SAMARBEJDSAFTALE Mellem Grundejerforeningen Farum Kaseme og ISS Facility Services A/S Dalo:284,2-2O12
INDHOLD SAI RREEJPSAFTÀLE, Farrm Ka.sËme
I. SAi'ARBEJDSPARTER ISS Facility Services A/S CVR nr.: 1440604'2 Mønlmestervej3l 2400 København N (Efrerfølgende refereret til som ISS) og Kunden: Grundejerforeningen Farum Kaseme v/danejendomme CVR nr.: XXX Adresse: Tuborg Boulevard l2 Post nr. og by: 2900 Hellerup Arbejdsstedsadresse: Grundejerforeningen Farum ]Gserne, 3520 Farum (Efrerfølgende refereret til som Kunden) Aftalen er gældende på kundens ovenstående adresse/r. 2. OPSTARTS DATO Samarbejdet træder i krafl den 09 februar 2012. 3. SAMARBEJDSSTRUKTUR Kundens daglige kontaktperson hos ISS: ISS' daglige kontaktperson hos Kunden: Kenneth Hvolbøl Carsten lldor Før og under opstart anvender ISS mange ressourcer på instruktion af medarbejdere, support, planlægning og ledelse, for at sikre en glidende opstart og kvalitet i løsning af opgaveme fremover. ISS vil anvende den fornødne tid og iden fase være behov for at aholde møder mellem ISS stedlige ledelse og Kunden. lnstruktion af medarbejdere vil blive udført i overensstemmelse med Kundens procedurer og sarnarbejdsaftalen. OPSTARTSPROCEDURE Umid<lelbad efter modtaget underskrift af samarbejdsaftale fra Kunden, påbegynder ISS sin pfanlægning af opstarten. Der udarbejdes en kommunikationsplan, behov for materialer og udstyr afdækkes og bestilles hos leverandører, afhængig af behov for nye kvalificerede medarbejdere screenes og ansættes, INDLEDENDE OPSTARTSMøDE For at sikre et optimalt samarbejde, lægger ISS vægt på, at brugerne har en klar forståelse af hvilke/n, serviceydelser der er aftalt. ISS foreslår derfor, at der afholdes møde mellem ISS og repræsentanter fra Kunden for afdækning af aflalens omfang. Der foreslås følgende dagsorden; Gennemgang af samarbejdsaflalen inkl. SLA/KPl'er o Præsentation af kontaktpersoner Gennemgangafprocedurer r Udlevering af adgangsmedier og nøgler OPFøLGNINGSMøDER Formålet med disse møder er pr mært at afdække den aktuelle status på leverancen, sekundært at sikre stabil leverancæ fremadrettet. Efler opstart afholdes et opfølgn ngsmøde med det formål at sikre at samarbejdet fungerer som beskrevet i samarbejdsaftalen. Evt. justeringer udformes efier proceduren i punkt. 5. C lnrtnler Kunde SAMARBEJDSAFTALE, Farum Kaserne 3/9
ISS og Kunden affrolder hereffer løbende statusmøder om samarbejdet, med det formålat sikre at samarbejdet fungerer og evaluerer på tilfredshedsundersøgelser mv. 4. SERVICELEVERANCEN Leverancen omfatter følgende services specificeret i bilag A. Bilag A indeholder for hver service:. Pris for servicen Allonge med specifikkè bet ngelser for servicen Komrnende leverancer er også omfattet af betingelseme i nærværende aftale, og vil blíve beskrevet i bilag A. 5. ÆNDRINGER Nærværende betingelser er gældende for den aftale, der er indgået med lss, Enhver ændring af aftalen skel ske skiftligt. Eventuelle ekstraarbejder er omfaltet af nærværende betingelser, medmindre andet er aflalt skriftligt. 6. VEDERLAG'PR S Pris pr. service fremgår af bilag A. VederlageUprisen dækker de ydelser, som ISS skal levere i henhold til aftalen. I tillæg til vederlageuprisen betaler Kunden for de varer og ydelser, som ISS i henhold til aftalen indkøber for Kunden. 