Favrskov Forsyning A/S

Favrskov Forsyning A/S Referat Mødedato 13. december 2013 Starttidspunkt 15:30 Mødested/mødelokale Afbud fra Kulturhuset InSide, Hammel Michael P. Tersbøl

INDHOLD Favrskov Forsyning A/S 13. december 2013 Sagsnr. Side 16. Budgetopfølgning Favrskov Forsyning 31. oktober 2013 - ÅBENT 39 17. Strategisk samarbejde med andre østjyske forsyninger - ÅBENT 41 18. Ekstraordinær generalforsamling 2013 Favrskov Affald A/S - ÅBENT 45 19. Ekstraordinær generalforsamling 2013 Favrskov Spildevand A/S - ÅBENT 46 20. Orientering til Bestyrelsen december 2013 - ÅBENT 47 Underskriftsark 51 38

16. Budgetopfølgning Favrskov Forsyning 31. oktober 2013 - ÅBENT Tidl. behandling Forventet sagsgang Bestyrelsesmøde 13. december 2013 Lovgrundlag Forretningsorden for Favrskov Forsyning A/S Favrskov Forsyning A/S 13. december 2013 Sagsnr. 710-2013-75887 Sagsbehandler DPJAJU SAGENS INDHOLD Direktionen redegør i henhold til selskabets forretningsorden overfor bestyrelsen for selskabets økonomiske forhold. Der vedlægges en redegørelse som bilag til sagen. VURDERING Favrskov Forsyning A/S har pr. 31.10.2013 leveret personale og administrationsydelser til Favrskov Affald A/S og Favrskov Spildevand A/S for 18,4 mio. kr. Løn- og personaleomkostninger er i perioden opgjort til 15,2 mio. kr. Omkostningerne forventes som konsekvens af flere ændringer i personalesammensætningen at blive marginalt højere end budgetteret i 2013. Merforbruget af løn- og personaleomkostninger opvejes delvist af et mindreforbrug på øvrige administrationsomkostninger. Selskabet har realiseret finansielle indtægter på 0,2 mio. kr., som ikke har været budgetteret. Det forventes, at selskabet realiserer omkostninger i 2013 for 22,0 mio. kr. mod budgettet på 21,8 mio. kr. Meromkostningen opvejes af den ikke budgetterede finansielle indtægt. Favrskov Forsyning A/S har pr. 31.10.2013 et indestående på 1.589.547 kr. Der er derudover 1.042.520 kr. til fordeling mellem Favrskov Spildevand A/S og Favrskov Affald A/S fra forbrugernes indbetalinger. INDSTILLING Direktøren indstiller til Bestyrelsen: 1. At budgetopfølgningen pr. 31.10.2013 for Favrskov Forsyning A/S godkendes. BESLUTNING Favrskov Forsyning A/S, 13. december 2013: Fraværende: Michael P. Tersbøl 39

Godkendt. Bilag Favrskov Forsyning AS - Redegørelse for selskabets økonomiske forhold pr. 31.10.2013.docx 710-2013-278508 40

17. Strategisk samarbejde med andre østjyske forsyninger - ÅBENT Tidl. politisk behandling Favrskov Forsyning A/S 13. december 2013 Sagsnr. 710-2013-74576 Sagsbehandler DPLB Forventet sagsgang Lovgrundlag Bestyrelsesmøde 13. december 2013, generalforsamling maj 2014 Vandsektorlovgivningen, selskabernes vedtægter SAGENS INDHOLD For at realisere ejerstrategiens intention om at forbedre forsyningens effektivitet, har Favrskov Forsyning gennem det sidste halve år arbejdet sammen med østjyske forsyningsselskaber for at undersøge muligheden for at etablere et fælles samarbejde omkring serviceydelser herunder med et særligt fokus på indkøb. Ønsket er at etablere et fælles selskab, der kan udføre ydelserne, da dette vil betyde, at ydelserne kan udføres til kostpriser. Hvis ydelserne blot købes ved et andet forsyningsselskab, skal det ske til markedspriser. Ved at deltage i samarbejdet er der en mulighed for at effektivisere selskabernes indkøb, da det vil betyde, at arbejderne/ydelserne kan udbydes med større mængder. Samtidig vil der ske en professionalisering af udbuddene, idet disse opgaver i dag er fordelt på mange medarbejdere. Det vil være med til at sikre, at udbuddene altid overholder de gældende regler indenfor et ret omfattende og kompliceret juridisk regelsæt omkring udbud. Et lignende samarbejde er etableret på Fyn, hvor SamAqua A/S leverer ydelser til flere af de fynske samt enkelte jyske forsyningsselskaber. Her etablerede man selskabet i 2012. De ydelser, der leveres fra SamAqua til ejerselskaberne er primært indkøb, men enkelte forsyninger køber desuden IT-ydelser hos SamAqua. Det vurderes her, at der kan opnås en besparelse på 8-10 procent af de samlede indkøbsomkostninger. Selskabet skal stiftes indenfor rammerne af vandsektorlovens 19. Flere forsyninger har sammen med Favrskov Forsyning deltaget i forundersøgelserne, og der er på nuværende tidspunkt interesse fra flere selskaber i at tegne sig som A- aktionærer. For at opnå mulighed for at købe selskabets ydelser til kostpris skal stiftelsen ske indenfor rammerne af vandsektorlovens 19. På nuværende tidspunkt har Syddjurs Spildevand, Odder Spildevand og Aarhus Vand til hensigt at indgå i stiftelsen som A-aktionærer. Reguleringen af vandsektoren fritager afskrivninger for regulering. For at bevare denne fordel foreslås det, at der etableres et sameje, der indkøber aktiver til ser- 41

