Forretningsorden Bestyrelsen for Maskinmestrenes Forening Godkendt den 02. september 2010 C:\Users\sb\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\WD98V9XV\2010 09 06 Bestyrelsens Forretningsorden - godkendt den 02 september 2010.doc Side 1 af 7
INDHOLD Punkt 1: Konstituering og valg... side 3 Punkt 2: Bestyrelsesmøders afholdelse og indkaldelse... side 4 Punkt 3: Dagsorden og indkaldelse... side 4 Punkt 4: Afstemning og beslutningsdygtighed... side 5 Punkt 5: Mødeledelse og protokol... side 5 Punkt 6: Bestyrelsens opgaver... side 6 Punkt 7: Nedsættelse af udvalg... side 7 Punkt 8: Bestyrelsens formand... side 8 Punkt 9: Personale... side 8 Punkt 10: Tegningsret... side 9 Punkt 11: Tavshedspligt... side 9 Punkt 12: Bestyrelsens forsikringsforhold... side 9 Punkt 13: Bestyrelsens rejseregler... side 10 2010.doc Side 2 af 7
1.0 Konstituering og valg 1.1. Bestyrelsen består af formand og 14 medlemmer, jfr. vedtægternes 14, litra a. Valget foretages for 4 år ad gangen, idet genvalg kan finde sted. Valg finder sted ved skriftlig afstemning blandt medlemmerne i overensstemmelse med vedtægternes 11, litra f. 1.2. I henhold til vedtægternes 14, litra a besættes de 14 menige pladser i bestyrelsen af 7 søfarende medlemmer og 7 landansatte medlemmer. Ifølge vedtægternes 14, litra d skal der hvert andet år afgå 7 medlemmer, således at 4 afgår fra den ene gruppe og 3 fra den anden gruppe. 1.3. Et medlem indtræder i bestyrelsen fra den førstkommende 01. juli, efter at resultatet af stemmeoptællingen foreligger. Pr. 30. juni udtræder de ikke-genvalgte bestyrelsesmedlemmer, jfr. vedtægternes 11, litra i. 1.4. Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand. Formanden vælges direkte af medlemmerne ifølge vedtægternes 14, litra c, jfr. 15. Næstformanden vælges af bestyrelsen blandt sine medlemmer. 1.5. Valg af næstformand finder sted for et år ad gangen. Dette valg gennemføres hvert år på første ordinære bestyrelsesmøde efter den 01. juli og har virkning frem til det første ordinære bestyrelsesmøde i det følgende foreningsår. 1.6. Et bestyrelsesmedlem skal ifølge vedtægternes 14, litra g udtræde af bestyrelsen pr. førstkommende 30. juni efter det tidspunkt, hvor den pågældende ikke længere opfylder betingelserne for at blive nyvalgt, herunder ændret ansættelse mellem de i pkt. 1.2. nævnte grupper. 2.0 Bestyrelsesmøders afholdelse og indkaldelse 2.1. Ordinært bestyrelsesmøde afholdes ca. 7 gange om året. På det sidste ordinære bestyrelsesmøde før den 01. juli hvert år fastsættes dato og tidspunkt for de ordinære bestyrelsesmøder i det følgende kalenderår. 2.2. Ekstraordinære bestyrelsesmøder kan til enhver tid indkaldes af formanden. Det skal tilstræbes, at indkaldelse sker med mindst 8 dages skriftligt varsel. Varslet kan forkortes af formanden, såfremt der på mødet skal behandles sager, der kræver hurtig afgørelse. Undtagelsesvis kan sådanne møder gennemføres ved telefonkonference. 2.3. Formanden skal indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde, såfremt dette skriftligt kræves af to bestyrelsesmedlemmer eller af foreningens revisor for behandling af et angivet emne. Mødet indkaldes af formanden i henhold til pkt.2.2. med henblik på afholdelse snarest muligt og senest tre uger efter modtagelsen af begæringen. 3.0 Dagsorden og indkaldelse 2010.doc Side 3 af 7
3.1. Senest 8 dage forud for et ordinært eller ekstraordinært bestyrelsesmøde foranlediger formanden udsendelse af dagsorden med tilhørende systematiseret og nummereret bilagsmateriale. 3.2. Dagsordenen for et bestyrelsesmøde udarbejdes af formanden. 3.3. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange et punkt medtaget på dagsordenen, såfremt skriftlig begæring herom er fremsendt til formanden senest 10 dage før det pågældende bestyrelsesmøde. 3.4. Dagsordenen skal opstilles i prioriteret rækkefølge, således at væsentlige punkter, hvorom der skal træffes beslutning, sikres den fornødne tid til behandlingen. Meddelelser og forhold, hvorom der ikke skal træffes beslutning henlægges således til mødets sidste del. 3.5. På et bestyrelsesmøde kan beslutning, om forhold, der ikke er optaget på den udsendte dagsorden, kun træffes, såfremt mindst 8 medlemmer støtter den pågældende beslutning. 