Referat af møde i programgruppen for Arkitektur & Middleware den 23. oktober 2008 på Statsbiblioteket

Møde 21 Referat af møde i programgruppen for Arkitektur & Middleware den 23. oktober 2008 på Statsbiblioteket Deltagere: Arne Sørensen (AS), Anders Christensen (AC), Ole Michaelsen (OM), Tonny Laursen (TL), Ingelise Stæhr (IS), Peder Lærke (PL), Bo Öhrström (BOE), Jakob Heide Petersen (JHP) Karina Steffen (KS), Kasper Løvschall (KL) Afbud: Mogens Sandfær (MS), Birte Christensen Dalsgaard (BCD) 1. Dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referat Referat fra mødet den 10. juni 2008 blev godkendt med følgende bemærkninger. AS oplyste, at man ikke er kommet videre med temadagen om dokumentlevering. Der har ligeledes kun været begrænset fremdrift i arbejdet vedrørende konsolidering. AC oplyste, at projektet vedrørende EZ-proxy er igangsat, og at der er blevet skrevet rundt til interessenterne. TL mente ikke at have modtaget information. KL oplyste, at 3D-projektet er under afslutning. 3. Kort gensidig information og tilbagemelding fra styregruppens møde den 29. september BOE fortalte om emner fra seneste styregruppemøde. Gruppen havde drøftet udmeldingen fra Danske Universiteter om biblioteksudvikling, og der var opbakning til indholdet. Styregruppen opfordrede sekretariatet til at gå videre med udarbejdelse af rapporten om fremtidens biblioteksbetjening af forskere. Sekretariatet har kontaktet Hans Siggaard, der er interesseret i at bidrage til opgaven. Det er hensigten, at rapporten bl.a. kan anvendes i forbindelse med at understøtte ansøgning om backfiles. BOE lagde dog vægt på, at rapporten kan bruges til at placere bibliotekerne som en central del af forskningens infrastruktur. Han oplyste, at formanden havde været lidt utålmodig i forhold til fremdriften i arbejdet med konsolidering, hvor BOE måtte oplyse, at der ikke er sket så meget. Derudover informerede BOE om processen om den nye styregruppe. Han fortalte, at der afholdes et koordinationsudvalgsmøde den følgende dag. Her vil koordinationsudvalget fastlægge rammerne og proceduren i forbindelse med styregruppens sammensætning. Derefter vil hvert ministerium i samarbejde med deres bagland og interessenter finde medlemmer til gruppen. På næste koordinationsudvalgsmøde medio december vil styregruppen sammensætning blive endelig fastlagt. Medlemmerne af koordinationsudvalget drøfter sideløbende formandskabet for styregruppen og tager stilling til, om der foretages ændringer. DEFF Biblioteksstyrelsen H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V Danmark Telefon +45 3373 3373 Fax +45 3373 3372 E-post deff@bs.dk www.deff.dk

BOE oplyste, at han har deltaget i et møde om open access med forsknings- og innovationsstyrelsen (FI). Anledningen er, at Helge Sander har underskrevet en erklæring, der forpligter Danmark på området. Der er efterfølgende nedsat en arbejdsgruppe med deltagere fra Universitetsog Bygningsstyrelsen (UBST) og FI. JHP tilføjede, at han har afholdt et møde med UBST om open access. Han oplyste, at han havde anbefalet, at man arbejder for at fremme, at universiteterne udforme publiceringspolitikker og arbejder for at få mere indhold i deres repositories. Fra UBST havde man sagt, at man måske kunne overveje tilgangen hos det humanistiske forskningsråd, der ved uddeling af forskningsstøtte, stiller krav om fri adgang til forskningsresultater. BOE fortalte, at han har deltaget i et styregruppemøde for Forskningsnettet. Her drøftede man WAYF, som Forskningsnettet muligvis vil delfinansiere efter 2009. BOE er blevet observatør i Forskningsnettets styregruppe og håbede at få godkendt bidraget til finansiering på næste møde den 11. november. Han vurderede, at det ville være et vigtigt skridt på vej