Referat fra styregruppemøde 6

Transkript

1 Projekt Den administrative forandringsproces Emne Styregruppemøde Dato og sted Aarhus Universitet, bygning 1430 lokale 231 Tidspunkt Onsdag den 5. november 2008, kl til Møde nr. 6 Referent Thomas Damgaard Deltagere Styregruppen: Niels Højberg, Søren Frandsen, Kirsten Skjødt, Eva Teilmann, Niels Damgaard Hansen, Bodil Due, Flemming Larsen, Per Lindblad Johansen, Aase Pedersen og Finn Folkmann Rambøll Management: Erik Møberg, Thomas Damgaard og Søren Weeke Programsekretariatet: Søren Klit Lindegaard Sporleder: Flemming Bøge Afbud Ingen Kopi Mødedeltagere Næste møde Tirsdag den 2. december, kl til Referat fra styregruppemøde 6 1. Godkendelse af referat og dagsorden Ad. 2.1 i referatet. I sætningen: På det tidspunkt må det forventes, at de aktuelle usikkerheder er afklaret, og det vil efter al sandsynlighed være muligt at fastlægge en holdbar tidsplan, blev holdbar udskiftet med revideret. Ad i referatet blev det præciseret, at de enkelte medlemmer i en sporgruppe ikke sidder i gruppen for at repræsentere det hovedområde eller den 1/5

2 funktion, de kommer fra, men er placeret i gruppen pga. den faglige viden, de repræsenterer. Ad. budgetestimaterne blev der stillet spørgsmålstegn ved formuleringen budgetgodkendelser i udkastet til referat i forhold til, om det er styregruppen eller ledelsesstrengen, der godkender budgetrammen, og hvorvidt det er en budgetramme eller et estimat, der er godkendt. Niels Højberg påpegede, at styregruppen ikke har mandat til at godkende budgetter, men der fra rektoratets side er blevet nikket til en budgetramme for forandringsprogrammet. Formuleringen i referatet skal derfor være, at det er estimaterne, der godkendes og ikke en budgetramme. 2. Programledelse 2.1. Sporbeskrivelse for It-sporet Udfordringen for sporet ligger specielt i timingen; at løse de rigtige opgaver i den rette rækkefølge - at få prioriteret, hvad der er mest presserende, og hvad der giver mest værdi for universitetet, og få disse opgaver løst. Sporet fokuserer i øjeblikket på at få etableret et netværk, der binder AU s lokationer sammen og at få etableret en ny it-organisation. Netværksprojektet skal være færdigt til sommer, selvom teknikerne vurderer, det er meget optimistisk. Projekter, der omhandler etablering og implementering af diverse applikationer, vil der blive fokuseret på, når det er fastlagt, hvordan it skal organiseres på AU, og den fysiske infrastruktur er etableret. Det er igennem applikationsprojekterne, at de forretningsmæssige gevinster vil kunne høstes, men der igangsættes ikke applikationsprojekter endnu, da der fokuseres på organisering og infrastruktur. Erik Møberg problematiserede, om det er den rigtige prioritering, der er foretaget i forhold til den tekniske og infrastrukturelle fokusering i sporet kontra en forretningsmæssig fokusering. Der burde sideløbende med den tekniske implementering, ske en planlægning af den forretningsmæssige implementering. Det blev påpeget, at det er en stor kommunikationsopgave at forklare, at det ikke er muligt på den korte bane at høste betydelige it-gevinster, men at disse skal indhøstes på den lange bane. Uden for IT-sporet gennemføres der i øjeblikket en proces, hvor hvert hovedområde internt i organisationen analyserer deres behov og strategi for it. Disse 2/5