7. REGULERING AF VEDERLAG/PRIS Vederlag/Pds reguleres hvert år den 1. marts på baggrund af ISS' samlede omkostningsforøgelse i faktiske personaleomkostninger og materialeudgifter. Hvis der i afraleperioden i øvrigt sker forhøjelse af ISS' samlede faktiske personaleomkostninger som følge af lov- eller overenskomstændr nger eller, hvis der forekommer andre stigninger i de faktiske omkostninger, reguleres vededageuprisen med den procent, hvormed ISS' samlede omkostninger er blevet forhøjet løbende. Såfremt der i aftaleperioden i øvrigt forekommer stigninger i materialeudgifrer, reguleres vederlaget med den procent, hvormed ISS' samlede udgifter er blevet forhøjet. Prisen er ekskl. moms & miljøtillæg. 8. BETALING Vederlaget (inklusive betalingen for rå- og handelsvarer) faktureres månedsvis forud. Ekstraarbejder faktureres løbende. Betaling skal være ISS i hænde senest 8 dage efter fakturadato. Sker betalingen ikke rettidigt, tilskriver ISS renter fra forfaldsdag svarende til referencesatsen med et tillæg gâ7 % p.a. I tilfælde af forsinket betaling er ISS berettiget til at ophæve aftalen uden varsel og kræve erstatning for lab iden anledning, herunder det afralte vederlag og afholdte omkostninger i en periode svarende t ldet aflalte opsigelsesvarsel jf. punkt 5. 9. OPSIGELSE Aftalen eller selvstændige dele af aftalen kan opsiges af begge parter med 6 måneders skriftligt varsel til ophør den sidste i en måned dog tidligst lil den måned, der følger 12 måneder efrer aftalens indgåelse. Såfremt ISS trods gentagne skriftlige reklamationer væsentligt misligholder afralen og undlader at bringe ydelserne ioverensstemmelse med aftalens bestemmelser, kan aflalen opsiges med én måneds skriflligt varseltilophør den sidste i en måned.?,/z lnltialer Kuncie SAMARBEJDSAFTALE, Farum Kaseme 4t9
IO. TAVSHEDSPLIGT OG ANDRE PLIGTER FOR ISS IIIEDARBEJDERE ISS medarbejdere er både under og efter ansættelsesforholdet underkastet tavshedspligt med hensyn til Kundens arbejdsmetoder og produktion samt andre fortrolíge forhold, som ISS medarbejderen måtte få kendskab til hos Kunden. ISS medarbejdere skalfølge de regler, der er gældende for Kundens ansatte, ved ophold på Kundens virksomhed. II. REFERENCE Kunden accepter at ISS I forbindelse med markedsføring og i rimeligt omfang kan anvende Kunden som reference over for andre kunder. Endvidere kan ISS i aftalen løbetict anvende Kundens logo og navn i generel markedsføring. Hvor potentielle ISS kunder ønsker at kontakte Kunden som reference, skal Kunden så vidt muligt informeres inden. I2. ARBEJDSMILJø ISS er arbejdsmiljøcertificeret i henhold t l DS/OHSAS 18001 og vægter arbejdsmiljø meget højt. I henhold til Arbejdsmiljølovens $ 20 er ISS og Kundens arbejdsmiljøorganisationer forpligtet til at samarbejde, hvilket som minimum skal omhandle løsning af arbejdsmiljøproblemer, herunder forebyggelse af arbejdsulykker. Kunden stiller vederlagsfrit lokaler til rådighed for ISS til opbevaring af maskiner, redskaber saml materialer for de hos kunden beskæftigede ISS medarbejdere i henhold til de til enhver tid gældende regler herom. Hvis rummet deles med andre, skal der være klart afmærket plads til ISS' produkter. Kunden skal sikre: At der er den nødvendige adgang til varer/redskaber/maskiner, herunder i samarbejde med ISS sikre at rengøringsvogne kan betjenes