Tilsyn Uanmeldt tilsyn 29. oktober 2014 Bostøtte korpset Leder Mette Raabjerg Tilsynsførende Mia Gry Mortensen Tilsynsførende Hanne Vesterbæk Fogdal Tilsynsførende Pia Bjerring Strandbygaard
Tilsynet 2014 Tilsynets berigtigelse: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16 Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene, og den måde opgaverne udføres på. Formålet er at se på sammenhænge mellem visiterede ydelser, metoder og indsats. Metode Bostøttekorpsets målgruppe og lovgrundlag er baseret på 85 ydelser jf. Lov om Social Service, og Herning Kommunes Serviceramme for Handicap og Psykiatri Støtte i eget hjem og botilbud til udviklingshæmmede gyldig 2012 rev. 2013. Tilsynet foregår ved systematisk gennemgang af indhentet dokumentation. Der er udvalgt dokumentation for 5 borgere pr. tilbud. Borgerne er udpeget tilfældigt af Tilsynsenheden og uden forudgående kendskab til den enkelte borger. Tilbuddet har indsendt Borgerens visitation kopi af bevilling/ afgørelse og dokumentation for at borgeren er er omfattet af målgruppen til tilbuddet. Borgerens 141 handleplan Statusbeskrivelser Beskrivelse af iværksatte tiltag f pædagogiske handleplaner, metodebeskrivelser eller andet der viser hvordan der helt praktisk arbejdes Evaluering af indsatsen Løbende journalnotater Tilsynet har foretaget en gennemgang af det skriftlige materiale. Formålet er at kontrollere Om dokumentationen har en professionel og faglig tilgang At der er dokumentation for, at borgerne tilhører målgruppen for tilbuddet At der er foregået en visitering At der er sammenhæng mellem visiterede ydelser, mål, metoder og evaluering Opklarende, uddybende og reflekterende spørgsmål: Der er indhentet yderligere oplysninger fra både visitation og tilbud i forbindelse med gennemgang af det tilsendte med henblik på at sikre at tilsynet har alle relevante dokumenter. Tilsynets resultater er beskrevet i delområder og en samlet konklusion. Derudover har ledelsen fået tilsendt en uddybning af de enkelte områder, med henblik på fremtidig læring. Uddybningen indgår ikke i rapporten idet det indeholder personfølsomme oplysninger Lederen af tilbuddet har haft mulighed for at indføje sine bemærkninger til hvordan den fremadrettede indsats vil blive, i forhold til tilsynets evt. henstillinger og vejledning sidst i rapporten. 2
Samlet konklusion Er der sammenhæng mellem målgruppe, bestilling, handleplaner og leverede ydelser Det er tilsynets vurdering, at dokumentationen i Bostøtte korpset generelt er mindre tilfredsstillende og, at resultaterne bør give anledning til læring og udvikling i forhold til dokumentation. Ligeledes er det tilsynets vurdering at sammenhængene mellem visitation og leverandør er mangelfuld. I dokumentationen ses, at der er dokumentation for mål, metode, evaluering og der laves journalnotater løbende, men målene er ikke konkrete og målbare, hvilket gør, at det er svært at evaluere på om målet er nået, eller skal justeres. Enkelte steder ses tilfredsstillende og relevante beskrivelser af hvilke metoder/indsatser man vil benytte, men ofte mangler beskrivelserne af hvilken metode/indsats, der arbejdes med, for at nå de opstillede mål. Evaluering/vurdering/faglig refleksion på, om indsatsen har haft en effekt eller ej, og hvordan man fremadrettet skal støtte borgeren i forhold til de opstillede mål mangler i en overvejende del af dokumentationen. I de løbende journalnotater ses der ikke notater som dokumenterer, at der arbejdes bevidst med målene og de valgte metoder og indsatser. Borgernes inddragelse i tilrettelæggelsen af støtten fremgår ikke tydeligt i dokumentationen, det fremgår desuden heller ikke at opfølgningen sker ud fra borgerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne. Tilsynet kan ikke konstatere at der er en sammenhæng mellem det bestilte, handleplanerne og de leverede ydelser, da der ikke sker en faglig refleksion og evaluering af hvordan man arbejder med, og ved borgeren, i forhold til den