til en permanent finansiering. KL fortalte, at har holdt møde med David og Jakob fra WAYF; Man havde drøftet forslag til konkrete anvendelser af WAYF, som f.eks. Forskningsnettets videokonferencesystem, bibliotekernes netmusik og danske forlag. AS tilføjede, at man måske kan bruge WAYF i forbindelse med det fælles bibliotekssystem til Århus Universitet og måske også til SFX-løsninger. BOE fortalte, at styregruppen havde drøftet databrønden og den bibliometriske forskningsindikator. Gruppen havde også behandlet de ansøgninger, som DEFF havde modtaget. Der var bevilget let reduceret støtte til ansøgning om etablering af et open access netværk. Styregruppen have udskudt stillingtagen til støtte til migrering af Asienportalen, indtil der er en afklaring af, hvorvidt fagportalerne skal have et nyt cms-system. KL forklarede, at portalerne alle er baseret på cms-systemet, Keystone. Det er et problem, fordi der ikke laves sikkerhedsrettelser til noget underliggende software som er nået end-of-life (PHP4). Det er primært DVM, Arkade og juraportalen, der har problemet. KL fortalte, at Indexdata tidligere havde estimeret, at det vil koste 0,5 mio. kr. at opdatere Keystone. Den konkrete anledning til diskussionen havde været, at Indexdata havde opsagt supportaftalen med en række portalerne. BOE fortalte, at der afholdes et møde med portalerne, hvor man drøfter behovet for nyt system. AS oplyste, at man på SB er lidt i tvivl om DVM. På den ene side er man lidt betænkelig ved portaler, og på den anden side synes DVM at have en stabil brugerkreds. AS mente desuden, at man kunne overveje at bruge en række af de nye redskaber som f.eks. Wordpress eller nye dialogværktøjer. BOE fortsatte gennemgangen og fortalte, at styregruppen havde afvist en ansøgning om eksplorativ søgning i denne omgang. Det skyldes både, at projektet var temmelig omkostningskrævende, og at gruppen ville have mere viden om området for at kunne vurdere relevansen af at yde støtte. 2

Endelig havde styregruppen behandlet en ansøgning om informationskompetence. Man havde vurderet, at den i høj grad havde gymnasier som målgruppe og afvist at støtte dette, før gymnasierne er en del af DEFF efter 1. januar. Styregruppen havde også drøftet indtrykkene fra reviewet. JHP oplyste, at der arbejdes på reviewrapporten, og at det første udkast foreligger primo november. BOE afsluttede med at fortælle, at det er lidt uklart, hvad der skal ske på det næste styregruppemøde, og hvor mange ansøgninger, DEFF vil modtage. Han mente dog, at det af hensyn til den nye styregruppe ville være hensigtsmæssigt, hvis styregruppen afholdt sig fra at disponere over en alt for stor del af næste års bevilling. JHP fortalte, at Biblioteksrådet har nedsat en arbejdsgruppe med henblik på at få udarbejdet forslag til forbedring af materialeforsyningen. Gruppen arbejder primært med fastformsmaterialer, men også i et vist omfang med digitale materialer. Fra forskningsbibliotekerne sidder Niels Henrik Gylstorff og Svend Larsen. 4. Danbib som ægte fælles katalog AS præsenterede beslutningsoplægget, der er lidt mindre konkret end det foregående, fordi man er blevet enige om en ny udviklingsmodel. DBC vil finansiere sin egen udvikling, så der er lagt en større del af opgaverne over til DBC. KB, Roskilde og SB deltager direkte i projektet. SB, KB og RuB tester og kravspecificerer i forhold til DBC. Man er blevet enige i at udvide deltagerkredsen, således, at det ikke kun er it-folk men også katalog- og procesfolk. Der laves en ansøgning fra de tre parter med 4 mm fra hver institution. Ansøgningen vil være på ca. 600.000. kr. Det er hensigten, at projektet skal starte 1. januar og køre i 2009. Der arbejdes med prototyper og iterativ udvikling. PL spurgte, hvor de