Vejledning Interbook. Find en forening Foreningsoplysninger

Transkript

1 Vejledning Interbook Find en forening Foreningsoplysninger 1

2 Indholdsfortegnelse Her finder du Interbook... 3 Login... 3 Brugernavn og kodeord... 3 Glemt kodeord... 4 Skift kodeord... 4 Foreningsregister- find en forening... 6 Foreningsoplysninger... 8 Grundoplysninger:... 8 Oprettelse af ny kontaktperson... 9 Ændring af oplysninger for eksisterende kontaktperson Sletning af kontaktperson Øvrige Foreningsoplysninger Registrerer foreningskategori Register geografisk område Opret aktiviteter Slet aktiviteter m.m Kontakt os

3 Her finder du Interbook Du kommer ind på Interbook ved at åbne din internetbrowser og gå ind på adressen; Login Brugernavn og kodeord Hver forening får af Kultur- og Fritid tildelt deres eget brugernavn og kodeord. Såfremt I ikke allerede har fået tildelt et, bedes I kontakte Kultur og Fritid. I kan komme i kontakt med Kultur og Fritid ved at gå ind på Interbooks startside og klikke på Kontakt os i nederste venstre hjørne. Du kommer herefter ind på følgende billede: Udfyld skemaet. 3

4 Ved Emne vælg da Kunde/forening. Klik efterfølgende på Send, og du vil kort tid efter modtage brugernavn og password. Glemt kodeord Har du glemt dit kodeord, så klik på Glemt kodeord. Følgende billede kommer frem: Her indtaster du Brugernavn og trykker send. Der vil inden for kort tid blive sendt en e- mail til den adresse, der er opgivet til brugernavnet. Skift kodeord Vi råder til at skifte kodeord, første gang der logges på Interbook. Klik på Mine oplysninger/skift kodeord nederst i venstre hjørne. Følgende billede kommer frem: 4

5 Der skal indtastes: Gammelt kodeord - det nuværende. Nyt kodeord vælg et nyt kodeord. Bekræft nyt kodeord - skriv det nye kodeord igen. Klik på Ok. Kodeordet er nu skiftet. 5

6 Foreningsregister- find en forening I foreningsregisteret får du overblik over Lyngby-Taarbæks brede foreningstilbud. Du får mulighed for at søge på alle foreninger i Lyngby-Taarbæk Kommune, som har registreret sig i foreningsregisteret. Du har flere muligheder for at søge i foreningsregisteret - men det er nok at søge på blot en af mulighederne. De forskellige søgemuligheder er listet nedenfor: Forening indtast navn på foreningen eller dele af et navn Aktivitet vælges ud for rullepanelet - hvis du f.eks. søger på foreninger med fodbold Bydel vælges ud for rullepanelet og er god at bruge hvis du vil finde foreninger i en bestemt bydel Foreningstype - vælges via rullepanelet - vælg f.eks. mellem aftenskoler, idrætsforeninger og frivillige sociale foreninger. Afslut med klik på Søg Oversigt over alle foreninger: Ønskes f.eks. en oversigt over alle foreninger registreret i foreningsregisteret, klikkes blot på Søg. Søg på forening: Leder du f.eks. efter en forening, der indeholder navnet Floorball, skriv da Floorball i søgefeltet Forening Klik derefter på Indeholder i rullepanelet ved siden af (da foreningsnavnet skal indeholde noget med floorball). Klik på Søg, hvorefter foreninger indeholdende ordet Floorball kommer frem. Se billedet herunder: 6

7 Søg på aktivitet: Vil du finde en forening med en bestemt aktivitet, kan du i søgefeltet Aktivitet ved hjælp af rullepanelet, finde den relevante aktivitet. Herunder er der f.eks. søgt på aktiviteten Hockey og alle foreninger med hockey kommer frem. Når du har fundet en forening: Klik på foreningens navn for at finde oplysninger om foreningen Klik på adresse - dit mailprogram åbner og er klar til at sende en mail til foreningen Klik på hjemmesideadresse- foreningens hjemmeside åbnes i nyt vindue. Skærmbilledet kan udskrives ved at klikke på Udskriv - denne funktion kan også bruges under oplysninger om foreningen. 7

8 Foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for at ændre og vedligeholde relevante oplysninger om foreningen. Det kan f.eks. være ny formand, ændrede adresser, tlf. nr., aktivitetsoplysninger m.m. OBS: Da det er oplysninger, som bliver vist i foreningsregisteret, er det vigtigt, at foreningen holder oplysningerne opdateret. * Husk når du skal oprette, registrere og vedligeholde foreningsoplysninger, skal du være logget på. Grundoplysninger: Fanebladet Grundoplysninger indeholder oplysninger om foreningen: Når foreningen har fået et login, skal felterne ovenfor udfyldes med foreningsoplysningerne. 8

