Møde i Den Politiske Styregruppe, fredag den 18. december 2015 klokken 8.00-10.00 på Kalundborg Brandstation, Rynkevangen 12, 4400 Kalundborg. Deltagere: Borgmester Søren Kærsgaard, Holbæk Ole Hansen, Holbæk Borgmester Martin Damm, Kalundborg Hanne Brøndel, Kalundborg Borgmester Mette Touborg, Lejre Line Jacobsen, Lejre Borgmester Thomas Adelskov, Odsherred Torben Møller, Odsherred Borgmester Gert Jørgensen, Sorø Preben Lund, Sorø Borgmester Stén Knuth, Slagelse John Dyrby Paulsen, Slagelse Medarbejderrep. Peter Nygaard, Sorø Deltagere m/ observatørstatus: Medarbejderrep. Daniel Weinreich, Slagelse Rep. for de frivillige beredskaber Winie Heisel, Holbæk Sten Drejø indkaldes som stedfortræder for Hanne Brøndel - Jan Bruun indkaldes som stedfortræder for Daniel Weinreich - 1. Ansættelse af beredskabsdirektør - rekruttering og udvælgelse. Mercury Urval har udarbejdet vedlagte udkast til job- og kravprofil på baggrund af den af KL udarbejdede jobprofil samt enkelte interviews. Nina Allin og John Reynolds, Mercury Urval deltager under dette punkt. Tidsplanen skal revideres, idet et medlem af ansættelsesudvalget er bortrejst hele januar frem til den 29. januar, samt et andet medlem har ferie i uge 8. Herudover blev indstillingen godkendt. Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at sagen drøftes med henblik på endelig Mercuru Urvals tilretning af job- og kravprofilen at den i job- og kravprofilen beskrevne tidsplan godkendes Bilag: Mercury Urval: Udkast til job- og kravprofil. 2. Ansættelse af beredskabsdirektør - nedsættelse af ansættelsesudvalg. Den politiske styregruppe besluttede på sit Flg. blev udpeget til ansættelsesudvalget: Borgmestre:
møde den 10. november 2015, at ansættelsesudvalget skulle sammensættes således: 2 borgmestre 2 andre politiske valgte medlemmer af Beredskabskommissionen - som ikke kommer fra samme kommuner som borgmestrene 1 repræsentant for ledelsen i Vestsjællands Brandvæsen 1 medarbejderrepræsentant for de fuldtidsansatte medarbejdere 1 medarbejderrepræsentant for de deltidsansatte medarbejdere 1 repræsentant fra de frivillige beredskaber 1 repræsentant fra Driftsforum Det blev samtidig besluttet, at udpegning skulle ske på mødet den 18. december. Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at udpegning sker, således at der er størst mulig kontinuitet i forhold til det ansættelsesudvalg, der var nedsat i foråret 2015 ejerkommunerne er bredt repræsenteret der er en bred politisk repræsentation Søren Kjærsgaard, Holbæk (V) Mette Touborg, Lejre (F) Øvrige politikere fra politisk styregruppe: Torben Møller, Odsherred (Odsherredlisten) John Dyrby Paulsen, Slagelse (A) Driftsforum: Vicekommunaldirektør Søren Ole Sørensen, Sorø Medarbejderrepræsentanter: Jan Bruun - heltidsansatte medarbejdere Peter Nygaard - deltidsansatte medarbejdere Frivillige beredskaber: Winie Heisel Repræsentant for ledelsen: Beredskabschef, operative beredskab Søren Lundhild Repræsentant for kommunaldirektørgruppen: Kommunaldirektør Jan Lysgaard Thomsen, Kalundborg. Endvidere indstiller konst. beredskabsdirektør, at kommunaldirektørerne repræsenteres i ansættelsesudvalget. 3. Betinget godkendelse af vedtægt Statsforvaltningen har fremsendt en betinget godkendelse af de vedtægter, der i juni måned 2015 blev godkendt i ejerkommunerne og efterfølgende sendt til godkendelse i Statsforvaltningen. Statsforvaltningen har anbefalet en række tekniske ændringer af vedtægten samt stillet krav om, at der skabes sammenhæng Konstitueret beredskabsdirektørs indstilling blev godkendt. Sekretariatet fremsender udkast til sagsfremstilling til de 6 kommuner.