konkrete serviceforbedringer ligger. AS svarede, at det er forventningen, at den lokale arbejdsbyde kan reduceres, at posterne bliver kvalitativt bedre, og at dubletter fjernes. PL mente, at det er vigtigt kunne sandsynliggøre konkrete gevinster, fordi projektet skal sælges i mange sammenhænge. AS mente, at det kan være lidt ømtåleligt at pege på effektivisering. IS spurgte, hvordan projektet hænger sammen med Worldcat, og om ikke en større anvendelse af Worldcat alt andet lige reducerer behovet for at forbedre poster i Danbib. AS mente, at Worldcat bidrager til et bedre katalogiseringsgrundlag, men at det ikke behøver at trække i en anden retning af Danbib-projektet. KL fortalte, at AUB har indledt et samarbejde med DBC, hvor de poster, som AUB køber, beriges hos DBC, inden de kommer til AUB. Der er tale om poster leveret af Starkmann. PL spurgte, om man kan forestille sig, at fælleskatalogen vil indeholde en bedre post end de poster, som CBS får gennem Dawson, og at de vil de være tilgængelige tilstrækkeligt hurtigt. AS mente, at det var en mulighed, hvis andre biblioteker stillede deres indkøbte poster til rådighed i Danbib. Desuden fremhævede AS muligheden for at få dynamiske poster, der kan tilføres flere data efterhånden. 3

5. Nye projekter til Styregruppemødet den 17. november KS orienterede om projektet med aftalemodeller og forretningsmodeller for webservices. Projektet er næsten færdigt, men afventer godkendelse af rapport. KB, DTIC og SB er blevet interviewet, og på baggrund af disse interviews har man identificeret et behov for en skabelon til en standardkontrakt for at udbyde services. Man havde konstateret, at OIO s kontrakter er for omfattende. AC understregede, at der skal være juridisk sagkundskab med. KS fortalte, at der på baggrund af forprojektet skal laves en nu ansøgning dog ikke til det kommende møde. AS nævnte overvejelserne om et projekt vedrørende Rapid. JHP fortalte, at han havde talt med Poul Erlandsen (PE), der havde oplyst, at man ville kunne lave en testadgang for en række danske biblioteker for et relativt beskedent beløb. JHP havde opfordret PE til at gå videre med det, men havde ikke hørt yderligere siden. AS mente, at det fortsat er relevant at arbejde for at lave en konference om dokumentlevering, Rapid, WAYF mv. 6. Viden til tiden 2 AS mente at rapporten som helhed er meget konsensussøgende, og at man generelt kan bakke op om det meste. BOE hæftede sig ved, at synet på DEFF har flyttet fra tvivl til opbakning siden sidste oplæg. Desuden påpegede han, at der står en del om fællesopgaver. PL tilføjede, at diskussionen er mere kvalificeret, også fordi bibliotekerne har fået flere erfaringer med fælles opgaver. AS spurgte mødedeltagerne, hvordan man følger op på anbefalingerne, og om f.eks. fælles bibliotekssystem og ét system til integreret søgning. Han mente, at det stiller krav til A&M-gruppen. PL mente, at rapporten beskriver den enkelte institution og bibliotek i et spændingsfelt mellem samarbejde og konkurrence. På den baggrund går rapporten videre til at stille nogle krav til konsolidering. KL mente, at konsolidering forløber anderledes end anbefalingerne om et system kunne antyde. Der er i højere grad tale om valg af fælles platforme som f.eks. PURE, Aleph og Summa/primo. AS spurgte, om gruppens handlingsplan skal omfatte arbejde på et fælles bibliotekssystem. AC mente, at det i mange tilfælde er mere spændende med den udenlandske konsolidering. Man kan f.eks. forestille sig at konsolidere med British Library. Han mente, at handlingsplanen skulle være mere ambitiøs og langsigtet; Man kunne arbejde med, hvordan biblioteksrollen kan udvikles i forhold til universiteterne. F.eks. kunne AC forestille sig, at KB gerne vil være backup-center for KU, fordi det vil give adgang til nogle gode data, desuden er en nødvendig og relevant opgave. AC mente, at A&M-gruppen i nogle år har holdt lidt lav profil, især fordi der var opbygget en stor portefølje. Man er nu ved at have indhentet efterslæb, hvilket giver mulighed for at være mere visionær. KL mente, at det er vigtigt at tænke noget af det, der allerede er lavet, f.eks. WAYF., ind i den fremtidige indsats. BOE foreslog, at man kunne gennemgå anbefalingerne fra Danske Universiteter og sikre sig, at der er taget stilling til alle anbefalingerne. 4