viceselskabet, når værdien overstiger 250.000 kr. Formålet med samejet er at sikre, at afskrivningerne på aktiverne ikke skal medregnes som driftsomkostninger i selskabernes prislofter, hvorved det vil indgå i effektiviseringspotentialerne ved fastsættelse af prisloft for det enkelte selskab. Bestyrelsesarbejdet i selskaberne er ulønnet. I bestyrelserne indgår direktørerne i selskaberne, da der vil blive tale om rent administrative ydelser. VURDERING I dag køber Favrskov Forsyning enkelte ydelser ved Favrskov Kommune. Det drejer sig om IT-ydelser, HR-bistand, juridisk bistand og lignende. På sigt vurderes det, at der vil opnås en større synergi i et indkøbssamarbejde mellem flere forsyninger, end der er mellem forsyning og kommune, da der vil være større ensartethed i de ydelser, som forsyningsselskaberne efterspørger. Allerede i dag købes ydelser udenfor Favrskov Kommunes IT-løsninger, da det ikke er lovligt at handle direkte mellem Favrskov Spildevand A/S og Favrskov Kommune i henhold til vandsektorlovgivningen. Derfor har Favrskov Spildevand A/S indkøbt og etableret serverer til SRO-anlægget på Drøsbro renseanlæg. Det er en ydelse, som kræver en særlig viden, som personalet i Favrskov Forsyning ikke besidder. I sådanne tilfælde vil det være fornuftigt, at indgå samarbejder med andre forsyninger, så ydelsen kan udføres i et fælles selskab, hvorved man sikrer en mindre sårbarhed og bedre indkøbsaftaler. Der vurderes at være et betragteligt effektiviseringspotentiale ved at samarbejde om indkøbsprocessen i et fælles serviceselskab. I løbet af 2 3 år vurderes det, at selskabet kan opnå en nettobesparelse på 0,4-0,8 mio. kr./år. På grund af opstartsomkostninger vil der i år 0 og 1 sandsynligvis være en mindre nettoomkostning. Arbejdet er i tråd med Favrskov Kommunes ejerstrategi, hvori der står: Kommunen ønsker, at ledelsen i forsyningen er åbne overfor at udvide forsyningens forsyningsområder, herunder ved at overtage andre forsyninger, eller etablere tætte samarbejder med andre forsyninger, hvis muligheden skulle byde sig, og dette vil være til gavn for forsyningens virksomhed og forbrugerne. Beslutningen om stiftelsen af et fælles selskab skal godkendes på generalforsamlingen jf. vedtægtens punkt 3.5 b: Generalforsamlingen i Favrskov Forsyning A/S skal forud for bestyrelsens endelige vedtagelse godkende beslutninger om forhold af fælles økonomisk og/eller politisk betydning for selskabet og Favrskov Kommune, herunder blandt andet indgåelse af længerevarende og væsentlige strategiske alliancer eller andre permanente strategiske samarbejder med ikkekoncernforbundne virksomheder. Der er udarbejdet følgende bilag, som vedhæftes sagen: 42

