Arbejdsmiljøredegørelse og ledelsen årlige evaluering af arbejdsmiljøet 2015 LMU og ledelsens forord Udflytningen til AUH under fælles tag har været udsat for flere udsættelser og seneste udmelding er, at Geriatrisk Afdeling først forventes udflyttet efter sommerferien 2016. Udsættelserne har betydet, at forudsætningerne for udflytning har ændret sig undervejs, hvilket har sat sit præg på arbejdsmiljøarbejdet. Kursusaktiviteter, udskiftning af apparatur og hjælpemidler samt ferieafvikling har været udsat på grund af forventet udflytning. Arbejdstilsynet har givet flere af afdelingerne i AUH en række påbud omhandlende arbejdsmængde, tidspres og uklare krav i arbejdet. I den forbindelse er der iværksat en række initiativer, som er udmøntet i et idékatalog. Geriatrisk Afdeling har deltaget i møder, hvor initiativerne er blevet præsenteret. Organisatoriske ændringer Det ambulante område er organiseret under én funktionsledelse. Geriatrisk Teams aktivitet er udvidet på det akutte område til også at omfatte Akutafdelingerne 1 og 2 på Nørrebrogade. Dette betyder, at Geriatrisk Team arbejder på en ny matrikel og øget aktivitet i udgående funktioner i forbindelse med opfølgende besøg. Region Midtjylland indførte ansættelsesstop på alle stillinger i begyndelsen af maj, hvilket har betydet, at vakante stillinger ikke har kunnet besættes permanent. Blandt andet har stillingen som afdelingssygeplejerske i afsnit G1 været vakant i perioden juni december 2015. Ledelsesopgaverne er i perioden blevet varetaget af ledende terapeut og oversygeplejerske. Dette har medført en del usikkerhed hos medarbejderne, blandt andet fordi der i perioden ikke har været afholdt MUS. Basisstillinger har været besat med kortvarige vikariater, hvilket har medført at der har været et fald i de samlede kompetencer. Afdelingen har vakante speciallægestillinger, hvilket betyder, at der er et øget pres på speciallægerne og de yngre læger, hvilket har en afsmittende effekt på øvrige medarbejdere. Organisering af arbejdsmiljøarbejdet Omorganisering på ledelsesniveau har medført, at to arbejdsmiljøgrupperne Administration og Forskning og fjernarbejdspladser er lagt sammen. Sammenlægningen er i overensstemmelse med at arbejdsmiljøgrupperne følger ledelsesområdet. Derfor vurderes denne ændring ikke at indebære en risiko for arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljøpolitik, -aftale og -strategi (AUH) har vedtaget ny arbejdsmiljøpolitik, -aftale og -strategi 2015-2017. Arbejdsmiljøaftalen har ikke medført ændringer i Geriatrisk Afdelings arbejdsmiljøaftale. Arbejdsmiljøaftalen og -strategien har været drøftet i CMU og LMU. Geriatrisk Afdeling har tilsluttet sig arbejdsmiljøstrategien og har konkretiseret strategien på afdelingsniveau. 1
Præsentation af Geriatrisk Afdeling Afdelingen er en del af Akutcentret, AUH. Afdelingen har to sengeafsnit (G1 og G2), der er beliggende på henholdsvis Tage-Hansens Gade og P.P. Ørums Gade, et ambulant funktionsområde bestående af udgående teams og en Faldklinik. Afdelingens kerneopgaver er, at udrede, behandle, pleje og træne patienter på hospitalet og patienternes eget hjem. Afdelingen har 140 fastansatte fordelt på 8 faggrupper: læger, sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter., fysio- og ergoterapeuter, serviceassistenter og -medarbejdere og sekretærer. MED-organisationen Geriatrisk Afdelings MED-organisation er en en-strenget struktur med et lokalt MED-udvalg (LMU), hvor arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljølederrepræsentanter er repræsenteret. Geriatrisk Afdeling er en del af en større organisation og dennes MED-organisation, hvilket vil sig CenterMED-udvalget, HovedMED-udvalget og RegionsMED-udvalget. Organisationsplan i Geriatrisk Afdeling MED-organisation LMU LMU-repr. LO 2 repr. FTR 3 repr. AC 1 repr. Formand Ledende overlæge Repr. AMU Afd.led. rep. Oversygepl. Rep. AMU Ledelsesrep. 