Boligselskabet BSB Egebjerg

Boligselskabet BSB Egebjerg Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 4. juni 2012 kl. 16.00 i Domea Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Egebjerg... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 2 1.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 1.5 Revisionsprotokol... 3 1.6 Bestyrelsens årsberetning... 4 1.7 Boligselskabets budget... 4 1.8 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 5 1.10 Valg af webredaktør... 5 1.11 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 6 1.12 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 1.13 Valg af kredsdelegerede til BL... 7 1.14 Årsregnskab for perioden 01.01.2010 31.12.2010... 7 1.15 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 7 1.16 Udlejningsforhold... 7 1.17 Telefonbogsannoncering... 8 1.18 Digitale syn... 8 1.19 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne... 10 1.20 Udarbejdelse af fremtidssikringsanalyse... 11 2 Boligselskabets afdelinger... 11 2.1 Årsregnskaber... 11 2.2 Driftsbudgetter... 11 2.3 Ansøgning om tilskud fra selskabets dispositionsfond til afdeling 8101... 12 2.4 Orientering om driftsforhold... 12 3 Næste møde... 13 4 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Finn Nielsen, formand Gunnar Sørensen, næstformand Ellinor Hummel Svend Erik Johansen Orla K. Hansen Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef Domea - Afbud Dorthe Krammager, Driftschef Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 7. juni 2012

1 Boligselskabet BSB Egebjerg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Finn bød velkommen og orienterede om deltagelse i regionsmøder og om nødvendigheden af en ny traktor efter Kenneths uheld med den gamle, hvor han heldigvis ikke kom noget alvorligt til. Der var desuden orientering om organisationsbestyrelsens deltagelse i regnskabs- og budgetmøder angående afd. 8101 og 8112, som følge af manglede afdelingsbestyrelser begge steder, og der blev udtrykt ønske om, at der etableres afdelingsbestyrelser på de kommende afdelingsmøder i august. Det blev bemærket, at der er mulighed for at ændre antallet af bestyrelsesmedlemmer i afd. 8101 s bestyrelse fra 5 til 3. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Fordeling af honorar fortsætter som hidtil. 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Finn Nielsen Gunnar Sørensen Privat: 62 26 19 48 Privat: 62 24 11 62 Mobil: Mobil: Mail: ifn@privat.dk Mail: Side 2 af 13

Ellinor Hummel Svend Erik Johansen Privat: 62 24 12 84 Privat: 62 21 77 41 Mobil: 50 45 66 30 Mobil: 23 32 21 78 Mail: Mail: jejo@oncable.dk Orla K. Hansen Privat: 62 26 16 05 Mobil: Mail: okhansen@sydfynsmail.dk Liste med kontaktoplysninger for repræsentantskabets medlemmer sendes rundt efter mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Finn Nielsen oplyste mobilnummer 21 80 73 11 og Ellinor Hummel oplyste mobilnummer 50 45 66 30. 1.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 29.273. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev godkendt. 1.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen anmærkninger eller kommentarer til protokollen og den regnskabsmæssige praksis er korrekt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 3 af 13

Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. 1.7 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med en jævn udvikling i indtægter såvel som udgifter. Der forudsættes et meget lavt renteafkast. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet inkl. den meget lave renteindtægt blev godkendt. 1.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Side 4 af 13

Styringsrapport ændres angående afdelingsbestyrelser i afdeling 8101 og 8112, så det fremgår, at der ingen bestyrelser er. 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Det følger af lovgivningen, at boligselskabets dispositionsfond som udgangspunkt skal dække afdelingernes udgifter til lejetab. Kommunen kan dog i særlige tilfælde godkende, at udgifterne ikke, eller kun delvis, dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør dette nødvendigt. Det er Domeas opfattelse, at boligselskabet bør søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt pligtmæssigt bidrag pr. lejemål til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab, så er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at afdelingernes lejetab ikke vil blive dækket af dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen vil imidlertid være langt friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en velfungerende økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Selvom der ikke er stor sandsynlighed for vi får dispensationen, da dispositionsfonden har en pæn størrelse, besluttedes det alligevel at søge den. 1.10 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Side 5 af 13

Finn Nielsen er tidligere trådt til som Webredaktør, men ønskede ikke at fortsætte. Bestyrelsen undersøger, om der kan findes en person, som vil tage sig af hjemmesiderne. 1.11 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Egebjerg kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Det besluttedes at formand og næstformand deltager, dog kun med stemmeret til formanden. 1.12 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet udpeger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Der var spørgsmål til dette punkt, idet det er anført, at repræsentantskabet udpeger 2 medlemmer. Der skal naturligvis stå, at det er bestyrelsen, der vælger medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i de kommende møder. Dette rettes de kommende dagsordener. Det blev besluttet at formand og næstformand deltager. Side 6 af 13

1.13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Egebjerg kan vælge 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 kredsdelegerede for 1 år. Det besluttedes at formand og næstformand deltager. 1.14 Årsregnskab for perioden 01.01.2010 31.12.2010 Svendborg Kommune har med brev af 30. november 2011 meddelt, at årsregnskab for perioden 2010 er taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punktet blev taget til efterretning, men det blev drøftet, om overskriften kunne være mere sigende. 1.15 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Der fortsættes med de fastsatte målsætninger, og håber, at det på længere sigt bliver muligt at få bedre ventelister. 1.16 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 96 personer. Heraf har 69 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 113 personer. Heraf har 111 personer for tiden valgt at stå i bero. Side 7 af 13

