Greve Fodbold Bestyrelsens Forretningsorden Bestyrelsens Forretningsorden Greve Fodbold 1. Formål 1.1 Nærværende forretningsorden fastlægger rammerne for Greve Fodbolds bestyrelses ageren under iagttagelse af, og som supplement til, Greve Fodbolds vedtægter. 1.2 Bestyrelsen fastlægger jf. Greve Fodbolds vedtægter selv sin forretningsorden, og kan derfor også selv løbende tilpasse eller fravige denne, hvis der i bestyrelsen er flertal herfor. 2. Konstituering 2.1 Bestyrelsen konstituerer jf. vedtægternes 15 sig ved førstkommende bestyrelsesmøde og forankrer ansvaret for foreningens organisatorisk opdelte afdelinger blandt de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Der udpeges desuden en næstformand, som kan agere som stedfortræder for formanden. 3. Afholdelse af bestyrelsesmøder 3.1 Bestyrelsen afholder i udgangspunktet møder en gang om måneden samt efter behov. Endvidere kan formanden eller mindst 1/3 af bestyrelsesmedlemmerne i forening forlange bestyrelsen indkaldt. Begæring herom fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for baggrunden. 4. Indkaldelse og tilrettelæggelse af bestyrelsesmøder 4.1 Formanden indkalder samtlige bestyrelsesmedlemmer samt bestyrelsens sekretær til møde. Datoer for møderne aftales for et år af gangen. Bestyrelsessuppleanterne kan inviteres til at deltage i bestyrelsesmøderne. Oplægsholdere fra organisationen, f.eks trænere eller ledere, eller eksterne kan efter behov deltage ved konkrete punkter på dagsordenen. 4.2 Med indkaldelsen fremsendes dagsordenen for mødet, samt materiale der skal behandles på mødet, herunder baggrundsnotater og relevante bilag. Det tilsigtes, at materialet fremsendes senest 5 hverdage, før bestyrelsesmødet finder sted. 4.3 Formanden er over for bestyrelsen ansvarlig for tilrettelæggelsen af dagsordenen. Ønsker bestyrelsesmedlemmer punkter tilføjet på dagsordenen fremsendes til formanden senest 10 hverdage før datoen for bestyrelsesmødet oplæg til behandling. Oplæg bør tilstræbes at indeholde indstilling, baggrund samt afledte konsekvenser, herunder økonomiske, organisatoriske, mv., for at sikre effektiv mødeafvikling, kvalificerede drøftelser og et oplyst beslutningsgrundlag. Bestyrelsesmedlemmerne er ansvarlige for at vurdere og kvalificere oplæg fra deres respektive afdelinger og eventuelt videreformidle disse til formanden, hvis oplægget vurderes egnet til behandling i bestyrelsen. 4.4 Dagsordenen indeholder som minimum a) Godkendelse af dagsorden 1
b) Information og status fra forretningsudvalget, herunder økonomisk status c) Oplæg til behandling e) Orientering fra afdelingerne d) Beslutningsresumé og aktionspunkter f) Eventuelt 5. Mødeledelse og beslutningsdygtighed 5.1 Bestyrelsesmøderne ledes af formanden. Møderne afholdes, hvor formanden beslutter det. 5.2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i 4. 5.3 Bestyrelsesmedlemmerne og andre tilstedeværende har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert forhold, som kan give mulighed for inhabilitet. 5.4 Beslutninger i bestyrelsen afgøres ved simpelt stemmeflertal blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Ved uopsættelige forhold, hvor bestyrelsen ikke har mulighed for at mødes, og hvor forholdet har en karakter, så formanden eller forretningsudvalget ikke kan håndtere det på bestyrelsens vegne, kan bestyrelsen træffe beslutning via web/telefonmøde eller skriftlig tilkendegivelse, fx via e-mail, hvis ingen bestyrelsesmedlemmer modsætter sig denne fremgangsmåde. Det er en forudsætning, at der på skrift gives et nuanceret beslutningsgrundlag, samt at bestyrelsesmedlemmerne har mulighed for at få eventuelle spørgsmål besvaret før stillingtagen. 6. Beslutningsreferat 6.1 Formanden drager omsorg for, at der udformes et beslutningsreferat for hvert møde. 6.2 Af referatet skal fremgå: a) tid og sted for mødet b) hvem der har deltaget i mødet c) mødets dagsorden d) beslutninger og væsentlige forhandlinger for hvert enkelt punkt på dagsordenen. 6.3 Referatet udsendes med e-mail til samtlige bestyrelsesmedlemmer snarest muligt og det tilstræbes at referatet udsendes senest 8 dage efter mødets afholdelse. 6.4 Bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i mødet, tilkendegiver via e-mail, hurtigst muligt og senest 8 dage efter modtagelse af referatet, såfremt de er uenige i dele af referatet. 6.5 Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning truffet af bestyrelsen, har på anmodning ret til at få sin mening indført referatet.