2 rep. AMU-repr. Geriatrisk Team G1 G2 Adm. Afd.ledelsesrep. Arbejdsmiljøledelsessystem Geriatrisk Afdelings arbejdet med arbejdsmiljøet er beskrevet i arbejdsmiljøaftalen. Arbejdsmiljøaftalen beskriver aktiviteter og metoder, der skal sikre styrkelse og effektivisering af arbejdsmiljø- og sundhedsarbejdet i Geriatrisk Afdeling. Læs Arbejsmiljøaftalen her: Arbejdsmiljøledelsessystemet er struktureret efter standarderne i OHSAS 18001 og Bekendtgørele 1191, som afdelingen er arbejdsmiljøcertificeret efter. Intern og ekstern audit Intern audit Intern audit er gennemført i henhold til reningslinjen for intern audit. Intern audit foretages over en tre-årig periode som følger auditeringsperioden. Derved sikres det, at der auditeres på alle områder i systemet i løbet af certificeringsperioden. Områderne der er auditeret: MED-organisationen, APV, kommunikation og risikostyring. Audit har givet anledning til følgende opmærksomhedspunkter: 2
Arbejdsmiljøsystemet AMS: AMS er ikke umiddelbart tilgængelig for alle. Der kompenseres for dette ved at der bliver informeret om arbejdsmiljøproblemer og -handleplaner på personalemøder. Kommunikation: Kommunikation med eksterne samarbejdspartnere i forbindelse med renovering af bygning 7 på P.P. Ørums Gade har været upræcis og utilstrækkelig. I lignende tilfælde vil vi udbede os præcisering af opgavens omfang og varighed samt risikofaktorer. Dette indskrives i instruksen. Risikostyring: Sengene på Tage Hansens Gade udgør en særlig udfordring, da flere afdelinger og personalegrupper er involveret i eftersyn af sengene. Ved gennemgang er alle senge efterset og der er særligt fokus på dette i forbindelse med arbejdsmiljøgennemgang. Der er planlagt arbejdsmiljøgennemgang før udflytning til nybyggeriet. Ekstern audit Der er gennemført ekstern audit ved DNV-GL. Audit gav anledning til: To mindre afvigelser: En arbejdslederrepræsentant ikke havde gennemført arbejdsmiljøuddannelsen rettidigt Der var mangler i forholdsregler ved rengøring med klorholdige præparater. Der er iværksat korrigerende handlinger på begge afvigelser. En bemærkning at der ikke er planlagt loftlifte på alle patientstuer ved udflytning Der er sket ændringer i forhold til bestykning af patientstuerne således, at der etableres loftlifte på alle stuer. Afvigelser De væsentligste afvigelser fa afdelingens procedurer og planer består i, at udflytningen til nybyggeri er forsinket, og at Region Midtjylland har iværksat væsentlige besparelser. Afdelingen har kunnet udmønte besparelserne uden afskedigelser, men reduktionen har en afsmittende virkning på alle øvrige medarbejdere. Udflytningsplanerne er korrigeret i forhold til udsættelserne. Der afholdt ca. to månedlige møder med den centrale flytteorganisation. Arbejdsmiljømål AUH s arbejdsmiljøstrategi har fire fokusområder: Forandringer og omstillinger Sundhed og trivsel Ulykkesforebyggelse Ergonomi og forflytninger 3
Succeskriterier Forandringer og omstillinger og Sundhed og trivsel At AUH s sociale kapital øges. Dette måles blandt andet på resultaterne af de 4 landsdækkende spørgsmål i trivsel på den overordnede afdeling i TULE, hvor svarene forventes at ligge mindst 7% højere end 2014- tallene. Ulykkesforebyggelse At antallet af arbejdsulykker med fravær reduceres med 10 % i perioden 2014 2017 Ergonomi og forflytninger At antallet af arbejdsulykker med fravær som kan relateres til ergonomi og forflytninger reduceres med 10 % i perioden 2014 2017 At antal APV sager omhandlende uhensigtsmæssig indretning af skærmarbejdspladser falder med 20 % i perioden 2014 2017 Arbejdsmiljøresultater Forandringer og omstilling og Sundhed og trivsel Der er gennemført TULE i 2014. Der er ikke gennemført TULE i 2015. Opfølgning efter TULE 2014 har vist, at afdelingen samlet set stadig skal have fokus på effektivisering af arbejdsgange og at reducere forstyrrelser