uden unødige ergonomiske belastninger. r At der er etableret kunstig belysning i nødvendigt omfang, hvor ISS medarbejdere udfører arbejde.. At der er det forsvarlige indeklima, herunder rumventilation og effektiv venlilation over forurenende processer.. At ISS' medarbejdere er instrueret i kundens alarmerings- og/eller beredskabssystem. At ISS' kontaktperson til kunden instrueres og informeres om særlige forhold hos kunden, der har betydning for arbeldets udførelse, f.eks. særlig risiko for fare, vold, trusler, smilsomme sygdomme mm.. At ISS orienteres om afgørelser om psykisk arbejdsmiljø, strakspåbud, pábud, forbud og vejledninger, som kunden har modtaget fra Arbejdstilsynet. i forhold til den serviceydelse, ISS skal levere. Såfremt dette ikke sker og ISS efrerfølgende modtager påbud for samme forhold, skal kunden betale omkostningeme for ISS i forbindelse hermed, men ikke Þgrænset til bøde. o At midler, maskiner og tekniske hjælpemidler, som kunden forlanger og/eller stiller til rådighed for lss, efterlever reglerne for eflersyn og vedligehold i henhold til fabrikantens anvisninger og gældende regler herom, herunder har ansvaret for indretningen af tekniske hjælpemidler. lss skal have kopi af brugsanvisninger og sikkerhedsdâteblade for midler. ISS' medarbejdere får af kunden adgang til samme velfærdsfacil teter, som kundens medarbejdere har og på samme vilkår som Kundens medarbejdere. Eventuelle udgifter ISS måtte afholde til udbedring samt påbud fra Arbejdstilsynel vedrørende ovenstående, som skyldes kundens forhold, skal betales afkunden. 13. ADFÆRDSREGLER ISS har adfærdsregler, som sætter standarder for hele koncernen indenfor:. Medarbejdemes adlærd(unlglobalagreement) o Anti-korruption og bestikkelse r Overholdelseaf konkunenceregler Se yderligere på www.issworld.com I 4. NøGLER/ADGANGSi'IEDIER Kunden udleverer mod kvittering det nødvendige antal nøgler/adgangsmedier. I tilfælde af ISS medarbejderens tab af de overdragne nøgler/adgangsmedier, erstatter ISS omkostningen til reproduktion C inûíaier Kunde SAMARBEJDSAFTALE, Farum Kaseme 5/9
af de(n) eller de tabte nøgler/adgangsmedier, men ikke andre skader eller tab lidt af Kunden. Omstilling/udskifr ning af låsesystemer erstattes kke. I5. ERSTATNINGSANSVAR ISS er ansvarlig for skade på ting, der skyldes ISS' uagtsomhed. Driftstab, avancetab eller andet indirekte tab erstattes ikke, og ISS' erslatningsansvar kan i intet tilfælde overstige 10 mio. kr. pr. skade pr. kalenderår. Erstatningskrav eller reklamation skal anmeldes skriñligt til ISS snarest muligl og senest inden 14 dage efier, at skaden er konstateret. ISS er til enhver tid forpligtet til at afhjælpe en mangelfuld ydelse. Mangel- eller forsinkelseskrav skal slraks anmeldes skriftligt til lss. I6. FORCE MAJEURE Ved force majeure suspenderes ISS'forpligtelse ihenhold til aftalen. Force majeure foreligger blandt andet i følgende situationer: Direkte eller indirekte følger af en naturkatastrofe, krig, regeringsindgreb. import- eller eksportreslriktioner, strejke og lockout (overenskomstmæssige såvel som overenskomstslridige), ildebrand, oversvømmelse, forsyningsmangel, epidemi. Såfremt force majeure situationen ikke ophører inden dmelig tid, har hver part ret til at ophæve afralen med 30 dages skriftlig varsel. I tilfælde al Ío æ majeure