Acadre 07 27813 Svendborg Kommunes Ejerstrategi 2010 for alle selskaberne: o Svendborg Forsyning A/S o Svendborg Forsyningsservice A/S o Svendborg Vand A/S o Svendborg Spildevand A/S o Svendborg Affald A/S o Svendborg Vejbelysning A/S Titlerne er foreløbige arbejdstitler og er lagt op til politisk godkendelse. 28. oktober 2009 1
Indhold: Svendborg kommunes ejerstrategi for andele i selskaber 1. Overordnet ejerstrategi a) Politiske og driftsmæssige målsætninger b) Information og kommunikation 2. Specifik ejerstrategi 2010 3. Overordnede principper for god selskabsledelse 4. Den kommunale administrations rolle i forhold til bestyrelsesmedlemmer 5. Bestyrelsens sammensætning og virke 6. Offentliggørelse af hændelser af væsentlig betydning 7. Bestyrelsens arbejdsform 8. Samspillet mellem den offentlige ejer og selskabet 9. Åbenhed og gennemsigtighed i forhold til selskabets interessenter 10. Specifikke anbefalinger vedrørende større aktieselskaber med kommunal deltagelse regnskabsmæssig afrapportering 11. Bestyrelsens og direktionens vederlag 12. Risikostyring 13. Revision 2
Svendborg kommunes ejerstrategi for andele i selskaber Nærværende dokument følger strukturen i den skabelon, som blev fremlagt i forbindelse med indstillingen til ejerstrategien, som bilag 2, på Byrådets behandling den 29. oktober 2007. Nærværende er en opdatering af ejerstrategi for 2009 og status for selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S. Svendborg Kommunes ejerstrategi for andele i selskaber Svendborg Kommunes ejerstrategi indeholder følgende struktur: a. Overordnet ejerstrategi for nuværende og evt. fremtidige selskaber b. Specifik ejerstrategi for nuværende selskaber Nærværende ejerstrategi ajourføres og udvikles i samarbejde mellem kommune og selskaber, således at en evt. revideret ejerstrategi forelægges Byrådet én gang årligt i november måned. Ejerstrategiens løbende kontakt mellem selskab og kommune foreslås at følge nedenstående årshjul : November December Januar Marts April-maj Maj Byrådsorientering. Forelæggelse af årsrapporter, orientering om virksomhedsplaner for det kommende år og evt. revideret ejerstrategi. Byrådsgodkendelse af takster for det følgende år Økonomiudvalget fastlægger tidsterminer for budgetog regnskabsaflæggelse, herunder selskabernes bidrag til kommunens årsregnskab Evt. forelæggelse af justerings- og/eller opfølgningspunkter i ejerstrategien for Økonomiudvalget Borgmester præsenterer revideret ejerstrategi på selskabernes ordinære generalforsamlinger Møder mellem selskabsdirektør og sektordirektørens område omkring ajourføring/udvikling af ejerstrategi 1. Overordnet ejerstrategi Det overordnede formål med Svendborg Kommunes strategi for ejerandele i selskaber er: sikring af, at der er sammenhæng mellem selskabernes virksomhed og kommunens vision, politikker, værdier og strategier. sikring og udvikling af kommunens økonomiske værdier Ved udformningen af ejerstrategien inddrages Indenrigs- og Sundhedsministeriets overvejelser omkring de styringsmæssige relationer m.v. i forholdet mellem kommunalbestyrelsen og aktieselskabet samt Københavns Fondsbørs rapport, om god selskabsledelse i Danmark. Disse overvejelser og anbefalinger danner rammen om ejerstrategien. Konkret skal der for hvert selskab, indenfor ejerstrategien udformes: a. Politiske og driftsmæssige målsætninger 3
Selskaberne skal understøtte kommunens vision og politikker, værdier og strategier, herunder o Takstpolitik o Strategi for effektiviseringer o Strategi for miljørigtighed, herunder arbejdsmiljø Selskaberne skal i samarbejde med sektordirektøren redegøre for de mulige prioriteringer mellem værdiopbygning i selskaberne, udbytteudlodning til ejer og lavere priser Status for selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S: Selskaberne har den 3. marts 2008 vedtaget en strategiplan for 2008-2012. Overordnet set er der i 2007 sket en værdiopbygning i selskaberne. Lovgivningsmæssigt er det ikke muligt at disponere overskud eller tab, da området er dækket af hvile i sig selv. Derfor er det ikke muligt med udbytteudlodning til ejer. Det forventes ikke indenfor budgetperiode 2009-2012 at sænke taksterne for vand og spildevand, da der forventes et øget investeringsbehov pga. nye krav, som kun i begrænset