9 Husk at oplyse EAN-nummer og CVR -nummer Har foreningen en hjemmeside, er det en god ide at sætte det på, hvis man vil have brugere til at gå ind på siden. OBS: Ønskes tilbagemelding om godkendelse/afslag på ændringer/registreringer af foreningsoplysninger, skriv da en adresse nederst på siden. Klik på Gem og herefter kommer følgende dialogboks frem: Klik OK. Medmindre der fremkommer en fejlmeddelelse, vil registreringen/ændringen blive fremsendt til Kultur og Fritid, som vil behandle registreringen/ændringen hurtigst muligt. Når det godkendes bliver foreningsregisteret opdateret med de nye oplysninger. Fanebladet Kontakter indeholder oplysninger om foreningens kontaktpersoner, bl.a. formanden eller en kassér. * Husk. Hvis foreningen får ny formand eller kontaktperson, er det vigtigt, at ændringerne bliver registreret i foreningsregisteret. Oprettelse af ny kontaktperson Hvis foreningen ønsker en person tilføjet under Kontakttype, f.eks. ved ny formand, skal denne oprettes. Klik på fanebladet Kontakter Følgende billede kommer frem: 9

10 Vælg Type af kontaktperson i listen. Udfyld felterne med oplysningerne for den nye kontaktperson. Klik på Gem Denne boks kommer nu frem på skærmen: Klik Ok Denne boks kommer nu frem på skærmen: 10

11 Klik Ok Der åbnes nu et billede med en blanket: Blanketten skal underskrives af den nye kontaktperson og indsendes til Kultur og Fritid. Ændring af oplysninger for eksisterende kontaktperson Står en person allerede registreret som kontaktperson i Foreningsregisteret men skal der ændres personoplysninger: Gå ind i Foreningsoplysninger Klik på fanebladet Kontakter 11

12 Følgende billede med oplysninger på eksisterende kontaktpersoner kommer frem: Klik på den person der skal ændres oplysninger på. Foretag de ændringer der måtte være. Klik på Gem. Følgende boks kommer nu frem på skærmen: 12

13 Klik Ok. Følgende boks kommer frem: Klik Ok Der åbnes nu et billede med følgende blanket: Blanketten skal underskrives af den person, som har fået ændret sine kontaktoplysninger og indsendes til Kultur og Fritid. 13

14 Sletning af kontaktperson Skal en kontaktperson på en forening slettes, sendes en anmodning herom til Kultur og Fritid. Klik på Kontakt os på forsiden nederst i venstre side og skriv en besked til kultur og Fritid om, at kontaktpersonen skal slettes. Øvrige Foreningsoplysninger Under fanebladet Øvrige oplysninger kan foreningen registrere henholdsvis sin foreningskategori, sine aktiviteter samt foreningens geografiske område. Foreningen har mulighed for at slette eller tilføje aktiviteter. Registrerer foreningskategori Klik på under Registrerede foreningskategorier Find den kategori, som gør sig gældende for foreningen. Klik på Opret. Herefter kommer en dialogboks frem: Klik på Ok. På skærmen står nu Gemt til behandling. Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregisteret automatisk opdateret. 14

15 Register geografisk område Klik på under Registrerede geografiske områder Find den kategori/bydel, som gør sig gældende for foreningen. Klik på Opret. Herefter kommer en dialogboks frem: Klik på Ok. På skærmen står nu Gemt til behandling. Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregisteret automatisk opdateret. Opret aktiviteter Klik på V under Registrerede aktiviteter. Klik på den ønskede aktivitet Klik på Opret. Herefter kommer en dialogboks frem: Klik på Ok. På skærmen står nu Gemt til behandling. 15

16 Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregisteret automatisk opdateret. Det er muligt at oprette flere aktiviteter under samme forening. Slet aktiviteter m.m. Klik på ud for det, der ønskes slettet: Herefter kommer denne boks frem: Klik på Ok. På skærmen står nu Gemt til behandling. Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregisteret automatisk opdateret. 16

17 Kontakt os Funktionen Kontakt os findes i nederste venstre hjørne af skærmbilledet. Funktionen giver mulighed for at sende en mail til Kultur og Fritid med spørgsmål mm. Det er også muligt at anmode om brugernavn og kodeord via denne funktion. Klik på Kontakt os og følgende billede kommer frem: Udfyld felterne. Husk at skrive adresse, som du kan kontaktes på. Kundenummer (findes i foreningsregisteret for foreningen, når man er logget på) Udfyldes kun, hvis du kender det? Klik derefter på Send og mailen bliver sendt. 17