Gentlemen s Finest Forretningsorden Snaregade 12, 1 1205 København K gf@gentlemens- finest.dk www.gentlemens- finest.dk
2 1. For bestyrelsen 1.1. Bestyrelsesarbejde 1.1.1. Bestyrelsen træder sammen umiddelbart efter generalforsamlingens afholdelse. 1.1.2. Bestyrelsens medlemmer er alle forpligtede til at hemmeligholde alt af personligt og specielt fortrolig karakter vedrørende forhandlingerne. 1.1.3. En gang om året, må der tjekkes på Gentlemen s Finest, hvad man har af ting og sager. 1.1.4. I november eller december må bestyrelsen følge op på om Gentlemen s Finest stadig opfylder vedtægternes krav. 1.1.5. Et bestyrelsesmedlem forfald meddeles hurtigst muligt til formanden. Er der tale om et varigt forfald, indtrædes en suppleant i pågældende sted iht. bestyrelsens bestemmelse. 1.2. Bestyrelsesmøde 1.2.1. Udsendelse af dagsordenen til bestyrelsen varetages af formanden og udsendes med mindst 4 dages varsel, jf. 8.2. 1.2.2. I påtrængende tilfælde kan møder afholdes pr videotelefonisk. 1.2.3. En dagsorden skal indeholde følgende punkter: Valg af tegnstyrer Nyt fra kassereren Eventuelt Fastlæggelse af dato for næste bestyrelsesmøde 1.2.4. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få optaget et punkt på den dagsorden der udsendes, hvis Gentlemen s Finest har modtaget ønsket inden udsendelsen med mindst 2 dages varsel. 1.2.5. Som gyldig grund til afbud betragtes sygdom, arbejde og midlertidig bortrejse, når anmeldelse herom sker til formanden inden mødets begyndelse. 1.2.6. Bestyrelsens beslutninger udføres helst af alle bestyrelsesmedlemmer i fællesskab, men er dog kun beslutningsdygtig når mindst 2/3 af bestyrelsen er til stede. 1.2.7. Bestyrelsen kan ved flertalsbeslutning på saglige grundlag bestemme, at særligt følsomme anliggender behandles uden for referatet. I så fald er bestyrelsens medlemmer forpligtet til at afholde sig fra udadtil at referere det diskuterede. 1.2.8. Ved sidste bestyrelsesmøde før hver generalforsamlingen gennemgår bestyrelsen i fælleskab årsberetningen og regnskabet. Årsberetningen og regnskabet skal underskrives af bestyrelsen. 1.3. Økonomi 1.3.1. Udgifter ved deltagelse af bestyrelsesmøder og diverse møder dækkes af Gentlemen s Finest s kasse.
3 1.3.2. Transport udgifter ved deltagelse som repræsentant i andres klubbers generalforsamling eller til klubmøde dækkes også af Gentlemen s Finest s kasse 1.4. Protokol 1.4.1. Referenten udsender referatet til bestyrelsesmedlemmerne inden for 1 uge efter et bestyrelsesmøde har fundet sted og skal godkendes inden 2 uger efter bestyrelsesmødet. Herefter er det godkendt uanset om ikke alle har afgivet kommentar. Referatet sættes på hjemmesiden, når det er godkendt. 1.4.2. Referatets originale eksemplar gemmes i Gentlemen s Finest elektroniske mappe. 2. Generalforsamling 2.1. Referatet, årsregnskabet, vedtægterne og årsberetningen som er godkendt af generalforsamlingen skal sendes til Danske Døve Ungdomsforbund senest en måned efter. 3. Medlemmer 3.1. Kontakt til bestyrelsen kan eksempelvis foregå via e- mail, gæstebogen på hjemmesiden, ved den årlige medlemsmøde og via samtale med kontaktpersonen ved ethvert arrangement på Gentlemen s Finest. 3.2. Ethvert menigt medlem har ret til at få optaget et punkt på Gentlemen s Finest bestyrelsesmødes dagsorden, hvis Gentlemen s Finest har modtaget ønsket inden udsendelsen med mindst 4 dages varsel. 3.3. Der er et årligt medlemsmøde, hvor der kan aftales om arrangementer et år forud. Der skal være mindst 6 arrangementer om året. Mindst 2 af dem skal helst gerne være politiske. 3.4. Bestyrelsen kan ved flertalsbeslutning bortvise et medlem hvis vedkommende har opført sig utilpassende over for andre medlemmer og foreningen, samt for ikke at have fulgt de almen retningslinjer. 3.5. Når et medlem er bortvist, bliver vedkommende sat på blacklist i 1-4 år efter bestyrelsens vurdering. 4. Kontingent 4.1. Alle medlemmer vil modtage en mail vedrørende betalingen af deres kontingenter. 4.2. Hvis de ikke betaler før 3 uger efter den første mail, vil der komme en anden mail med et krav om betalingen af sit eget kontingent. 4.3. Hvis der ikke betales før 3 uger efter modtagelsen af den anden mail, vil der blive sendt et brev med posten med de samme krav, som der bliver oplyst i den anden mail med rykkergebyr på 100 kr. Modtageren betaler porto. 4.4. Hvis man ikke betaler før 3 uger efter modtagelsen af brevet, bliver medlemmet sat på blacklist. 4.5. Et medlem kan være på blacklisten i 1 år. Herefter er det muligt for medlemmet at blive medlem igen.