hos Kunden eller lss, der forhindrer ISS' opfyldelse af afralen, reduceres ISS' vederlag med den omkostningsreduktion, som ISS måtte opnå. Påberåbelse af force majeure skal ske uden ugrundet ophold til den anden parl. 17. TVISTER Tvister opstået i forbindelse med kundeordre eller andet, afgøres efter dansk rets almindelige regler, Sagen anlægges ved de ordinære domstole efler dansk rets væmetingsregler. I8. SECURITISATION Såfremt ISS sælger et eller flere tilgodehavender mod Kunden til ISS Collections Limited eller en anden køber, er ISS berettiget t l at videregive personoplysninger vedrørende Kunden til ISS Collections Limited eller en sådan anden køber til brug for identifikation og forvaltning af de solgrte tilgodehavender. Videregivelsen og administralionen af videregivne personoplysning vil ske i overensslemmelse med persondataloven og anden tilsvarende lovgivning. Kunden er bekendt med, at Kunden er berettiget til at få indsigt i personlige oplysninger om Kunden, der behandles, samt at Kunden er berettiget tìl at få eventuelle fejlagtige oplysninger om Kunden rettet eller slettet. Kunden er endvidere bekendt med, at Kunden er berettiget til at gøre indsigelser mod behandlingen og personlige oplysninger, samt at eventuelle klager vedrørende behandlingen af personlige oplysninger skal reltes til: Dalatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K. 1 9. VIRKSOMHEDSOVERDRAGELSE Såfremt virksomhedsoverdragelse er relevanl for samarbejdsaftalen er følgende gældende: I henhold til lov om virksomhedsoverdragelse overtager leverandøren pr. overtagelsestidspunkt nogle medarbejdere, overdragne medarbejdere, som tidligere har værel ansat til at udføre serviceydelseme og som er omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven. Overførsel af overdragne medarbejdere til ISS sker på de løn- og ansættelsesvilkår, der fremgår af de overdragne medarbejderes gældende ansætlelsesvilkår og i øvrigt i overensstemmelse med gældende lov og aftaler (herunder kollektive overenskomster). ISS ønsker ikke at indtræde i de(n) kollektive overenskomst(er) og evt. lokalaftale(r), hvorfor bestemmelserne om løn og ansættelsesvilkår i disse alene vil blive respekteret som individuelle vilkår overfor den af virksomhedsoverdragelsens omfattede medarbejdere indtil overenskomstens og evt. lokalañalers udløb. Alle forpligtelser, der påløber på og efter overtagelseslidspunktet påhviler lss, dog med respekt af medarbejdenefusionsopgørelsen. Kunden skal holde ISS skadesløs for samtlige omkostninger og forpligrtelser vedrørende de overdragne medarbejdere for perioden forud for overtagelsestidspunktet, eksempelvis men ikke begrænset til løn, tnrt aiealss lnrtraler Kunde SAMARBEJDSAFTALE, Farum Kaserne 6/9
feriepenge, feriegodtgørelse, SH godtgørelse, bonus, arbejdsskadeforsikring, arbejdsløsheds- og sygedagpenge, omsorgsdage, fritvalgskonto. Såfremt der efter overtagelsestidspunktet rejses noget krav mod Kunden eller Leverandøren fra de overdragne medarbejdere, myndighedeme, herunder fagforeninger eller andre, som sløtter sig på Kundens handlinger eller undladelser i tiden før overtagelsestidspunktet skadeløsholder Kunden ISS for ethvert dokumenteret tab, som ISS måtte lide som følgende heraf, herunder omkoslninger til sagens førelse. Med virkning fta overtagelsestidspunktet