Referat af forbundsbestyrelsesmøde den 29. november 2014 Mødet afholdtes i Bowl n Fun Viby startede kl. 10.00. Deltagere: Torben V. Andersen (TVA), Hans Græsvig (HG), Jette Bergendorff (JB), Leif Hansen (LH), Jan Donde (JD), og Birgitte V. Andersen (BVA). Hans Græsvig var mødeleder. 1. Godkendelse af dagsorden samt Rigets tilstand a) 1. division Der er problemer med, at man i Rødovre ikke kan nå at spille kampene, på den tid, der er afsat. TVA har haft møde med hallen og formanden for den selvejende institution herom. Der er planlagt et møde med 1. divisionsklubberne i unionen. Det er endnu ikke besluttet om DBwF deltager. b) Protest omkring ændring af kamptidspunkt til DIF s Idrættens Højeste Appelinstans Der verserer i øjeblikket en protestsag vedrørende ændring af kamptidspunkt imellem RBK og Viking, hvor den ene klub muligvis ikke havde fået orientering om ændret kamptidspunkt og derfor ikke mødte til start. Forbundsbestyrelsen foretager sig ikke noget, og afventer om sagen bliver sendt videre til DIF s Idrættens Højeste Appelinstans. c) Nøglekort til den digitale portal Nøglekortet er udleveret til DBwF. Politiske drøftelser/beslutninger 2. Deltagelse i internationale mesterskaber med hel- eller delvis egenbetaling Der blev talt om, hvad Danmarks Bowling Forbunds holdning er, for så vidt angår deltagelse i internationale mesterskaber med fuld egenbetaling for deltagerne. Der blev talt om, hvordan Forbundsbestyrelsens skal forholde sig til deltagelse i mesterskaber, hvor deltagelse sker med fuld egenbetaling, herunder f.eks. VM for old-
boys/-girls, men også invitationsstævnet i Qatar for ungdom, individuel verdensmesterskab, individuel europacup, worldcup og ungdoms VM. Nogle af problemstillingerne er, hvem skal kunne deltage, skal der laves kvalifikationsstævner for de mesterskaber, hvor det ikke giver sig selv, hvem der skal deltage, vil deltagerne kunne få tilskud eller er der fuld egenbetaling, skal der en rejseleder med, skal deltagerne indgå en kontrakt med Danmarks Bowling Forbund, osv. Der blev truffet beslutning om, at det bør være muligt at tage af sted til stævner med hel- eller delvis egenbetaling, og at der skal arbejdes videre med udarbejdelse af principper. JB laver oplæg, med sparring fra JD, og punktet sættes på dagsordenen til møde i Forbundsbestyrelsen, når der er materiale klar. 3. Code of Conduct opfølgning på udrulningsplan Code of Conduct ligger offentligt tilgængeligt på Danmarks Bowling Forbunds hjemmesiden. Forbundsbestyrelsen har ikke været tilstrækkelig disciplineret til at overholde Code of Conduct, men vil fremover bestræbe sig på, at dette sker. Punkt 8 i Code of Conduct blev gennemgået, og der blev aftalt, at også udvalgenes beslutninger skal foreligge skriftligt, så de kan dokumenteres, enten i form af mødereferater eller e-mailkorrespondance. Forbundsbestyrelsen besluttede, at bliver der truffet en beslutning imellem to møder i Forbundsbestyrelsen, skal emnet bringes op på førstkommende møde, så beslutningen kan blive føjet til referat. JD tilretter dokumentet. Når det tilrettede dokument er lagt på hjemmesiden, skal der sendes mail til klubberne om, at der nu forefindes et nyt Code of Conduct. 4. Setup, forhandlingsprotokol, repræsentantskabsmøder Det er på et tidsligere tidspunkt blevet besluttet, at referater fra repræsentantskabsmøderne skal være beslutningsreferater. Der har været udtrykt utilfredshed med, at der i referaterne også har fremgået andet end beslutninger.
Forbundsbestyrelsen fastholder beslutningsreferater, og vil fremover være mere opmærksom på, at referatet kun indeholder beslutninger. Herudover vil lydfilerne blive lagt på Danmarks Bowling Forbunds hjemmesiden. Der tilstræbes at dele lydfilerne op, så de passer til de overordnede punkter på dagsordenen. Der skal ske en ændring af vores love, så der står beslutningsreferatet er skriftligt, og forhandlingsprotokollen er digitale. 5. Retningslinjer for udbetaling af løn til undervisere Der blev talt om, hvorledes der skal være mulighed for at udbetale løn til undervisere og hjælpere, f.eks. på bowlingskolerne. Forbundsbestyrelsen besluttede, at, for så vidt angår bowlingskolerne, så er det tanken, at når der skal indgås nye kontrakter med talenttrænerne, så skal de forpligtes til at være undervisere på bowlingskolerne. Danmarks Bowling Forbund fortsætter med nuværende ordning, hvor reelle udgifter dækkes, som f.eks. fortæring og kørsel, hvilket sker efter fremsendelse af bilag til forbundskontoret, men arbejdet er ulønnet. 6. DIF s fordelingsnøgle Danmarks Bowling Forbund trækker sig ud af nogle af parametrene i fordelingsnøglen pr. 1. januar 2016, hvilket passer med de øvrige kontraktaftaler vi har med DIF, og så har vi også på dette tidspunkt styr på, hvilke parameter vi vil satse på. Fordelen ved at Danmarsk Bowling Forbund trækker os ud af dele af fordelingsnøglen, er, at vi så udelukkende kan anvende ressourcerne på de områder, hvor det giver mening for DBwF og alligevel opretholde tilskudsniveauet. 7. Nedsættelse af arbejdsgruppe turneringspropositioner Det blev besluttet, at der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der skal komme med forslag til turneringspropositioner, også fordi 33 forsøges skrevet ud af lovene i 2015, så det fremadrettet er DT-udvalget, der skal fastsætte propositionerne. JD udarbejder kommissorium med HG som sparring, og herefter vil der blive arbejde på at finde medlemmerne. Det er tanken, at gruppen skal bestå, både af elitære personer, men også spillere fra lavere rangerende rækker, så alle bliver hørt.