Vedtægter Allonge Samejeaftale Ejeraftale Stiftelsesdokumenter Cover letter (kan læses som et sammendrag) Bilagene er udarbejdet med bistand fra en af KPMG s juridiske konsulenter. INDDRAGELSE/KOMMUNIKATION MED-udvalget er informeret om undersøgelserne på MED-mødet i november. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Selskabet stiftes med en aktiekapital på 1.100.000 kr. fordelt på kr. 1.000.000 A- aktier og kr. 100.000 B-aktier. Både A og B-aktionærer kan gøre brug af ydelserne i Shared, men A-aktionærerne har større indflydelse på beslutninger i Shared, end B-aktionærerne. Det foreslås at aktiekapitalen fordeles blandt A-aktionærerne i henhold til medarbejderantallet i selskaberne. Indflydelsen (stemmeandelen) fordeles ligeligt blandt A-aktionærerne. Med 4 A-aktionærer, vil Favrskov Forsyning skulle indskyde ca. 130.000 kr. i aktiekapitalen. Aktiekapitalen kan indskydes af Favrskov Forsyning A/S uden at Favrskov Kommune modregnes i bloktilskuddet. Ved køb af anlægsaktiver, vil udgiften fordeles blandt de deltagende selskaber i henhold til driftsomkostningerne i det enkelte forsyningsselskab. Det kan f.eks. være ved fælles køb af IT-systemer. Den samme fordelingsnøgle er tænkt anvendt ved fordeling af driftsomkostningerne. Dog skal disse afholdes af de selskaber, som deltager i de enkelte aktiviteter. Der kan godt udføres udbud, som en enkelt forsyning ikke ønsker at deltage i, og så vil denne forsyning heller ikke skulle bidrage til dækning af udgifterne. INDSTILLING Direktøren indstiller til Bestyrelsen: 1. At Bestyrelsen anbefaler til generalforsamlingen, at der indgås aftale om stiftelse af et fælles selskab. BESLUTNING Favrskov Forsyning A/S, 13. december 2013: Fraværende: Michael P. Tersbøl Godkendt. 43

Bilag Vedtægter - Shared 22112013 710-2013-280323 Allonge - Shared - 22112013 710-2013-280324 Cover Letter - Shared 20112013 710-2013-280335 Samejeaftale - Shared 20112013 710-2013-280326 Ejeraftale - Shared 20112013 710-2013-280327 Stiftelsesdokument - Shared 20112013 710-2013-280332 44

18. Ekstraordinær generalforsamling 2013 Favrskov Affald A/S - ÅBENT Tidl. behandling Forventet sagsgang Generalforsamling for Favrskov Affald A/S Lovgrundlag Vedtægt for Favrskov Affald A/S Favrskov Forsyning A/S 13. december 2013 Sagsnr. 710-2013-77627 Sagsbehandler DPJAJU SAGENS INDHOLD I henhold til vedtægten for Favrskov Affald A/S skal der på en ekstraordinær generalforsamling afholdt senest d. 31. december 2013 foretages valg af medlemmer til bestyrelse samt bestyrelsens formand og næstformand med virkning fra 1. januar 2014 Favrskov Forsyning A/S ejer 100 % af aktierne i Favrskov Affald A/S. Bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S udgør derfor generalforsamlingen for Favrskov Affald A/S. Der er vedlagt et protokollat for ekstraordinær generalforsamling, som udmønter Byrådets konstitueringsaftale. INDSTILLING Direktøren indstiller til Bestyrelsen: 1. At protokollatet for ekstraordinær generalforsamling i Favrskov Affald A/S tiltrædes. BESLUTNING Favrskov Forsyning A/S, 13. december 2013: Fraværende: Michael P. Tersbøl Godkendt. Bilag Protokollat for ekstraordinær generalforsamling i Favrskov Affald A/S 710-2013-281743 45

19. Ekstraordinær generalforsamling 2013 Favrskov Spildevand A/S - ÅBENT Tidl. behandling Forventet sagsgang Lovgrundlag Generalforsamling for Favrskov Spildevand A/S Vedtægt for Favrskov Spildevand A/S Favrskov Forsyning A/S 13. december 2013 Sagsnr. 710-2013-77633 Sagsbehandler DPJAJU SAGENS INDHOLD I henhold til vedtægten for Favrskov Spildevand A/S skal der på en ekstraordinær generalforsamling afholdt senest d. 31. december 2013 foretages valg af medlemmer til bestyrelse samt bestyrelsens formand og næstformand med virkning fra 1. januar 2014 Favrskov Forsyning A/S ejer 100 % af aktierne i Favrskov Spildevand A/S. Bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S udgør derfor generalforsamlingen for Favrskov Spildevand A/S. Der er vedlagt et protokollat for ekstraordinær generalforsamling, som udmønter Byrådets konstitueringsaftale. INDSTILLING Direktøren indstiller til Bestyrelsen: 1. At protokollatet for ekstraordinær generalforsamling i Favrskov Spildevand A/S tiltrædes. BESLUTNING Favrskov Forsyning A/S, 13. december 2013: Fraværende: Michael P. Tersbøl Godkendt. Bilag Protokollat for ekstraordinær generalforsamling i Favrskov Spildevand A/S 710-2013-281778 46