3.6. Hvert kvartal forelægges og gennemgås en regnskabsoversigt med tilhørende skriftlige bemærkninger. Hvis der er afledte økonomiske konsekvenser af en bestyrelsesbeslutning, skal en sådan fremgå af bestyrelsens referater, der sendes til den kritiske revision. 3.7. I forbindelse med det sidste ordinære bestyrelsesmøde før den 01. juli hvert år forelægges en mødekalender med de faste punkter, som skal behandles det kommende foreningsår. 4.0 Afstemning og beslutningsdygtighed 4.1. Beslutninger, der træffes gennem afstemning, træffes med simpelt flertal blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 4.2. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 4.3. Et bestyrelsesmedlem må ikke gøre sin forbliven i bestyrelsen eller i foreningen afhængig af udfaldet af en afstemning. Overtrædes denne bestemmelse af forslagsstilleren, bortfalder forslaget. 5.0 Mødeledelse og protokol 5.1. Formanden leder bestyrelsens møder og sørger for, at der bliver ført en forhandlingsprotokol indeholdende et referat af de stedfundne forhandlinger og de trufne beslutninger. 5.2. Referat af et bestyrelsesmøde skal udarbejdes hurtigst muligt og udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest 8 dage efter mødets afholdelse. 5.3. Kommentarer til referatet skal skriftligt meddeles formanden senest 8 dage før næste ordinære bestyrelsesmøde. Kommentarer til referatet medtages derefter på næstkommende bestyrelsesmøde. 2010.doc Side 4 af 7
5.4. Forhandlingsprotokollen underskrives af bestyrelsens medlemmer - fortrinsvis på det møde, der følger efter det møde, som referatet vedrører. 5.5. Ikke tilstedeværende medlemmer har pligt til at gøre sig bekendt med det i protokollen - under deres fravær - indførte og skal godkende og underskrive protokollen dog jf. punkt 5.6. 5.6. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en af bestyrelsen truffet beslutning, har ret til at få sine bemærkninger tilført protokollen. 6.0 Bestyrelsens opgaver 6.1. I henhold til vedtægternes 14, litra k handler bestyrelsen på medlemmernes vegne. Bestyrelsen er i den forbindelse tillagt ret til at afslutte og opsige alle aftaler og overenskomster, herunder overenskomster med andre faglige organisationer angående overflytning og samarbejde. Aftaler, der underordner foreningen andre organisationer, kræver dog en særlig vedtagelsesprocedure, jfr. vedtægternes 14, litra l. 6.2. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens virke, medens den daglige ledelse og drift varetages af sekretariatschefen i samarbejde med formanden. 6.3. Under iagttagelse af lovgivning, vedtægter og lovlige beslutninger truffet af generalforsamlingen fastlægger bestyrelsen foreningens målsætning, politik og aktivitetsområder. Bestyrelsen skal i den forbindelse behandle større principielle spørgsmål af betydning for medlemmerne, herunder politiske tiltag på arbejdsmarkedet, større overenskomstområder, samt uddannelse og efteruddannelse af medlemmer. 6.4. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens økonomi. Bestyrelsen skal i den forbindelse sikre udarbejdelse af budget, perioderegnskaber og årsregnskab, ligesom bestyrelsen skal påse, at foreningens formue anbringes efter reglerne om anbringelse af umyndiges midler, jfr. vedtægternes 19, litra a. 6.5. Bestyrelsen skal i hvert kvartal gennemgå et ikke-revideret regnskab for det forudgående kvartal. Perioderegnskabet skal indeholde resultatopgørelse, balance og likviditetsoversigt. 6.6 Den kritiske revision deltager på bestyrelsens møder i forbindelse med behandling af budgetter og regnskaber, jfr. punkt 6.4. og 6.5. 6.7. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at den af bestyrelsen i henhold til vedtægternes 19, litra c antagne statsautoriserede revisor deltager i et bestyrelsesmøde, hvor regnskab, budget eller perioderegnskab skal behandles. 7.0 Nedsættelse af udvalg m.v. 7.1. Bestyrelsen kan beslutte at nedsætte udvalg bestående af bestyrelsesmedlemmer og/eller sekretariatsmedarbejdere og andre. Sådanne udvalg kan være permanente med et specificeret arbejdsområde eller nedsat ad hoc til behandling af et specifikt emne. 7.2. Et underudvalg arbejder under den samlede bestyrelses ansvar. 7.3. Bestyrelsen kan til enhver tid udarbejde generelle retningslinier for et udvalgs arbejde og kompetence. 2010.doc Side 5 af 7