8. Kommunikation internt/eksternt Forbundsbestyrelsen har modtaget et oplæg omkring kommunikation internt/eksternt, som kort blev drøftet. Spørgsmålene er dog så omfattende, at det kræver en mere grundig gennemgang, som ikke vil kunne lade sig gøre på et almindeligt møde i Forbundsbestyrelsen. Det blev besluttet, at der inden repræsentantskabsmødet i maj 2015 skal afholdes et seminar for Forbundsbestyrelsen, hvor dette skal gennemgås, og herunder skal der også udarbejdes et oplæg omkring strategi for talent- og landsholdsprodukterne. Der blev dog allerede nu besluttet, at der laves et sted på Danmarks Bowling Forbunds hjemmeside, hvor man kunne lave vidensdeling med blandt andet praktiske ting, hoteller, spisesteder, billige rejser osv., så det gør det nemmere for nye bowlere, der gerne vil ud og spille internationalt. 9. Startpakke (Bowlingskolekoncept) Der blev drøftet, om man skal have licens for at kunne deltage. Der findes børn i klubberne rundt om, der ikke har licens, og som stadig bør have mulighed for at komme på bowlingskole. Vil man kunne sige, at det er forbehold medlemmer af en klub, og de dermed ikke behøver at have licens? Der blev også drøftet, om vi har mulighed for at udlevere et gavekort til nye bowlere, hvor de får et gavekort til deltagelse i en bowlingskole eller S-træf (findes kun på Sjælland). Udgiften for spilleren for deltagelse i bowlingskole 1 er kr.175, og antages det, at der er 50 nye spillere, vil det give en udgift på kr. 8.750. JB drøfter dette med ungdomsudvalget, herunder om der vil kunne findes økonomi til dette i budget 2015. For så vidt angår S-træf kunne dette eventuelt være en breddeaktivitet for seniorspillere i 2015. JD indhenter nærmere oplysninger omkring S-træf i KBU/SBwU, herunder pris og afviklingsmetode, og undersøger samtidig ved unionerne, om det er en aktivitet som de kunne tænke sig at gennemføre i 2015.
Sagsbehandling 10. Data/BowlingPortalen Forbundsbestyrelsen v/per Henriksen har tidligere over for Lars Møller Jensen orienteret om, at man ville bede juridisk rådgiver om at kigge på, om der skulle være sket tillidsbrud omkring indhentelse af data fra BowlingPortalen i forbindelse med en protestsag. Forbundsbestyrelsen besluttede, at der ikke fortages yderligere i denne sag, da Forbundsbestyrelsen ikke på nogen måde har belæg for at mistænke, at der skulle være sket noget ulovligt. 11. Regnskab VM 2013 Behandlet som lukket punkt, og derfor ikke refereret. Orientering 12. Strukturprocessen Der har været afholdt møde den 22. oktober 2014 i styregruppen hvor også enkelte repræsentanter fra faggrupperne deltog. Styregruppen er nu så langt i processen, at opgaven i december går på at få nedfældet den indstilling, som styregruppen har til Forbundsbestyrelsen, så den er klar til Forbundsbestyrelsens møde i januar. Efter planen afholdes der to dialogmøder med repræsentantskabet den 14. januar 2015 i Roskilde og den 15. januar 2015 i Horsens. På de to møder vil der blive redegjort for, hvor langt arbejdet er, og der vil samtidig blive formidlet, hvad der agtes at fremlægges til repræsentantskabsmødet i maj 2015. Der er aftalt nyt møde i styregruppen i starten af januar 2015. 13. Bemanding og drift BowlingPortalen Der er i øjeblikket et problem omkring, at snittet ikke nødvendigvis passer, da der går noget galt i den periode fra et medlem melder sig ud fra en klub og i den periode, hvor vedkommende har karantæne. HG giver JD besked om, hvem der har de forskellige arbejdsopgaver inden for BowlingPortalen, så dette kan blive offentliggjort.
14. Personalestatus Der er lavet ny kontakt med sportschef Lotte Olsen pr. 1. januar 2015, hvor hun går fra 18 til 30 timer pr. uge fuldt finansieret af Team Danmark, samtidig er der også sket en ændring af hendes arbejdsopgaver, som også fremgår af masterplanen. Der er indgået en ny 1-årig kontrakt pr. 1. januar 2015 med Jesper Mikkelsen. Når VM i Abu Dhabi er overstået, vil der blive afholdt møde med landsholdstrænerne vedrørende indgåelse af nye kontrakter. 15. Møde med klubber i Region 1 Der har været holdt møde med klubberne i Region 1, med henblik på genoprettelse af gensidig tillid mellem klubberne i region 1 og Forbundsbestyrelsen. Vi afventer referat fra mødet, hvorefter der vil ske nærmere orientering til den resterende Forbundsbestyrelse. 16. Mødeafrunding og evaluering Forbundsbestyrelsen synes, at mødestrukturen i Forbundsbestyrelsen er ved at nå et meget effektivt niveau, og det skal fremover bestræbes, at har man afholdt møde med nogen, skal der udarbejdes referat, som sendes ud til orientering til de øvrige medlemmer i Forbundsbestyrelsen, da dette fremmer orienteringen/sagsbehandlingen under møderne, og alle er orienteret på samme niveau. Mødet slut kl. 15:00. Referent Birgitte V. Andersen