Ledelsens evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemet 2016.

Transkript

1 Ledelsens evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemet Arbejdsmiljøledelsessystemet evalueres en gang årligt i chefgruppen med henblik på at konstatere, om systemet fortsat er egnet, tilstrækkeligt og hensigtsmæssigt. Evalueringen sker på baggrund af: Intern audit Ekstern audit APV Evalueringer Trivselsundersøgelser Pus Runderinger Andet Intern audit På Hotel- og restaurantskolen er der med udgangspunkt i proceduren gennemført intern audit i 4. kvartal Der er udarbejdet en rapport indeholdende korrigerende handlinger. Der er en opfattelse af, at arbejdsmiljøledelsessystemet er godt implementeret, samt at systemet udvikler sig løbende. Der er fortsat en generel positiv indstilling til procedurerne i arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB) og det opfattes som positivt, at der holdes fokus på arbejdsmiljøet. Nogle medarbejdere udtrykker endog en vis stolthed over, at Hotel- og Restaurantskolen er arbejdsmiljøcertificerede. Det anbefales, at chef- og ledelsesgruppen fortsat er opmærksomme på inddragelse af procedurerne i arbejdsmiljøhåndbogen i dagligdagen, samt når der træffes beslutninger. Det anbefales desuden, at både ledere og AMO-repræsentanter sørger for, at arbejdsmiljø er et fast punkt på personalemøder, hvor der skal orienteres om seneste tiltag mv. Betydningen af en god introduktion af nye medarbejdere til arbejdsmiljøsystemet understreges, ligesom vigtigheden af at fortælle om vores samarbejde gennem social kapital pointeres. Den interne audit gav os anledning til at gennemgå og tilrette procedure for kemiske produkter og arbejdsmiljø, proceduren for indkøb og brug af tekniske hjælpemidler samt proceduren for planlægning af ny- og ombygning. Dette blev gjort i samarbejde med de medarbejdere, der arbejder med dette i hverdagen. Rapporten er behandlet i chefgruppen og de i rapporten anbefalede handlingsanvisninger er tiltrådt og udført. 1/7

2 Ekstern audit Der har været ekstern audit på arbejdsmiljøledelsessystemet i efteråret 2015, hvor skolen blev re-certificeret. Ekstern audit gennemføres igen november Styrkerne i arbejdsmiljøet på HRS viser sig ved, at der i hele organisationen arbejdes målrettet og vedvarende med forbedring af arbejdsmiljøet og dets ledelsessystem, såvel fysisk som psykisk. Der blev fundet 4 mindre afvigelser, som blev lukket efter audit. APV Der foreligger nye APV er på alle lokaler først i Der skal udfærdiges nye APV er mindst hvert 3. år, samt ved indretningen af nye arbejdspladser. Der er udarbejdet et samleskema med problemer fra de individuelle skemaer indeholdende en mulig løsning samt deadline for løsningen. Disse oplysninger er samlet i en APV-opfølgningsliste, hvoraf problemer, løsninger og status fremgår. Alle de fysiske og tekniske opgaver er enten løst eller under løsning med undtagelse af større forhold, som kræver store investeringer, herunder ex. nye vinduer i facaden mod Vigerslev Alle. Det er skolens indstilling, at fysiske arbejdsmiljøproblemer skal afhjælpes hurtigt til gavn for alle. Der foretages jævnlige runderinger af arbejdsmiljøgrupperne (4 gange om året), og konstaterede problemer er blevet og bliver løbende afhjulpet. Nogle af problemerne skal afhjælpes ved ændret adfærd, hvor alle medarbejdere er ansvarlige for at hjælpe med til dette. Det er tydeligt i arbejdet med APV erne, at det systematiske arbejde med arbejdsmiljøet har en god virkning. Ved gennemgangen fandtes der ekstremt få forhold, der skulle rettes op på. Medarbejderne er bevidste om at få gjort noget ved eventuelle problemer efterhånden som de opstår. Alle vinduer i A og B-bygningen er blevet skiftet. Det eneste, der er tilbage af dette, er vinduerne i bygning B ud mod Vigerslev Alle, som fordrer et særligt projekt, idet hele facaden indgår i denne renovering. 2/7