20. Orientering til Bestyrelsen december 2013 - ÅBENT Tidl. behandling Forventet sagsgang Bestyrelsesmøde 13. december 2013 Lovgrundlag Favrskov Forsyning A/S 13. december 2013 Sagsnr. 710-2013-3588 Sagsbehandler DPJAJU SAGENS INDHOLD Punkter til orientering. Forsyningskalender Som tidligere udsender vi en kalender til alle husstande i Favrskov Kommune. Vi udsender kalenderen i uge 2. Kalendere indeholder informationer om forsyningens aktiviteter. I år er der særligt fokus på ressourceudnyttelse. Virksomhedsplan 2014-15 For at øge nytten af virksomhedsplanen vil planen fremover blive udarbejdet i sammenhæng med budgettet. Derfor udarbejdes virksomhedsplan medio 2014 og den vil beskrive de planlagte aktiviteter for 2014 og 2015. Medarbejdervalg til bestyrelsen i Favrskov Forsyning A/S Medarbejderne har valgt 3 medarbejderrepræsentanter og 3 suppleanter til bestyrelsen for Favrskov Forsyning A/S. Repræsentanterne indtræder i bestyrelsen på første bestyrelsesmøde efter 1. januar 2014. Forbrugervalg til bestyrelsen i Favrskov Spildevand A/S Der afholdes forbrugervalg til bestyrelsen i Favrskov Spildevand A/S. Der skal vælges 2 medlemmer og 2 suppleanter. De valgte medlemmer indtræder i bestyrelsen på første bestyrelsesmøde efter 1. januar 2014. Der er opstillet 9 kandidater. Betalingsvedtægt og takster behandling i Favrskov Kommune Betalingsvedtægt for spildevandsanlæg og taksterne for afledning af spildevand er fremsendt til godkendelse i Favrskov Kommune. Sagerne behandles af Byrådet 17. december 2013. Prisloft 2014 Favrskov Spildevand A/S har modtaget endelig afgørelse vedr. prisloft 2014. Afgørelsen fastsætter prisloftet for 2014 til 64,30 kr./m³. 15,15 kr./m³ vedrører ikkeudnyttet indtægtsramme for 2014. I prisloftet er indregnet et individuelt effektiviseringskrav på 719.000 kr. Dette krav er fastsat, fordi Favrskov Spildevand A/S på baggrund af resultatbenchmark-resultatet har fået opgjort et effektiviseringspoten- 47

tiale på 2.876.000 kr. Dette potentiale gives selskabet 4 år til at realisere, hvorfor kravet er opgjort til ¼ af potentialet. Afgørelsen er i overensstemmelse med de forudsætninger, som er indarbejdet i budget for 2014. Benchmark Favrskov Spildevand har deltaget i procesbenchmarking gennem DANVA. Det samlede billede viser, at selskabets effektiviseringspotentiale fortrinsvis ligger på rensning af spildevand. Siden gennemførelsen af benchmark-undersøgelsen er der planlagt og gennemført flere forbedringer, som vi vil se effekten af ved de kommende undersøgelser. Resultaterne fra Benchmark 2013 vil indgå i planlægningen og budgetteringen for 2015. Skattepligt i Favrskov Spildevand A/S Som beskrevet i noterne til Årsrapport 2012 for Favrskov Forsyning A/S er der en usikkerhed i forhold til fastsættelsen af de skattemæssige indgangsværdier. Usikkerheden består i, at vandselskaberne over et har anvendt andre værdiansættelsesprincipper end SKAT. Branchen har taget udgangspunkt i de politiske intentioner med vandsektorloven, hvor det ikke har været hensigten at selskabsgørelsen af vandsektoren skulle medføre et øget skatteprovenu. SKAT har udmeldt nogle værdiansættelsesprincipper, som vil give et anseeligt provenu fra vandselskaberne. SKAT har 13. november anmodet Favrskov Spildevand A/S om at indsende materialer til SKATs vurdering af Favrskov Spildevand A/S skattemæssige indgangsværdier. KPMG er tilknyttet som rådgiver på sagen. KPMG oplyser, at det er deres forventning, at Favrskov Spildevand A/S i løbet af 1. kvartal vil modtage en afgørelse fra SKAT. Projekter Generelt: Der har været flere projekter, hvor der har været uforudsete udgifter. Det drejer sig især om store mængder overskudsjord, som har været særligt forurenet i forbindelse med vores saneringsopgaver. Dertil har det været en akut omlægning af en stor pumpeledning i Hinnerup. Desuden er spildevandsplanlægningen afholdt via saneringsopgaverne. Det betyder, at der har været en øget anlægsudgift på i alt 1.785.000 kr. i 2013 Søften: Anlægsarbejdet går efter tidsplanen. Der etableres GAB på de berørte veje (Grønhøjvej, Ananasvej, Rensdyrvej) inden jul. Næste år vil der udføres arbejder på Grøntoften og Æbleparken. Bussen er nu tilbage på den sædvanlige rute af Grønhøjvej. 48