omfang kan finansieres via øgede effektiviseringer og øgede låneoptagelser. b. Information og kommunikation Det enkelte selskab er forpligtet til løbende at informere om selskabets virksomhed, ligesom kommunen er pligtig til at informere selskabet om alle relevante forhold, der må antages at have selskabets interesse. Selskabet er forpligtet til løbende at have fokus på en åben og troværdig kommunikation med mest mulig indsigt for brugerne. Efter afholdelse af selskabets ordinære generalforsamling sendes selskabets årsrapport til Byrådet til orientering. Årsrapporten gennemgås på en særlig byrådsorientering i november/december måned, hvorpå der også orienteres om selskabets virksomhedsplaner for kommende år. Alle beslutninger om takster og optagelse af lån skal godkendes af Svendborg Byråd. Budget og regnskab varetager den administrative koordinerende rolle mellem selskab og kommunens direktion/politiske udvalg/byråd. Status for selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S: Selskabet har den 24. oktober 2007 vedtaget en informations- og kommunikationspolitik. I denne er der lagt vægt på en åben og troværdig kommunikation med alle interessenter, hvilket bl.a. har medført at alle dagsordener og protokoller fra bestyrelsesmøder offentliggøres på Svendborg Vands hjemmeside, www.svendborgvand.dk Pressemeddelelserne findes ligeledes på hjemmesiden. Endvidere er der etableret løbende dialogmøde mellem selskabernes direktør og sektordirektør for det tekniske område i Svendborg Kommune, for at sikre løbende information og dialog. Der henvises til selskabernes informations- og kommunikationspolitik. Årsrapport og indkaldelse til generalforsamling er offentliggjort på Svendborg Vands og Svendborg Kommunens hjemmeside. Årsrapport og virksomhedsplan mv. gennemgås på særlig byrådsorientering i november/december. Årsrapporten er offentliggjort på Svendborg Vands hjemmeside, samt henvist hertil på Svendborg Kommunes hjemmeside. Godkendelse af takster 2009 og optagelse af lån blev godkendt af Byrådet den 22. december 2008. 4
2. Specifik ejerstrategi for nuværende og kommende selskaber Svendborg Vejbelysning A/S der skal tages stilling til, om selskabet skal fortsætte. Svendborg Forsyning A/S (koncernen) Implementering af koncernstruktur og -selskab. Administrationsaftale på markedsvilkår mellem kommune og selskab foreløbig gældende for 2010. I løbet af 2010 skal administrationsaftalen for 2011 aftales nærmere på plads, idet der pt. er uklarheder omkring lovgivningen på området. Notat om klar adskillelse mellem forsyningsopgaver og kommunens myndighedsopgaver Status for selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S: Revideret administrationsaftale for 2010 er udarbejdet. Aftalen omhandler de ydelser Svendborg Kommune leverer til selskaberne bl.a. drift af IT, lønadministration, økonomisk og juridisk konsulentydelser samt betaling for garantiforpligtelser. Der er udarbejdet notat for opdeling mellem drift (selskaberne) og myndighed (Svendborg Kommune) der tager udgangspunkt i nuværende lovgivning og er i sin grundkarakter dynamisk, og vil blive revideret løbende afhængig af de kommende lovændringer. 3. Overordnede principper for god selskabsledelse Troværdighed og legitimitet Alle interessenter skal have tillid til, at kommunens rolle som ejer udøves på professionelt grundlag, ligesom der ikke må opstå tvivl om, at kommunens rolle som myndighed udøves objektivt og neutralt. Udarbejdelse af nærværende ejerstrategi skal medvirke til, at alle interessenter har tillid til, at kommunens rolle som ejer udøves på professionelt grundlag. Respekt om bestyrelsens kompetence Kommunen udøver ejerskabet i overensstemmelse med aktieselskabslovens armslængdeprincip. Det indebærer, at kommunen agerer som en normal aktionær med en deraf følgende ansvarsfordeling mellem kommune og bestyrelse. En forudsætning for at opnå de styringsmæssige fordele ved anvendelsen af aktieselskabsformen er derfor, at der er respekt om bestyrelsens beslutningskompetence. Udarbejdelse af nærværende ejerstrategi understøtter respekten om bestyrelsens kompetence. 5