6.6 Formanden drager omsorg for, at beslutningsreferatet offentliggøres på klubbens hjemmeside senest en måned efter mødets afholdelse. Eventuelt fortrolige eller personfølsomme forhold udelades i den offentlige version af beslutningsreferatet. 7. Greve Fodbolds ledelse 7.1 Bestyrelsen forestår den overordnede og politiske ledelse af Greve Fodbolds anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisation af Greve Fodbolds virksomhed, herunder fastlæggelse af strategiske, økonomiske og organisatoriske rammer, mv. Bestyrelsen ansætter og askediger lønnede og frivillige. 7.2 Bestyrelsen kan vælge at lade den daglige drift varetage af f.eks. en forretningsfører i samarbejde med organisationen og suppleret af bestyrelsen efter behov. Det tilstræbes dog, at bestyrelsens ressourcer allokeres til de overordnede forhold i foreningen, jf. 7.1. 7.3 Bestyrelsen fastlægger de retningslinier og anvisninger, der skal være gældende for en evt. forretningsfører og organisationen i øvrigt, og skal føre tilsyn med, at varetagelsen af driften foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed. 7.4 En evt. forretningsfører skal påse, at lovpligtig bogføring og betryggende formueforvaltning iværksættes. Kassereren skal kontrollere, at bogføringen og formueforvaltningen sker på tilfredsstillende måde. 8. Beslutningskompetence 8.1 Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle overordnede sager, der angår Greve Fodbold med mindre andet fremgår af Greve Fodbolds vedtægter eller af nærværende forretningsorden. 8.2 Bestyrelsen træffer afgørelser om fordelingen af Greve Fodbolds midler, under hensyntagen til det af generalforsamlingen godkendte budget. 8.3 Bestyrelsen må ikke foretage eller medvirke til ekstraordinære dispositioner, der kan medføre risiko for, at Greve Fodbolds vedtægter ikke kan overholdes. 8.4 Bestyrelsen kan meddele prokura enkelt eller kollektivt. 9. Forretningsudvalg 9.1 Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg ved førstkommende og konstituerende bestyrelsesmøde efter en ordinær generalforsamling. Formand og kasserer er fødte medlemmer i forretningsudvalget, og bestyrelsen kan herudover på det konstituerende møde og løbende udpege yderligere bestyrelsesmedlemmer til forretningsudvalget efter behov. I tillæg til medlemmerne af forretningsudvalget kan alle øvrige bestyrelsesmedlemmer deltage ved forretningsudvalgsmøderne, når blot pågældende medlem senest dagen forinden mødet orienterer formanden om sin deltagelse. Bestyrelsens sekretær og en evt. forretningsfører kan desuden deltage i møderne.
9.2 Formålet med forretningsudvalget og dets mandat er a) at have en koordinerende funktion b) understøtte formandens tilrettelæggelse af bestyrelsens arbejde c) at agere, herunder træffe beslutning, på vegne af bestyrelsen mellem bestyrelsesmøderne i forhold, som ikke kan afvente behandling på det månedlige bestyrelsesmøde, og som ikke er af så overordnet og væsentlig karakter, at forretningsudvalget vurderer, at den samlede bestyrelse bør håndtere forholdet, fx ved et ekstraordinært bestyrelsesmøde. Forretningsudvalget skal skriftligt orientere bestyrelsen om forholdet og eventuelle beslutninger umiddelbart efter håndteringen, hvis forretningsudvalget vurderer, at det ikke kan vente til næste bestyrelsesmøde. 9.3 Forretningsudvalget mødes i udgangspunktet en gang om måneden, typisk forud for det månedlige bestyrelsesmøde, samt efter behov. Formanden indkalder forretningsudvalget til møde og orienterer bestyrelsen i øvrigt om mødetidspunkterne. Dagsorden fastlægges på baggrund af forretningsudvalgsmedlemmernes input ved mødets start. 10. Ledelsens deltagelse i bestyrelsesmøderne 10.1 En evt. forretningsfører deltager som udgangspunkt i Greve Fodbolds bestyrelsesmøder, medmindre bestyrelsen beslutter andet. 10.2. En evt. forretningsfører orienterer bestyrelsen om alle væsentlige, usædvanlige eller ekstraordinære forhold, ligesom forretningsføreren besvarer alle spørgsmål, der måtte blive stillet af de enkelte bestyrelsesmedlemmer. 11. Offentlighed og tavshedspligt m.v. 11.1 Bestyrelsens medlemmer har både under og efter bestyrelseshvervets ophør tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af bestyrelsesmedlem, med mindre der er tale om forhold, der er bestemt til eller ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed. Tilsvarende gælder for øvrige deltagere ved bestyrelsesmøderne, som orienteres om dette forud for deres mødedeltagelse. 11.2 Bestyrelsens eksterne kommunikation koordineres af formanden.
Således vedtaget på bestyrelsesmødet den. marts 2016 I bestyrelsen Peter Würtz Madsen Formand Kasserer Anders Bovall Charlotte Preisler Kim Schmidt Petersen