Vejledning Anmeldelse af arbejdsulykker

Transkript

1 Forsvarets Center for Arbejdsmiljø Vejledning Anmeldelse af arbejdsulykker Indberetter og godkender FCA/FPT

2 2

3 Arbejdsulykker i forsvaret skal anmeldes via Forsvarets Arbejdsmiljødatabase. Forvaltningsgrundlag for anmeldelser er fastlagt i FKO- DIR PSA 061-1, tillæg K. Indberetter anmelder en arbejdsskade direkte i systemet LINK, adviserer miljøkoordinator eller inspektør, der godkender og fremsender til arbejdsskadestyrelsens indberetningssystem EASY. Alle handlinger foregår elektronisk i systemet. Denne vejledning er papirudgaven til indberetter og godkender, der skal anmelde og godkende en arbejdsskade. Vejledningen kan også ses som video på Forsvarets Elektroniske Skole, Uddannelsen på FIIN på denne adresse: og på internettet Når en arbejdsskade oprettes hentes stamdata på den tilskadekomne, anmelder og skadelidtes arbejdsgiver via integration til DeMars. Stamdata hentes ved, at enten den skadelidtes MA nr. eller CPR nr. indtastes. Såfremt stamdata er forkerte eller ikke er indlagt i DeMars kan data rettes henholdsvis indsættes i indberetningsskemaet, men det anbefales at stamdata også tilrettes i DeMars. Hvis du har brug for hjælp se her LINK. (FCA dokument om support) eller se LINK på forsvaret portal. Følgende stamdata hentes fra DeMars når du indtaster MA nr. eller CPR nr. 3

4 Indhold 1. Log in til Forsvarets arbejdsmiljødatabase Opret en sag Personoplysninger Tildel sagsbehandler Hændelse Anmelder og skadelidtes arbejdsgiver Skifte status og send sagen videre til godkendelse Opret Handlingsplan Sagen modtages af godkender, kontrolleres, rettes evt. og sendes til Easy Kvittering fra EASY sage indberettet

5 1. Log in til Forsvarets arbejdsmiljødatabase Adgang til arbejdsmiljødatabasen LINK Såfremt I er oprettet som bruger er der automatisk adgang til arbejdsmiljødatabasen. Såfremt du ikke kan få adgang kontakt din arbejdsmiljøkoordinator. 2. Opret en sag. Tryk på Opret sag under hurtige handlinger Vælg den sagstype du ønsker at oprette. 5

6 Ved oprettelse får sagen automatisk et sagsnummer tildelt, dato for oprettelse og hvem der har oprettet sagen 2.1 Personoplysninger Udfyld MA nr. (8 cifre) eller CPR nummer på skadelidte og tryk på søg Stamdata på skadelidte og anmelder og skadelidtes arbejdgiver hentes automatisk fra Demars Hvis du ikke har f.eks hele CPR nr kan du søge på dele af CPR nr. eler MA nr. Du kan som udgangspunkt kun oprette arbejdsulykker for din egen organisation. Alle felter med rød * i indberetningsskemaet skal udfyldes. Er felterne ikke udfyldt kan sagen ikke indberettes. Hvis oplysninger ikke er hentet fra Demars udfyldes feltet. Oplysning om lægeerklæring vælges fra valgmenu Oplys om der er vedhæftet en samtykkeerklæring: JA eller NEJ. Oplys skadeslidtes telefon nr. ved manuel indtastning. 6

7 Skadelidte bedes underskrive en samtykkeerklæring til Forsvarets Arbejdsskade Kontor, så de kan behandle sagen. Samtykkererklæringen skal vedhæftes som bilag til anmeldelsen. Under fanebladet Journal kan bilag vedhæftes. Skabelon til samtykkeerklæring kan hentes via mtykkeerklæring.doc Husk at tryk på Rediger for at kunne vedhæfte dokumenter og/eller redigere et allerede vedhæftet dokument.. Tryk på for at fortsætte. Tryk på Gennemse for at finde det dokument der ska vedhæftes Vælg Sagsstatus til Indberettet og tilføj en passende beskrivelse af dokumentet. Klip på diskette ikon for at gemme. 7