Åbenhed og gennemsigtighed Der skal være et højt informationsniveau, hvilket fordrer åbenhed og gennemsigtighed om selskabets forhold. Åbenhed og gennemsigtighed er ligeledes en forudsætning for, at offentligheden kan følge med i kommunens ageren som ejer og selskabets udvikling i det hele taget. Status for selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S: Selskaberne har vedtaget en meget åben informations- og kommunikationspolitik. Alle vedtægter, forretningsordner og protokoller er offentliggjort på Svendborg Vands hjemmeside (www.svendborgvand.dk). Indkaldelse til generalforsamling er ligeledes offentliggjort på Svendborg Vands og Svendborg Kommunes hjemmeside. 4) Den kommunale administrations rolle i forhold til bestyrelsesmedlemmer Byrådet drøfter om, og i hvilket omfang, bestyrelsesmedlemmer skal have adgang til at forlange oplysninger og bistand fra den kommunale administration. Da bestyrelsen pt. udelukkende består af byrådsmedlemmer, har dette punkt ikke givet anledning til behov for specifik drøftelse i Byrådet. 5) Bestyrelsens sammensætning og virke Der tegnes en kompetenceprofil for det enkelte selskabs bestyrelse. Kompetenceprofil for bestyrelse er ikke udarbejdet Nuværende bestyrelse vil indsamle indhøstede erfaringer til brug for den kommende bestyrelse. 6) Offentliggørelse af hændelser af væsentlig betydning Byrådet stiller krav om offentliggørelse af væsentlige begivenheder. Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S har udarbejdet informations- og kommunikationspolitik, der bl.a. sikrer offentliggørelse af protokoller og pressemeddelelser på hjemmesiden. 7) Bestyrelsens arbejdsform 6
Der udarbejdes en forretningsorden med en række minimums elementer. Der benyttes selvevaluering af bestyrelse og direktion samt bestyrelsens evaluering af direktionen. Der er udarbejdet identiske forretningsordner for selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S. 8) Samspillet mellem den offentlige ejer og selskabet Der etableres retningslinjer for kommunikation mellem selskabet og kommunalbestyrelsen. Selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S har udarbejdet informationsog kommunikationspolitik Endvidere er der fastlagt flere retningslinjer i nærværende ejerstrategi, vedtægterne og forretningsordner. Dialogmøde mellem sektordirektøren for det tekniske område i Svendborg Kommune og selskaberne er etableret. 9) Åbenhed og gennemsigtighed i forhold til selskabets interessenter Byrådet stiller krav om, at selskaberne skal udarbejde en informations- og kommunikationspolitik. Selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S har udarbejdet en informations- og kommunikationspolitik. 10) Specifikke anbefalinger vedrørende større aktieselskaber med kommunal deltagelse regnskabsmæssig afrapportering. Selskabet udarbejder et sammendrag af årets resultat og status, og disse oplysninger indgår som bilag i kommunens årsregnskab. Sammendrag ikke udarbejdet til det kommunale årsregnskab i 2008. Årsrapporterne 2008 for Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S er offentliggjort på Svendborg Vands samt henvist hertil på Svendborg Kommunes hjemmeside. 11) Bestyrelsens og direktionens vederlag 7
Bestyrelsens og direktionens vederlag bør være rimelig i forhold til de stillede opgaver og det ansvar, der er forbundet med løsningen af disse opgaver. Bestyrelsesformand modtager kr. 5.000 årligt, mens øvrige bestyrelsesmedlemmer modtager diæter. Direktionen ansættes af bestyrelsen. Bestyrelsens og direktionens vederlag er vist i årsrapporten. 12) Risikostyring Bestyrelsen påser, at der etableres hensigtsmæssige systemer til styring af risici og i øvrigt sørger for, at sådanne systemer til enhver tid opfylder selskabets behov. Selskaberne er certificeret efter kvalitetsledelsesstandarden ISO 9001:2000. Kvalitetsledelsessystemet fokuserer på processer, kritiske aktiviteter, og målstyring og kan på mange områder betragtes som risikostyring. Selskaberne Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S har endvidere vedtaget en finansiel strategi. Selskaberne forholder sig til forsikringsdækning minimum en gang årligt. 13) Revision Sikring af en kompetent og uafhængig revision er et væsentligt led i bestyrelsens arbejde. KPMG har varetaget funktionen som revisor i 2009 for selskaberne Svendborg Vejbelysning A/S, Svendborg Vand A/S og Svendborg Spildevand A/S. Aftaleforhold fremgår af forretningsordnen. 8