3 Evalueringer og trivselsundersøgelse I 2. kvartal 2015 blev der gennemført en medarbejdertilfredshedsmåling. Målingen blev foretaget i benchmarkingnetværket for erhvervsskoler m.v. og blev gennemført af Ennova. Resultatet af denne måling var ikke tilfredsstillende, og dette var særligt udpræget i 3 af skolens afdelinger. Det har foranlediget en indsats, hvor skolen har inddraget organisationspsykolog Kim Kabat. Indsatsen består i to felter, et trivselsfokus og en ledelses-assesment. Målet med indsatsen er, at trivslen skal være bedre på hele skolen, hvorfor der er iværksat indsatser på hele skolen, men der er iværksat særlige indsatser i de afdelinger, hvor trivslen er hårdest ramt. I disse 3 afdelinger blev der nedsat taskforcegrupper som består af en medarbejderrepræsentant, den pågældende chef, skolens direktør og Kim Kabat. Arbejdet har pågået siden august 2015, og har medført en række ændringer på Hotelog Restaurantskolen. Der er sket en organisationsændring, og der er ligeledes sket udskiftninger i ledelsen. Der er været iværksat processer, der skal forbedre dialog og samarbejde på skolen. En del er blevet løst, men arbejdet er ikke færdigt endnu, og det fortsættes i hele PUS Med udgangspunkt i proceduren afholdes PUS en gang om året med alle medarbejdere på skolen. Der udfyldes et skema med aftalerne i PUS. Medarbejderplan er implementeret, og der er udfyldte PUS-skemaer på alle medarbejdere i medarbejderplan. Der er udviklet særlige skemaer til PUS, et for pædagogisk personale, et for øvrigt personale samt et for lederne. Der er særligt fokus på opstilling af klare mål for den enkelte medarbejders indsats, ligesom evaluering af de leverede indsatser og den videre udvikling er centrale emner i samtalerne. 3/7

4 Det rummelige arbejdsmarked Det er skolens mål at opfylde kravene for antallet af medarbejdere, der er ansat på særlige vilkår. Kravet er, at 3,5 % af medarbejderne skal ligge inden for dette område. I 2015 var det realiserede tal på 2,6 % af medarbejderne. En af årsagerne til, at målet ikke er nået er, at nogle af skolens faste fleksmedarbejdere er stoppet. Skolen er således i en periode, hvor nye tiltag på området overvejes. En anden faktor er, at beregninger omkring dette er ændret. Skolen er i dialog med ministeriet om, hvorledes disse regler fremover skal forvaltes. Skolen er blandt andet været meget åben overfor at imødekomme kommunens ønske om at tage personer ind i nyttejobs. Jf. skolens personalepolitik er det først og fremmest skolens ansatte, der ansættes i job på særlige vilkår på HRS. Skolen ønsker at tage hånd om de ansatte, således at der laves ansættelser, der tager hensyn til de helbredsmæssige begrænsninger, der måtte opstå for enkelte medarbejdere. I det omfang at målet på 3,5 % ikke opnås på denne måde, tager skolen personer i arbejdsprøvning, samt nye ansættelser på særlige vilkår i anvendelse. Sygdom Der er sket en væsentlig stigning af korttidsfraværet (defineret som fraværsperioder på under 10 sammenhængende dage). Dette er en udvikling, der ses på mange erhvervsskoler. På Hotel- og restaurantskolen ønsker vi at iværksætte særlige indsatser, der kan medvirke til nedbringelse af dette fravær. I perioden ( til ) er udviklingen af det samlede fravær på HRS gået fra 7,9 dage pr. medarbejder til 13,9 dage. Vi har analyseret på, hvad årsagerne til dette kan være, og kan blandt andet nævne følgende: Manglende tilfredshed og trivsel, særligt i 3 afdelinger. Organisationsudvikling og indsættelse af nye ledere, samt skift i ansvarsområder. Som en følge af besparelser og uddannelsesreformer har det været nødvendigt at opsige en række medarbejdere. Dette har også influeret på omfanget af fraværet. Det samlede tal dækker over væsentlige forskelle fra afdeling til afdeling. Således er korttidsfraværet steget i nogle af skolens afdelinger, hvorfor der også er særligt fokus i den kommende periode på nedbringelsen af dette fravær. 4/7