AS mente med henvisning til AC s opfordring til ambitiøse planer, at etableringen af et fælles bibliotekssystem og integreret søgning er større opgaver end som så. IS mente, at man burde prioritere arbejdet med databrønden. Hun mente ikke, at konsolidering af bibliotekssystemer er vigtigt, hvis de eksisterende systemer kører godt nok. Hun pegede på databrønd og arkiver som mere oplagte opgaver. BOE mente, at man kunne bruge rapportens anbefalinger som disposition for konsolideringspapiret ved at tage stilling til de enkelte anbefalinger. KL mente, at man bør tilstræbe at få både det visionære og det konkrete med i handlingsplanen. Han påpegede, at det ikke er selve driften af systemerne, der er dyr, men de tilknyttede licensbetalinger. Hvis kan skulle gå efter besparelser, skulle man forhandle f.eks. Oracle- og Alephlicenser sammen. PL mente heller ikke, at gevinsterne nødvendigvis ligger i en centralisering af systemer som f.eks. PURE, men der omvendt kan være gevinster i andre typer samarbejde som f.eks. CBS bibliotekets samarbejde med Harvard Business School. OM mente, at det er vigtigt at få uddannelsesbiblioteker med i udviklingen af nogle af de områder, der peges på i rapporten. AC mente, at konsolidering af bibliotekssystemet er strategisk når man næste år lægger 47 biblioteker sammen på KU, men det samme gælder ikke nødvendigvis f.eks. et fælles bibliotekssystem med AUB. KL foreslog, at man kunne kigge på de systemer man allerede har, og så vurdere, hvad kan man så konsolidere i de systemer. Han mente, at man f.eks. kan tænke open journal systemet ind i PURE. 7. Forslag fra DEFF om "Fremtidig struktur for Programgruppernes arbejde med handlingsplan AS indledte med at fortælle, at programgrupperne er blevet bedt om at fortsætte i yderligere to år. Han konstaterede, at der med notatet lægges op til lidt mere selvbestemmelse hos grupperne. BOE tilføjede, at det bl.a. er inspireret af meldinger fra programgrupperne og styregruppes sagsbehandling. Det er på den baggrund hensigten, at grupperne lægger bedre planer som til gengæld efter godkendelse forpligter styregruppen. AS mente, at A&M-gruppen ikke har oplevet så mange problemer i forbindelse med ansøgninger. Han mente, at problemet i højere grad er, at projekter i flere tilfælde ikke er gode nok eller når langt nok. Han henviste til, at det ofte er vanskeligt at lave infrastrukturprojekter, fordi de har berøringsflader med mange dele af institutionerne. Han mente, at de tidligere handlingsplaner har været udmærkede, men at man måske kunne være kommet lidt længere. Han kunne dog tilslutte sig DEFF-sekretariatets forslag til nye model. AS mente dog, at der behov for at drøfte, om projektmodellen god nok, eller om man i højere grad skal sætte opgaverne i udbud. 5