skal Kunden refundere samtlige udleeg, aftoldt til de overdragne medarbejdere på Kundens vegne, refundere meromkosùringer, der er forbundet med, at ISS skal følge lov om virksomhedsoverdragelse herunder, men ikke begrænsel lil: a) Lønforskel som følge af højere timeløn b) Støne pensionsordning c) Udbetaling af særlige tillæg ect, d) Fratrædelsesgodtgørelser Endvidere skal Kunden afregne alafspadsering, som overdragne medarbejdere måtte ønske at få udbetalt. For så vidt angår overdragne medarbejdere, der ikke ønsker at få aßpadsering udbetalt, skal Kunden kompensere Leverandøren for dette beløb pr. overtagelsestidspunktet. Alt dette sker over en medarbejdenefusionsopgørelse, Kunden erklærer, at der med hensyn til optjent løn, inkl. eventuelt tilgodehavende overtidsbetaling/ afspadsering, bonus m.v. ikke pr, overlagelsestidspunktet er nogen forpligtigelser overfor de overdragne medarbejdere, idet det aftales, at tilgodehavende indtil overtagelsestidspunktet berigtiges af Kunden inden overtagelsen. For så vidt angår optjente feriepenge, feriefridage og omsorgsdage indtil overtagelsestidspunktet, er det aftalt at Kunden udarbejder en oversigt på tilgodehavende feriedage, feriefridage, omsorgsdage m.v. samt indbetaler værdien af disse til Leverandøren senest lo dage før lønatuikling. Såfremt de overdragne medarbejdere ikke ønsker at acceptere de af ISS varslede ændringer i deres ansættelsesvilkår eller ISS konstaterer overlallighed, ansættelsesretlige problemer med de overdragne medarbejdere som nødvendiggør afskedigelse, er Kunden forpligtet til at refundere ISS udgifrer til fralræde lsesgodtgøre lse. Senest ti (f 0) dage efrer modtagelse af medarbejdenefusionsopgørelsen skal Kunden ved skrifrlig meddelelse lil ISS enten godkende eller atoise medarbejdenefusionsopgørelsen og, i tilfælde af afvisning, rimeligt begrunde, hvorfor Kunden ikke kan godkende medarbejdenefusionsopgørelsen, Såfremt Parterne ikke kan opnå enighed inden for tí (10) dage efter, at Kunden har givet ISS meddelelse om sin stillingtagen, afgøres uoverensstemmelsen af de aftaleansvarlige. Den medarbejdenefusionssaldo, der er opnået enighed om eller som er fastlagt af de afialeansvarlige betales senest ti (10) dage efter, at der er opnået enighed mellem parteme. Kunden indeslår for: 1. at oplysninger vedrørende de overdragne medarbejdere er konekte, nøjagtige og fuldstændige i særdeleshed i forhold til: a. alder, anciennitet samt ferierefligheder, b. løn og andre goder, c. pensionsretligheder, d. rettigheder i forhold til fratrædelsesgodtgørelser, e. kollektive overenskomster, lokalafraler, forsøgsordninger, kutymer og personalepolitikker som er gældende for deres ansættelsesforhold. 2. at ingen af de overdragne medarbejdere er eller har inden for de seneste 3 år været involveret i en faglig konflikt med Kunden og at der ikke foreligger omstændigheder, som kan resuìtere i en faglig konflikt, der involverer de overdragne medarbejdere. 3. at de overdragne medarbejdere har lovlig arbejdstilladelse og at Kunden fuldt ud har overholdt sine forpligtelser i henhold til gældende lovgivning, andre bestemmelser, herunder kollektive overenskomster over for de overdragne medarbejdere. 4. at ingen af de overdragne medarbejdere er blevet opsagrt af Kunden eller har opsagt deres stilling. 5. at der ikke foreligger nogen tvist mellem Kunden og en overdragen medarbejder og at der ikke eksisterer udestående forpligtelser over for de overdragne medarbejdere bortset fra vederlag eller andre optjente, men endnu ikke forfaldne ydelser. ln[laler ISS C'-- lnitialer Kunde SAMARBEJDSAFTALE, Farum Kaserne 7t9