og afbrydelser i det daglige arbejde. Afdelingens tidligere succeskriterier i forhold til sundhed og trivsel har tidligere været sygefravær målt på kort- og langtidssygefravær. Her har målet været, at sygefraværet ikke måtte overstige 3 % korttidsfravær og 1,5 % langtidsfravær. I 2015 har sygefraværet samlet været 3,45 (kort og lang). Ulykkesforebyggelse Anmeldte arbejdsulykker i 2014: 11 heraf ingen med fravær Anmeldte arbejdsulykker i 2015: 13 arbejdsulykker, hvoraf 2 har medført fravær. Der har været en øgning i arbejdsulykker inden for følgende kategorier: Pleje/behandling af delirøse patienter (1 anmeldt i 2014 og 3 i 2015) Stikskader: ingen i 2014 og 2 i 2015 Målet for ulykkesforebyggelse er således ikke nået i indeværende år. Eksisterende handleplan for forebyggelse af ulykker i forbindelse med håndtering af demente/delirøse patienter er fulgt, men der skal være skærpet opmærksomhed på vejledning i det daglige arbejde. Der er iværksat handleplan i forhold til forebyggelse af stikskader. Ergonomi og forflytninger Der er ikke anmeldt arbejdsulykker relateret til ergonomi og forflytninger. Katastrofeberedskabet Katastrofeberedskabet på AUH har været afprøvet to gange med tilfredsstillende resultat. Medarbejdere har gennemført e-læringskursus i brandforebyggelse og -bekæmpelse. 4
Afprøvning af katastrofeberedskabet involverede kun få af medarbejderne, derfor skal afdelingen sikre, at alle medarbejdere kan agere i forhold til hospitalets og afdelingens interne alarmeringsdiagram. Nye mål og fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet Geriatrisk Afdeling arbejder efter AUH s overordnede mål og afdelingens egne fokusområder: flytteprocessen og de afledte effekter af udsættelser at skabe balance mellem opgaver og ressourcer o afbrydelser og forstyrrelser o forenkle dokumentation o optimering af arbejdsgange reducere arbejdsulykker relateret til håndtering af delirøse patienter efterimplementering af katastrofeberedskabet Konklusion Arbejdsmiljøorganisationen er tilpasset den fremtidige organisation og følger princippet om at alle ledelsesområder har en arbejdsmiljøgruppe. Intern audit har vist, at forretningsorden for MED-udvalget følges og at Arbejdsmiljøorganisationen løser sine opgaver. Praksis har vist, at der er behov for, at instruksen for intern kommunikation præciserer, hvad der skal kommunikeres om i forbindelse med fx ombygning og renovering, som varetages af fremmede håndværkere. Det elektroniske Arbejdsmiljøsystem, hvor arbejdsmiljøproblemer registreres og behandles opleves som svært at arbejde i og er ikke umiddelbart tilgængelig for alle medarbejdere. Der er iværksat kompenserende handlinger, som sikrer at medarbejdere i de respektive funktionsområder kan holde sig orienteret om indmeldte sager. TULE har vist, at der er behov for skærpet opmærksomhed på, at der skabes balance mellem opgaver og ressourcer. Der er iværksat initiativer hertil, som følges af LMU. Initiativerne består i reduktion af afbrydelser og forstyrrelser, forenkling af dokumentation og optimering af arbejdsgange. Afdelingen har ikke opnået målene for reduktion af antallet af arbejdsulykker. Der har været arbejdsulykker relateret til arbejdet med delirøse patienter. Én episode har medført to arbejdsulykker. Efter debriefing har det vist sig, at de generelle initiativer til forebyggelse af ulykker relateret til arbejdet med delirøse patienter er tilstrækkeligt. Der har været to stikskader i 2015 på ét afsnit. Problemet er identificeret og analyseret, og der er iværksat relevante forebyggende tiltag. Indflytning i nye lokaler er udsat ad flere omgang og der er endnu ikke fastsat en ny dato. Forberedelserne til indflytning fortsætter og følges tæt af innovations- og organisationskonsulenter med henblik på sparring og læring i forhold til model for flytning af øvrige afdelinger. Drøftet i LMU den 2. februar 2016 5