8 Dokumentet vises på oversigten. Tryk på Gem/Vis for at komme tilbage til fanen Indberetning. 2.2 Tildel sagsbehandler Tildel sagsbehandler i Forsvarets Arbejdsskade- og erstatningskontor efter fødselsdatoen på skadelidte. 2.3 Hændelse Generelt Vær omhyggelig og detaljeret ved udfyldelsen af hændelsesforløbet af hensyn til den forsatte sagsbehandling i Forsvarets Erstatnings- og Arbejdskontor. 8

9 Oplysninger om hændelsen udfyldes Dato, tidspunkt, hændelsesforløb. Af hensyn til den videre sagsbehandling er det vigtigt at ulykken beskrives så præcist og detaljeret som muligt. Er som udgangspunkt arbejdsulykke og Forsvar Valgmenuer (kode) Vælg den kode der passer bedst til hændelsen. Det kan tage lidt tid at vælge de forskellige koder, men felterne skal udfyldes i henhold til EASYs regler. Koderne anvendes til ASK og AT landsdækkende statistik og efterfølgende indsatsområder. 9

10 Oplysninger anvendes af Forsvarets Arbejdsskade og erstatningskontor INTOPS udfyldes kun hvis skaden er sket på INTOPS Vidner Hvis der har været vidner til ulykken oplyses deres navn, adresse, kontaktoplysninger. 2.4 Anmelder og skadelidtes arbejdsgiver Oplysninger om anmelder og arbejdsgiver er hentet fra DeMars. Kontroller om alle relevante udfyldt eller udfyldt korrekt. Ret hvis det ikke er tilfældet. Husk at rette oplysninger i DeMars også. Om produktionsenhedsnummer (P numre) Myndigheden skal sikre at stamdata i DeMars vedligeholdes, herunder myndighedens produktionsenhedsnumre og stabsnumre til brug for registrering i arbejdsmiljødatabasen. Der skal altid tilknyttes et produktionsenhedsnummer i forbindelse med registrering af en arbejdsulykke i 10

11 arbejdsmiljødatabasen. Såfremt enheden, hvor arbejdsulykken er sket, ikke har eget produktionsenhedsnummer, skal det produktionsenhedsnummer, hvor den pågældende enhed er tilknyttet, anvendes Vælg nej under Er fra CVRNR? 2.5 Skifte status og send sagen videre til godkendelse Tryk på Gem hvis du f.eks. vil arbejde videre med anmeldelsen på et senere tidspunkt. Tryk på Gem/Vis for at afslutte anmeldelsen Når sagen er gemt og klar til at tildele til f.eks. arbejdsmiljøkoordinator så skal Sagsstatus ændres fra Kladde til Ny sag. Inden ændringen accepteres så sikre systemet at alle obligatoriske felter er udfyldt. Hvis det ikke er tilfældet, så kommer en besked på skærmen om, hvilke felter der mangler data. De kan så udfyldes. 11

12 Tryk tildel sag Dit egen navn står i feltet Sagen tildel til: som udgangspunkt. Slet det navn der står i feltet og skriv det fulde navn på den arbejdsmiljøkoordinator eller -inspektør der skal godkende sagen til indberetning til EASY. Tryk på tildel og godkender, vil modtage en mail om at sagen skal behandles og godkendes 12

13 3. Opret Handlingsplan Handlingsplan oprettes ved at trykke på ikonet Ved at starte på sagen oprettes en relation mellem sagen og handlingsplanen direkte. Se Vejledning - Handlingsplan, Oprettelse ved arbejdsulykker - for en nærmere beskrivelse. 4. Sagen modtages af godkender, kontrolleres, rettes evt. og sendes til Easy. Du er modtaget mail om sagen skal behandles. Log ind se pkt. 1 13

14 Tryk på sagsoversigt Skal oplysninger rettes tryk på rediger. Når sagen er rettet tryk på Gem/Vis Indberet sagen til EASY TRYK på EASY TRYK på overfør til EASY 14

15 Sagen sendes til EASY. Senest en hverdag efter modtages kvittering fra EASY om, at sagen er modtaget. Du modtager en kvittering på at sagen er overført til EASY Sagen er nu overført til EASY og ikonet under sagsoversigten skifter farve til gult 15

16 5. Kvittering fra EASY sage indberettet Inden for en normal arbejdsdag vil du modtage kvittering fra EASY om, at sagen er modtaget og ikonet under sagsoversigten skifter farve til gulorange Såfremt de obligatoriske oplysninger ikke er korrekte modtages meddelelse fra EASY. Oplysninger rettes og sagen genfremsendes til EASY 16