8.0 Formand 8.1. Formanden optræder indadtil og udadtil på den samlede bestyrelses vegne. 8.2. Formanden er berettiget til under eget ansvar at handle på bestyrelsens vegne i sager, som ikke kan afvente forelæggelse for bestyrelsen. Formanden skal snarest muligt - og senest på det førstkommende bestyrelsesmøde - orientere bestyrelsen om sådanne beslutninger. 8.3. Formanden er i henhold til vedtægternes 15 fuldtidsansat i foreningen og forestår i den forbindelse den overordnede ledelse af foreningen. 8.4. Formanden skal sikre, at der af sekretariatet udarbejdes budget, perioderegnskab og regnskab med henblik på forelæggelse for bestyrelsen i henhold til pkt. 6.4. 8.5. Hvis formanden har forfald, fungerer næstformanden i formandens sted og med formandens kompetence. Hvis også næstformanden har forfald, vælger bestyrelsen af sin midte en midlertidigt fungerende formand. 9.0 Personale 9.1. Sekretariatschefen og øvrige funktionæransatte personale i sekretariatet ansættes og afskediges af formanden efter forelæggelse for bestyrelsen, jfr. vedtægternes 20, litra a. 9.2. Sekretariatschefen deltager i bestyrelsens møder - uden stemmeret - medmindre bestyrelsen eller formanden i det konkrete tilfælde bestemmer andet. 9.3. Sekretariatets øvrige medarbejdere deltager i bestyrelsens møder i den udstrækning, bestyrelsen finder det nødvendigt. 10.0 Tegningsret 10.1. I henhold til vedtægternes 15, litra f tegnes foreningen af formanden alene. 10.2. Hvis formanden har forfald, tegnes foreningen af næstformanden alene, jfr. vedtægternes 15, litra f, jfr. litra i. 11.0 Tavshedspligt 11.1. Referater af bestyrelsesmøder er fortrolige. 11.2. Bestyrelsens medlemmer skal iagttage tavshed om de drøftelser, der finder sted på bestyrelsesmøderne. 12.0 Bestyrelsens forsikringsforhold 2010.doc Side 6 af 7
12.1. Bestyrelsens medlemmer er, som medlem af Maskinmestrenes Forening, i forbindelse med deltagelse i møder der afholdes i foreningens regi, omfattet af en heltidsulykkesikring i PFA Skade (police-nr.: 1-108-206282), der omfatter en forsikringssum ved død op til kr. 400.000,00 og ved varigt mén op til kr. 800.000,00. 12.2. Bestyrelsens medlemmer er ud over den i punkt 12.1 ikke omfattet af andre forsikringer gennem Maskinmestrenes Forening. 13.0 Bestyrelsens rejseregler 13.1. Bestyrelsens medlemmer kan, i forbindelse med afholdelse af bestyrelsesmøder efter anmodning og ved aflevering af relevante udgiftsbilag, få løntabsgodtgørelse og dækket omkostninger ved overnatning og transport. 13.2. Bestyrelsens medlemmer kan, i forbindelse med deltagelse i beordrede møder med mødepligt efter anmodning og ved aflevering af relevante udgiftsbilag, få løntabsgodtgørelse og dækket omkostninger ved overnatning og transport. 13.3. Bestyrelsens medlemmer kan, i forbindelse med deltagelse i møder, hvor det enkelte bestyrelsesmedlem er indkaldt af foreningen og udfører konkret arbejde på foreningens vegne fx i forbindelse med deltagelse på brancherådsmøder, politiske udvalgsmøder, temamøder, ved aflevering af relevante udgiftsbilag få dækket omkostninger ved overnatning og transport. 13.4. Bestyrelsens medlemmer kan, i forbindelse med godtgørelse efter punkt 13.1. - 13.3., få befordring i egen vogn dækket med statens takst. Alle andre befordringsudgifter refunderes efter modtagelse af originale bilag. Løntabsgodtgørelse kan kun ydes, hvis den virksomhed hvor bestyrelsesmedlemmet er ansat som lønmodtager, forlanger at foretager forholdsmæssigt fradrag i lønnen for den tid, der anvendes i foreningens regi. Således vedtaget på bestyrelsens møde den 02. september 2010. 2010.doc Side 7 af 7