AC mente, at det måske var nemmere dengang man lavede brugerbase og ez-proxy, fordi de projekter var meget efterspurgte på institutionerne. Han mente, at gruppen måske er blevet bredere en navnet antyder. På den baggrund mente AC, at man burde tager andre projekter ind i gruppen. KL brugte eksemplet med handle/doi som eksempel. Alle er enige om, at det er relevant, men det er aldrig blevet lavet, fordi det er så kedeligt. KL mente, at det også var tilfældet med en del af projekterne i A&M-gruppen. De er for kedelige og ikke tilstrækkeligt kreative til at skabe engagement. Han mente, at en del af de interessante projekter nu ligger i programgruppen for informationsforsyning. PL mente, at tanken med A&M-gruppen vel var, at man skulle skabe den infrastruktur, som de spændende slutbrugerservices kan bygge på. AS tilføjede, at noget af WAYF var spændende, men at de opgaver også er flyttet til et andet regi. Han mente, at der er en svær snitflade til informationsforsyning, der måske var tiltænkt nogle lidt andre opgaver, således. kunne man argumentere for, at databrønd og SFX kunne ligge i A&M. I forhold til arbejdsformen forslog AS, at man i nogle tilfælde kunne lave udbud, som bibliotekerne også kunne byde på, så man ikke skal sprede mandemåneder ud mellem mange institutioner. KL mente, at det også kunne have noget med institutionernes størrelse at gøre, fordi en del projekter som f.eks. DS 484-projektet ikke er relevant for mindre institutioner; Det kan måske være svært at finde projekter, der rammer bredt i gruppen. AS mente ikke, at man skal begynde at lave for meget om i DEFF i øjeblikket, fordi det risikerer at sætte arbejdet i stå. JHP foreslog, at man kunne drøfte den konkrete fordeling af projekter og ansvarsområder med programgruppen for informationsforsyning, fordi man måske ville kunne aflaste informationsforsyning på enkelte områder. Desuden opfordrede han til, at man tænker KEO ind i handlingsplanen. AC foreslog, at man måske kunne kigge på hvilke systemer, der hører til hos A&M-gruppen; Man kunne f.eks. kigge på Verde og se på, om det kan bruges i forbindelse med databrønden. AS påpegede, at gruppen arbejder med hele arkitekturen, og at man i forhold til de nævnte systemer ikke har foretaget sig noget, fordi det ligger hos informationsforsyning. AS var dog åben overfor at drøfte det med informationsforsyning. KL foreslog, at man også burde tage SFX med. Mødedeltagerne drøftede spændingsfelt mellem åbne standarder og open url på den ene side og SFX og knowledge base på den anden side; På den ene side advokerer man for åbne standarder og på den anden side konsoliderer man properitære løsninger. AC fremhævede, at den hidtidige arbejdsform har været god, fordi det har en værdi, at medarbejderne samarbejder og erfaringsudveksler. 6

PL mente, at gruppen også bør drøfte standarder og arkitekturmodel, så man ikke kun vælger pragmatiske løsninger på baggrund af leverandørvalg. Han fremhævede ITIL/DS484 som et projekt, der skulle give anbefalinger og vejledninger. Man kunne forestille sig tilsvarende projekter omkring systemvalg og arkitektur. KL udtrykte bekymring for, at man kunne risikere for mange forprojekter og undersøgelser med for få konkrete resultater. Han mente ikke, at standardisering ville skabe begejstring blandt brugerne. AC foreslog, at man kunne anmode gruppens medlemmer om at bidrage med konkrete projektforslag for på den måde at få en mangfoldighed af projekter. AS mente, at man snarere burde finde de 4-5 ting, som gruppen skal lave de næste to år. Han mente, at SFX-projektet og noget om søgning kunne være interessant. KL foreslog, at man kunne låse deltagerne inde en dag og tage en tur med kreative processer og gule sedler. JHP var enig med KL i, at mange ideer måske umiddelbart i højere grad er rettet mod informationsforsyning. Han fremhævede e-læring som et vigtigt område, og påpegede, at programgruppen for informationsforsyning næppe har tid til at løse alle opgaverne. Man burde måske identificere de relevante områder, som DEFF skal levere konkrete resultater inden for, og så dele dem mellem grupperne uden at fokusere på, hvad gruppernes betegnelser tilsiger. BOE