeplads, der opfylder alle kravene til sikkerhed, det var også en længe ventet forbedring af legeforholdene. På Amager det også fortsat interesse for nye køkkener lige som på Vestervænget og er del af de ti køkkener der er ved at blive udskiftet. Bofællesskaberne på Søndermarken De fem bofællesskaber vi administrerer på Søndermarken i samarbejde med Vejle kommune fungerer godt. der er blevet skiftet køkken på Bakken. Plejecenteret Kastanjehaven Her fungerer samarbejdet med kommunen super godt, et meget populær og velfungerende plejecenter der nu har fungeret i 12 år. SSG Efter en del startproblemer med den nye ordning hos SSG, fungerer samarbejdet rigtigt godt. Vores beboere har i tilfælde af akutte problemer, mulighed for at få den fornødne hjælp døgnet rundt. Domea.dk har en hjemmeside hvor beboerne kan holde sig orienteret, her det muligt at læse referater, holde sig orienteret om ledige boliger m.m. og komme i kontakt med kontoret. Nye lejemål Efterspørgslen efter lejligheder er stigende, hvilket betyder at der er flere der får et nej når de søger lejligheder. Det vi kan mærke er, at der er større efterspørgsel efter større lejligheder på ca. 100-120m2 og dem har vi ikke så mange af. Derfor har vi haft følere ude ved Vejle kommune om der muligt at få lov til at bygge nye tidssvarende lejligheder, men det er op af bakke da Vejle kommune er ikke meget for at der bygges almene boliger uden for Vejle, men vi arbejder videre på sagen. Det er mest seniorgruppen der efterspørger nye tidssvarende boliger. Kontanthjælpsreform En af de ting vi også er opmærksomme på er, hvad der sker med den nye kontanthjælp reform, hvor kontanthjælp modtagere bliver beskåret i deres rådighedsbeløb, hvilket kan gøre at mange ikke har råd til at blive boende i deres bolig. Det ser ikke at give os de store problemer, men i støre byer med mange kontanthjælp modtagere giver det problemer. Så der vil også komme efterspørgsel efter små billige boliger, vi følger udviklingen spændt og ser hvad der sker. Vi har fortsat lejet 6 lejligheder ud til Røde kors, et samarbejde der fungerer uden problemer. Alle boligforeningens lejemål var udlejede i 2015, hvilket er meget tilfredsstillende. Digitalt syn af lejligheder ved fraflytning Digitalt syn af lejligheder ved fraflytning er kommet til at fungere rigtig godt, alle lejlighedstyperne er blevet målt op, der er blevet indhentet tilbud fra håndværkere. Syn af lejligheden foregår ved hjælp af en Ipad, fraflytteren kan få udskrevet en synsrapport med det samme, med det digitale syn og effektivisering den giver, giver en besparelse på ca. 15 %. Personalet På kontoret er der sket ændringer Lars Todbjerg-Hansen Kundechef, fik i 2015 udover ansvaret for Servicecenter Give også ansvaret for Servicecenter Horsens. Lars forsætter med at være på kontoret i Give. Da Lars også fik ansvaret for Horsens, blev der ansat en ny driftsleder Jens Krabbe der også har plads på kontoret i Give, et stort velkommen til Jens, der i den grad har taget udfordringen op med alle de ting der sker i en boligforening, der er allerede etableret et rigtigt godt samarbejde. Regnskabet Regnskabet for 2015 ser igen rigtig fint med overskud i alle afdelinger, selskabet kommer også ud med et overskud, så det er super godt.
Tak Til Vejle kommune og afdelingerne for godt samarbejde. Tak til håndværkere og samarbejdspartnere for godt samarbejde Tak til Domea.dk for godt samarbejde Til kontoret Lars, Jens, Jytte og Åse for godt samarbejde. Tak til personalet for godt samarbejde. Søren - Nicolaj - Kaare - Hanne - Lis - Kim Svend Carsten Tak til Afdelingsbestyrelserne for godt samarbejde. Tak til Hovedbestyrelsen for godt samarbejde Tak til beboerne for støtten. 4.) Kundechef Lars Todbjerg-Hansen gennemgik årsregnskabet for 2015, der udviser følgende: Hovedselskabet: Årets resultat udviser et overskud på kr. 66.486,-, som er overført til arbejdskapitalen. Arbejdskapitalen udgør pr. 31.12.2015 kr. 2.540.365,-. Den disponible del af dispositionsfonden er forøget med kr. 139.460,-. Den disponible del af saldoen udgør pr. 31.12.2015, kr. 1.861.313,-. Egen trækningsret udgør pr. 31.12.2014, kr. 193.689,-. Afd. 136-10 Årets resultat udviser et overskud på kr. 59.531,- Overskudssaldoen udgør herefter kr. 355.854,- der budgetteret afviklet over 3 år. Overskuddet skyldes primært en ekstra indtægt der er overført kr. 135.000 fra konto 405 - Tab ved fraflytninger og lejeledighed til ekstraordinære indtægter, færre udgifter til renholdelse samt diverse i forhold til det budgetterede. Dette modsvares delvist af et større forbrug på udgifterne til nettokapitaludgifter, el og varme til fællesarealer, almindelig vedligeholdelse samt manglende renteindtægter. Afd. 136-18 Årets resultat udviser et overskud på kr. 17.940,-. Overskudssaldoen udgør herefter kr. 38.259,-. Overskuddet Årets overskud skyldes primært mindre udgifter til almindelig vedligeholdelse samt diverse i forhold til det budgetterede. Afd. 136-20 Årets resultat udviser et overskud på kr. 15.160,-. Overskudssaldoen udgør herefter kr. 1.318.210,-, der Overskuddet skyldes primært mindre forbrug på udgifterne til nettokapitaludgifter samt diverse. Dette modsvares delvist af flere udgifter til el og varme til fællesarealerne i forhold til det budgetterede. Afd. 136-21 Årets resultat udviser et overskud på kr. 146.943,-. Overskudssaldoen udgør herefter kr. 824.645,-, der Overskuddet skyldes primært at det i budgettet afsatte beløb til vandafgift, almindelig vedligeholdelse samt diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Derudover har afdelingen fået ekstraordinære indtægter, vedrørende korrektioner tidligere års vand og varme. For at overholde reglerne jvf. bekendtgørelsen, er der indtægtsført flere penge end budgetteret.