For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytnings procent 81-01 77 24 57 20,36 81-12 16 1 4 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.17 Telefonbogsannoncering Bestyrelsen bedes diskutere om annonceringen i trykte telefonbøger skal bibeholdes. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, hvorvidt der stadig ønskes annoncering i telefonbøger eller ej. Der ønskes ikke længere annonceret i telefonbogen. 1.18 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Side 8 af 13

Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres x Valg af omfattede afdelinger: Side 9 af 13

Alle afdelinger omfattet x Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling x Det besluttedes at indlede iværksættelsen af digitale fraflytningssyn efter ovenstående princip. 1.19 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne Synlighed i lokalmiljøet i form af tydelig skiltning er første skridt til at øge kendskabet til boligafdelingerne og en forudsætning for at boligsøgende let kan finde frem til ledige boliger. En tydelig og flot skiltning kan også medvirke til, at styrke beboeres tilhørsforhold til afdelingen og dermed styrker afdelingens identitet og kultur. Domea har gennemført et udbud blandt en række mulige leverandører af skilte og har fået gode rabatter på skilte og har samtidig investeret i et skiltedesign, som tilbydes Domeas kunder. Herved spares Domeas kunder for en del udgifter og tilbydes samtidig en brev vifte af gode og billige skilte til indgangene til boligafdelingerne. Behovet for skiltning kan variere fra afdeling til afdeling, og det anbefales derfor, at der indledningsvis laves en analyse af behovet. Der er indgået aftale med skiltefirmaet om skilteanalyser, som munder ud i et tilbud, der gør det muligt for boligafdelingen at lægge en plan for opsætning af de nødvendige skilte. Priser for skilteanalyser og skilte fremgår af vedlagte bilag (2012-priser). Det er Domeas anbefaling, at udgifter til anskaffelse og opsætning af skilte i afdelingerne dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering i afdelingerne kan naturligvis kun sker efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifter til efterfølgende vedligeholdelse og udskiftning af skilte bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om gennemførelse af skilteanalyse med efterfølgende indkøb og opsætning af skilte i afdelingerne betalt af boligorganisationen. Det besluttedes at iværksætte en skilteanalyse, som omfatter alle afdelinger og afsnit. Herefter tages der stilling til eventuelt indkøb af skilte. Analysen betales af dispositionsfonden. Side 10 af 13

1.20 Udarbejdelse af fremtidssikringsanalyse Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om det ønskes, at der udarbejdes en fremtidssikringsanalyse for BSB Egebjerg. Det besluttedes at iværksætte en fremtidssikringsanalyse. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 8101: overskud på kr. 87.379 Afdeling 8112: overskud på kr. 44.035 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Regnskaberne blev godkendt. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2013 vedlægges som bilag. Afdeling 8101: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 9.560.000,- og indebærer en lejeregulering på 2,43 % pr. 01. januar 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 28. august 2012. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse øges til kr. 1.200.000,- i budgettet for 2013 for at imødese behovet for vedligeholdelse. Afdeling 8112: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.180.000,- og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. januar 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 28. august 2012. Side 11 af 13

Afdeling 8113: Afdelingen er endnu ikke færdigfinansieret, og der foreligger derfor endnu ikke budget for 2013 for denne afdeling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Budgetterne blev godkendt, under forudsætning af afdelingsmødernes godkendelse 28. august 2012. 2.3 Ansøgning om tilskud fra selskabets dispositionsfond til afdeling 8101 I drifts- og vedligeholdelsesplanen for afdeling 8101 er der, for at få planen til at hænge sammen, lagt anden finansiering ind i år 2017 og 2019. Som følge af de kommende års vækst i selskabets dispositionsfond fra ud amortiserede lån, ansøges der om, at denne anden finansiering, kan være i form af støtte fra dispositionsfonden. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til afd. 8101 ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden. Det besluttedes at udskyde punktet til næste år, så der kan tages stilling til nogle konkrete beløb, og ikke blot en D/V-plan. 2.4 Orientering om driftsforhold I forbindelse med ulykken med den ene traktor, har taksatoren vurderet, at traktoren ikke står til at redde. Der er derfor behov for en ny traktor til erstatning for den forulykkede. Organisationsbestyrelsen ansøges om, at låne pengene ud til indkøb af en ny traktor. Det endelige lånebeløb kendes ikke på nuværende tidspunkt, men så snart det foreligger, vil regnestykket blive fremsendt til bestyrelsen. I afdeling 8101 er det besluttet, at foreslå afdelingen kollektiv råderet til forbedring af køkken og/eller badeværelser. De nærmere detaljer vil fremgå af projektbeskrivelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til ansøgningen. Der blev forelagt et regnskab for indkøb af ny traktor. En ny traktor inkl. renoveret kost og lad samt ny frontskovl koster kr. 468.000,-. Der er indkommet kr. 130.000,- fra forsikringen for den tilskadekomne traktor, og der er derfor behov for et lån på kr. 338.000,-. Lånet, som er rentefrit, blev bevilget med følgende betingelser: løbetiden er 10 år og tilbagebetaling påbegyndes i 2014, der afdrages kr. 33.800,- pr. år. Der var desuden enighed om, at det skal forsøges med kollektiv råderet i afd. 8101. Projektbeskrivelse udarbejdes snarest mulig. Side 12 af 13

3 Næste møde Der blev ikke aftalt nyt møde. 4 Eventuelt Finn orienterede om, at der er aftalt ordinært afdelingsmøde i afd. 8101 i Øster Skerninge forsamlingshus d. 28. august 2012. Mødet afsluttet kl. 17.25 Referatet godkendt: Finn Nielsen Formand Referatet er tilsendt: Repræsentantskabet Thomas Holluf Nielsen, Domea Tinus Lassen, Domea Svendborg den 7. juni 2012 DOK/PP Side 13 af 13