Betjeningsvejledning vedr. elektronisk indberetning i indberetningssystemet INDB Opdateret d. 20/2 2012 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 1.1 Log på systemet 1 1.2 Generel arbejdsgang 3 1.3 Knapper og links 3 1.3.1 Knapper og links i skemaoversigtsbilleder 3 1.3.2 Knapper og links i indtastningsbilledet 3 2. Indberetning af ansøgning 4 2.1 Indtastning 4 2.2 Gem 4 2.3 Valideringer ved gemning/godkendelse 4 2.4 Retur til skemaoversigt 4 2.5 Godkend/send indberetning 4 2.6 Øvrige funktioner 4 2.6.1 Opdatere 4 2.7 Links til andre billeder 5 1. Indledning Elektronisk ansøgning af Puljen Grundkursus i arbejdsmarkedsdansk sker via en web-browser. Brugeren opnår det bedste overblik over indberetningsskærmbillederne ved en stor skærm. Opløsningen på skærmen kan f.eks. være 1024 * 768 pixel. 1.1 Log på systemet Indberetningsportalen findes via nedenstående link: http://indberetninger.uvm.dk/pls/pilot/!indb.menu Institutionen skal anvende det brugernavn/password, der er fremsendt for at få adgang til at ansøge. Da I som sprogcenter kun har adgang til Puljen Grundkursus i arbejdsmarkedsdansk, vil I gå direkte til Valg af blanket - 1 -
Første gang I logger på, ligger der naturligvis ikke nogen skemaer, hvorfor skemaoversigten ser således ud: Et nyt skema oprettes ved at trykke på knappen Indtast ud for teksten Nyt blanketnr. Nedenstående ses skemaoversigten efter at der er oprettet ét skema: - 2 -
1.2 Generel arbejdsgang Arbejdsgangen i forbindelse med inddatering af indberetninger består af forskellige trin: 1. Indtast indberetning og gem den. (1a. Ret indberetning og gem rettelser) 2. Godkend indberetningen (send den til Ministeriet for Børn og Undervisning - MBU) 1 Indtast Indberetningskladde 1a Ret Indberetningskladde 2 Godkend/Send indberetning Indtastning, rettelser og godkendelse/afsendelse af indberetninger sker i indtastningsbilledet 255 Puljen Grundkursus i arbejdsmarkedsdansk. 1.3 Knapper og links Systemet indeholder forskellige knapper, alt afhængig af hvor i systemet, man befinder sig. 1.3.1 Knapper og links i skemaoversigtsbilleder I skemaoversigtsbilledet er der følgende knapper: Knap Beskrivelse Indtast nyt kladdeskema eller ret eksisterende kladde skema. Godkendte skemaer kan ikke rettes, og knappen vises derfor ikke for disse Slet kladde skema Et godkendt skema kan ikke slettes, og knappen vises derfor ikke for disse Man kan IKKE efterfølgende omgøre en sletning Vis godkendt skema Der kan ikke rettes i et godkendt skema Desuden er der følgende links på billedet: Retur til hovedmenu Bringer brugeren tilbage til hovedmenuen, hvis brugeren har adgang til mere end én webblanket eller flere indberetningsterminer. Hvis brugeren kun har adgang til en webblanket, bliver han stående i billedet. 1.3.2 Knapper og links i indtastningsbilledet I indtastningsbilledet er der følgende knapper: Knap Beskrivelse Gem de indtastede/opdaterede data. Det er vigtigt at huske at gemme, inden man forlader billedet via links, bladring eller på anden vis. BEMÆRK, at brugeren ikke må bruge frem og tilbage knappen øverst i menulinien, da indtastningen således ikke vil blive gemt Vedlæg detaljeret oplysninger til ansøgningen Sætter skemaet i status GOD, og sender til MBU Denne vejledning - 3 -
2. Indberetning af ansøgning I vil komme direkte til Valg af blanket Skemaet: Danskuddannelse til voksne udlændinge. 255 Puljen Grundkursus i arbejdsmarkedsdansk 2012 Der trykkes på Indtast Nyt blanketnr. 2.1 Indtastning I øverste venstre hjørne står skemanummeret og skemaets aktuelle status (her KLA ). Det er det samme nummer, man ser i skemaoversigten. Nævnte skemanummer er unikt, således vil der blive tildelt et nyt skemanummer for hver gang brugeren opretter et nyt skema. Man kan anvende Tab -tasten til at bevæge markøren mellem felterne på skærmen, eller man kan anvende musen. 2.2 Gem Det er en god idé at benytte Gem -knappen jævnligt under indtastningen. Hvis der ikke trykkes Gem inden skærmbilledet forlades mistes indtastede data siden sidste Gem. I forbindelse med Gem af data, kan det forekomme, at systemet finder fejl i de indtastede data. I så fald skriver systemet en fejlmeddelelse øverst på skærmen med rød skrift, med angivelse af, hvilket felt, der er fundet fejl i, og hvad fejlen går ud på. Fejlmeddelelsen vil altid starte med Fejl! derefter en tekst, som fortæller hvad der er galt. Ret fejlen og Gem igen. Går funktionen Gem af data godt, skriver systemet også en meddelelse øverst på skærmen dog med grøn skrift pålydende: Oplysningerne er blevet gemt i databasen. 2.3 Valideringer ved gemning/godkendelse Indberetningen er underlagt en række valideringsregler, der skal forebygge fejl og mangler i institutionernes indberetning. Nedenstående er angivet de væsentligste valideringsregler. Felterne 7, 10-21 samt 24 og 26 skal udfyldes Beløb må kun indeholde cifre uden tusindtalsseparatoren.. Beløb skal være i hele kroner. 2.4 Retur til skemaoversigt Nu er alle data indtastet, og der trykkes på linket Retur til valg af skema. Systemet viser nu oversigten over alle registrerede skemaer for den pågældende institution. I skemaet Puljen Grundkursus i arbejdsmarkedsdansk kan der registreres flere ansøgninger i samme termin. 2.5 Godkend/send indberetning For at godkende skemaet trykkes på Godkend/Send i selve indtastningsbilledet, statusfeltet i øverste venstre hjørne vil herefter skifte fra KLA til GOD, hvilket betyder at ansøgningen er sendt til MBU. 2.6 Øvrige funktioner 2.6.1 Opdatere Hvis man ønsker at rette en indberetning, før man godkender og sender den til Ministeriet for Børn og Undervisning kan man fra skemaoversigten, Valg af Skema, vælge det pågældende skema ved at trykke på Indtast ud for det relevante skemanummer. Nævnte funktion kan kun udføres så længe skemaet er i status KLA (kladdeform). Systemet vil nu vise indberetningsbilledet, og det er muligt at foretage de nødvendige tilføjelser eller rettelser på samme måde, som beskrevet under indtastning. Slut af med at trykke på Gem -knappen for at gemme dine data. - 4 -
2.7 Links til andre billeder Der er mulighed for at navigere tilbage til skemaoversigten og evt. hovedmenuen med brug af links øverst i skærmbilledet eller links nederst i skærmbilledet.: Retur til valg af skema Retur til hovedmenu Linket Retur til valg af skema vil føre til Valg af blanket Linket Retur til hovedmenu vil føre til hovedmenuen, hvis brugeren har adgang til mere end én webblanket. Hvis brugeren kun har adgang til én webblanket, kommer brugeren til Valg af blanket. NB! Husk at gemme, før disse knapper benyttes. - 5 -