4 4.6. Et medlem kan under ingen omstændigheder deltage ved et Gentlemen s Finest arrangement hvis vedkommende ikke har betalt kontingent. 5. Hjemmesiden 5.1. Hvis man ønsker at blive medlem af Gentlemen s Finest, skal man indskrive oplysninger på www.gentlemens- finest.dk/tilmelding med følgende oplysninger: Fulde navn CPR nummer Adresse Mobil nr Email 5.2. Irrelevante og usmagelige indlæg i gæstebogen slettes 6. Arrangementer 6.1. Betalingsformen/tilmelding 6.1.1. Tilmelding er bindende ved alle arrangementer. 6.1.2. Et medlem skal ved pengeoverførsel følge inskriptionerne ifølge af et arrangement, som f.eks. ved julefrokost: jul.075. De sidste 3 cifre er medlemmets medlemsnummer eller man kan vælge at bruge sit efternavn. Fx jul.jensen. Bestyrelsen skal selvfølgelig altid oplyse hvilke initialer man bruger til et bestemt arrangement. 6.1.3. Hvis man har betalt og alligevel ikke kommer til et arrangement, refunderes pengene ikke. Man får heller ikke pengene refunderet, selvom fristen ikke er udløbet. Man kan finde en anden afløser for sin plads. Bestyrelsen påtager ikke ansvaret for overdragelse af penge mellem medlemmerne. 6.1.4. Er man ikke dukket op, trods man er tilmeldt, til et arrangement som der er givet tilskud til uden at give besked, skal vedkommende betale det fulde beløb uden tilskuddet. 6.2. Kontaktperson til ethvert arrangement på Gentlemen s Finest 6.2.1. Kontaktpersonen er formanden eller bestyrelsesmedlemmerne på skift, da formanden og kassereren tager sig af aftalerne med arrangørerne og baren på forhånd. 6.2.2. Ris og ros kan siges tegnligt til kontaktpersonen, som vil meddele videre til bestyrelsesmødet. 6.2.3. Kontaktpersonen må selv bestemme, hvornår han/hun smutter fra et arrangement. 6.2.4. Må gerne bede gæster om at gå hjem, når Gentlemen s Finest lukker. Kontaktpersonen må oplyse om lukketiden til medlemmerne en halv time før arrangementet skal afsluttes. 6.2.5. Bestyrelsesmedlemmerne må henvise til kontaktpersonen, hvis de kommer som private personer. Baren må også gerne oplyse, at man kan kontakte kontaktpersonen.
5 6.2.6. Kontaktpersonens navn vil blive oplyst på hjemmesiden til ethvert arrangement på Gentlemen s Finest. 6.3. Baren 6.3.1. Bestyrelsen udvælger en barleder, der er ansvarlig for indkøb af alkohol til baren ved et arrangement. 6.3.2. Baren må kun styres af barmedarbejdere der er godkendt af barlederen. 7. Lån af Gentlemen s Finest 7.1. Kun Gentlemen s Finest egne medlemmer kan låne ting fra Gentlemen s Finest. 7.2. Medlemmet, som låner fra Gentlemen s Finest, må under ingen omstændigheder udlåne eller overdrage det til andre. Hvis medlemmet bryder denne regel, vil vedkommende komme på blacklist i et antal år, aftalt af bestyrelsen. 7.3. Henvendelse skal ske via mail, og formanden svarer. 7.4. Formanden sender kontrakten via e- mail. 7.5. Bestyrelsen har ret til at sige nej, hvis bestyrelsen ikke finder medlemmet ansvarlig nok. 7.6. Det lånte skal se ud som før den var lånt. 7.7. Hvis der er sket skade, får man tilsendt en regning. 8. Kvinder 8.1. Kvinder har ingen adgang til Gentlemen s Finest s arrangementer udover ved særlige events hvorved bestyrelsen sørger for invitationen. Denne forretningsorden for bestyrelsen er vedtaget til bestyrelsesmødet den 18. Januar 2012.