mellem den måde budget og regnskab godkendes. På baggrund heraf har projektsekretariatet bedt KL, som bistod ved udarbejdelsen af vedtægten, om at udarbejde forslag til vedtægtsændringer, som tilgodeser Statsforvaltningens krav og anbefalinger. Desuden har bl.a. banken stillet krav om, at vedtægten beskriver virksomhedens tegningsregler. Dette er ligeledes indarbejdet i vedlagte forslag til vedtægtsændringer. Ændring i vedtægten skal godkendes i kommunalbestyrelser/byråd i ejerkommunerne. Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at: ændringsforslagene anbefales og fremsendes til ejerkommunerne til godkendelse når godkendelse fra ejerkommunerne foreligger, fremsendes ændringsforslagene til Statsforvaltningen til endelig godkendelse Bilag: statsforvaltningens betingede godkendelse af vedtægten ændringsforslag til vedtægten ændringsforslag til vedtægt indarbejdet i den oprindeligt godkendte vedtægt 4. Risikobaseret dimensionering. Den politiske styregruppe har besluttet, at der skal udarbejdes en Risikobaseret dimensionering, som er en sammenskrivning af de 6 ejerkommuners risikobaserede dimensionering - dog således at de umiddelbart foreliggende effektiviseringsgevinster hjemtages. Konstitueret beredskabsdirektørs indstilling blev godkendt. Den udsendes tillige til høring hos de frivillige beredskaber. Sekretariatet udsender en orientering til samtli-
Den politiske styregruppe har på sine møder i oktober og november godkendt serviceniveauer for Risikobaseret Dimensionering. Disse er indarbejdet i det foreliggende forslag til Risikobaseret Dimensionering. Den politiske styregruppe har endvidere besluttet at arbejdet med at hjemtage effektiviseringsgevinster skal ske så hurtigt som muligt. Der vil således gennem 2016 fremkomme forslag til ændringer i vedlagte forslag til Risikobaseret Dimensionering. Det fremgår af Beredskabsloven at den Risikobaserede dimensionering skal godkendes af den enkelte kommunes kommunalbestyrelse/byråd efter høring i Beredskabsstyrelsen. Det fremgår af aftalen om medbestemmelse og medindflydelse mellem KL og KTO, at medarbejderne skal have mulighed for at udtale sig i sager, der har væsentlig indflydelse på løn- og ansættelsesforhold. Konstitueret beredskabsdirektør indstiller at: vedlagte forslag til Risikobaseret Dimensionering fremsendes til Beredskabsstyrelsen til udtalelse forslaget sendes i høring hos medarbejderne at Beredskabsstyrelsens udtalelse samt medarbejdernes høringssvar behandles i Beredskabskommissionen, inden fremsendelse til kommunalbestyrelser/byråd til endelig godkendelse. 5. Ledelsesstrukturen i Vestsjællands Brandvæsen Til den politiske styregruppe besluttede på sit møde i november, at der til mødet i december skulle forelægges et notat, der belyser den samlede ledelsesstruktur i Vestsjællands Brandvæsen - sammenholdt med den hidtidige struktur i beredskaberne - herun- ge kommunalbestyrelsesmedlemmer om processen vedr. den risikobaserede dimensionering. Konstitueret beredskabsdirektørs indstilling blev godkendt.
