Jan Donde JD Administrationen / referent

Transkript

1 Torben V. Andersen TVA Afbud Hans Græsvig HG Mødeleder Ole Kristensen OK Afbud Leif Hansen LH Martin Guldager MG Kurt Gaundorf KG Afbud Brøndby, Jan Donde JD Administrationen / referent Dagsorden bestyrelsesmøde lørdag den 3. marts 2018 kl Mødet afholdes i Odense Bowlinghal, Møllemarksvej 80, Odense R E F E R A T 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt. Politiske drøftelser / beslutninger 2 Årsresultat og ledelsesberetning, regnskab 2017 Revisionen har den 28. februar indledt revisionsarbejdet. JD gennemgik alle posterne i årsrapporten og kommenterede ledelsesberetningen. Bundlinjen udviser et overskud på mod et budgetteret overskud på Bestyrelsen anbefaler, at midlerne i ungdomsfonden finder anvendelse, fremfor saldoen blot samler støv. 3 DBwF repræsentantskabsmøde 2018: Drejebog, beretninger, lovforslag, ærestegn og valgsituationen HG og JD gennemgik drejebog og action områder. Dirigenterne har givet tilsagn. Der er etableret aftale med sekretariatet i IKC (KUF) om sekretærbistand til referat og praktik omkring mappen. HG aftaler mere præcist med TVA om tovholderrollen på mappen. Beretninger er indgået fra Disciplinærudvalget, DT-udvalget, Landsaktivitetsudvalget og DBwF Vest.

2 JD rykker for de resterende beretninger. BK Sundby har stillet ændringsforslag ift. deadline for indtastning af holdresultater til Bowling Portalen. Bestyrelsen anser ikke problemet af en sådan karakter, at det kræver ændrede deadlines. Bestyrelsen stiller ikke ændringsforslag, men afventer repræsentantskabets stillingtagen. TVA arbejder med forlag til ændring af termin for afholdelse af repræsentantskabsmøde. Det giver god mening, at fremrykke mødet til marts fremover. TVA arbejder endvidere med eventuelle ændringer ift. DM og DT udvalgene, samt landsaktivitetsudvalget. Forslag fra DBwF Vest vedrørende beklædning til lokale stævner er modtaget. TVA har været i dialog med Torben Rasmussen om emnet. Endeligt forslag afventes. Der er modtaget indstilling om ærestegn. Bestyrelsen kunne ikke imødekomme ansøgningen. JD meddeler afslag til ansøger. TVA genopstiller til formandsposten. LH meddeler, at han grundet stigende arbejdspres civilt, ikke genopstiller til bestyrelsen på repræsentantskabsmødet den 26. maj i Fredericia. Der er emne til afløsning af Søren Larsson. Emnet deltager på bestyrelsesmødet 14. april i Brøndby. Bestyrelsen drøftede endvidere suppleantemne. JD fortsætter dialogen med emnet. Poul Jan Nielsen genopstiller ikke til posten som leder af lovudvalget. Der er tilsagn fra Ordensudvalgets leder Erik Pedersen og medlem John Wozny 4 Øst / Vest årsmøder (agenda og valgsituation) Øst har, på opfordring fra en klub, valgt at tematisere emnet omkring deltagelse af damer på herrehold. Drøftelserne må afdække om der er stemning for udvikling af ændringsforslag til næste år. Alle genopstiller som det ser ud p.t. Vest: med undtagelse af Robert Rasmussen, genopstiller alle øvrige. Der er nyt emne til afløsning for Robert Rasmussen.