forslog opbevaring af tidsskriftsdata som en mulig opgave for A&M-gruppen. AS mente, at man kunne lave fælles seance i stil med KL s forslag med A&M-gruppen og informationsforsyning og så dele opgaverne med dem. KL spurgte, om ikke det oprindeligt var tanken, at A&M-gruppen skulle forholde sig til de andre gruppers områder. AS svarede bekræftende og pegede på forlæggelsen af databrønd-projektet som eksempel. BOE mente, at A&M gruppen kunne lave løsninger for de nye institutioner. Han fortalte om adgangsstyring på professionshøjskoler som et eksempel, hvor gruppen konkret kunne hjælpe brugerne. KL henviste til de praktiserende lægers adgang gennem sundhed.dk som en pragmatisk løsning, der havde haft stor værdi. AC mente, at det ville hensigtsmæssigt at indsamle projektideer før jul, så gruppen får et bedre udgangspunkt for en dialog med andre områder. KL mente, at national opsamling af brugerskabte data kunne være et interessant projekt med en lidt tydeligere DEFF-profil. Der var enighed om, at hvert medlem af gruppen udarbejder beskrivelse af tre projekter, som gruppen kan arbejde med. Disse indsendes til AS inden 23. november og består af en projekttitel + minimum fire linjer. 7

Der var enighed i gruppen om at fortsætte arbejdet i de kommende to år, og der var opbakning til den model for handlingsplaner, som var udsendt af DEFF-sekretariatet. 8. Arbejdet med bibliometrisk forskningsindikator BOE orienterede om arbejdet med henvisning til det udsendte bilag. Deltagerne kvitterede for gennemgangen ved at ønskede held og lykke med det videre arbejde. 9. Databrønd BOE præsenterede det foreløbige udkast. AS kommenterede oplægget med tre forskellige kasketter. Som formand for arkitektgruppen kunne han tilslutte sig infrastrukturen beskrevet i oplægget. På vegne af Statsbiblioteket tilkendegav AS, at SB gerne deltager i projektet både fordi det er interessant, og fordi man derved kan spare penge. Endelig mente AS, at Statsbiblioteket som potentiel operatør gerne vil have, at løsningen sættes i udbud. AC mente, at et udbud kunne risikere at indebærer en forsinkelse. IS mente, at det ville være godt med et udbud, fordi man derved ville finde ud af, hvad løsningen skal koste. Hun mente ikke, at tidsplanen kan holde, fordi det vil tage SDUB og andre lidt længere tid end 1½ måned at beslutte sig for, om man skal deltage. JHP påpegede, at det er vigtigt, at der er søgeadgang for andre institutioner end videregående uddannelse og forskning. Der var generelt stor opbakning til projektet fra hele gruppen. 10. Status på projekter 3D-projektet - KL henviste til tidligere bemærkninger. Det laves snart færdigt ud fra det, der er lavet på nuværende tidspunkt Forretningsmodeller for webservices KS fortalte, at projektet næsten er færdigt, og at rapporten blot skal godkendes Tilknytning af kommercielle bibliotekstjenester til DK-AAI TL oplyste, at projektet er gået i gang; man forsøger at få kontakt med JSTOR og danske forlag. KL spurgte til det tidligere projekt om tilknytning af Elsevier. AS oplyste, at projektet blev afsluttet uden endeligt resultat og overladt til WAYF. Det viste sig, at WAYF desværre er lidt anderledes end f.eks. den engelske løsning. BOE fortalte, at han har skrevet officielt til Elsevier, og at en løsning skulle være klar inden længe. EZ-proxy der blev henvist til de tidligere bemærkninger fra AC om, at er udsendt noget, og at projektet er igangsat. ITIL/DS484 der blev henvist til de tidligere bemærkninger fra AC om at man efter afklaringer med Rigsrevisionen og KUMADM nu er klar til at gå i gang. BOE oplyste, at den tidligere bevilling er tilbageført til DEFF. 11. Eventuelt Næste møde afholdes onsdag den 14. januar kl. 10.30 15.00 hos Styrelsen for Bibliotek og Medier. 8