visiterede opgave. Der er alene givet en henstilling i forhold til dokumentationen. Det skal dokumenteres, hvilke aftaler der er indgået med borgeren, herunder borgerens egen holdning til dette jf. notatpligten. Henstillingen er givet, idet det ses i journalen, at der er afholdt et møde med borgeren, hvor der ridses mål og aftaler op for den fremtidige indsats. Det er ikke dokumenteret hvorledes borgeren forholder sig til disse mål og aftaler Der er ikke er specifikke krav til, at der sker skriftlig evaluering og refleksion i fht, handleplaner og løbende journalisering. Derfor er der ikke givet flere henstillinger under dette tilsyn. At arbejde med handleplaner indebærer, at der kan skabes et grundlag for en systematisk evaluering af indsatsen og et udgangspunkt for en kvalitetssikring af indsatserne Derfor anbefales det, at man er mere bevidst om, at der sker en systematisk evaluering og faglig refleksion, da det vil være med til, at skabe læring og udvikling både blandt de professionelle, men også i forhold til den enkelte borger, og det vil også synliggøre sammenhængen mellem det bestilte og det leverede. 3
Tema: Sammenhænge Myndighed Er der foregået en visitering og foreligger der en afgørelse, der angiver om borgeren er fundet omfattet af målgruppen Har målene sammenhæng med beskrivelsen af de væsentligste problemstillinger i handleplanen udarbejdet jf. Servicelovens 141 141 handleplanen - Er målene målbare og konkrete Det ses beskrevet i afgørelserne, at borgeren er omfattet af den lovgivningsmæs- sige afgrænsede målgruppe. Nogle af målene i borgernes handleplaner kan genfindes i beskrivelsen af væsentligste problemstillinger, nogle mål kan ikke genfindes direkte, men skal udledes/tolkes, og andre mål kan slet ikke genfindes i beskrivelsen af borgerens problemstillinger. Der er problemstillinger beskrevet i handleplanen som der ikke ses dokumenteret udarbejdet mål for. Dette kan medføre at der er områder hvor borgeren har nogle problemstillinger som der ikke arbejdes med, men som måske udgør en begrænsning i borgerens hverdag. De langsigtede mål er meget bredt formuleret, hvilket gør det vanskeligt at vurdere, hvornår målet er opfyldt eller er på vej til at blive opfyldt. Ved de kortsigtede mål, ses der på nogle af målene, en mulighed for at vurdere effekten af indsatsen. Andre af de kortsigtede mål er bredt formuleret, hvorfor det ikke vil være muligt at vurdere på effekten af indsatsen og hvor langt man er på vej i forhold til opfyldelse af målet. Er der sket opfølgning på indsatsen. Det ses ikke dokumenteret, at myndigheden har udført den opfølgning som der er beskrevet der vil ske i myndighedens egen handleplan. Ligeledes er det heller ikke dokumenteret, at der er sket en myndighedsopfølgning i henhold til Herning Kommunes serviceramme om støtte jf. Servicelovens 85, hvor der er skrevet at der vil ske en løbende opfølgning dog mindst 1 gang årligt. Det ses i dokumentationen, at bostøtten har lavet opfølgning på indsatsen, men det fremgår ikke af dokumentationen, om sagsbehandler er orienteret om den opfølgning der er foretaget. 4
Det anbefales, at der er langt større sammenhæng mellem problemstillinger og mål for at sikre, at der bliver taget hånd om alle borgerens behov for støtte. Hvis der er beskrevet problemstillinger, som der ikke er sat mål op for, opfordrer Tilsynet til, at det dokumenteres hvorfor man ikke vælger at arbejde med dette område for nuværende. I forhold til målene er det vigtigt, at de er beskrevet så konkrete og målbare som muligt således, at man kan se om målet er ved at være opfyldt eller om der er behov for at justere på målene. Tilsynets vejledning er, at det skal dokumenteres, hvis der sker en ændring i borgerens funktionsniveau eller at borgerens behov for støtte ændres, samt at sagsbehandler bliver orienteret. Pædagogiske Handleplaner langsigtede og kortsigtede mål Er målene målbare og konkrete De langsigtede mål er meget bredt formuleret, og det er svært