Afd. 136-22 Årets resultat udviser et overskud på kr. 92.248,-. Overskudssaldoen udgør herefter kr. 450.076,-, der Overskuddet skyldes primært, at det i budgettet afsatte beløb til el og varme i fællesarealer, renholdelse, almindelig vedligeholdelse samt diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Afd. 136.52 Årets resultat udviser et overskud på kr. 21.767,-. Overskudssaldoen udgør herefter kr. 1.047.226,-, der Overskuddet skyldes primært, at der ikke er henlagt til istandsættelse ved fraflytning samt til tab ved fraflytning. Samtidig er der flyttet et beløb fra tab ved fraflytning til ekstraordinære indtægter. Dette modsvares delvist af ekstra udgifter idet afdelingen har opsagt deres serviceaftaler med Hede Danmark og i stedet ansat en grøn medarbejder samt en medarbejder der kan forestå større projekter. Dette var der ikke budgetteret. Afd. 136.53 Årets resultat udviser et overskud på kr. 81.031,-. Overskudssaldoen udgør herefter kr. 1.520.640,-, der Overskuddet skyldes primært, at det i budgettet afsatte beløb til administrationsbidrag, ejendomsskatter, almindelig vedligeholdelse samt diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Dette modsvares delvist af at afdelingen har opsagt deres serviceaftale med Hede Danmark og i stedet ansat en grøn medarbejder samt en medarbejder der kan forestå større projekter." Efter fremlæggelse blev regnskabet for 2015 inkl. revisionsprotokollat samt forelæggelse af budget for 2017 godkendt af generalforsamlingen. 5.) Skal organisationsbestyrelsen have bemyndigelse til køb og salg af ejendomme, væsentlige forandringer af organisationens ejendomme, grundkøb, iværksættelse af nyt byggeri? Generalforsamlingen besluttede, at uddelegere kompetencen til organisationsbestyrelsen. 6.) Der var indkommet følgende forslag: 1. Formandens beretning udleveres til de fremmødte beboere inden afholdelse generalforsamlingen/afdelingsmøder. Forslaget blev godkendt. 2. Vedtægter for boligforeningen Give 14 stk. 3 ændres og bortset fra at det er 12 stk. 3, har det følgende ordlyd. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en forretningsfører eller en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for forretningsføreren eller direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. Dog foretages ansættelse af inspektører for de enkelte afdelinger af bestyrelsen efter indstilling af forretningsføreren/direktøren. Dette ønskes ændret til: Som leder af den daglige drift er det Domea.dk der varetager ansættelse af inspektører og medarbejdere til
Boligforeningen Gives daglige drift Forslaget blev ikke sendt til afstemning, men der blev derimod lovet forslagsstiller, at det nedsatte Vedtægtsudvalg ville tage det med i deres overvejelser, når vedtægterne bliver tilrettet. 7. 8.) Følgende blev foreslået til bestyrelsen: Jens Bork Else Bøndergaard H.P. Kristensen Rasmus Raun Valgt blev: Jens Bork, H.P Kristensen og Rasmus Raun Som suppleanter: 1. suppleant: Else Bøndergaard 2. suppleant: Ingrid Bek-Jensen Bestyrelsen består herefter af: Jens Bork Britta H. Sørensen Fini Carlsen H.P. Kristensen Johanne H. Bach Lone Søholt Rasmus Raun 1. suppleant: Bente Jepsen 2. suppleant: Ingrid Bek-Jensen Bestyrelsen konstituerede sig efterfølgende, således at Jens Bork er formand og H.P. Kristensen er næstformand. Af hensyn til tegningsretten bekræftedes det, at Domea.dk er forretningsfører for Boligforeningen Give. 9.) BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab blev genvalgt som revisor. 10.) Ingen bemærkninger som blev nedskrevet. Mødet sluttede kl. ca. 20.00 og blev afsluttet med fællesspisning. Referatet godkendt: Give, den 27. juni 2016 Formand Jens Bork Dirigent Karsten Sørensen Referent: Lars Todbjerg-Hansen