der økonomien. Af vedlagte notat fremgår de nuværende ledelsesforhold i de kommunale beredskaber - ligesom der er etableret en sammenhæng med de ledelsesforhold, der kommer til at gælde fra etableringen af Vestsjællands Brandvæsen. På grund af individuelle varsler m.v. vil der ikke i 2016 blive tale om væsentlige besparelser. I løbet af 2017 forventes en besparelse i forhold til den hidtidige ledelsesstruktur på ca. ½ mio. kr. pa - og fra 2018 en besparelse på ca. 1 mio. kr. Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at orienteringen tages til efterretning. 6. Driftsbudget 2016 Den politiske styregruppe godkendte på sit møde den 9. oktober 2015 Vestsjællands Brandvæsens budget 2016. Efterfølgende har projektsekretariatet arbejdet på at udmønte det godkendte budget i et egentligt driftsbudget. Driftsbudgettet skal indrettes således, at det dels kan benyttes som styringsredskab for at budgettet overholdes og at det er et omkostningseffektivt beredskab. Derudover skal driftsbudgettet - og opfølgningen på dette - sikre at de budgetansvarlige chefer får den nødvendige detaljeringsgrad til at styre økonomien. Herunder at økonomien på de enkelte stationer og de enkelte sideaktiviteter belyses. Sidstnævnte ikke mindst med henblik på at sikre ejerstrategiens krav om at sideaktiviterne skal prissættes omkostningsbaseret. Det er helt nye principper for budgetlægning i beredskaberne. Der har ikke tidligere været denne detaljeringsgrad - hvorfor der ikke er de nødvendige registreringer at udarbejde På baggrund af henvendelsen fra Slagelse Kommune den 16. december 2015 tilkendegiver den Politiske Styregruppe, at man er enige i, at Brandskolen i Korsør drives efter hvile i sig selv princippet. Det skal den fortsat gøre, så der sikres løbende investeringer i udvikling af brandskolen. Den Politiske Styregruppe er endvidere enige om, at Beredskabskommissionen i 2016 udarbejder et forslag til, hvordan der med virkning fra budget 2017 kan gennemføres en effektivisering på kr. 3. mio. udover det som allerede er indarbejdet i budgettet for 2016 og frem.
budgettet ud fra. Derfor er budgettet i vid udstrækning baseret på bedste mands bedste skøn - med deraf følgende budgetusikkerheder. Arbejdet med løbende at tilpasse budgettet. I det godkendte budget for 2016 indgår en effektiviseringsgevinst på 6,3 mio. kr. i 2016 - og yderligere ca. 2,6 mio. kr. i 2017. Vedlagte notat om effektiviseringsgevinster er en videre bearbejdning af notat om effektiviseringsgevinster, som blev forelagt politisk styregruppe i foråret 2015. En del kan først implementeres efter godkendelse af risikobaseret dimensionering - andre vil have andre former for tidsforskydninger indbygget. Bilag driftsbudget 2016 (eftersendes) Konstitueret beredskabsdirektør indstiller at: orienteringen tages til efterretning 7. Orientering om lokalaftaler Alle lokalaftaler vedr. de deltidsansatte brandfolks lønvilkår er nu afsluttet og underskrevet. Dog har en enkelt brandstation - Kr. Hyllinge - meddelt at de ikke kan tilslutte sig de indgåede aftaler. Lokalaftalerne er, som besluttet i politisk styregruppe, indgået indenfor den ramme på ca. 1,7 mio. kr. der hidtil har været anvendt på lokalaftaler - dog således at der på de aftaler, der omfatter alle brandmænd er en samlet overskridelse af denne ramme på 170.000 kr. Politisk styregruppe har besluttet, at denne overskridelse skal findes indenfor det samlede lønbudget. Orienteringen blev taget til efterretning. Af lokalaftalerne fremgår, at der er enighed om, at parterne udarbejder et fælles notat
om anvendelse af "alle-kald", som fremsendes til behandling i beredskabskommissionen, når der skal tages stilling til den risikobaserede dimensionering. Tilbage står nu, at de fastansatte brandfolk, jf. deres overenskomst, tiltræder sig de aftaler, der er indgået for deltidsbrandfolkene. Aftaler er fremsendt til organisationerne til underskrift. Konstitueret beredskabschef indstiller, at orienteringen tages til efterretning 8. Entrepriseberedskaber 1-årige forlængelser af Falck-kontrakterne er nu underskrevet. Tølløsestationen er udskrevet af Holbæk-kontrakten - og vil fra 1. januar 2016 blive drevet af Vestsjællands Brandvæsen. Vestsjællands Brandvæsens eventuelle meromkostninger ved at overtage Tølløse Brandstation afholdes af Holbæk Kommune indenfor en ramme af 750.000 kr. Den hidtidige allonge vedr. bodsbestemmelser i Holbæk-kontrakten er erstattet af en ny allonge med bodsbestemmelser som tager udgangspunkt i overholdelse af responstider og picklister. 2.-udrykninger til Orø overflyttes til Kr. Hyllinge fra Holbæk. Orienteringen blev taget til efterretning. Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at orienteringen tages til efterretning. 9. Eventuelt Intet til behandling.