at vurdere om målet er på vej til at blive opfyldt, eller er opfyldt. Ved de kortsigtede mål, ses der på nogle af målene, en mulighed for at vurdere effekten af indsatsen. Andre af de kortsigtede mål er bredt formuleret, hvorfor det ikke vil være muligt at vurdere på effekten af indsatsen, og hvor langt man er på vej i forhold til opfyldelse af målet. Har målene sammenhæng med de beskrevne væsentligste problemstillinger/opgaveformulering Generelt ses der udarbejdet mål der hænger sammen med de beskrevne problemstillinger. Der ses dog også i en pædagogisk handleplan beskrevet, at der er sket nogle ændringer i borgers livssituation, hvor dette ikke fremgår af myndighedshandleplanen. Det ses ikke dokumenteret, at problematikken er meldt tilbage til myndigheden. Det anbefales at der er bedre sammenhæng mellem problemstillinger og mål for at sikre at der bliver taget hånd om alle borgerens behov for støtte. I forhold til målene, er det vigtigt at de er beskrevet så konkrete og målbare som muligt, således at man kan se om målet er ved at være opfyldt, eller om der er behov for at ændre på målene, eller at det ikke er muligt for borgeren at blive i stand til håndtere målet uden støtte. Bostøtten bør sikre sig, at ændringer i borgers funktionsniveau eller behov for støtte orienteres til sagsbehandler, således sagsbehandler har mulighed for at udarbejde en fornyet 141 handleplan, hvis det vurderes, at der er behov for dette. 5
Pædagogiske Handleplan - Metode (hvordan arbejdes der med målene) Giver beskrivelsen af indsatsen en præcis anvisning til hvordan der arbejdes med målene Der ses få steder en tydelig beskrivelse af, hvilken metode man vil benytte for, at støtte borgeren i at nå målet. Der er meget forklaring/beskrivelse af borgeren, frem for en præcis beskrivelse af indsatsen. Det er tilsynets vurdering, at manglende tydelighed i beskrivelsen af indsats og metode, kan give anledning til, at der handles på baggrund af medarbejdernes individuelle erfaringer og tavs viden, og ikke på baggrund af en faglig eksplicit tilgang. Man bør være mere konkret når man skal beskrive hvilken indsats der arbejdes med, og hvordan man vil arbejde med de kortsigtede mål. Det anbefales, at man opstiller nogle anvisninger til hvordan man vil opnå målene, f via nogle succeskriterier hvor man kan se, på hvilken måde at man nærmer sig målet. Pædagogiske Handleplaner evaluering Der evalueres på om målene/problemstillingerne nås Der ses i dokumentationen evaluering på få af de opstillede mål. Men der evalueres ikke direkte på, hvor langt man er nået i forhold til et givent mål, eller om målet er nået. Det kan ikke ses om borger, og evt. andre samarbejdspartnere, er en del af evalueringen. Der evalueres på effekten af indsatsen/metoden - Kritisk forholde sig til om den indsats man har valgt har effekt eller ej - Faglig refleksion Kun ganske få steder ses der beskrevet hvilken metodisk tilgang man vil anvende, for at arbejde med et bestemt mål. Der hvor der er beskrevet valg af en metode, foregår der ingen evaluering på, om indsatsen/metoden har en effekt. Det anbefales, at man benytter evaluering i det daglige arbejde, da evaluering er en del af udvik- 6
lingsprocessen, og derfor skal evalueringen ske løbende, så man får fulgt op på sin praksis og mulighed for at reflektere, og til slut gøre status på, hvor langt man er nået og om der er behov for at iværksætte nye indsatser eller en ændret metode. Løbende journalisering kontinuitetsark Overholdes kravene til dokumentation i henhold til lovgivning (notatpligten) - Er den ajourført og tilgængelig Ses der dokumentation for den faglige indsats i dagligdagen Der ses i enkelte tilfælde, at et notat fra et besøg på en bestemt dag, først er noteret 1 uge 14 dage efter besøget, dette er ikke tilfredsstillende jf. notatpligten. I en anden journal er der ikke noteret noget i perioden mellem 23.01.14 19.06.14. Tilsynet undrer sig over, at det er muligt at yde støtte ved en borger i så