5 Hotel- og Restaurantskolen har iværksat en række initiativer, der skal ændre på denne udvikling, og hermed hjælpe til en nedbringelse af dette fravær. Herunder kan nævnes ansættelse af nye ledere, ledelsens fokuserede arbejde med medarbejderfravær og udvikling af rutiner og arbejdsgange, der adresserer de nødvendige indsatser. Klager Der er ikke indkommet nogen klager, der vedrører arbejdsmiljøet. Imidlertid er trivselsundersøgelsen ikke tilfredsstillende. Se redegørelsen herfor ovenfor. Konklusion Det er fortsat ledelsens opfattelse, at systemet er egnet, tilstrækkeligt og effektivt. I perioden er der arbejdet med udviklingen af procedurer og mål, og ønsker om forbedringer er indarbejdede og implementerede. Der er udviklet nye procedurer, ligesom de eksisterende er justeret. Skolen arbejder med SØB: Sundhed, Økologi og Bæredygtighed Det er et af udtrykkene for, hvordan skolen og medarbejderne arbejder for sundhedsfremme. Der er opstillet konkrete mål for dette arbejde med tidsangivelser. Et af de mål, der er nået indtil nu er, at skolen er nøglehulscertificeret, og opfylder de krav, der stilles til udbuddet af mad i skolens kantiner, herunder begrænset brug af fedt og salt. Andre mål, der er nået er, at skolens kantine har opnået sølvmærket i økologi, og at de råvarer, der anvendes til undervisning nu opfylder kravene til bronzemærket. I forhold til de opstillede konkrete mål for arbejdet med arbejdsmiljøet er følgende opfyldt: ü Antallet af arbejdsulykker skal være på 5 eller derunder pr. år (medarbejdere) i 2015 er der anmeldt 5 arbejdsulykker fra medarbejdere. Der er ikke et mønster i skaderne, der er opstået for medarbejderne, som har medført særlige foranstaltninger. Vi arbejder hele tiden for at minimere arbejdsulykker. 5/7

6 ü Der er udarbejdet oversigter til monitorering af sygefravær m.h.p. fokus på tidlig ageren og reduktion af fraværet. Der er særligt fokus på nedbringelse af korttidsfravær. I perioden ( til ) har udviklingen af det samlede fravær på HRS gået fra 7,9 dage pr. medarbejder til 13,9 dage. Dette niveau anses ikke for værende tilfredsstillende. ü Ved sygdom er det et mål, at der tages mest muligt hensyn til den ansatte der er i perioden taget omfattende hensyn til medarbejdere og deres behov for særlige hensyn herunder eventuelt nedsat arbejdstid. ü Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere har gennemført den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, således at alle har den krævede uddannelse. Ved ændringen af organiseringen på Hotel- og Restaurantskolen er der dannet tre AMO-grupper for EUD-området, idet skolen har ønsket hermed at styrke indsatsen for det gode arbejdsmiljø. ü Alle fastansatte medarbejdere introduceres til indholdet i AMHB, og alle, uanset ansættelsesforhold, skal have kendskab til denne den interne audit viser, at alle har kendskab til arbejdsmiljøsystemet og de gældende procedurer, men at der godt kan gøres endnu mere ud af denne introduktion til de nye medarbejdere. ü Vinduerne i bygning A og B er udskiftet. I APV erne er der jævnligt blevet klaget over træk fra vinduerne, ligesom vinduernes sikkerhedsmæssige udformning har været et problem. Facaden mod Vigerslev Alle mangler fortsat. Nye arbejdsmiljømål for det kommende år Antallet af arbejdsulykker for medarbejdere skal fortsat være på 5 eller derunder. Sygefraværet må max. være 10 dage pr. medarbejder. Alle arbejdsmiljørepræsentanter skal altid have gennemført den nødvendige uddannelse. Alle fastansatte medarbejdere på HRS skal have kendskab til arbejdsmiljøsystemet og de gældende procedurer. Det fysiske arbejdsmiljø skal opfylde lovkrav, og forbedringer gennemføres løbende med udgangspunkt i APV er samt medarbejdernes ønsker. Arbejdsglæden skal ligge på niveau med det gennemsnitlige niveau for tilsvarende skoler, der deltager i benchmarkingundersøgelsen. Denne gennemføres igen i foråret /7

7 Måltal for det rummelige arbejdsmarked skal opfyldes, således at lovkravet på 3,5 % af medarbejderne i denne kategori opfyldes. I den kommende periode vil der være særligt fokus på medarbejderomsætningen MJJ Der udvikles redskaber til at følge udviklingen samt synliggøre denne i skolens ledelsesinformation. På denne baggrund opstilles der måltal næste år. 7/7