Ulstrup: Der udføres sanering i Kirkevænget og på Villavej i 2013. Det betyder blandt andet, at vandløbet ved Hovedgade/rundkørslen vil blive omkoblet og ledes herefter direkte til Gudenåen via regnvandssystemet. Slugten/Ny Tilemannsvej: Bassinerne i Hammel udvides og en ledning i meget dårlig stand ved Ny Tilemannsvej er blevet omlagt til en større dimension. Dette udføres for at sikre de større regnvandsmængder kan håndteres gennem Hammel By. Grundfør: Projektet i Grundfør er nu afsluttet. Der er desuden udført kloaksanering i Røved, nedlægning af Rigtrup Renseanlæg, kloakering af Futting. På Hadsten renseanlæg etableres en slamafvander, som skal aflaste bedene på slammineraliseringsanlægget, da disse er voldsomt overbelastede særligt i vinterperioderne. Arbejdet er påbegyndt i år og afsluttes næste år. Arbejdet med etablering af nyt SRO-system på renseanlæg og pumpestationer afsluttes i år. Det betyder, at alle alarmer nu indgår via det nye system, hvilket medvirker til, at det nu bliver muligt at gå fra 2 vagtordninger til 1 fælles vagtordning i foråret 2014. I 2013 er der påbegyndt en revision af beredskabsplanen for spildevandsdriften. Planen opridser, hvordan man skal handle i tilfælde af forhøjede måleværdier, uheld eller i andre beredskabssituationer. Planen har tidligere været i en papirudgave, men bliver nu en digital plan. Alle driftsmedarbejdere indgår i processen med udarbejdelse af planen. Affaldsdrift Genbrugsbeholdere: Det har været et år med voldsomt stort træk på personaleressourcerne i forbindelse med implementering af genbrugsordningen. Men nu er ordningen kommet rigtig godt i gang, sorteringen går godt, og der er langt færre henvendelser fra borgerne nu. Dog har der været udfordringer med bølgepap og æggebakker. Derfor husstandsomdeles der snart en lille hænger, som viser nogle af de fraktioner, der ikke må komme i beholderen dette har været meget efterspurgt på vores arrangementer rundt i kommunen. Der omdeles en ny tømningskalender til alle husstande i denne måned med tømningsdatoer for 2014. Vi har nu omkring 5000 husstande, der er tilmeldt vores sms-ordning. Genbrugsordningen er også i fokus i den årskalender, der husstandsomdeles i det nye år. Dagrenovation: Der er nu udarbejdet en plan for tømning omkring juledagene. Denne annonceres i ugeblade samt på hjemmeside. Desuden omdeles 2 ekstra sække, som borgerne kan anvende i de situationer, hvor dagrenovatøren ikke kan komme rundt på grund af vejrliget en blå reservesæk. 49

Genbrugsstationer: I forbindelse med stormen i oktober, oplevede vi, at det blev nødvendigt at lukke pladserne, da det simpelthen blev farligt at færdes der på grund af flyvende genstande. Derfor er der nu aftalt en praksis, hvor pladsmændene kontakter driftsleder, forsyningschef eller direktør, hvis der opstår en situation, hvor det bliver for farligt at holde pladsen åben med henblik på at aftale lukning af pladsen. Det samme kan være tilfældet i forbindelse med pludselig islag, hvor der må afspærres, indtil pladsen er saltet. INDSTILLING Direktøren indstiller til Bestyrelsen: 1. At orienteringen tages til efterretning. BESLUTNING Favrskov Forsyning A/S, 13. december 2013: Fraværende: Michael P. Tersbøl Godkendt. 50

Underskriftsark Favrskov Forsyning A/S 13. december 2013 Nikolaj Per Schøler Michael P. Tersbøl Kurt Andreassen Joachim Laursen Kim Petersen 51