lang en periode, uden at der sker hændelser, der ikke er omfattet af notatpligten. Det ses ikke direkte, at man løbende dokumenterer hvordan man arbejder med målene og de valgte indsatser. I enkelte journaler har Tilsynet set, at der er sammenhæng mellem mål og det man laver med borgeren, f at det er noteret i journalen, at man den pågældende dag har arbejdet med punktet økonomi eller post. Ses der dokumentation for den faglige refleksion i dagligdagen Der ses ikke en refleksion over indsatsen i det daglige, f når en indsats ikke virker og man eventuelt må ændre på indsatsen. Heller ikke hvis der opstår nye behov i den daglige støtte, ses refleksion over hvad man kan gøre i stedet, hvordan man kan ændre/tilpasse støtten. Jf. Offentlighedslovens 13 skal en myndighed snarest muligt tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. I praksis betyder det, at der skal noteres alle væsentlige oplysninger der kan have betydning for sagen. Pligten til at lave notat hænger sammen med borgerens ret til aktindsigt og mulighed for at gennemskue de beslutninger der træffes. Notater sikrer en kontinuerlig og ensartet sagsbehandling, notater er kollegaers mulighed for at handle hensigtsmæssigt i en sag. Notater dokumenterer en sagsgang, blandt andet at fastslå hvilke aftaler der er indgået og ikke mindst hvorfor aftalerne indgås. Det anbefales at, man i de løbende notater i journalen, dokumenterer de faglige refleksioner man 7
måtte have, hvis en indsats ikke virker, eller hvis der opstår ændrede behov for støtte ved borgeren. Dette i forhold til at dokumentere de overvejelser man har gjort sig, i forhold til den støtte man yder, men også i forhold til når man skal lave opfølgning og evaluere på den indsats man har ydet. Sprog Kan handleplanerne og notaterne læses og forstås af f en kollega eller en udenforstående Alle noterer i den elektroniske journal, EKJ. Der anvendes et neutralt sprog Det ses i en enkelt sag, at der ikke anvendes neutralt sprog, men at der er skrevet i et sprog som kan tolkes som værende bostøttens personlige holdning. Notater skal skrives på en måde så de er egnet til at blive læst af andre. Det anbefales at anvende et neutralt sprog uden værdiladede bemærkninger. Borgerens selvbestemmelse og retssikkerhed Sikres det at borgeren bliver hørt og dokumenteres dette. Det kan ikke ses om borgeren er inddraget i udarbejdelse af handleplanen, eller i opfølgningen af denne. Der ses i en enkelt sag, at der er holdt et møde mellem bostøtte og borger, hvor bostøtten har ridset mål op for det fremtidige samarbejde, men der ses ikke en dokumentation for om borgeren accepterer målene Jf Servicelovens 148 stk. 2, skal Kommunalbestyrelsen løbende følge de enkelte sager for at sikre sig, at hjælpen fortsat opfylder sit formål. Kommunalbestyrelsen skal herunder være opmærksom på, om der er behov for at yde andre former for hjælp. Opfølgningen skal ske ud fra modtagerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne. Det skal dokumenteres, hvilke aftaler der er indgået med borgeren, herunder borgerens egen holdning til dette jf. notatpligten. 8
Lederen har efter tilsynet haft mulighed for at indføje sine bemærkninger til hvordan den fremadrettet indsats vil blive i forhold til tilsynets evt. henstillinger og vejledning. Bostøtten har i det seneste år arbejdet med og er efteruddannet i KRAP og Neuro pædagogik, dertil kommer det øgede krav om dokumentation og målbare mål, samt opfølgning heraf. Dette har betydet at vi gennem de sidste måneder har udviklet en nyt dokumentations skabelon. I den nye model vil der blive beskrevet pædagogiske overvejelser, metoder, succestegn, løbende opfølgning og evt ændring af delmål eller metode. Desuden vil der være plads til, at borgerens kommentarer kan tilknyttes. På denne måde forventer vi, at vi står med et bedre arbejdsredskab for bostøtterne, som de kan arbejde ud fra og løbende følge op på. Alt sammen med sigte, på øget udvikling og trivsel for borgerne. 9