Kunden lndestâr for at aflevere følgende oplysnlnger om de overdragne medarbejdere til ISS senêst 3 uger lør overtagelsestidsgmktet: a) AnsættElseskonl akter,b) Lønsedbr c) KolleklivovcrenBkoûnet d) Lokalañaler, Foæøgsordningerog kutymer e) Evt. advarsler, eñveruskort, oplysninger om medaröejdergoder 0 Pesonal4otltik g) Evt. særliçafrailer h) Aftalervedr. arbejdsskade, edtvêrvsanevarsforskring, Forenedagruppel v, kokkt v ulykkosfoniking, pensionsafl ale Samarbejdsaftalen er un&rskrevet af begge parter. oato: /tj -2012 Navn John Frcderiksen TÍtelDdfldeder Navn Carsten lldor ïtel SAMARBEJDSAFTALE, Farum Kaseme 8/9
20. BILAG A 20.1. PRISER PR. GANG Saltning Sne/saltning Beredsskabsvederlag kr.937,00 kr. 1787,00 kr,500,00 20.2. ALLONGE MED SPECIFIKKE SAMARBEJDSBETINGELSER lliltralef tùþ lnrtralel 15\j /r lnitialer Kunde SAMAR BEJDSAFTALE, Farum Kaserne 9/9
SUPPLEMENT TI L SAMARBEJ DSAFTALE ALLONGER PR. SERVICEYDELSE Supplement til samarbejdsaftale gældende for Snerydning og glatførebekæmpelse FORRANG Ved uoverensslemmelse mellem ISS samarbeidsaftale og betingelserne i supplementet, har supplementet fonang. GENERELT Der ryddes og/eller saltes på de arealer, som der under den fælles besigtigelse og efierfølgende opmåling er truffet afiale om. Disse arealer er indtegnet på en farvelagt skitse, som markerer områdets begrænsning. Der ryddes også lørdag og søndag, hvis det af ISS skønnes nødvendigt eller Kunden ønsker det. Vederlaget er inklusiv omkoslninger til salt. ISS Ejendomsservice henholder sig i øvtigt til Trafikministeriets lovbekendtgørelse af lov om vintervedligeholdelse og renholdelse af veje, nr.714 af l l.september 1997 PLADSRYDNING El abonnement dækker rydning af inteme arealer, PLADSSALTNING El abonnement dækker spredning af salt på inteme arealer. FORTOVSRYDNING Et abonnement dækker rydning i en bredde pâ'l2o cm af forlove, st er, trapper og cykelskure. FORTOVSSALTNING Et abonnement dækker spredning af salt på fortove, stier, trapper og cykelskure. TIDSPUNKT ISS rydder normalt en gang i døgnet. Al rydning og saltning bretages om natten og vil normalt være tilendebragt kl. 07.00, såfremt det ikke sner indenfor de sidste 5 timer. Sner det inden for dette tidsrum og efrer, at der er ryddet og/eller saltet tidligere, vil ISS normalt iværksaette efierfølgende rydning eller saltning automatisk aftrængigt af snefaldets intensitet. BETAL]NG Udført arbejde faktureres månedsvis bagud og dækker perioden 15. til 14. i den efterfølgende måned. Beredskabsvederlag faktureres forud i månederne november, december, januar, februar og marts. SNEPI.ACERING ISS placerer sneen i bunker og volde langs det ryddede areal, hvis intet andet er afralt. Bortfejet sne kan gemes med vognmand eller rendegraver mod timebetaling. OPHøR Et indgået abonnemenl for en vintersæson er uopsigeligt, og fortsætter indtil sæsonen er slut. Abonnementet fortsætter automatisk i den følgende sæson, med mindre det er opsagt skriftligt inden den L juni, nit âiei lsë 'z lnltiàlêr Kùnoé