3 skal sammenholdes med den centrale it-organisations opgaver og strategi og ud fra dette give et billede af, hvilke it-behov der er på AU, og hvordan itorganisationen i denne forbindelse skal spille sammen med hovedområderne. I relation til organisering af it-driften på AU er det blevet foreslået at etablere kompetencecentre på hovedområder, der vurderes at kunne løfte en specifik it-opgave. Det vil være en betydelig udfordring at opdele it-driften i kompetencecentre, vurderede Flemming Bøge. Man noterede sig, at estimatet overskrider det tidligere estimat, der er grundlag for budgetrammen, med 10 mio. kr. Der vil ikke blive ændret i den overordnede budgetramme, som rektoratet har accepteret, så det skal være internt i programmet, der evt. skal prioriteres imellem opgaver. Tidsplanen i it-sporet i forhold til CMS dækker kun over valg af platform. Dette skal tydeligt kommunikeres. Derudover er der et stort stykke arbejde, der skal iværksættes. Det er vigtigt, at det kommunikeres, så det er tydeligt for organisationen, hvornår et CMS bliver implementeret. Sideløbende med etableringen af den fysiske infrastruktur skal itsporet have forberedt den næste fase af it-projekter, så disse hurtigt kan igangsættes efter etablering af it-infrastrukturen Kommentarer vedrørende risikohåndtering Der tilføjes til programhåndbogen, at risikohåndtering skal håndteres i sporene se formulering fra forrige referat. 3. Månedsstatus 3.1. Økonomisporet Følger sporbeskrivelsen. Der gennemføres et pilotprojektet på NAT om workflow. Der er et stort engagement, og der har foreløbig været gode resultater Studiesporet Følger sporbeskrivelsen HR-sporet Følger sporbeskrivelsen. I forhold til digitaliseringsprojekterne er det en udfordring at finde kompetencer internt på AU, der skal derfor findes eksterne personer, der kan drive projekterne. 3/5

4 3.4. Bygningssporet Organiseringen af bygningsdriften overvejs p.t. i den øverste ledelse. 4. Styring af spor Inger sager til behandling. 5. Nøglerisici It-leverancerne til sporene Pga. en kommunikationsbrist imellem it-organisationen og økonomisporet er der en manglende leverance fra it-organisationen. Dette vil blive håndteret imellem Flemming Bøge og Økonomisporet. 6. Eskalerede sager Ingen sager er eskalerede. 7. Øvrige sager Revideret sporbeskrivelse for studiesporet Godkendt. Mødekalender 2009 Næste møde bliver tirsdag den 2. december kl Mødetidspunkter for 2009 blev ikke fastlagt. 8. Eventuelt Niels Højberg fremhævede følgende punkter, som det er vigtigt at fokusere på i fremtiden: 1. sammenhængen imellem sporene 2. prioritering af opgaver 3. fremdrift i programmet 4. organiseringen af styregruppen og sporene 5. hvordan opnås økonomiske gevinster på den korte bane? 4/5

5 I starten af styregruppens levetid har der været fokuseret på at få etableret og struktureret et effektivt program, som kan styre den administrative forandringsproces. Den administrative forandringsproces er dog ved at bevæge sig ind i en ny fase, der vil være karakteriseret af ledelsesmæssige beslutninger. Niels Højberg argumenterede for en ny organisering af styregruppen, hvor der bl.a. skal være en klar afgrænsning imellem sporlederne og resten af organiseringen. Der skal i fremtiden være klare roller imellem styregruppen og sporlederne, der i dag sidder i styregruppen med to kasketter. Eva Teilmann anførte, at man skulle sikre sig, at der fortsat er viden om fællesområdets område repræsenteret i styregruppen. Erik Møberg argumenterede for, at en ny organisering skal sikre, at styregruppen kan fokusere på de forretningsmæssige gevinster i programmet. Erik Møberg påpegede ligeledes, at magtbalancen vil blive rykket, og man skal være meget opmærksom på, hvordan man konstruerer en evt. ny styregruppe. Søren Frandsen lagde vægt på at en ny organisering skal sikre, at sporlederne bliver fuldt informeret, og at deres viden kan indgå i styregruppens arbejde. I den nuværende organisering mangler der en organisatorisk forankring i forhold til at kunne få gennemført forandringerne i hele organisationen. Søren Frandsen påpegede, at programmet nu er så langt, hvor der skal træffes en række principielle beslutninger. Dette betyder, at dekankreds, rektorat, sporledere og styregruppen skal arbejde meget tæt sammen, og det er vigtigt at der er beslutningskraft til at få beslutningerne ført igennem på hele universitetet. Der skal være mere støtte til sporlederne, f.eks. i forhold til etablering af en sporledergruppe, hvor sporlederne internet kan koordinere Den administrative forandringsproces. Der arbejdes videre i programsekretariatet med oplæg til organisering af styregruppe. Dette diskuteres videre på næste styregruppemøde. 5/5