3 5 DBwF s strategiske masterplan : Status på igangsætning af styregruppe og arbejdsgruppemøder, samt personalerekruttering Det første styregruppemøde er afholdt med præcisering af gruppens rolle, mødefrekvens og status på øjeblikkelige udfordringer og opgaver. Gruppen drøftede indgående oplæg til 1-2 nye typer af medlemskab jf. indsatsområde i den strategiske masterplan. Der er i den forbindelse særlig fokus på det løse klientel, der dagligt opsøger bowlingcentrene. Endvidere arbejdes med et koncept omkring individuelle medlemskaber. Gruppen drøftede endvidere situationen ift. ungdomsudvalgets rolle i den nye administrative struktur. Der er usikkerhed omkring nuværende ungdomsleder Allan Rasmussens fortsatte medvirken. Allan Rasmussen ønsker ikke at lægge navn til budget, idet han er stærkt bekymret for den budgetramme, bestyrelsen har udstukket. JD tager møde med Allan Rasmussen og Ole Kristensen, samt med resten af det nuværende ungdomsudvalgs medlemmer. Der har været møde i arbejdsgruppen Organisationsudvikling, ledelse og klubudvikling. Gruppen har igangsat en række initiativer. Bl.a. VIP møder med udvalgte klubber med henblik på at drøfte klubudvikling. Endvidere er der berammet møder med Øst og Vest ledelser for at afdække eventuelle udfordringer i Øst/Vest strukturen, samt niveauet med aktivitetsteams. Der er møde i reaktivering af tidligere medlemmer fra voksengruppen den 5. marts i Odense og møde i fastholdelse og rekruttering af børn og unge den 15. marts i Brøndby. Der er ansat ny børn/unge projektleder med tiltrædelse 1. april. Der var 32 ansøgere. Alle udenfor bowlingmiljøet. JD sender nyhedsinfo til klubberne vedrørende nyansættelsen og øvrige konsekvenser i forbindelse med den nye administrative organisering. 6 Budgetforhandlinger 2018 og 2019 Der er fortsat store udfordringer med at få 2018 og 2019 budgettet til at leve op til den økonomiske genopretningsplan. Indtægterne svigter som konsekvens af det stadigt faldende medlemstal.

4 Bestyrelsen foretog en række justeringer i budgetmaterialet og besluttede, at det reviderede 2018 budget og 2019 budgettet som minimum skal balancere. JD arbejder videre med budgetprocessen på baggrund af bestyrelsens input. Det kan i den forbindelse blive nødvendigt at revurdere tidligere beslutning om gratis prøvelicens til helt nye medlemmer over 18 år. Som meddelt under pkt. 5 ønsker ungdomslederen ikke at udarbejde budget, hvorfor denne opgave nu ligger hos JD. 7 Satser holdtilmelding 2018/2019 Den samlede indtægt på årsbasis er estimeret til , som det fremgår af budgetmaterialet, der blev godkendt på repræsentantskabsmødet i Satserne der fremgår af materiale fra 27. februar 2017 skal kvalitetssikres. TVA anmodes om at forholde sig til det. Det er endvidere nødvendigt, at bringe satserne for klubkontingent til afstemning på repræsentantskabsmødet i 2018, idet satserne er gældende pr. 1. januar I lighed med det oprindelige arbejdsmateriale for holdtilmeldingssatser, skal kontingentsatserne også en tur over knæet. 8 Opfølgning fra bestyrelsesmødet den 11. november og 13. januar vedrørende dommerordning Status på Øst / Vest rapporter til TVA Punktet udsat i TVA s fravær. Sagsbehandling Ingen sager til behandling Orientering 9 Orientering fra bestyrelsens medlemmer Herunder status på persondataforordningen og minimumskrav til bowlingcentre Minimumskrav til bowlingcentre: Kravene implementeres i standardkontrakten og sendes til høring i alle centre i marts måned. Kontrakten er til gennemsyn hos TVA, der færdigbehandler de juridiske aspekter i aftalen.

5 Der er behov for, at klubberne committer sig til konsekvenser ved centrenes manglende overholdelse af krav. Emnet italesættes på repræsentantskabsmødet. Persondataforordningen: Alle klubber har modtaget fælles skrivelse fra DIF/DGI med anbefalinger om håndtering af procedurer og papirgang. DBwF er tilmeldt work shops om emnet. TVA har deltaget i den første. MG: Øst har gennemført mesterskab med 184 deltagere, hvilket er ovenud tilfredsstillende. 216 herrer og 115 damer har deltaget i de syv Old boys/girls stævner. Propositionerne er ved at være på plads for sæson 2018/ Orientering fra administrationen JDO arbejder med ny uddannelsesstruktur, trænere, ledere, dommere og indkalder i den forbindelse alle interessenter til møde om emnet a.s.a.p. Skole OL, årsregnskab 2017, strategiske spor og nyansættelse fylder en del p.t. 11 Orientering fra den sportslige organisation Afslutning Landsholdet til EYC i Aalborg er udtaget. EWC holdet udtages snart. Der er udfordringer med spillerpotentialet p.t., p.g.a. en række afbud. 12 Mødeafrunding og evaluering Det planlagte bestyrelsesmøde den 5. maj i Viby flyttes til Brøndby med opstart kl p.g.a. DIF s årsmøde samme formiddag i Brøndby.